Doppelt hält nicht besser: Warum es doppelt anstrengend ist, doppelte Dateien zu finden



Die Festplatte rattert. Der Rechner lahmt. Der Desktop versinkt unter Datenbergen. Befreien Sie Ihren Computer von unnötigem Ballast. Erfahren Sie, wie Sie eine gute Lösung für den Umgang mit doppelten Dateien finden.

Was ist das Problem

Hier einen E-Mail-Anhang speichern, da noch ein Download herunterladen: Schnell versinkt die Festplatte unter Datenbergen. Wer dann noch Dateien an verschiedenen Orten ablegt und ständig doppelte Dateien finden muss, kommt aus dem Suchen gar nicht mehr raus. Zu einem echten Kostenfaktor wird es, doppelte Dateien zu finden, wenn unterschiedliche Mitarbeiter mit unterschiedlichen individuellen Ablagesystemen unter einander vernetzt werden und gemeinsam auf Daten zugreifen müssen. Schnell wird es zum Glücksfall, doppelte Dateien zu finden.

doppelte Dateien im PC finden
Je mehr Dateien im PC gespeichert sind, desto schwieriger wird es mögliche doppelte Dateien zu finden.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1, um nicht doppelte Dateien finden zu müssen: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!

Um auszuschließen, dass Sie regelmäßig doppelte Dateien finden müssen, führen Sie die Regel ein: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz! Wird eine Datei mehrfach abgelegt, bleibt unklar, welche Version aktuell ist. Wer doppelte Dateien finden muss, verwendet Zeit für das Suchen, die unnötig ist. Einigen Sie sich auf einen Ort, auch wenn es mehrere schlüssige und sinnvolle Orte für die Ablage gibt. An allen weiteren Speicherorten hinterlegen Sie Verknüpfungen, die auf die Originaldatei verweisen! Sie müssen nicht doppelte Dateien finden, da alle Verknüpfungen auf dieselbe Herkunftsdatei verweisen.

Doppelt hält nicht besser – doppelt dauert doppelt so lang! Vermeiden Sie Doppelablagen! Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 2, um nicht doppelte Dateien finden zu müssen: Die 1-Minuten-Regel!

Jede Datei sollte innerhalb von einer Minute gefunden werden. Fragen Sie sich: Welche Dateien benötige ich regelmäßig? Welche regelmäßigen Tätigkeiten erfordern den Zugriff auf welche Dateien? Erstellen Sie Ordner anhand Ihrer Tätigkeiten: Unterlagen für gleichartige Tätigkeiten gehören in gleiche Ordner. Fragen Sie sich z.B. Wie legen Sie Angebote im Entwurfsstatus ab? Wie bestätigte Angebote? Wo landen Berichte, Zwischenberichte, Statistiken?

Doppelte Dateien in einer Minute finden
Ziel ist es, doppelte Dateien binnen einer Minute zu finden.

Beginnen Sie mit den Tätigkeiten, die Sie regelmäßig ausführen und bei denen die 1-Minuten-Regel am schnellsten eine hohe Wirksamkeit erzielt!

Tipp Nr. 3, um nicht doppelte Dateien finden zu müssen: Klare EDV-Ablagespielregeln

Wenn Sie die Grobstruktur geklärt haben, können Sie nun bei Bedarf auch die Struktur innerhalb einer Abteilung optimieren. Auch hier geht Zeit verloren, wenn Sie immer wieder doppelte Dateien finden müssen. Definieren Sie Spielregeln. Hinterlegen Sie Ihre Vereinbarungen, so dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die damit arbeiten müssen, schnell darauf zugreifen können. Weitere Hinweise für den Umgang mit Ablagespielregeln finden Sie in meinen Blogbeitrag „Frühjahrsputz für Ihre Festplatte – optimieren Sie Ihr digitales Ablagesystem”.

Tipp Nr. 4, um nicht doppelte Dateien finden zu müssen: Benennen Sie Dateien nach einem einheitlichen Schema

Werden Dateinamen gedankenlos vergeben, sind sie oft wenig aussagekräftig.

Doppelte Dateien finden und vermeiden
Benennen Sie Ihre Dokumente systematisch – so können Sie auch doppelte Dateien wieder finden.

Folgende Anregungen haben sich für das Vergeben von Dateinamen bewährt:

  • Vergeben Sie Namen, die auf den Inhalt der Datei schließen lassen. Beispiel: „Steiner_Ida_Porträt.bmp” und nicht „hhhh.bmp”.
  • Setzen Sie das aktuelle Datum an den Dateinamen. Beispiel: „Strategiekonzept_V1_2016_03_27.doc” statt „Strategiekonzept_neu.doc”. „V1” steht dabei für „Version 1” und die weitere Zahl bildet das Datum ab.

Tipp Nr. 5, um nicht doppelte Dateien finden zu müssen: Nutzen Sie für Vorversionen einen ARCHIV-Ordner

Oft muss man doppelte Dateien finden, da man Dokumente in den Projektordnern behält, die schon längst veraltet oder bereits erledigt sind. Es könnte ja sein, dass sie doch noch irgendwann gebraucht werden. Je mehr solcher Dokumente im Ordner liegen, desto schneller verliert man die Übersicht. Legen Sie in Ihrem jeweiligen Projektordner den Ordner „Archiv” an. In diesen Archivordner schieben Sie alle alten Dateien. Sie müssen nicht doppelte Dateien finden, da nur aktuelle Dateiversionen im Projektordner bleiben.

Doppelte Dateien finden mit Archiv
Legen Sie ein Archiv für alte Dateien an und Sie müssen keine doppelten Dateien mehr suchen und finden.

In manchen Fällen ist es sinnvoll, weiter zu differenzieren und zusätzlich die Ordner „Erledigt” sowie „Verworfen” anzulegen. In „Erledigt” kommen die Dateien, die Sie abgearbeitet haben. In „Verworfen” kommen zum Beispiel Entwürfe, die abgelehnt wurden, aber nicht gelöscht werden sollen.

Darauf kommt es an

Landen in einem Ordner zu viele verwandte, doppelte Dateien, wird es für das Auge schwierig, den Überblick zu behalten. Aus diesem Grund sollten Sie nie mehr als sieben Dateien bzw. Verzeichnisse in einem Ordner liegen haben. Wird die Zahl erreicht, sollten Sie weitere gleichartige Dateien in Unterordnern zusammenfassen.

Mit Struktur doppelte Dateien finden
Fassen Sie ähnliche Ordner in einem Punkt zusammen. So können Sie notfalls schneller doppelte Dateien finden.

Was der Tipp bewirkt

Sie ersparen sich die Mühe, doppelte Dateien finden zu müssen. Gibt es nur einen Ablageort, wird der Aufwand für die Mehrfachablage vermieden. Zudem gibt es keine Unklarheiten, welche Version aktuell ist. Der große Vorteil: Sie arbeiten immer mit der aktuellen Datei.

Extra-Tipp

Im Computer können abgelegte Faxe, Briefe und sonstige Dokumente oft nur mit Mühe wieder auf den Bildschirm geholt werden. Um nicht immer doppelte Dateien finden zu müssen, können Sie auf diesen Dokumenten den Dateinamen und den Pfad angeben.

Und Sie?

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