Phänomenal digital – so organisieren Sie Ihre Ablage systematisch



Organisches Wachstum im Unternehmen ist ja eigentlich etwas Gutes, nur für die interne Ordner- und Ablagestruktur gilt das meistens nicht. Da wird dann wild drauflos gespeichert und dieser Wildwuchs führt im schlimmsten Fall auch noch dazu, dass der Nächste das gesuchte Dokument erst gar nicht findet. Und wenn man nach den Gründen für dieses Vorgehen fragt, hört man oft den berühmten Satz: „Das haben wir schon immer so gemacht.” Es geht aber auch immer noch besser und deshalb ist es von Zeit zu Zeit sinnvoll, das digitale Ablage-System neu zu organisieren.

Der richtige Mix

Für die Hauptstruktur müssen Sie nicht bei null anfangen, sondern Sie können sich ganz einfach an Ihren unternehmensinternen Prozessen orientieren und auf dieser Basis Ihre Ablage organisieren, indem Sie neue Themen-Ordner und entsprechende Unterverzeichnisse festlegen. Dabei können Sie auch Teile des alten Systems übernehmen, denn das muss nicht gänzlich unbrauchbar sein und manchmal reichen einige Korrekturen bereits aus. Wichtig ist aber, dass die Ablage-Struktur für Ihr Unternehmen praxistauglich ist und sich alle daran halten. Definieren Sie daher im nächsten Schritt unbedingt Spielregeln für das Anlegen von Ordnern und Speichern von Dateien. Denn nur damit können Sie die gewünschten Verbesserungen erzielen und beispielsweise Suchzeiten reduzieren.

Mitspieler gesucht

Ein funktionierendes System, bei dem alle mitmachen, braucht klare Absprachen: die Ablage-Spielregeln. Mithilfe dieser Anleitung können Mitarbeiter leicht nachvollziehen, welche Dokumente wo und wie abgespeichert werden und welche Dateien in welchen Ordnern zu finden sind. Die neuen Regeln, wie die Ablage künftig organisiert werden soll, werden am besten gemeinsam entwickelt, sodass auch wirklich alle im Unternehmen mit von der Partie sind. Denn wenn im Team verschiedene Lösungen diskutiert werden und Mitarbeiter eigene Vorschläge einbringen können, wird nicht nur das Resultat besser, sondern das neue System wird auch leichter von allen angenommen und erfolgreich mitgetragen. Und damit jeder informiert ist und im Zweifelsfall nachschauen kann, werden die erarbeiteten Ablage-Spielregeln in einer separaten Datei festgehalten.

Nomen est omen

Auch bei Ihren Dateinamen sollten Sie Ordnung schaffen, um Ihre Ablage strategisch zu organisieren. Die Bezeichnung sollten Sie so wählen, dass man am Titel der Datei bereits den Inhalt erkennen kann. Praktisch sind auch Zusätze wie Tag, Monat, Jahr und Versionsnummern. Eine Datei könnte dann zum Beispiel so heißen: Vertriebskonzept_29_05_2016_2.doc. Auch Ihre Ordner-Struktur können Sie noch übersichtlicher gestalten, indem Sie die Ordner entweder alphabetisch sortieren oder durchnummerieren. Und der richtige Speicherort für Dateien ergibt sich, indem Sie sich fragen, wen es betrifft: Alle, die Abteilung oder mich persönlich. Ein solches einheitliches Schema für Dateinamen und Ordner sowie nachvollziehbare Speicherregeln sparen viel Zeit und erleichtern die Findbarkeit von Dokumenten erheblich.
Noch tiefere Einblicke in die Welt der Dateien gibt Ihnen der informative Blogartikel: Die Datei, die Datei hat immer recht: 3 Tipps für die perfekte Dateiablage. Und wenn Sie noch etwas Zeit haben, sollten Sie sich diese Tipps auch nicht entgehen lassen: Schluss mit dem Suchen nach doppelten Dateien: Geben Sie Ihren Dokumenten eine Heimat!.

Reset-Knopf drücken und Ihre digitale Ablage neu organisieren! Los geht's! Klick um zu Tweeten

Extra-Tipps

Mit diesen Dos and Don'ts behalten Sie außerdem immer den Überblick, wenn Sie Ihre Ablage neu organisieren:

  • Highlights nach oben: Die Ablage-Spielregeln gut sichtbar im allerersten Ordner ablegen
  • Intelligent verknüpfen: Jede Datei nur einmal abspeichern, an anderen Speicherorten Verknüpfungen einrichten
  • Auch mal loslassen: Möglichst nur neue Dateien speichern, ältere Versionen bei Bedarf in einen Archivordner auslagern
  • Zügeln Sie sich: Nicht mehr als 7 Unterordner pro Verzeichnis anlegen
  • Streng verboten: Ordner mit dem Namen „Verschiedenes” oder ”Sonstiges„
  • Keine Ausnahmen: Nutzen Sie das neue Bezeichnungs-System durchgängig

Wie Ablage-Spielregeln in der Praxis aussehen, verrät Ihnen der Download.

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Ihr Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer

In unseren Beratungsprojekten hören wir oft Aussagen wie diese: Unordnung und Suchzeiten auf dem Schreibtisch sind ein Problem. Aber ganz ehrlich: Das, was man auf den Schreibtischen sieht, steht oft nicht im Verhältnis zu dem Chaos, das sich in den E-Mail-Postfächern und Ablageorten auf den Computern und Servern befindet.

Dieses eBook zeigt auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können.

Und los geht’s!

Jetzt müssen Sie sich nur noch trauen, auf das neue Ablage-System umzustellen. Erstellen Sie dazu ein Backup, verschieben Sie die benötigten Dateien innerhalb einer Übergangszeit von etwa 4 Tagen und verabschieden Sie sich von der alten Struktur. Damit bei der Umstellung nichts verloren geht, haben Sie ja das Dateien-Backup oder Sie sichern die alte Struktur in einem Archivordner. Und weil mit dieser Absicherung nichts verloren gehen kann, haben Sie auch nichts zu verlieren und können unbesorgt mit Ihrer neuen Ablage loslegen!

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie nach diesem System Ihre Ablage neu organisieren, findet jeder Mitarbeiter die gewünschte Datei idealerweise in einer Minute. Falls dieses Ziel in Ihrem Unternehmen bis jetzt nicht erreicht wurde, wird es höchste Zeit, den Reset-Knopf für Ihre digitale Ablage zu drücken!

Und Sie?

Wie funktioniert das Ablage-Management in Ihrem Unternehmen? Macht dort jeder, was er will oder ist Ihre digitale Ablage gut organisiert? Wir freuen uns auf Ihre Anregungen!



17 Kommentare
  • Die Bezeichnung der Dateinamen ist sehr wichtig, das kann ich bestätigen. Aber wie geht man vor, wenn sich herausstellt, dass die ausgedachte Struktur sich nicht bewährt?

    • Kai-zen heißt ständiger Verbesserungsprozess. Wir streben natürlich an, dass die Dinge sofort gut werden. Wenn dies nicht gelingt, müssen wir einfach nochmal ran. Das heißt, wenn Sie mit Dateinamen experimentiert haben, die so nicht funktionieren, bitte nicht in die ursprüngliche Form zurückgehen, sondern weiterdenken und etwas Neues testen. Ich drücke die Daumen.

      Herzlichst Ihr Jürgen Kurz

  • Na wenn noch jemand die Dateien nutzt, ist das schon alles ganz sinnvoll. Doch für mich alleine brauche ich das nicht. Mein Homeoffice funktioniert auch ohne Organisationsaufwand.

    • Von Albert Einstein stammt der Spruch „das Genie beherrscht das Chaos“. Dieser Spruch stimmt. Das habe ich oft in Firmen erlebt. Wenn Sie nie die Situation haben, dass jemand anders auf die Unterlagen zugreifen muss, können Sie ganz allein entscheiden.
      Fragen Sie sich: Kam es in der Vergangenheit vor, dass Sie Unterlagen nicht gefunden haben. Wenn ja, dann würde das dafür sprechen, auch für sich selber eine Struktur festzulegen. Falls nicht, ist die abzulegende Masse bei Ihnen offensichtlich überschaubar.

      Ihr Jürgen Kurz

  • Schöne Ideen, allerdings fehlte mir bisher die Zeit, hier tiefer einzusteigen. Daher muss ich wohl noch mit dem kreativen Durcheinander auf dem PC leben. Bis jetzt habe ich ja immer alles gefunden.

    • Bei zu vielen Unterordnern geht die Übersichtlichkeit verloren. 7 ist eine Zahl, die sich bewährt hat. Wenn es bei Ihnen ein achter Ordner ist, wäre das kein Problem. Wenn es aber mal in Richtung 15 Ordner geht, dann wird es nicht nur unübersichtlich, sondern man muss auch bei der Ablage immer wieder überlegen „was werde ich denken, an dem Tag, an dem ich diese Unterlage suche“.

  • „Wichtig ist aber, dass … sich alle daran halten.“ – Da liegt der Hase im Pfeffer. Wie kriegt man die Abteilungen dazu, mitzuziehen, die Spielregeln anzuwenden? Bei uns hat das nicht geklappt und die Folge sind verlängerte Suchzeiten an den Stellen, wo es Überschneidungen der Abteilungen gibt.

    • Die Aussage „Betroffene zu Beteiligten machen“ gilt immer. Bei abteilungsübergreifender Ablage sollten Mitarbeiter aus beiden Abteilungen an den Tisch. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, wenn jede Abteilung berichtet wie die abteilungsinterne Ablage funktioniert. Daraus lassen sich sehr schön abteilungsübergreifende Spielregeln ableiten.

  • Ich finde das alles ja ganz nett – aber soviel Brimborium muss man darum auch nicht machen. Wozu gibt’s schließlich die Suchfunktion auf dem PC; die hat mir noch immer geholfen.

    • Hallo Frau Müller,

      eine Verknüpfung ist nur ein digitaler Verweis auf eine Datei, die in einem anderen Verzeichnis gespeichert liegt. Eine Verknüpfung verbraucht dabei so gut wie keinen Speicherplatz. Außerdem wird immer automatisch die aktuelle Version der Datei geöffnet, da alle Verknüpfungen zwangsläufig auf die Original-Datei verweisen.

      Eine Verknüpfung zu einer Datei erstellen Sie ganz einfach, indem Sie die gewünschte Dazei mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontext-Menü die Option “Verknüpfung erstellen” auswählen. Die daraufhin erstelle Verknüpfung können Sie dann an jeder gewünschten Stelle ablegen (eine Verknüpfung erkennen Sie an dem kleinen Pfeil-Symbol unten links im Icon).

      Ich hoffe, das beantwortet Ihre Frage. Ansonsten gerne einfach nochmal melden!

      Viele Grüße aus Giengen
      Felix Brodbeck

  • Dieses „Mitreden“ ist eine Unart geworden, die Zeit und Energie kostet. Meine Erfahrung aus 40 Jahren Unternehmertum: Zum Entscheiden ist der Chef da. Punkt. Wer Anweisungen „Spielregeln“ nennt, muss sich nicht wundern, wenn nichts klappt.

    • Hallo Herr Weber,

      ich verstehe was Sie meinen. Es gibt sicherlich Themen, bei denen man als Chef entscheiden muss. Die Erfahrung in Firmen hat gezeigt, dass die Dinge sehr viel besser eingehalten werden, wenn man die Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einbezieht. Dort das richtige Maß zu finden ist sicherlich nicht immer ganz einfach.

      Herzliche Grüße Jürgen Kurz

  • Ich habe gerade im Sekretariat einen Arbeitsplatz übernommen, der von meiner Vorgängerin ohne eine logische Strukturierung geführt wurde, das betrifft auch die Dateistruktur. Wieviel Zeit es gekostet hat, hier Grund reinzubringen, kann sich einfach keiner vorstellen. Ich habe praktisch bei null angefangen. Und jetzt, nach einem halben Jahr, suche ich noch immer nach Dateien von vor meiner Zeit. Spätestens jetzt bin ich eine Befürworterin einer einheitlichen Dateiablage. Aber, ganz ehrlich, man musste mich eigentlich auch nicht vorher überzeugen.

  • Was da geschrieben wurde, kann ich bestätigen. Darüber hinaus bin ich ein Fan von OneNote. Gerade wenn man viel unterwegs ist es sich. Muss man naütrlich dann auch pflegen. Darüber könntet Ihr auch mal schreiben, wie man richtig damit umgeht. Viele meiner Kollegen trauen sich da nämlich nicht so recht ran.

  • Ich lege auch immer alles digital ab. Mir hilft mein CRM System sehr beim Arbeiten und beim organisieren meiner Kundendaten. Ich nutze infra-struktur http://www.infra-struktur.de bereits seit fünf Jahren und kann es gar nicht mehr wegdenken. Für mich gehört ein CRM-System auf alle Fälle mit zum Vertrieb und ist unabdenkbar.


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