Atemlos durchs Büro? So reduzieren Sie Ihre Suchzeiten!



Und jetzt die Nachrichten: Mitarbeiter bei Suche eines Ordners im Archiv verloren gegangen. Seit Tagen fehlt von dem jungen Mann jede Spur. Experten nehmen an, dass der vermisste Azubi nach einem Anruf seinen Arbeitsplatz verließ, um ein Dokument für einen Kunden zu finden. Heute früh machte sich eine Suchmannschaft auf den Weg. Doch die Rettung dürfte kompliziert werden. Ich übertreibe, ich weiß! Aber glauben sie mir, für manche Suchvorgänge wäre es tatsächlich empfehlenswert, Proviant einzustecken. Erfahren Sie, wie Sie stattdessen Suchzeiten reduzieren und wie Sie nie wieder atemlos durchs Büro hetzen.

Reduzieren Sie Ihre Suchzeiten
Ohne Suchzeiten haben Sie weniger Stress im Büro!

Was ist das Problem

Suchzeiten entstehen überall dort, wo mehr als ein Blick notwendig ist, um die Akte zu erkennen, nach der Sie suchen. Braucht es den zweiten Blick, lohnt es sich, das Entnehmen und Einlegen von Akten zu vereinfachen. Das Ziel muss sein, Suchzeiten so zu reduzieren, dass jedes Dokument innerhalb einer Minute zugänglich ist. Die folgenden Tipps werden Ihnen dabei helfen.

Sie brauchen länger als 1 Minute, um die richtige Akten zu finden? Reduzieren Sie Ihre Suchzeiten! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für kürzere Suchzeiten: Vereinfachen Sie das Entnehmen und Einlegen von Akten!

Ordner stehen oft schlecht beschriftet im Regal. Das heißt nicht, dass sie nicht korrekt beschriftet sind. Suchzeiten entstehen auch dort, wo Ordner zu einheitlich beschriftet sind und erst viele Aufschriften gelesen werden müssen, bevor der gesuchte Ordner gefunden wird.

Keine Suchzeiten bei gut beschrifteten Ordnern
Bei gut beschrifteten Ordnern haben Sie weniger Suchzeiten.

Suchzeiten können erheblich reduziert werden, in dem Sie Logos, einheitliche Beschriftungen und definierte Farben einsetzen. Für die Beschriftung ist es hilfreich, eine einheitliche Etiketten-Vorlage anzulegen. Diese speichern Sie für alle auf dem gemeinsamen Firmenserver. So wird gewährleistet, dass von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die gleiche Schriftgröße verwandt wird und dass die Beschriftung nach demselben Muster erfolgt.

Durch den Einsatz eines Logos finden Sie stets den betreffenden Kunden.

Keine Suchzeiten mit genau gekennzeichneten Ordnern
Durch genaues kennzeichnen Ihrer Ordner, haben Sie weniger Suchzeiten.

Die Suchzeiten werden auch dann geringer, wenn Sie mit Farben arbeiten. Definieren Sie Farben, an die sich alle Mitarbeiter halten. Beispiel:

  • Rot: Buchhaltung
  • Gelb: Personal
  • Grün: Planungen, Strategie
  • Weiß: Schriftverkehr mit Kunden

Das Arbeiten mit Farben ist auch mit Hängemappen möglich (es gibt Mappen verschiedener Farben). Die Organisationsmittel von Classei bieten ebenfalls die Möglichkeit, Akten nach Farben zu unterscheiden. Bei Classei funktioniert dies durch die Farbe der Beschriftungsreiter.

weniger Suchzeiten durch farbige Ablage
Weniger Suchzeiten durch eine farbige Ablage.

Tipp Nr. 2 für kürzere Suchzeiten: Mit einem Blick den Ordner an den richtigen Platz stellen!

Neben dem Arbeiten mit Farben gibt es noch eine andere Möglichkeit, Suchzeiten zu minimieren und Ordner im Regal zu sortieren. Um die Orientierung zu erleichtern, können Sie über alle Ordner eines Regalbodens diagonal ein Klebeband anbringen. Das ist dann sinnvoll, wenn die Ordner im Regal immer an der gleichen Stelle stehen, also zum Beispiel bei alphabetischer oder chronologischer Ablage.

Keine Suchzeiten durch immer gleichbleibendem Ort
Keine Suchzeiten durch immer gleichbleibendem Ort Ihrer Ordner!

Die Markierung mit einem Klebeband macht es einfacher, den Ordner sofort an die Stelle zurückzustellen, an die er gehört. So werden nicht nur die Suchzeiten beim Finden sondern auch beim Zurückbringen reduziert.

Keine Suchzeiten durch Klebeband-Trick
Keine Suchzeiten durch den Klebeband-Trick.

Tipp Nr. 3 für kürzere Suchzeiten: Achten Sie auf kurze Wege!

Reduzieren Sie Ihre Suchzeiten, in dem Sie darauf achten, dass Sie alles, was Sie täglich benutzen, direkt greifen können, ohne aufstehen zu müssen. Die Dinge, die Sie seltener brauchen (wöchentlich), sollten in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes aufbewahrt werden. Es ist in Ordnung, wenn Sie aufstehen müssen. Was kaum gebraucht wird (monatlich oder noch seltener), sollte sich nicht in Ihrem Büro befinden. Für Archivunterlagen sollte es einen separaten Raum geben. Ihre eigenen Regale sollten Sie regelmäßig daraufhin überprüfen, ob Unterlagen archiviert werden können.

Extra-Tipp

Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob Sie bestimmte Akten in Ihrem nahen Umfeld benötigen, kleben Sie eine Zeit lang jedes Mal, wenn Sie einen Ordner benötigen, einen kleinen Klebepunkt auf den Ordnerrücken. Alle unmarkierten Ordner können Sie nach einiger Zeit archivieren oder wegwerfen.

Weniger Suchzeiten durch weniger Ordner
Wenn weniger Ordner im Regal sind, wird automatisch Ihre Suchzeit verkürzt, da nicht mehr gesucht werden muss.

Was der Tipp bewirkt

Die langen Suchzeiten, die früher entstanden, wenn Sie ein Dokument benötigten, entfallen. Das Arbeiten mit Farben, Logos und einheitlichen Beschriftungen verkürzt ihre Suchzeiten nicht nur, wenn sie den Ordner entnehmen wollen, sondern auch, wenn Sie ihn an den richtigen Platz zurückbringen wollen! Sie erkennen auf einen Blick, an welcher Position ein entnommener Ordner wieder eingestellt werden muss. Die Ordnung bleibt dauerhaft erhalten, da ein falsch eingestellter Ordner sofort auffällt.

Und Sie?

Was macht Ihnen das Leben im Umgang mit Akten und Ordnern schwer? Vor welchen Herausforderungen stehen Sie? Schreiben Sie, gerne suche ich mit Ihnen gemeinsam nach guten Lösungen!





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