Phänomenal digital – so organisieren Sie Ihre Ablage systematisch



Organisches Wachstum im Unternehmen ist ja eigentlich etwas Gutes, nur für die interne Ordner- und Ablagestruktur gilt das meistens nicht. Da wird dann wild drauflos gespeichert und dieser Wildwuchs führt im schlimmsten Fall auch noch dazu, dass der Nächste das gesuchte Dokument erst gar nicht findet. Und wenn man nach den Gründen für dieses Vorgehen fragt, hört man oft den berühmten Satz: „Das haben wir schon immer so gemacht.” Es geht aber auch immer noch besser und deshalb ist es von Zeit zu Zeit sinnvoll, das digitale Ablage-System neu zu organisieren.

Ablage organisieren ist wichtig
Ablage organisieren – dafür benötigen Sie ein funktionierendes System.

Der richtige Mix

Für die Hauptstruktur müssen Sie nicht bei null anfangen, sondern Sie können sich ganz einfach an Ihren unternehmensinternen Prozessen orientieren und auf dieser Basis Ihre Ablage organisieren, indem Sie neue Themen-Ordner und entsprechende Unterverzeichnisse festlegen. Dabei können Sie auch Teile des alten Systems übernehmen, denn das muss nicht gänzlich unbrauchbar sein und manchmal reichen einige Korrekturen bereits aus. Wichtig ist aber, dass die Ablage-Struktur für Ihr Unternehmen praxistauglich ist und sich alle daran halten. Definieren Sie daher im nächsten Schritt unbedingt Spielregeln für das Anlegen von Ordnern und Speichern von Dateien. Denn nur damit können Sie die gewünschten Verbesserungen erzielen und beispielsweise Suchzeiten reduzieren.

Ablage organisieren
Definieren Sie Spielregeln für das Anlegen von Ordnern und Speichern von Dateien

Mitspieler gesucht

Ein funktionierendes System, bei dem alle mitmachen, braucht klare Absprachen: die Ablage-Spielregeln. Mithilfe dieser Anleitung können Mitarbeiter leicht nachvollziehen, welche Dokumente wo und wie abgespeichert werden und welche Dateien in welchen Ordnern zu finden sind. Die neuen Regeln, wie die Ablage künftig organisiert werden soll, werden am besten gemeinsam entwickelt, sodass auch wirklich alle im Unternehmen mit von der Partie sind. Denn wenn im Team verschiedene Lösungen diskutiert werden und Mitarbeiter eigene Vorschläge einbringen können, wird nicht nur das Resultat besser, sondern das neue System wird auch leichter von allen angenommen und erfolgreich mitgetragen. Und damit jeder informiert ist und im Zweifelsfall nachschauen kann, werden die erarbeiteten Ablage-Spielregeln in einer separaten Datei festgehalten.

Ablage im Team organisieren
Auch im Team muss die Ablage organisiert und geregelt sein.

Nomen est omen

Auch bei Ihren Dateinamen sollten Sie Ordnung schaffen, um Ihre Ablage strategisch zu organisieren. Die Bezeichnung sollten Sie so wählen, dass man am Titel der Datei bereits den Inhalt erkennen kann. Praktisch sind auch Zusätze wie Tag, Monat, Jahr und Versionsnummern. Eine Datei könnte dann zum Beispiel so heißen: Vertriebskonzept_29_05_2016_2.doc. Auch Ihre Ordner-Struktur können Sie noch übersichtlicher gestalten, indem Sie die Ordner entweder alphabetisch sortieren oder durchnummerieren. Und der richtige Speicherort für Dateien ergibt sich, indem Sie sich fragen, wen es betrifft: Alle, die Abteilung oder mich persönlich. Ein solches einheitliches Schema für Dateinamen und Ordner sowie nachvollziehbare Speicherregeln sparen viel Zeit und erleichtern die Findbarkeit von Dokumenten erheblich.
Noch tiefere Einblicke in die Welt der Dateien gibt Ihnen der informative Blogartikel: Die Datei, die Datei hat immer recht: 3 Tipps für die perfekte Dateiablage. Und wenn Sie noch etwas Zeit haben, sollten Sie sich diese Tipps auch nicht entgehen lassen: Schluss mit dem Suchen nach doppelten Dateien: Geben Sie Ihren Dokumenten eine Heimat!.

Reset-Knopf drücken und Ihre digitale Ablage neu organisieren! Los geht's! Klick um zu Tweeten

Extra-Tipps

Mit diesen Dos and Don'ts behalten Sie außerdem immer den Überblick, wenn Sie Ihre Ablage neu organisieren:

  • Highlights nach oben: Die Ablage-Spielregeln gut sichtbar im allerersten Ordner ablegen
  • Intelligent verknüpfen: Jede Datei nur einmal abspeichern, an anderen Speicherorten Verknüpfungen einrichten
  • Auch mal loslassen: Möglichst nur neue Dateien speichern, ältere Versionen bei Bedarf in einen Archivordner auslagern
  • Zügeln Sie sich: Nicht mehr als 7 Unterordner pro Verzeichnis anlegen
  • Streng verboten: Ordner mit dem Namen „Verschiedenes” oder ”Sonstiges„
  • Keine Ausnahmen: Nutzen Sie das neue Bezeichnungs-System durchgängig

EDV-Ablage organisieren
Legen Sie klare Spielregeln fest, wie die Ablage im Unternemen organisiert sein soll.

Wie Ablage-Spielregeln in der Praxis aussehen, verrät Ihnen der Download.

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Ihr Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer

In unseren Beratungsprojekten hören wir oft Aussagen wie diese: Unordnung und Suchzeiten auf dem Schreibtisch sind ein Problem. Aber ganz ehrlich: Das, was man auf den Schreibtischen sieht, steht oft nicht im Verhältnis zu dem Chaos, das sich in den E-Mail-Postfächern und Ablageorten auf den Computern und Servern befindet.

Dieses eBook zeigt auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können.

Und los geht’s!

Jetzt müssen Sie sich nur noch trauen, auf das neue Ablage-System umzustellen. Erstellen Sie dazu ein Backup, verschieben Sie die benötigten Dateien innerhalb einer Übergangszeit von etwa 4 Tagen und verabschieden Sie sich von der alten Struktur. Damit bei der Umstellung nichts verloren geht, haben Sie ja das Dateien-Backup oder Sie sichern die alte Struktur in einem Archivordner. Und weil mit dieser Absicherung nichts verloren gehen kann, haben Sie auch nichts zu verlieren und können unbesorgt mit Ihrer neuen Ablage loslegen!

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie nach diesem System Ihre Ablage neu organisieren, findet jeder Mitarbeiter die gewünschte Datei idealerweise in einer Minute. Falls dieses Ziel in Ihrem Unternehmen bis jetzt nicht erreicht wurde, wird es höchste Zeit, den Reset-Knopf für Ihre digitale Ablage zu drücken!

Und Sie?

Wie funktioniert das Ablage-Management in Ihrem Unternehmen? Macht dort jeder, was er will oder ist Ihre digitale Ablage gut organisiert? Wir freuen uns auf Ihre Anregungen!



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