Endstation Aktenvernichtung – So verhindern Sie den Papierstau im Archiv



Jedes Unternehmen verarbeitet in der einen oder anderen Art sensible Daten. Einige dieser Daten müssen laut dem Gesetzgeber und unternehmensinternen Regelungen eine gewisse Frist im Archiv absitzen, bevor sie entsorgt werden dürfen. Grundsätzlich wird zwischen zwei Aufbewahrungslängen unterschieden. Sechs Jahre bleiben beispielsweise Bestell- und Auftragsunterlagen, Handelsbriefe, Mietverträge nach Vertragsende, inner- und außerbetriebliche Schriftwechsel und Personalunterlagen. Ganze Zehn Jahre begleiten Sie zum Beispiel Überstundenlisten, Reisekostenabrechnungen, Kassenzettel, Jahresabschlüsse oder Kontoauszüge.

Das ist, im wahrsten Sinne des Wortes, eine Menge Holz. Holz, dass in Archiven, Schränken und Ordnern die nötige Zeit absitzt bevor es entsorgt werden darf. Und als hätten die Dokumente nicht schon genug gelitten, müssen sie am Ende, wegen des Bundesdatenschutzgesetzes, auch noch durch einen Aktenvernichter.

Gehen Sie bei der Aktenvernichtung kein Risiko ein! Hier finden Sie alles was Sie wissen müssen Klick um zu Tweeten

Grundsätzlich sind Unternehmen dazu verpflichtet alle personenbezogenen Daten der Aktenvernichtung zu übergeben. Gesetzlich müssen Sie zwar nicht, sollten aber auch Know-how und unternehmerische Daten vernichten.

Gehen Sie bei der Aktenvernichtung am besten kein Risiko ein

Sind wir mal ehrlich: Niemand sollte das Risiko eingehen und Akten, die aus dem Archiv verbannt werden, NICHT in die Aktenvernichtung geben. In Unternehmen haftet die Geschäftsführung bei Datenverlusten grundsätzlich. Verstöße gegen die EU-Datenschutz-Richtlinien werden mit Bußgeldern von bis zu 250.000 € oder sogar Freiheitsstrafen geahndet werden.

Möchten Sie den Überblick über Ihr Archiv und Ihre Aktenvernichtung behalten?

Dann habe ich hier einige hilfreiche Tipps für Sie. So werden Sie und Ihr Arbeitsplatz effizienter und Sie umgehen viel Stress!

Wie Sie Ihr Archiv genau aufbauen ist letztendlich Ihnen überlassen. Es gibt jedoch grundlegende Punkte, die jeder beachten sollte:

Umgehen Sie am besten den klassischen Hebelordner. Hier können nur gelochte Blätter eingefügt werden, die dann noch in die Mechanik eingefädelt und vor der Aktenvernichtung wieder ausgefädelt werden müssen. Es gibt bessere Ablagesysteme, die keinerlei Lochung benötigen! Ein Beispiel dafür sind sogenannte Orga-Mappen.

Die sparen Platz, Aufwand, Stress und letztendlich so bares Geld! Auch lose Blätter, wie sie bei Barauslagen anfallen, können so praktisch und dauerhaft aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfristen markieren Sie am besten auf den verwendeten Ordnungsmitteln. So sehen Sie in ein paar Jahren auf einen schnellen Blick welches Dokument, wann in die Aktenvernichtung gegeben werden darf. Wenn Sie Ihr Archiv nach Eingangsdatum und Kunden oder Projekten ordnen, erschaffen Sie schon jetzt das richtige System für die Zukunft!

Platz sparen nicht nur Aktenvernichtung
Platz kann man nicht nur mit der Aktenvernichtung sparen.

Verantwortliche bestimmen

Legen Sie gemeinsam Termine und Verantwortliche fest, die sich um die Aktenvernichtung kümmern sollen. Die Aufgabenverteilung sollte unbedingt schriftlich festgehalten und terminiert werden. Solche regelmäßig anfallenden Arbeiten gehen erfahrungsgemäß im Alltag gerne unter. Die für die Aktenvernichtung verantwortliche Person muss dabei über die gesetzlichen Voraussetzungen Bescheid wissen und informiert werden. Sonst drohen tatsächlich empfindliche Strafen von bis zu 250.000€ auf Basis des Datenschutzgesetzes.

Wie ist die Aktenvernichtung in Ihrem Betrieb geregelt? Sind vielleicht sogar Sie der Datenschutzbeauftragte? Schreiben Sie mir über Ihre Erfahrungen!

Aber was kann in den Schredder? Ganz einfach! Hier finden Sie alle Aufbewahrungsfristen kostenlos auf einen Blick!



Schlagwörter: , ,


Das könnte Sie auch interessieren...

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.