Was die Microsoft Copilot-KI in Microsoft 365 alles kann: Komplette Übersicht mit Praxisbeispielen & Anleitungen

Der Microsoft Copilot und der Microsoft 365 Copilot sind lediglich die beiden prominentesten Vertreter aus Microsofts mittlerweile großen Produktfamilie rund um die Künstliche-Intelligenz-Assistenz. Denn der persönliche KI-Assistent steckt bereits in vielen verschiedenen Microsoftprodukten – vom Edge-Browser über Windows-, Android- und iOS-Apps bis zur tiefen Integration in das Microsoft 365- und Office 365-Ökosystem.

• Achtung: Der kostenlose Teil des Microsoft Copilot-Angebots richtet sich allerdings dezidiert nur an Privatnutzer, um diese bei ihren einfachen und allgemeinen Aufgaben im Alltag und Consumer-Bereich zu unterstützen.
• Seine größten Vorteile und leistungsstärksten Features spielt der Copilot-KI-Assistent hingegen im Geschäftsbereich aus. Und zwar als Office-KI in den Microsoft 365-Ökosystemen der Geschäftskunden von Microsoft (Unternehmen, Organisationen und Bildungseinrichtungen). Nicht zuletzt aufgrund des dort hohen Datenschutzes auf Enterprise-Niveau, um den Schutz der sensiblen Unternehmensdaten auch bei der KI-Verarbeitung zu gewährleisten.
• Was der Microsoft Copilot nun konkret alles in Microsoft 365 leisten kann, wie die Office-KI Ihre Beschäftigten und die Abläufe in Ihrem Unternehmen entlasten kann, wie sicher Ihre Unternehmensdaten dabei sind und welche Zusatzlizenzen Sie dafür benötigen (Kosten), erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag.

(Dieser Beitrag wird kontinuierlich aktualisiert; zu den einzelnen Anwendungsbereichen haben wir Ihnen zudem jeweils unsere weiterführenden Copilot-Anleitungen verlinkt, damit Sie diese Funktionen gleich selbst ausprobieren können.)

1. Wie gut ist der Microsoft Copilot im Vergleich zu seinem „Ursprung“ ChatGPT?

Microsoft ist der größte Investor von OpenAI Global, dem IT-Unternehmen, das im November 2022 den ersten großen und bis heute führenden generativen KI-Chatbot „ChatGPT“ veröffentlicht hat – die bis dato am schnellsten wachsende Verbraucher-Anwendung aller Zeiten. Als Hauptfinanzier erhielt Microsoft von Anfang an einen direkten und privilegierten Zugriff auf die OpenAI-Produkte (in ihren jeweils neuesten Entwicklungsständen). Allen voran auf das zugrundeliegende große Sprachmodell (large language model, LLM) „GPT“ sowie den KI-Bildgenerator „DALL-E“ von OpenAI.

• Diese KI-Modelle hat Microsoft dann mit seinen eigenen Diensten kombiniert, in der Bedienung seiner Office-Apps trainiert und zugleich die Voraussetzungen für einen Datenschutz- und Compliance-konformen Einsatz in Unternehmen geschaffen.
• Der daraus resultierende Microsoft 365 Copilot (Veröffentlichung im Januar 2024) basiert somit zwar auf ChatGPT, adressiert aber mit Unternehmen statt Verbrauchern eine gänzlich andere Zielgruppe und wurde dementsprechend auch speziell für den sicheren Einsatz in den Microsoft 365-Umgebungen seiner Geschäftskunden weiterentwickelt.
• Die Anpassung an das Microsoft 365-Ökosystem betrifft aber nicht nur die wichtige Sicherheit der verwendeten Unternehmensdaten. Sondern auch, wie gut der KI-Assistent die einzelnen Office-Dienste steuern und bedienen kann, um das qualitative und handwerkliche Maximum aus diesen Tools herausholen zu können (zum Beispiel eine hochwertige PowerPoint-Präsentation zu erstellen, siehe unten).

2. Wie funktioniert der Microsoft Copilot innerhalb einer Microsoft 365-Umgebung?

Durch die tiefe Integration in das Microsoft 365-Ökosystem kombiniert der Microsoft Copilot generative künstliche Intelligenz mit den eigenen Unternehmensdaten sowie einer automatisierten Steuerung der Office-Apps. Auf diese Weise entsteht ein intelligentes Assistenzsystem, das jedes Office-Tool nahezu optimal beherrscht und damit jeden einzelnen Nutzer persönlich sowie kontextbezogen bei dessen individueller Arbeit unterstützen kann. Und das in allen wichtigen Microsoft 365-Apps wie Outlook, OneNote, Teams, Word, Excel und PowerPoint. Dabei verlassen die verwendeten oder generierten Daten zu keinem Zeitpunkt den sicheren Microsoft 365-Tenant des eigenen Unternehmens (siehe unten). In Word kann der Copilot in Microsoft 365 zum Beispiel Texte zusammenfassen oder kontextbezogen neu verfassen, in PowerPoint Präsentationen gestalten und erstellen, in Excel Tabellen analysieren und visualisieren, in Teams Besprechungsprotokolle erstellen und in GitHub Programmierer beim Schreiben von Code unterstützen. Zu den Hauptaufgaben der Office-KI gehören:

• Bestehende Inhalte zusammenfassen
• Neue Inhalte erstellen
• Komplexe Daten analysieren und visualisieren
• Kontextbezogene Antworten auf Fragen geben
• Ideen und Recherchen zur aktuellen Arbeit liefern
• Sich wiederholende Aufgaben und Arbeitsabläufe automatisieren
• Das volle Potenzial der Microsoft 365-Tools ausschöpfen: Ein normaler User kann im Schnitt nur rund 10 % der vielen Funktionen in den Office-Apps auch tatsächlich ausnutzen – die Copilot-KI kennt sie alle komplett auswendig. Das macht die Copilot-KI zu einer hochfunktionalen und produktiven Verarbeitungsmaschine im Umgang mit den Office-Apps. Und das auf beeindruckendem Niveau, in kürzester Zeit und mit einer einfachen Befehlseingabe in Form natürlicher Sprache (schriftlich oder mündlich).

Wie gewährleistet der Microsoft Copilot den sicheren Schutz der Unternehmensdaten in Microsoft 365?

Das Schlüsselelement für einen sicheren Zugriff des Microsoft Copiloten auf die Microsoft 365-Inhalte eines Unternehmens ist der Microsoft Graph. Der Microsoft Graph ist einerseits eine Schnittstelle, über die Programme sicher auf die Informationen in einer Microsoft 365-Umgebung zugreifen können, zum Beispiel auf die E‑Mails, Kalender, Kontakte, Dateien und Teams‑Daten in einem Unternehmen. Andererseits ist er auch eine maschinelle Lernkomponente, die die Daten und Interaktionen der Office 365-Anwendungen und Nutzer innerhalb eines Tenants sammelt, vernetzt und analysieren kann. Erst das Zusammenspiel mit dem Microsoft Graph ermöglicht es der Copilot-Anwendung somit, sicher und kontextbezogen auf die geschützten Daten in dem Microsoft 365-Tenant eines Geschäftskunden zugreifen zu können.

• Alle eingegebenen Befehle (Prompts) sowie alle bearbeiteten und generierten Daten und Inhalte verlassen dabei zu keinem Zeitpunkt die sichere Microsoft 365-Umgebung der jeweiligen Organisation.
• Die Unternehmensdaten und generierten Inhalte werden vertraglich zugesichert vollständig innerhalb des Microsoft 365-Tenants des jeweiligen Unternehmens verarbeitet, gespeichert und auch nicht für das Training der Copilot-KI oder andere Zwecke verwendet.
• Damit garantieren die Microsoft-Copilot-Anwendungen für Microsoft 365 einen Datenschutz sowie Compliance auf Enterprise-Niveau (Enterprise Data Protection).

3. Preise & Versionen: Welche Microsoft Copilot Varianten gibt es für Microsoft 365 und kosten wie viel?

Die Copilot-KI gibt es in verschiedenen Varianten, wie zum Beispiel den Microsoft Copilot, Microsoft 365 Copilot, Copilot Chat, Copilot für Windows, Copilot Studio, GitHub Copilot und Security Copilot. Hier die Übersicht über die jeweiligen Einsatzbereiche, Zielgruppen und Lizenz-Kosten.

*Die aktuellen Preise für die Microsoft-Copilot-Varianten können Sie auf der offiziellen Produkt-Webseite Microsoft 365 Copilot-Pläne und Preise – KI für Unternehmen | Microsoft 365 einsehen.

**Die Lizenzen für das Microsoft Copilot Studio sind kapazitätsbasiert. Ab 25.000 Nachrichten pro Monat müssen weitere Kontingente hinzugekauft werden.

Verfügbarkeit: Wie bekomme ich den Microsoft Copilot?

Den Microsoft Copilot können Sie je nach Variante online in der Bing-Suche, im Edge-Browser, direkt in den Microsoft 365-Tools oder als eigenständige App (Desktop, mobil) nutzen. Hier finden Sie die entsprechenden Links zu den offiziellen Downloadseiten.

→ Zum offiziellen Download der Microsoft Copilot-App für Windows-PCs
→ Zum offiziellen Download der Microsoft Copilot-App für Macs (macOS)
→ Zum offiziellen Download der Microsoft 365 Copilot-App für Windows-PCs
→ Zum offiziellen Download der Microsoft 365 Copilot-App für Macs (macOS)
→ Zum offiziellen Download der mobilen Microsoft Copilot-App für Android-Geräte
→ Zum offiziellen Download der mobilen Microsoft Copilot-App für iOS-Geräte
→ Direktlink zum Online-Copilot in Microsofts Suchmaschine Bing

Vergleichstabelle: Microsoft Copilot für Privatnutzer vs. Microsoft 365 Copilot für Unternehmen

4. Praxisbeispiele: Wie und wofür kann man die Copilot-KI in Microsoft 365 einsetzen?

Die tiefe Integration des Microsoft Copilot in das Microsoft 365-Ökosystem bietet viele praktische Einsatzmöglichkeiten im Arbeitsalltag von Unternehmen. Denn die Office-KI liefert nicht nur hochwertige Inhalte, Zusammenfassungen und Analysen (im Kontext der eigenen Unternehmensdaten). Der KI-Assistent wurde auch darin trainiert, die jeweiligen Office-Apps optimal zu bedienen – und die Beschäftigten beim richtigen Einsatz der Microsoft 365-Tools zu unterstützen. Das bietet ebenfalls eine enorme Zeitersparnis, vor allem wenn es darum geht, hochwertig gestaltete Inhalte zu erstellen – ein weiterer deutlicher Produktivitätsgewinn. Hier einige konkrete Anwendungsbeispiele für den Einsatz der Microsoft Copilot-KI im Unternehmenskontext.

• Der Microsoft Copilot in Word: Die Copilot-KI kann in Microsoft Word komplette Textentwürfe in unterschiedlichen Schreibstilen generieren. Entweder klassisch durch die Eingabe der Schlüsselinformationen in Form eines Prompts (schriftliche oder mündliche Vorgabe) oder auch auf Basis einer bestimmten Datei. Der KI-Assistent kann das Dokument auch formatieren, um zum Beispiel das Layout an das eines anderen Dokuments anzupassen – und noch dazu thematisch passende, lizenzfreie Bilder dafür suchen und finden. Eine weitere sehr nützliche Funktion ist das Zusammenfassen langer Textdokumente, um zum Beispiel einen Teaser für Social Media Posts oder ein Briefing zu erstellen. → Zu unserer Anleitung „Microsoft Copilot in Word“ (mit Video-Tutorial)

• Die Microsoft Copilot-KI in PowerPoint: Der KI-Assistent kann in PowerPoint allein aus den Vorgaben einer Sprach- oder Texteingabe hochwertige Präsentationen erstellen. Das Ergebnis kann dann ganz einfach durch weitere Präzisierungen zum Aufbau, Inhalt oder der visuellen Umsetzung der Folien weiter verfeinert werden. Alternativ kann die Office-KI in Microsoft 365 auch innerhalb weniger Augenblicke den Inhalt eines langen Word-Dokuments in eine PowerPoint-Präsentation umwandeln – optional mit vorgegebener Folienanzahl. So erhält man quasi auf Knopfdruck eine hochwertige Präsentationsvorlage, ohne dass man diese von Grund auf selbst erstellen muss, beispielsweise für ein internes Meeting. All das spart den Beschäftigten und damit dem Unternehmen in der Summe weitere wertvolle Zeit ein. → Zu unserer Anleitung „Microsoft Copilot in PowerPoint“ (mit Video-Tutorial)

• Der Microsoft Copilot in Excel: In Excel kann der intelligente Copilot-Assistent in Microsoft 365 vollautomatisch komplette Datensätze auswerten, hochwertige Visualisierungen erstellen und zum Beispiel auch Zusammenhänge und Trends analysieren, ohne dass man dafür komplexe Excel-Formeln beherrschen und eingeben muss. Der Nutzer muss lediglich in einfacher Sprache beschreiben oder sagen, was er oder sie erledigt haben will. Dadurch werden komplexe Tabellenkalkulationsfunktionen auch für Ungeübte machbar und nutzbar. → Zu unserer Anleitung „Microsoft Copilot in Excel“

• Der Microsoft Copilot in Outlook: In dem E-Mail-Client Outlook unterstützt die Copilot-KI in Microsoft 365 vor allem beim Verwalten und Bearbeiten der Kommunikation im Posteingang. Zum Beispiel durch das Zusammenfassen langer E-Mails und E-Mail-Unterhaltungen. So erhält man schnell einen Überblick, ohne sich durch jede einzelne E-Mail klicken und scrollen zu müssen. Der Microsoft Copilot kann aber auch E-Mail-Antworten entwerfen, Ihre eigenen Nachrichtentexte auf Rechtschreibung korrigieren oder als intelligenter Schreibberater dienen. → Zu unserer Anleitung „Microsoft Copilot in Outlook“ (mit Video-Tutorial)

• Die Copilot-KI in Microsoft Teams: In Teams ermöglicht die Office-KI in Microsoft 365 unter anderem das vollautomatische Transkribieren und schriftliche Weiternutzen von Besprechungen. So kann der KI-Assistent beispielsweise vollautomatisch Meeting-Protokolle erstellen und zum Beispiel eine Übersicht der besprochenen Themen, der geteilten Inhalte, der Besprechungsnotizen sowie eine Liste der aus dem Meeting abgeleiteten Aufgaben erstellen. Oder auch längere Konversationen in Gruppen-Chats zusammenfassen und Handlungspunkte daraus ableiten. Auch Rückfragen an den Microsoft Copilot-Chatbot für ein besseres Verständnis oder eine Erklärung von Details, Zusammenhängen oder auch Fachbegriffen sind möglich. Das alles macht die Inhalte in Microsoft Teams ohne zeitaufwendige Bearbeitungsschritte sofort und besser nutzbar. → Zu unserer Anleitung „Microsoft Copilot in Teams“ (mit Video-Tutorial)

• Der Microsoft Copilot in OneNote: Der Copilot KI-Assistent ist auch in die Dokumentations- und Notizbuch-App OneNote integriert. Damit hat jeder Beschäftigte mit Microsoft 365 einen persönlichen, intelligenten Assistenten an seiner Seite, der auch bei komplexen Notizbüchern und Dokumenten jederzeit die Übersicht behält. Sei es für die Suche nach Informationen, das Finden von Zusammenhängen, das Erstellen von Zusammenfassungen, das Neuorganisieren und Formtieren von Abschnitten oder das kontextbezogene Generieren (lassen) von neuen Ideen und Inhalten. → Zu unserer Anleitung „Microsoft Copilot in OneNote“ (mit Video-Tutorial)

• Vorgefertigte Copilot-Agents im Agents-Store: Damit können Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen, auf viele verschiedene und sofort einsatzbereite Copilot-Agenten zugreifen – viele davon ohne Zusatzkosten. Die Copilot-Agents sind spezialisierte KI-Bots auf Basis des Microsoft Copilot, die durch die Vorgabe bestimmter Regeln und Bedingungen für spezifische Aufgaben angepasst wurden. Das sind zum Beispiel ein intelligenter Meeting Assistant, Mail Sorter, Scrum Assistant, Sales Agent, Lead Tracker, Customer Insights Assistant, Research Agent, Data Analyst, Helpdesk Agent oder Ticket Manager. → Zu unserer Anleitung „Der Microsoft Copilot Agents-Store“

• Maßgeschneiderte KI-Bots im Copilot Studio: Das Copilot Studio in Microsoft 365 ist die Weiterentwicklung von Microsofts langjähriger Automatisierungslösung „Power Virtual Agents“ für Office-Umgebungen. Das Copilot Studio ist eine universelle Low-Code-Automatisierungsplattform, mit der Unternehmen ohne Code-Eingabe oder Programmierkenntnisse eigene Copilot-Agents erstellen und verwalten können. Das können sowohl dialogorientierte KI-Agenten als auch klassische Power Automate-Workflows sein (also unabhängig von Chatbot-Dialogen). Zum Beispiel zur Unterstützung der HR-Abteilung, des Kundenservices, des Marketingteams oder IT-Supports. → Zu unserer Anleitung „Das Copilot Studio in Microsoft 365“

• Die Copilot Notebooks in Microsoft 365: In dem neuen Notebook-Modus arbeitet der KI-Assistent ausschließlich nur mit den Informationen und Inhalten, die Sie dafür ausgewählt und bereitgestellt haben. So werden die Antworten der Copilot-KI noch einmal deutlich gezielter und präziser sowie garantiert frei von KI-Halluzinationen. Das ist vor allem für komplexe Projekte, präzise Big Data Analysen, kritische Themenbereiche sowie allgemein eine hohe Genauigkeit ein entscheidender Vorteil. → Zu unserer Anleitung „Die Copilot Notebooks in Microsoft 365“ (mit Video-Tutorial)

5. Copilot-Schulungen & strategische Microsoft 365 Beratungen: Büro-Kaizen® – führend für die digitale Zusammenarbeit

Büro-Kaizen® ist Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz und die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen – unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche. Unsere Beratungsleistungen und Schulungskonzepte wurden bereits mit zahlreichen Awards ausgezeichnet (darunter dem Brand eins Award für Unternehmensberatungen, Best Practice Award, Internationaler Deutscher Trainingspreis, International Best Service Award, BestPersAward, Top-Consultant für den Mittelstand, DeutscherIdeenpreis, Ludwig-Erhard-Preis-Wettbewerb u.a.m.).

• Neben unserer strategischen Beratung zur Einführung oder Optimierung von Microsoft 365 in Unternehmen bieten wir auch Mitarbeitertrainings für Microsoft 365 und einzelne Office-Apps an, zum Beispiel zu Microsoft Teams, Copilot, OneNote und SharePoint.
• Auf Grundlage unserer langjährigen Expertise in der Unternehmensberatung und Mitarbeitertrainings führen unsere Leistungen nachweislich im Schnitt zu 50 % weniger Suchzeiten, 30 % kürzeren Durchlaufzeiten und damit insgesamt zu 20 % mehr Effizienz – eine erhebliche Produktivitätssteigerung, die gleichzeitig auch Ihre Belegschaft entlastet!

→ Zu unserem Schulungsangebot
→ Zu unserem Beratungsangebot
→ Zu unserem Vertriebsteam (Kontakt)

6. Extra-Tipps rund um den Microsoft Copilot & Microsoft 365 – mit Video-Tutorials

Wie funktioniert die automatische Besprechungszusammenfassung der Copilot-KI in Microsoft Teams? Wie nutze ich den Copilot Chat? Wie funktioniert die KI-gestützte Bilderstellung mit dem Copilot in Microsoft 365 oder im Bing Image Creator? Und welche Zusatzfunktionen bietet die Add-on Lizenz Microsoft 365 Copilot? Die Antworten hierzu und viele weitere Büro-Kaizen-Anleitungen rund um die richtige Nutzung der Microsoft 365-Tools haben wir Ihnen unter folgenden Links zusammengestellt.

→ Unsere Themenseite zur Microsoft Copilot-KI: Zentrale Übersichtsseite mit allen unseren Anleitungen rund um die Office-KI in Microsoft 365.
→ Unsere Themenseite zu Microsoft 365: Zentrale Übersichtsseite mit allen unseren Anleitungen rund um die wichtigsten Microsoft 365-Apps und Diensten.
→ Kostenloses Büro-Kaizen® eBook: „Die besten Prompt-Vorlagen für den Copilot in Microsoft 365“ (gratis Download).
→ Unsere Video-Tutorials auf YouTube: Mit vielen kostenlosen Video-Anleitungen (auf Deutsch) zu den einzelnen Microsoft 365-Apps (mit bereits über 100.000 Abonnenten).

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Der Copilot Chat ist nun für alle Microsoft 365-Nutzer kostenlos!

(Dauer: 09:46 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. Voraussetzungen 00:23
3. Buchung der Microsoft 365 Copilot Lizenzen 01:23
4. Erster Eindruck (Live-Test) 02:19
5. Microsoft 365 Chat & Copilot in Teams 02:33
6. Copilot in Outlook 04:36
7. Copilot in OneNote 05:47
8. Copilot in Word & PowerPoint 06:44