Einfach in Schale werfen – 6 Tipps für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale



Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen kreativen Postboten: Mit viel Einfallsreichtum liefert er Ihre Post jeden Tag an einem anderen Platz ab. Mal findet er ein nettes Plätzchen beim Nachbarn, mal versteckt er die Post in der Garage und mal legt er den Stapel in Ihren Garten. Für mich ist das eine schreckliche Vorstellung! Ich bin sehr dankbar, dass ich einen Briefkasten habe, in den der Postbote jeden Tag die Briefe steckt, so dass mir die Sucherei erspart bleibt! Die gleiche Funktion wie der private Briefkasten zu Hause erfüllt an unserem Arbeitsplatz eine Posteingangsschale. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine Posteingangsschale intelligent nutzen!

Posteingangsschale funktioniert wie der Briefkasten
Mit der Posteingangsschale ist es genau wie mit dem Briefkasten, die Post wird jeden tag am gleichen Ort abglegt.

Was ist das Problem

Wenn Menschen miteinander zu tun haben, müssen Schnittstellen klar definiert werden. Dies gewährt eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit. Das gilt für den Privatbereich ebenso wie für das berufliche Umfeld. Doch während im Privaten ein Briefkasten als Schnittstelle der Kommunikation dient, landet das Dokument für einen Kollegen nicht selten irgendwo auf dem Tisch, dem Stuhl oder vor der Tür auf dem Boden. Die Posteingangsschale ist die definierte Schnittstelle zwischen Ihnen und Ihren „Postboten”, also all denjenigen, die eine Information oder einen Auftrag für Sie haben.

Posteingangsschale muss für alle sichtbar sein
Sie müssen Ihre Posteingangsschale an einen Platz (am Besten auf den Schreibtisch) stellen, damit alle Ihre Kollegen zugriff haben.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale: Nutzen Sie eine einzige Schale!

Arbeiten Sie auf Ihrem Schreibtisch nur mit einer einzigen Posteingangsschale. Weitere Posteingangsschalen schaffen Unklarheiten für die Person, die Ihnen eine Nachricht hinterlassen will. Die Posteingangsschale sammelt nicht nur Briefe, sondern ist generell die Schnittstelle für alles, was Ihnen jemand geben möchte.

Beschriftung der Posteingangsschale
Beschriften Sie Ihr Posteingangsschälchen, damit auch jeder weiß, wem es gehört, falls Sie mal nicht am Platz sitzen.

Tipp Nr. 3 für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale: Nehmen Sie sich täglich Zeit, Ihre Schale zu leeren

Verarbeiten Sie den Inhalt der Posteingangsschale in Blöcken. Nehmen Sie ein Papier heraus und entscheiden Sie sofort, was Sie damit tun:

  • Wenn es nicht von Bedeutung ist, werfen Sie es in den Papierkorb.
  • Ist ein Schriftstück von jemand anderem zu bearbeiten, leiten Sie es weiter.
  • Muss etwas abgelegt werden, legen Sie es jetzt ab.
  • Was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, tun Sie sofort.
  • Versehen Sie die anderen Vorgänge mit einem Termin und legen Sie die Unterlagen bis dahin in Ihrer Wiedervorlage ab.

Leeren der Posteingangsschale
Nehmen Sie sich jeden Tag Zeit, um Ihr Posteingangsschälchen zu leeren. Am Abend sollte es bestenfalls leer sein.

Übrigens: Für den Umgang mit Ihrer „digitalen Posteingangsschale” – dem E-Mail-Postfach haben wir jede Menge hilfreicher Hinweise in unserem Blogbeitrag zum Umgang mit der „E-Mail-Flut”.

Tipp Nr. 4 für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale: Definieren Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen die Durchlaufzeit

Als Spielregel für die Durchlaufzeit können Sie beispielsweise 48 Stunden festlegen. Innerhalb dieser Zeit sollte der Vorgang aus der Eingangsschale bearbeitet sein oder zumindest ein Zwischenbescheid erfolgen, falls die rasche Bearbeitung nicht möglich ist. Wenn dies in Ihrer gesamten Organisation eingespielt ist, können Sie festlegen, die Antwortfrist zu verkürzen. Bei vielen meiner Kunden hat sich gezeigt, dass eine Halbierung auf 24 Stunden zur Bearbeitung der Posteingangsschale möglich ist. Jeder, der mit Ihrer Organisation zu tun hat, wird diese Beschleunigung spüren.

Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Das gilt insbesondere für den Posteingang. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 5 für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale: Nutzen Sie die Posteingangsschale als Indikator für die Arbeitsbelastung

Der Stapel wird „atmen”, das heißt, er ist mal größer, mal kleiner. Sollte es ein Mitarbeiter allerdings dauerhaft nicht schaffen, seine Posteingangsschale abzuarbeiten, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass er überlastet ist. Jetzt gilt es zu analysieren, woran dies liegt. Meistens liegt es nicht daran, dass der Mitarbeiter nicht schnell genug ist. In aller Regel sind solche Staus ein Indikator dafür, dass die Prozesse nicht mehr passen.

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Tipp: Nr. 6 für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale: Regeln Sie bei Abwesenheit Ihre Vertretung

Wenn Sie als Empfänger unterwegs sind, entbindet Sie das nicht von Ihrer Verantwortung für Ihren Posteingang. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Vertretung die Posteingangsschale sichtet und das erledigt, was erledigt werden kann. Wo dies nicht möglich ist, muss Ihr Vertreter Sie informieren oder sich mit dem Absender in Verbindung setzen, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Regelung des Posteingangsschälchen bei Abwesenheit
Regeln Sie bei Abwesenheit, dass die Vertretung Ihre Posteingangsschale sichtet, und einige Dinge für Sie erledigt.

Darauf kommt es an

Die Posteingangsschale sammelt nicht nur Briefe, sondern ist generell Schnittstelle für alles, was Ihnen jemand geben möchte. Halten Sie Ihren Schreibtisch dauerhaft leer, in dem Sie Ihre Posteingangsschalte auch für persönliche Telefonnotizen und Erinnerungszettel nutzen.

Was der Tipp bewirkt

  • Ihr Schreibtisch bleibt auch bei neu eintreffenden Unterlagen frei für die Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten.
  • Die Inhalte der Posteingangsschale visualisieren die zu bewältigende Arbeitslast.
  • In dem Fall, dass Sie einmal abwesend sind, können Sie nach Ihrer Rückkehr einen Vorgang nach dem anderen konzentriert bearbeiten, ohne zunächst aufräumen zu müssen.

Extra-Tipp

Möglicherweise gibt es bei Ihnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die keinen eigenen Schreibtisch haben, weil sie vom Home-Office aus arbeiten. Möchten Sie diese Mitarbeiter trotzdem mit Informationen versorgen, dann können Sie an zentraler Stelle einen Posteingang einrichten. Mein Geschäftsführerkollege Jörg Knoblauch hat sogar Posteingangsschalen für einige externe Partner eingerichtet, die auf diese Weise automatisch mit aktuellen Informationen versorgt werden: Die Inhalte dieser Posteingangsschalen werden in regelmäßigen Abständen in einen Umschlag gesteckt und an die Partner per Post geschickt.

Posteingangsschalen auch für externe Mitareiter einrichten
Richten Sie für externe und Home-Office Mitarbeiter auch ein Posteingangsschälchen ein.

Ein Muster für ein Schild einer Posteingangsschale erhalten Sie kostenlos in unserem Download-Center. Haben Sie Fragen und Anregungen zum intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale? Schreiben Sie mir! Ich antworte Ihnen gerne.



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