Im Büro hui, zu Hause pfui – Optimieren Sie in 10 Schritten Ihre private Ablage

Wenn Menschen beruflich ein vorgeschriebenes Outfit tragen müssen, greifen sie in ihrer Freizeit gern zu legerer Kleidung. Ein ähnliches Prinzip ist auch in Sachen Ordnung zu beobachten. Für viele ist ein aufgeräumter Schreibtisch im Büro selbstverständlich. Aber statt die bewährten Strategien auch zu Hause anzuwenden, führt die private Ablage ein sträflich vernachlässigtes Aschenputtel-Dasein. Mit diesen 10 Schritten gelingt es Ihnen, auch im privaten Bereich dauerhafte Ordnung zu schaffen.

Was ist das Problem

Jeden Tag flattern mit der Post Rechnungen, Informationen, Prospekte oder wichtige Unterlagen ins Haus. Wenn Sie kein strukturiertes Ablagesystem haben, räumen Sie den Papierkram immer nur von einer Ecke in die andere. Abgesehen von der Zeit, die Sie mit hilflosem Suchen vergeuden, kann es in diesem Chaos leicht passieren, dass Sie wichtige Termine übersehen. Wenn Sie ständig Mahngebühren zahlen müssen, weil Sie Rechnungen verbummeln, ist es endlich Zeit, die private Ablage zu verbessern.

So funktioniert es

Wenn sich in Ihrem Privatleben die Unterlagen stapeln, dann fehlt Ihnen ein klares Ablagesystem. Das Motto von Büro-Kaizen ist auch bei Ihrer privaten Ablage das zentrale Prinzip: Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz. Mit den folgenden 10 Schritten schaffen Sie die Basis für dauerhafte Ordnung.

1. Schritt zur privaten Ablage: Schaffen Sie sich neue Ablagematerialien an

Die meisten Menschen kaufen privat nicht gezielt Büromaterial sondern greifen lieber zu Sonderangeboten beim Discounter. Das Ergebnis ist ein optisch unansehnliches Durcheinander von Ordnern in Wohnregal. Aktenordner sind so preiswert, dass Sie die alten zerfledderten Exemplare durch neue ersetzen können. Wählen Sie eine Sorte, die Ihnen gut gefällt. Außerdem brauchen Sie für jeden Ordner Trennblätter. Noch effizienter wird Ihre Ablage, wenn Sie sich Einstellmappen-Box anschaffen. Das Lochen entfällt und Sie können auch wunderbar Handbücher verstauen. Entsprechende Ordnungssysteme finden Sie bei Mappei oder Classei.

2. Schritt zur privaten Ablage: Sorgen Sie für eine klare Beschriftung

Im Lauf der Jahre wächst die Anzahl der privaten Unterlagen stetig an. Ordner oder Boxen mitfehlender Aufschrift oder Bezeichnungen wie Diverses erschweren das Wiederfinden. Versehen Sie Ihr neues Ordnungssystem mit einer erklärenden Beschriftung: Versicherungen, Steuerunterlagen, Bankunterlagen. Wenn Sie mögen, können Sie Ordner auch einheitlich beschriften. Bei Microsoft Office Word 10 finden Sie entsprechende Vorlagen: Word öffnen und „Datei – Neu” anklicken. Vorlage „Etiketten” auswählen oder auf Office.com suchen und downloaden.

3. Schritt zur privaten Ablage: Aufbewahrungsfristen notieren und Überblick behalten

Gewöhnen Sie sich an, sofort beim ersten Lesen die Aufbewahrungsfristen auf Ihre privaten Unterlagen zu schreiben. Notieren Sie die Daten immer an der gleichen Stelle, zum Beispiel rechts oben. Anfang des Jahres sehen Sie auf einen Blick, welche Papiere Sie entsorgen können.
Die Übersicht mit den wichtigsten Aufbewahrungsfristen können Sie hier downloaden.

4. Schritt zur privaten Ablage: Sammeln Sie Ihre Unterlagen nach Sachthemen

Wenn Sie in Zukunft Ordnung halten wollen, brauchen Sie ein klares Ablagesystem. So finden Sie alle Versicherungen im Ordner Versicherungen. Noch übersichtlicher wird es, wenn Sie als erste Seite eine Klarsichtfolie mit einer Inhaltsangabe und wichtigen Informationen einheften.

Schaffen Sie sich für diese Sachthemen Ordner oder Einstellmappen an:

• Gebrauchsanweisungen und Garantiescheine
  Die Unterlagen für Ihre technischen Geräte und Einrichtungsgegenstände bewahren Sie am besten in Klarsichthüllen auf.
• Versicherungen
  Heften Sie nicht nur die Police sondern auch die jährlichen Abrechnungen sowie die Korrespondenz ab. Für den schnellen Zugriff gestalten Sie ein Übersichtsblatt mit allen Versicherungs-Nummern, Terminen, Beiträgen sowie Telefonnummern. Diese Übersicht legen Sie vorne im Ordner ab.
• Ordner für die laufenden Kosten
  Sammeln Sie alle Verträge und Vereinbarungen, bei denen Kosten anfallen: Miete, Strom, Telefon- und Handyanbieter, Zeitungsabo, Mitgliedschaft in Vereinen usw. Hausbesitzer legen noch einen zusätzlichen Ordner für die mit dem Haus verbundenen Kosten an: Kreditvertrag, Wasser, Strom, Müllgebühren, Heizung, Gebäudeversicherung, Grundsteuer usw. Notieren Sie auf den entsprechenden Übersichtblatt auch Kündigungstermine und Adressen.
• Bankunterlagen
  Für das wichtige Thema Finanzen legen Sie ebenfalls einen eigenen Ordner an. Die erste Seite enthält die Notfall-Nummer, die Sie bei Verlust Ihrer Kreditkarte anrufen sowie die Visitenkarte Ihres Ansprechpartners. Sammeln Sie außerdem alle Kontoinformationen, Freistellungsaufträge, Verträge usw.
• Altersvorsorge
  Da die staatliche Rente in vielen Fällen nicht mehr für einen gesicherten Lebensstandard ausreicht, ist es erforderlich, die Versorgungslücken zu schließen. Ob Riesterrente, Lebensversicherungen oder betriebliche Zusatz-Versicherungen, sammeln Sie alle Informationen zu Ihrer Altersvorsorge in einem Ordner. Um den Überblick zu behalten, legen Sie eine Liste an, in der Sie alle Verträge auflisten. Sinnvoll sind auch Informationen wie Höhe der Beiträge, Zeitpunkt der Fälligkeit, Höhe der garantierten sowie der prognostizierten Zahlungen. Da sich diese Beträge laufend verändern, führen Sie diese Übersicht am besten mit einer Tabellenkalkulationssoftware wie Excel.
• Steuerunterlagen
  Wer Belege sammelt, kann Steuern sparen. Legen Sie für alle steuerrelevanten Unterlagen einen eigenen Behälter oder eine Box an. Alternativ können Sie auch alle Belege in einer eigens dafür vorgesehenen Schreibtisch-Schublade aufbewahren.

5. Schritt zur privaten Ablage: Sortieren Sie Ihre Bücher nach Inhalten

Ordnen Sie Ihre Bücher nach Themen ins Bücherregal: Kochbücher, Romane, Sachbücher usw. In jedem Fach lassen Sie noch etwas Luft, damit Sie neue Bücher dazustellen können. Wenn Sie keinen mehr Platz haben, wird es Zeit sich von einigen Exemplaren zu trennen. Sortieren Sie alle Bücher aus, die Sie sowieso nie wieder lesen möchten. Diese können Sie in kleinen Mengen in der Bücherei für den Flohmarkt abgeben oder ganz unproblematisch bei Anbietern wie Rebuy.de verkaufen.

6. Schritt zur privaten Ablage: Sammeln Sie CDs im Schuhkarton

In den sperrigen CD-Ständern stehen die kleinen Scheiben oft im Weg und verstauben. Wenn Sie die CDs nicht im Regal sammeln möchten, sind sie mit minimalem Aufwand prima in Schuhkartons untergebracht. Sie können auch hier nach Themen sortieren und für jeweils größere Kategorien einen Karton anlegen und beschriften: Klassik, Pop-Musik, Hörbücher.

7. Schritt zur privaten Ablage: Fotos sofort systematisieren

Die digitalen Fotoapparate verführen dazu, Unmengen von Bildern mit ähnlichen Motiven zu fotografieren. Gewöhnen Sie sich an, verschwommene Schnappschüsse oder langweilige Motive sofort zu löschen, wenn Sie die Fotos auf den Computer laden. Anschließend legen Sie die Fotos systematisch ab, indem Sie eine klare Ordnerstruktur aufbauen. Alle Urlaubfotos finden sich zum Beispiel im Unterverzeichnis „Urlaub”. Geben Sie den Dateien klare Namen: 2016 Sommerurlaub Dänemark

8. Schritt zur privaten Ablage: Bändigen Sie Ihren Zeitschriftenstapel

Prospekte, Kataloge, Zeitungen und Zeitschriften türmen sich schnell zu einem riesigen Berg auf. Mit diesem Trick stoppen Sie Ihre Sammelleidenschaft: Sammeln Sie die Zeitschriften in einem Regal, denn hier ist die Höhe nach oben begrenzt. Sobald der Stapel an den Regalboden stößt, werfen Sie die unteren Zeitschriften weg. Das fällt Ihnen leichter, wenn Sie einmal kurz durch das Heft blättern. Bleiben Sie aber konsequent und errichten Sie auf keinen Fall einen zweiten Stapel.
Lesen Sie weitere Tipps, wie Sie Ihren Lesestapel wirksam bekämpfen.

9. Schritt zur privaten Ablage: Entdecken Sie die private Posteingangsschale

Die meisten Menschen räumen Ihre Post nicht sofort in die entsprechenden Ordner. Damit die Briefe nicht in der ganzen Wohnung für Unordnung sorgen, schaffen Sie sich eine Posteingangsschale an. Hier sammeln Sie Ihre Post. Ende des Monats legen Sie die Briefe in die entsprechenden Ordner ab. Notieren Sie sich am besten den Termin in Ihrem Kalender.
Lesen Sie auch unsere 6 Tipps für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale.

10. Schritt zur privaten Ablage: Entrümpeln Sie Ihre Ablage

Wenn alles seinen Platz hat, ist es viel leichter, Ordnung zu halten. Aber je mehr Sie sammeln, desto voller werden Ihre Ordner. Einmal im Jahr ist deshalb das große Aussortieren angesagt. Notieren Sie sich am besten jeweils Anfang des Jahres einen Termin im Kalender. Werfen Sie alle Unterlagen weg, die Sie nicht mehr brauchen. Das geht ganz schnell, weil Sie alle Aufbewahrungsfristen notiert haben.

Darauf kommt es an

Setzen Sie alle 10 Schritte konsequent um. Das Ergebnis sind aufgeräumte Regale, in denen Sie mit einem Griff alle wichtigen Unterlagen sofort finden. Die ordentlichen Aktenordner oder Einstellmappen sehen klasse aus und in Zukunft macht es Ihnen richtig Spaß, sich an diese Ordnungsstruktur zu halten. Weitere nützliche Tipps zur Optimierung von Homeoffice und privater Ablage finden Sie in meinem eBook „Die 20 Büro-Kaizen-Tools”.

Was der Tipp bewirkt

Sie sparen ganz einfach viel Zeit, wenn Sie Ihre private Ablage systematisch in Ordnung halten. Es nervt Sie doch schon lange, dass Sie Ihre Unterlagen von einer Ecke in die andere räumen und dann stundenlang nach wichtigen Belägen suchen müssen. Nutzen Sie die Zeit lieber für erholsame Freizeitaktivitäten oder für gemeinsame Stunden mit der Familie.

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