Aufheben oder wegwerfen, das ist hier die Frage! Warum der Aktenvernichter dabei nicht immer die Hauptrolle spielen sollte



Es ist wunderbar, beim Aufräumen den Aktenvernichter anschalten zu können und dann zuzusehen, wie all das Papier, das uns schon so lange auf der Seele lag, endlich weg kommt. Denn all diese Papierstapel die wir aufheben, belasten uns nur. Erst recht, wenn wir sie von vornherein hätten entsorgen können.

Doch warum sollte der Aktenvernichter nicht immer die Hauptrolle bei dieser Befreiungsaktion spielen?

Was ist das Problem

Für viele gibt es beim Aufräumen nur Entweder Oder, entweder sie werfen alles weg oder sie räumen gar nicht erst auf. Dass das nicht immer eine gute Idee ist, stellen manche erst fest, wenn es zu spät ist. Wenn sie bestimmte Dokumente dringend bräuchten, aber nun sind sie schon durch den Aktenvernichter gegangen.

Probleme kann das nicht nur verursachen, wenn das Finanzamt eine Prüfung ankündigt. Es kann auch ein Problem geben, wenn Sie Kundenkorrespondenz zu früh vernichtet haben oder wichtige Dokumente wie Verträge oder Rechnungen in den Stapel geraten sind.

So funktioniert es

Deshalb ist Vorsicht hier immer besser als Nachsicht – wenn auch in Maßen. Der Aktenvernichter kann durchaus zum Einsatz kommen, doch ist es wichtig, sich jedesmal genau zu überlegen, was nun definitiv den Weg alles Irdischen gehen kann und was nicht.

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Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Ablage einmal komplett zu überdenken und auszumisten.

1. Tipp:

Es ist ja schon gar nicht so leicht, sich zum Aufräumen zu überwinden. Ich habe viel Verständnis dafür, wenn man diese ungeliebte Aufgabe wieder und wieder vor sich herschiebt. Aber ich weiß auch, wie sehr die Effizienz bei der Arbeit darunter leidet und wie groß der Druck sein kann, den die Unordnung ausübt, selbst wenn man es nicht bewusst spürt.

Blockieren Sie sich deshalb in Ihrem Jahreskalender ein paar Tage, in denen Sie alle anderen Aufgaben wegdelegieren oder beiseite schieben und ausschließlich aufräumen. Ich verspreche Ihnen, es lohnt sich – zeitlich, finanziell und in Hinblick auf die Erleichterung, die Sie spüren werden, wenn es geschafft ist.

Nehmen Sie sich Ihre Ordner einzeln vor und überlegen Sie, ob die bisherige Ordnung sinnvoll ist. Wäre ein alphabetisches System einfacher, als alles nach Themen zu ordnen? Oder umgekehrt? Wäre es besser, für alle Kundinnen und Kunden jeweils einen eigenen Ordner anzulegen? Wie könnten Sie das Ablagesystem anderweitig vereinfachen und verbessern?

Machen Sie sich dafür einen Plan. Was sich als besonders hilfreich erwiesen hat, sind z. B. Inhaltsverzeichnisse, die als erste Seite in die Ordner geheftet werden. Hier haben wir Vorlagen für Sie für die temporäre Ablage und für Terminprojekte. Einheitliche Ordnerbeschilderung ist ebenfalls ein sehr hilfreicher Shortcut zu mehr Effizienz.

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Beim Aufräumen sollten Sie aber immer die Aufbewahrungsfristen im Auge behalten.

2. Tipp:

Bevor Sie sich nun über die Inhalte der Ordner hermachen, sollten Sie sich zu allererst über die aktuellen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen informieren. Denn die sind je nach Dokumentinhalt sehr unterschiedlich. Während Bilanzen und Warenein- und ausgangsbücher zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, gilt für allgemeinen Schriftwechsel nur eine Frist von sechs Jahren.

Wir haben Ihnen alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick zusammengestellt. Sie können sie sich hier gerne herunterladen.

Und falls Sie Lust bekommen, auch Ihre privaten Ordner einmal auf Zack zu bringen, laden Sie sich hier die gesetzlichen Fristen zur Aufbewahrung von privaten Unterlagen herunter.

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Auch im Privaten gibt es Aufbewahrungsfristen, die Sie beachten müssen.

3. Tipp:

Es gibt manche Dokumente, für die zwar die gesetzliche Ablauffrist abgelaufen ist und die man im Alltag nicht mehr braucht. Aber man möchte sie dennoch nicht wegwerfen, weil man das Gefühl hat, man könnte sie doch noch benötigen.

Die müssen natürlich nicht sofort in den Aktenvernichter, aber sie sollten auch keinesfalls wieder in Ihre neue Ordnerstruktur geheftet werden. Was können Sie da tun?

Lagern Sie solche Dokumente und Akten für eine Weile zwischen. Nehmen Sie sich dafür Kartons oder Kisten und legen Sie die betreffenden Unterlagen dort ab. Legen Sie ein Inhaltsverzeichnis obenauf und kennzeichnen Sie die Kisten auch von außen lesbar und leicht verständlich. So müssen Sie sich, falls Sie wirklich nochmal etwas davon benötigen, nicht lange durch alle Kisten wühlen, sondern haben mit einem Blick und einem Griff alles parat.

Nutzen Sie dafür gerne unsere Vorlage für die Kistenbeschriftung.

Aufheben oder Wegwerfen … das ist hier die Frage! Ich habe ein paar Tipps für Sie, wie Sie mit veralteten Dokumenten in Ihrer Ablage umgehen können. #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Manche sagen: Ich kann es bei meiner Arbeit gar nicht einrichten, mir drei Tage am Stück zum Aufräumen der Ordner Zeit zu nehmen. Stattdessen reservieren sie sich jeden Tag oder jede Woche eine halbe Stunde dafür.

Sie können das natürlich gerne ausprobieren, doch die Erfahrung zeigt, dass die meisten den Termin irgendwann vergessen, sich vornehmen, ihn nachzuholen, das aber nie schaffen. So zieht sich das Aufräumen über lange Zeiträume hin, während Sie weiter viel wertvolle Zeit damit verbringen, zwischen veralteten Akten nach den aktuellen zu suchen. Dabei hätten Sie es in nur wenigen Tagen mit einer konzentrierten Aktion schon schaffen können.

Nehmen Sie sich daher wirklich einmal die Zeit, die es braucht. Denn die sparen Sie auf jeden Fall später wieder ein, da Sie nicht mehr so viel Zeit mit Suchen verschwenden müssen.

Was der Tipp bewirkt

Sie werden sehen, dass Sie plötzlich ganz viel Regalplatz frei haben. Wo sich vorher die Ordner neben- und übereinander quetschen mussten, habe ich Büros gesehen, in denen sogar ganze Regale überflüssig wurden, nachdem sie einmal gründlich aufgeräumt hatten.

Doch nicht nur das. Der unbewusste Druck, der vorher auf Ihnen lastete, wird sich dadurch nun sehr verringern. Und Sie werden nicht mehr fast eine Stunde pro Tag nach irgendetwas suchen müssen, sondern haben Ihre Akten mit einem Blick und einem Griff parat. Das erhöht die Effizienz enorm. Aber es steigert zudem Ihre Motivation und gute Laune, was ja auch nicht zu unterschätzen ist, nicht wahr?!

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Bevor Sie alte Dokumente in den Schredder schieben und die Ordner wegwerfen, überlegen Sie immer, ob Sie damit den Datenschutzrichtlinien entsprechen.

Extra-Tipp Extra:

Wenn Sie bei Ihrer Aufräumaktion zahlreiche Dokumente haben, die nicht mehr der Aufbewahrungspflicht unterliegen und die Sie auch ganz sicher nicht mehr benötigen werden, werfen Sie sie nicht einfach in den Papiermüll. Jagen Sie sie auch nicht automatisch durch den Aktenvernichter.

Denn die Datenschutzrichtlinien schreiben genau vor, welche Akten wie vernichtet werden müssen, um den Datenschutz zu gewährleisten. Alles, was Rückschlüsse auf Unternehmen, Personen und sensible Daten zulässt, muss so vernichtet werden, dass es definitiv unlesbar wird und nicht mehr zusammengesetzt werden kann. Der normale Büroschredder genügt dafür nicht. Beauftragen Sie damit ein auf Aktenvernichtung spezialisiertes Unternehmen, dann sind Sie auf der sicheren Seite.

Und Sie?

Die Ordnung in Ihrer Ablage ist nicht der einzige Punkt, an dem Sie Ihre Effizienz erheblich verbessern können. Wenn Sie noch weitere Tipps bekommen möchten, machen Sie doch einmal meinen kostenlosen Einsparungsrechner.





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