Schneller effizient: mit 5 Fragen zur optimalen Dokumentenablage



13 % der Zeit eines Mitarbeiters geht in deutschen Unternehmen mit Suchen drauf – nach dem richtigen Dokument oder der korrekten elektronischen Unterlage. Zeit, die sich wirklich sinnvoller nutzen lässt. Für Weiterbildung, neue Projekte – oder die Familie zuhause. Deshalb ist die optimale Dokumentenablage für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens das A und O. Und eine der wesentlichen Stellschrauben mit enormem wirtschaftlichem Potenzial. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Systeme im Büro auf den Prüfstand zu stellen. Mit unserem effizienten W-Fragen-System.

Richtiger Weg zur Dokumentanablage
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Dokumentenablage im Büro auf den Prüfstand zu stellen.

Die W-Fragen: die effiziente Strategie für Ihre Ablage-Systeme in Ihrem Büro

1. Frage „Warum?“

Ist es wirklich notwendig, dass dieses Dokument abgelegt werden muss – weil jemand noch einmal Zugriff braucht, das Gesetz es vorsieht oder wichtige dauerhafte Infos darin vorhanden sind? Wenn ja – dann brauchen Sie für diese Art von Dokument eine Ablage

2. Frage „Wo?“

Jetzt müssen Sie entscheiden, wo das Dokument für den künftigen Zugriff besser aufgehoben ist – im Aktenordner – weil das Gesetz vielleicht 10 Jahre Aufbewahrungsfrist setzt - , im Hängeregister – für laufende Projekte, die anschließend ins Archiv gehen – in einem Folienordner – für umfangreiche Materialien aus einem laufenden Projekt – digital, auf Festplatte (wenn viele Beteiligte schnell darauf zugreifen sollen) oder an Ihrem Arbeitsplatz.

3. Frage „Wie?“

Entscheiden Sie sich für die alphabetische oder alphanumerische Ordnung und überlegen Sie, wie Sie das Einhalten – und durch wen – der Richtlinien für die richtige Ablage kontrollieren.

4. Frage: „Wie lange?“

Gibt es gesetzliche Fristen oder spielen interne Vorgänge eine Rolle, zu denen immer wieder etwas nachgeschlagen werden muss? Vermerken Sie eventuell die Aufbewahrungszeit gleich auf dem Dokument.

5. Frage: Wer?“

Überlegen Sie, wer für die Dokumentenablage zuständig ist, wie Sie die Doppelablage durch Kollegen vermeiden, die Art, wie Sie kommunizieren, dass diese Dokumente zentral abgelegt werden.

Extra-Tipp

Für die Dokumentenablage von allgemeinen Dingen, die zentral benötigt werden, empfehlen sich Telefonbücher, Zeitkorrekturzettel oder Formulare, z. B. zur Reisekostenabrechnung

Die wichtigsten Ablage-Systeme im Büro: ein Überblick

Da in jedem Unternehmen ähnliche Prozesse ablaufen, gibt es wiederkehrende, gut funktionierende Systeme der Dokumentenablage. Lassen Sie mich Ihnen zu den bekannten Dokumentenablagen die effizientesten Zusatztricks für spürbar mehr Effizienz verraten:

  • Posteingangskörbchen:
    Sie brauchen nur eins davon – für alle Post und jegliche Unterlagen, die bei Ihnen eingehen. Auch die von Mitarbeitern. Beschriften Sie dieses mit Ihrem Namen – und sichten Sie es mindestens 1-mal am Tag. Machen Sie diesen Posteingang JEDEN Tag leer – indem Sie wie folgt vorgehen: Erledigen Sie alles, was weniger als fünf Minuten dauert, direkt. Legen Sie alle Unterlagen für Projekte, die Sie terminieren müssen, vom Posteingangskörbchen in eine entsprechende projektbezogene Zwischenablage.
  • Zwischenablage:
    Für laufende Projekte nutzen Sie entweder Pultordner (mit Inhaltsverzeichnis) oder eine Wiedervorlagebox – positionieren Sie beides neben oder in einer Schublade des Tisches.

Extra-Tipp 2

Wenn Sie viele laufende Akten in der Zwischenablage haben, nutzen Sie Aktenordner und bewahren Sie diese in der Näher Ihres Arbeitsplatzes auf.

  • Lese-Stoff:
    Bekämpfen Sie Lesestapel aus Unterlagen, die Sie zur Kenntnis nehmen wollen, wirksam mit dem Trick der sich selbst begrenzenden Systeme – indem Sie den Lesestapel in einem Regal platzieren, mit dem darüber liegenden Regalboden als natürliche Obergrenze. Werfen Sie von unten an alles weg, wenn Sie – ist die Grenze erreicht – oben etwas aufpacken wollen.
  • Ihr Archiv:
    Bringen Sie im Archiv bestimmte Jahre in beschrifteten Regalreihen an – und entsorgen Sie vorteilhaft nach Ablauf der Frist gleich eine komplette Regalreihe, um Platz für das neue Jahr zu schaffen und Unterlagen nicht länger als nötig aufzubewahren. Lesen Sie hier mehr zum Thema, wie Sie Ihr Archiv optimieren.

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Und Sie?

Sie vermissen eine bestimmte Form der Ablage – oder haben eine Extra-Idee für ganz bestimmte Eingänge von Dokumenten in Ihrem Unternehmen? Hinterlassen Sie mir einen Kommentar – oder schreiben Sie mir darüber per E-Mail an blog@büro-kaizen.de.

Übrigens:

Wenn Sie Ihren gesamten Arbeitsplatz auf den Prüfstand stellen möchten, nutzen Sie die Checkliste "Büro-Kaizen® Arbeitsplatz". Beurteilen Sie Ihren Arbeitsplatz in den Rubriken: „Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz”, „Arbeitsplatzorganisation” und „Geordnete Abläufe” und erkennen Sie Ihr persönliches Verbesserungspotenzial. Die Checkliste finden Sie kostenlos im Downloadbereich.





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