Irren Sie noch oder ordnen Sie schon? – Vom digitalen Irrgarten zur Ordner-Struktur



Ähnelt Ihr digitales Ablagesystem einem jener Irrgärten, die heute als historische Kunstwerke gelten? Diese allerdings dienten den wohlhabenden Menschen im Barock als Repräsentation und Freizeitvergnügen. Was sich auf manch einer Festplatte angesammelt hat, gibt dagegen keinen Anlass zum Vergnügen, denn diese Art Irrgarten kostet Zeit und Nerven. Und sie ist alles andere als repräsentativ – man denke sich nur einen unauffindbaren Bestellvorgang und einen entsprechend unzufriedenen Kunden.

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Ein Irrgarten aus Dateien und Ordnern. Hier hilft eine Ordner-Struktur, Zeit zu sparen.

Deshalb geht es heute darum, wie Sie eine funktionierende Ordner-Struktur aufbauen – auch dann, wenn sich auf Ihrer Festplatte bereits ein stattlicher Irrgarten gebildet hat.

Inhaltsverzeichnis

Aus Alt mach Neu

Seit wieviel Jahren schlagen Sie und Ihre Mitarbeiter sich durch den digitalen Irrgarten Ihres Unternehmens? Egal, jetzt ist der richtige Zeitpunkt zum Aufräumen. Wenn Sie die folgenden Schritte sorgfältig durchgehen, werden Sie schon bald das Vielfache der investierten Zeit einsparen.

Keine Sorge, Sie müssen nicht alle vorhandenen Ordner-Strukturen beseitigen. Erst einmal geht es darum zu schauen, was eigentlich vorhanden ist. Wie haben Sie und Ihre Mitarbeiter bisher die digitale Ablage strukturiert? Hier werden Sie schon viele Aspekte der unternehmensinternen Prozesse wiederfinden.

  • Themen-Ordner: Welche Oberthemen wollen Sie behalten?
  • Unter-Ordner: Welche haben sich bewährt?

Bewährter Kurz-Tipp: Erstellen Sie ein Mind-Map. Das Zentrum Ihres Unternehmens steht in der Mitte. Von dort aus entwickeln Sie die Ordner Struktur. Sammeln Sie Themen und Bereiche, für deren Materialien Ablagen notwendig sind. Diese fügen Sie in die entstehende Struktur ein. Ein Beispiel sehen Sie in dem folgenden Bild:

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Ein Mind-Map veranschaulicht die Ordner-Struktur eines Unternehmens.

Eine für alle

Damit die neue Ordner-Struktur wirklich praxistauglich gelingt, sollten alle Mitarbeiter ihre Ideen einbringen. Dieses Vorgehen hat sich bei meinen Kunden bestens bewährt. Wenn Sie sich nun fragen, wie das gemeinsame Entwickeln der Ordner-Struktur aussehen kann, habe ich hier etwas Nützliches für Sie:

Digital-Tipp für Teamworker: Gerade für das Erstellen eines Mind-Maps im Team hat sich OneNote bewährt. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie mit OneNote Mindmaps erstellen und gemeinsam bearbeiten.

Sie haben noch keine Erfahrungen mit OneNote, möchten es jedoch gerne kennenlernen? Prima, denn mit diesem genialen Werkzeug von Microsoft schaffen Sie sich deutliche Arbeitserleichterungen. Sie werden überrascht sein, wie einfach das geht:

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OneNote hilft beim gemeinsamen Erstellen einer Ordner-Struktur.

Kurz-Tipp für mehr Übersicht: Bilden Sie wenige Oberthemen, so vermeiden Sie Irritationen bei der Zuordnung von Dokumenten.

In das gemeinsam erstellte Mind-Map ordnen Sie die Elemente der bisher bestehenden Ordner-Struktur ein. Das heißt, sie „durchforsten“ Ihren bisherigen digitalen Irrgarten.

In der optimalen Ordner-Struktur hat jede Datei ihren Platz. Klick um zu Tweeten

Tipp für Zeitsparer: Betrachten Sie nicht jede einzelne Datei neu, das kostet zu viel Zeit. Verschieben Sie stattdessen ganze Ordner in die neu entworfene Ordner-Struktur.

Bei diesem Arbeitsschritt können Sie gleich überprüfen, ob das die neue Ordner-Struktur sich bewährt und eventuell nötige Anpassungen vornehmen. Die dafür investierte Zeit wird sich schon in Kürze auszahlen.

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Die neue Ordner-Struktur der Abteilung: Wenige Oberthemen, die sich in Unterthemen aufgliedern.

Kurz-Tipp für „Persönliches“: Im Ordner „Persönlich“ sollten sich nur solche Dateien befinden, die Sie beim Ausscheiden aus dem Unternehmen löschen können, ohne dass die Dateien woanders vermisst werden.

Kein Schall, kein Rauch

„Namen sind Schall und Rauch“, sagt ein Sprichwort. Auf die Elemente Ihrer digitalen Ordner-Struktur trifft das nicht zu. Hier gilt es, von Anfang an die Namen eindeutig zu vergeben. Das ist für gemeinsam genutzte Dateien wichtig, weil jeder Mitarbeiter dann weiß, wo er nach einer benötigten Datei suchen muss.

Aber auch für Dateien, die nur ein einziger Mitarbeiter nutzt, sollte das System angewendet werden, denn das erspart einem vertretenden Kollegen viel Suchzeit. Lassen Sie sich von diesen Beispiel-Tipps einer Ordner-Struktur im Vertrieb anregen:

  • Benennen Sie die Ordner nach der jeweiligen Abteilung, zum Beispiel: Vertrieb
  • Bilden Sie Unterordner für die Branche oder die Region, zum Beispiel: Skandinavien
  • Legen Sie einen Ordner für jeden Kunden an, Zum Beispiel: Kunde A
  • Legen Sie innerhalb des Kundenordners für jedes Projekt einen Ordner an, zum Beispiel: Projekt 1
  • Versehen Sie das Projekt mit der Jahreszahl, zum Beispiel: 2016
  • Innerhalb des Projekt-Ordners können Sie noch Ordner für den Schriftwechsel, die Entwürfe und das Endprodukt anlegen.

Wenn Sie nun nach dem Projekt 1 aus 2016 für einen Kunden aus Skandinavien suchen, brauchen Sie nur dem angelegten Pfad zu folgen.

Das ist natürlich nur ein Beispiel, wie Sie Dateien systematisieren können. Konkret werden Sie die Ordner-Struktur an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

Doppelt hält nicht besser

Manche Dateien werden an mehreren Plätzen benötigt. Da ist die Versuchung groß, die Dateien mehrfach abzulegen. Doch spätestens dann, wenn es ans Aktualisieren oder Löschen der Dateien geht, droht Ihre Ordner-Struktur sich in einen Irrgarten zu verwandeln, denn meist wird nur eine der Dateien bearbeitet. Besser ist es, Verknüpfungen zu erstellen. Wie das geht, lesen Sie hier für Windows und hier für Mac.

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Sicher ist sicher

Und was ist mit dem bisherigen digitalen Irrgarten? Von ihm fertigen Sie – oder Ihr IT-Spezialist – ein Backup an. Darauf können Sie und Ihre Mitarbeiter noch eine Zeitlang zurückgreifen. Vereinbaren Sie eine Übergangszeit, während der noch „zweispurig“ gearbeitet werden kann. Das heißt, wenn einzelne Dokumente oder ganze Ordner nicht auffindbar sein sollten, können Sie noch in der alten Struktur gefunden werden.

Bevor sie die alte Struktur vollständig löschen, besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern: Wie bewährt sich die neue Ordner-Struktur? Gibt es Vorschläge zur Verbesserung? Das ist nicht nur praktisch sinnvoll, sondern motiviert die Mitarbeiter dazu, die neue Struktur mitzutragen. Sie rollen beim Thema „Besprechungen“ ein bisschen mit den Augen, weil es hier schon wieder um zusätzlichen Zeitaufwand geht? Dann habe ich hier etwas sehr Nützliches für Sie:

Tipp für Zeitsparer: Mit diesen kostenlosen 16 Empfehlungen für effektive Besprechungen werden Sie und Ihre Mitarbeiter nur noch Besprechungen durchführen, die sich wirklich lohnen – von der Planung bis zur Ausführung der To-dos.

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Wie sind die Erfahrungen mit der neuen Ordner-Struktur? Eine Besprechung schafft Klarheit.

Alle spielen mit

Haben Sie die Ordner-Struktur für Ihr Unternehmen gemeinsam gefunden, geht es nun darum, sie auch einzuhalten. Dafür empfehle ich Ihnen, Ablage-Spielregeln zu formulieren. Sie sollten gut sichtbar für jeden Mitarbeiter aushängen oder griffbereit neben dem Computer liegen. Außerdem kann jeder Mitarbeiter eine Datei „Ablagespielregeln“ auf dem Desktop ablegen.

Download-Tipp zur Inspiration: In unserem Download-Center stehen die Ablagespielregeln für unser Haus bereit, lassen Sie sich gern davon inspirieren.

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Eine einheitliche Ordner-Struktur schaffen

Und Sie?

Welche Ordner-Struktur bewährt sich in Ihrem Unternehmen? Wenden Sie Methoden von Büro-Kaizen an? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Zum Thema Ordner-Struktur habe ich noch weitere nützliche Tipps für Sie. Hier können Sie je nach Ihrem Bedarf auswählen, was zu Ihrem Unternehmen und zu Ihrer Arbeitsweise passt:

Eine Anleitung, wie Sie mit der Mindmap-Methode zu einer optimalen Ordner-Struktur kommen, finden Sie hier: Denken im Querformat.

Aus Ihrer Festplatte ist ein Irrgarten geworden und Sie möchten hier dringend aufräumen? Dann finden Sie hier sofort umsetzbare Tipps, mit denen Sie in Ihre neue Ordner-Struktur einsteigen können: Ihr Computer atmet auf.

Besprechungen können Zeitfresser sein, doch sie können auch die Produktivität der Mitarbeiter vervielfältigen. Wie das geht, lesen Sie in diesem Artikel: Schluss mit Laberrunden.



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1 Kommentar
  • Dieser Artikel spricht mir aus dem Herzen! Die fehlende Ordnersystematik ist ein Manko in vielen gewachsenen Familienunternehmen und raubt die Effizienz in einem gar nicht abschätzbaren Maß. Die Kollegen wissen voneinander nicht, was bereits abgelegt wurde, welche Version die richtige ist usw.. Arbeitszeit wird mit Suchen vergeudet. Teilweise kann solch eine unklare Ordner- und Ablagestruktur Fehler von großer Tragweite hervorrufen, besonders in der Teamarbeit.
    Auch in kleinen Betrieben und bei allein arbeiteten Selbständigen ist oft das Bewusstsein für das Thema gar nicht vorhanden. Der PC füllt sich ohne zu hinterfragen, ob das Ablagesystem zeitgemäß und optimal ist. Doch es lohnt sich, etwas Zeit zu investieren und kritisch durch seine Dateien zu gehen – es wird sich vielfach auszahlen! Gute Tipps!


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