Schluss mit Datenchaos in Ihrer Dateiablage – ein für alle Mal!



„Darum ist die Natur so groß, weil sie vergessen hat, dass sie Chaos war; und doch kann es ihr auch wieder einfallen, wenn es sein muss”, sagt der Philosoph Sören Kierkegaard. Wenn man die Laufwerksstruktur in manchen deutschen Büros anschaut, scheint die Natur hier bereits zugeschlagen zu haben – denn alles wächst und wuchert und zwischen Kraut und Rüben findet kein Mitarbeiter mehr die Datei, die er jetzt und hier so dringend sucht. Das muss aufhören – jetzt. Wenn Sie sich auch ab sofort um das Datenchaos auf Ihrem Unternehmensserver kümmern wollen, lesen Sie hier weiter.

kein datenchaos mehr bei dateiablage
Besprechen Sie im Team Ihre Dateiablage, um Datenchaos zu vermeiden.

Je nachdem, was Ihr Unternehmen welchen Kunden wie anbietet, müssen Sie natürlich verschiedene Materialien und Dokumente unterbringen. Am besten, Sie setzen sich einmal alle gemeinsam an einen Tisch, um im Team zu überlegen, welche IT-Struktur für Sie sinnvoll ist. Die unterschiedlichen Datenquellen können Sie dafür leicht mit einer Mindmap zusammentragen.

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Ein Datenchaos auf den Festplatten Ihrer Server hat ganz erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz Ihres Teams – denn bei allen täglichen Arbeiten verlangsamen sich Zugriffszeiten, Dateien werden doppelt angelegt oder verwechselt. Deshalb stelle ich Ihnen hier auszugsweise die Spielregeln für das Büro-Kaizen® vor, damit Sie das System dahinter verstehen können.

1. Ablage für Ihre Angebote:

Führen Sie die folgenden Spielregeln ein für ein Ablageprozedere, das für alle Angebote und Aufträge gilt – so haben Sie den gesamten Prozess der Angebotsabgabe in Ihrer Ordnerstruktur gespiegelt.

  • Angebote an Neukunden speichern Sie z. B. in folgendem Ordner X:ProjekteBüro-KaizenKunden1 AngeboteVerschickt. Führen Sie bereits einen Auftrag für diesen Kunden aus, speichern Sie das Angebot direkt im Kundenordner. Speichern Sie Angebote in der Form: JJJJ_MM_TT Firmenname Angebot [Mein Unternehmen], z. B. 2016_06_15 IBM Angebot [Mein Unternehmen].
  • Beim Jahreswechsel verschieben Sie die die Angebote aus dem vergangenen Jahr im Ordner „Verschickt” in den Ordner „Archiv bis JJJJ”.
  • Bei einem erfolgten Erstauftrag legen Sie einen neuen Ordner für diesen Kunden an unter X:Projekte[Mein Unternehmen]Kunden. Es reicht der Name des Unternehmens. Verschieben Sie das vorausgegangene Angebot dann in den neuen Kundenordner

2. Ablage für Ihre Checklisten:

Die tägliche Arbeit mit Checklisten bringt Sie in Sachen Effizienz weit nach vorne. Machen Sie im Büroalltag also ausgiebig davon Gebrauch und verwalten Sie Ihre Ordner damit wie folgt.

  • Speichern Sie Ihre stets aktuellen Checklisten im Ordner X:Projekte[Mein Unternehmen]Checklisten. Speichern Sie hier ausschließlich Ihre INTERNEN Checklisten
  • Legen Sie externe Checklisten, mit denen Sie bei oder für Ihre Kunden arbeiten z. B. in einem Ordner X:Projekte[Mein Unternehmen]Designvorlagen ab. Wenn Sie für Ihre Kunden mit diesen Checklisten arbeiten – z. B. für eine auswärtige Besprechung – legen Sie eine Kopie der Checkliste zur Erinnerung im Ordner für Ihren Kunden ab.

3. Ablage für Ihre Präsentationen:

In jedem Unternehmen fallen Präsentationen an – gehen Sie mit diesen wie folgt um:

  • Speichern Sie Ihre Präsentationen im Ordner X:Projekte[Mein Unternehmen]Präsentationen und benennen Sie diese wie folgt: JJJJ_MM_TT [Mein Unternehmen] Handout/Präsentation. Das Datum der Datei entspricht der letzten Aktualisierung dieser Präsentation.
  • Die Anpassungen einer Präsentation spezifisch nach Kunde speichern Sie im jeweiligen Kundenordner ab – das Datum in der Datei sollte das Datum der Veranstaltung sein.

richtige ordnerstruktur für weniger datenchaos
Hier sehen Sie ein Beispiel für eine mögliche Dateistruktur, um Datenchoas zu vermeiden.

4. Ablage für Ihre Fotos und Bildmaterialien:

In jedem Unternehmen fallen umfangreiche Bildmaterialien an, die Mitarbeiter mehr oder weniger häufig verwenden. Gestalten Sie deren Ablage wie folgt:

  • Kundenbilder speichern Sie im jeweiligen Ordner Ihres Kunden.
  • Produktabbildungen speichern Sie unter dem Produkt ab – und nicht im Bilder-Ordner.

Was Ihnen diese Tipps nutzen?

Wenn alle Mitarbeiter sich an Ihre einmal vereinbarten Spielregeln zur Datenablage halten,

  • profitieren alle von enormen Zeitersparnissen durch wegfallende Rückfragen, Doppel-Anlagen, Suchzeiten.
  • können alle Dokumente zu einem Vorgang auch wirklich gefunden werden.
  • buchen Sie dem Effizienzeinbruch vor, der durch den Frust entsteht, wenn Datenchaos herrscht und Dateien einfach nicht gefunden werden.

Und Sie?

Haben Sie gute Erfahrungen mit einer gemeinsamen Dateiablage gemacht? Dann berichten Sie mir davon, per Kommentar oder E-Mail an blog@büro-kaizen.de.



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