Aktenvernichter: Sicherer Umgang mit Büro-Konfetti

15. April 2020

Jede Seele, die einmal in einem Büro gearbeitet hat, kennt das Problem: Dokumente kommen rein, werden an einem Fleck gesammelt und bleiben dort ewig liegen. So entsteht ein Berg voll Papierblätter. Dabei könnten Sie längst im Papiermüll landen.

Aber Vorsicht! Wichtige Dokumente und Unterlagen gehören nicht einfach unzerstört in den Papiermüll. Solche Papiere müssen immer mit einem Aktenvernichter zerstört werden. Nur so geben Sie Betrügern keine Chance zum Identitätsdiebstahl oder zur Industriespionage.

Mit dem Aktenvernichter aufgestaute Papiermengen zerstören

Information direkt vorab: Wir geben Ihnen hier keine Rechtsbelehrung zur DSGVO. Wir zeigen Ihnen lediglich Tipps zum sicheren Umgang mit dem Aktenvernichter nach den Richtlinien der DSGVO.

Wie lange darf ich Dokumente eigentlich aufbewahren?

Jede Dokumentenart hat seine eigenen Aufbewahrungsfristen, an die Sie sich halten sollten. Die Dauer ist dabei gesetzlich von der DSGVO festgelegt und variiert von direkt nach Gebrauch der Daten bis hin zu 10 Jahren. Bevor Sie also fröhlich das Konfetti-Schreddern beginnen, schauen Sie sich erst alle Aufbewahrungsfristen an. Hier haben wir einen Überblick für Sie zusammengestellt. Gerne können Sie sich diesen herunterladen.

Aufbewahrungsfristen machen den Aktenvernichter zum notwendigen Büromaterial

Akten vernichten: was muss ich beachten?

Die Fristen sind eingehalten, jetzt stellt sich jedoch die weitere Frage: Was muss ich beim Akten vernichten noch beachten? Daten auf Papier sind bei der Vernichtung nicht zu vernachlässigen. Auch wenn wir vieles heute online und über UBS-Sticks, Festplatten und Smartphones speichern, liegen Papierdokumente weiterhin im Büroregal. Allein der Briefkopf reicht einem Betrüger, um aus den Daten Profit zu ziehen. Der Inhalt der Papiere darf datentechnisch nach dem Zerstören also nicht rekonstruierbar sein.

Tipp: Welche Sicherheitsstufe beim Aktenvernichter?

Damit das Rekonstruieren von Daten nicht möglich ist, gibt es je nach Dokumentenart verschiedene Zerkleinerungsstufen. Orientieren Sie sich hier am besten an der DIN 66399 für Aktenvernichtung. Diese ordnet den verschiedenen Datenträgern eine Sicherheitsstufe und Schutzklasse zu.

Schutzklassen lassen sich in drei Kategorien unterteilen:

  1. Klasse: Unternehmensinterne Daten, z. B. Prospekte und Produktübersichten
  2. Klasse: vertrauliche Daten, z. B. Personaldaten und Adressdaten
  3. Klasse: geheime Daten, z. B. Gesundheits- und Forschungsdaten

Die jeweilige Sicherheitsstufe ergibt sich daraus, ob und mit welchem Aufwand die Daten wieder herzustellen wären. Demnach sind z. B. personenbezogene Daten mit der Sicherheitsstufe 3 belegt und müssen als solche im Aktenvernichter zerstört werden. Die Reproduktion solcher Daten wäre nur mit erheblichem Aufwand möglich. Nach der DSGVO gibt es ganze sieben Sicherheitsstufen.

Und was darf rein in den Aktenvernichter?

Oft sind vertrauliche und wichtige Daten nicht nur auf Papier im Büro aufbewahrt, sondern befinden sich vielleicht zusätzlich auf CDs oder ähnlichem. Doch können diese auch auf dieselbe Art und Weise vernichtet werden? Nicht unbedingt. Einige Dinge können schlicht und einfach nicht mit dem Aktenvernichter zerkleinert werden.

Diese Materialien sind geeignet für den Aktenvernichter

  • Papier
  • CDs
  • DVDs
  • EC- und Kreditkarten

Und diese hier bitte nicht mit dem Aktenvernichter schreddern

  • Stoff
  • Karton
  • (Schul-)hefte
  • Bücher

Welche Kriterien sprechen für einen guten Aktenvernichter?

Die Kriterien für einen guten Aktenvernichter ergeben sich vor allem aus den jeweiligen Schneidwerken. Es gibt Aktenvernichter mit Partikel- und welche mit Streifenschnitt. Wichtig für Sie ist auch die Überlegung, welche Papiermengen in den nächsten fünf Jahren anfallen. Investieren Sie lieber nur einmal in einen guten Aktenvernichter.

Unsere fünf Top-Tipps für den Kauf von Aktenvernichtern:

  • Tipp 1: Bevorzugen Sie Aktenvernichter mit Partikelschnitt. Winzige Partikel versprechen eine höhere Sicherheit, da sich diese nicht wieder zusammensetzen lassen. Beachten Sie die entsprechende Sicherheitsstufe.
  • Tipp 2: Bei gesammelter Papiermenge, sollte der Aktenvernichter eine Schnittleistung von mindestens 15 bis 20 Blatt aufzeigen.
  • Tipp 3: Je größer der Auffangbehälter desto zeitsparender. Sie müssen ihn nicht zwischendurch ständig leeren.
  • Tipp 4: Auch Büro- und Heftklammern sollte der Aktenvernichter zerstören können. Das erspart Ihnen viel Zeit, da sie die Klammern nicht vorher zu entfernen brauchen.
  • Tipp 5: Ein Fingerschutz sorgt zusätzlich für mehr Sicherheit. Auch ein Notfall-Schalter ist empfehlenswert, falls einmal die Krawatte in das Schneidwerk geraten sollte.

Wo wird der Aktenvernichter gebraucht?

Ebenfalls wie der durchdachte Kauf des Aktenvernichters ist auch der geeignete Standort für ihn. Vor allem in Büros der Buchhaltung werden Aktenvernichter beinah täglich gebraucht. Es ist als sinnvoll für diese Büros direkt einen zu reservieren.

Bei uns ist das nicht anders. Wir hatten zwei Aktenvernichter. Einer stand im Büro der Buchhaltung und wurde täglich benutzt. Als dieser nun den Geist aufging, stellten wir den selten beanspruchten Aktenvernichter aus dem Consulting-Büro in die Buchhaltung. So haben wir Zeit und Kosten für eine Neuanschaffung gespart.

Geheimtipp zum Aktenvernichten

Manche Unternehmen schreddern jeden Tag eine bestimmte Menge an Papier. Dadurch werden aber leider auch Termine versäumt oder müssen verschoben werden.

Daher unser Tipp: Blockieren Sie sich ein paar Tage im Jahreskalender, an denen Sie ausschließlich aufräumen. Sie haben richtig gehört. Schieben Sie an diesen Tagen andere Aufgaben einfach beiseite und kümmern Sie sich nur um die sichere Aktenvernichtung.

Ich verspreche Ihnen, es lohnt sich – zeitlich und finanziell.

Eingeplante Tage zum Akten vernichten sparen Zeit und Finanzen


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