Anleitung für das „Microsoft Copilot Studio“: Maßgeschneiderte KI-Agenten für spezifische Einsätze – ohne Programmierwissen

Mit dem „Microsoft Copilot Studio“ können Unternehmen selbst ihre eigenen, maßgeschneiderten KI-Assistenten und Automatisierungen erstellen. Und das ganz einfach ohne große Programmierkenntnisse. Damit lassen sich beispielsweise Copilot-Agenten benutzerdefiniert so anpassen, dass sie ausschließlich vorgegebene Wissensquellen und Phrasen nutzen, um auf diese Weise zuverlässig immer korrekte sowie Compliance-konforme Antworten zu generieren. Zum Beispiel für die automatisierte Beantwortung von Supportanfragen im Kundenservice oder auch eine zuverlässige Datenanalyse. Wie Sie das Microsoft Copilot Studio nun konkret nutzen, um sich eigene KI-Bot-Agenten für Ihre individuellen Prozesse maßzuschneidern, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Was ist das „Microsoft Copilot Studio“? Einfach erklärt

Das Microsoft Copilot Studio ist eine leistungsstarke, KI-gestützte „Low Code“ Plattform, mit der Benutzer sehr einfach und ohne Code-Eingabe und Programmierkenntnisse ihre eigenen, benutzerdefinierten KI-Agenten erstellen können. So können die KI-(Chat)-Bots gezielt für bestimmte Anforderungen, Aufgaben und Prozesse maßgeschneidert werden. Im Vergleich zu dem generellen KI-Assistenten „Microsoft Copilot“ (auf Basis von ChatGPT) bietet das „Copilot Studio“ somit individuelle Anpassungsmöglichkeiten, damit sich Unternehmen und ihre Beschäftigten bei den verschiedenen Aufgaben und Geschäftsprozessen noch gezielter, besser und präziser durch das KI-Tool unterstützen lassen können.

• Die Grundlage: Der „Microsoft 365 Copilot“ ist allgemein für die Unterstützung in Microsoft 365 konzipiert und wurde dafür in die wichtigsten Office-Anwendungen integriert (z.B. Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Planner und Teams). Er ist die Basis für die spezifisch angepassten Copilot-Agenten.
• Maßgeschneiderte Varianten: Das „Microsoft Copilot Studio“ ermöglicht nun die benutzerdefinierte Erstellung und Anpassung einzelner Copilot-Agenten, um diese gezielt auf spezifische Geschäftsanforderungen maßzuschneidern (= „Spezialagenten“). Zum Beispiel zur Unterstützung bei bestimmten Aufgaben im Vertrieb, HR, IT-Support oder für spezifische Aufgaben in Outlook, Teams & Co.
• Einfache KI-Anpassung: Das Erstellen eines solchen benutzerdefiniert angepassten KI-Chatbot-Agenten geht dabei größtenteils selbst ganz unkompliziert mittels generativer KI-Unterstützung – also einfach mittels Eingabebefehlen in natürlicher Sprache.
• Sicheres Testen: Die individuell erstellten Copilot-Studio-Bots lassen sich dann vor ihrem Praxiseinsatz zunächst noch mit Beispielfragen und Aufgaben ausgiebig auf Herz und Nieren testen und dabei iterativ weiter verbessern, bevor sie veröffentlicht und aktiv für die eigenen Unternehmensprozesse eingesetzt werden.

Tipp: Die „Power Virtual Agents“ wurden ebenfalls in das Microsoft Copilot Studio integriert

Auch die schon länger in Microsoft 365 verfügbare Automatisierungslösung „Power Virtual Agents “ wurde vollumfänglich in das Microsoft Copilot Studio integriert. Die Integration von Power Automate erweitert das Copilot Studio zu einer universellen Low-Code-Automatisierungsplattform für Unternehmen, die sowohl dialogorientierte KI-Agenten als auch klassische Power Automate-Workflows (unabhängig von Chatbot-Dialogen) ermöglicht.

2. Was kostet eine Lizenz für das Microsoft Copilot Studio? Preise und Unterschiede

*Die aktuellen Preise für die Microsoft-Copilot-Varianten können Sie auf der offiziellen Produkt-Webseite https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot/personal-ai-assistant einsehen.

**Die Lizenzen für das Microsoft Copilot Studio sind kapazitätsbasiert. Ab 25.000 Nachrichten pro Monat müssen zusätzliche Nachrichten hinzugekauft werden.

3. Use Cases: Anwendungsbeispiele für das Microsoft Copilot Studio

Die folgenden Praxisbeispiele verdeutlichen, wie Sie Copilot-Agenten für die verschiedensten Geschäftsbereiche passgenau maßschneidern können – und damit den breiten Anwendungsbereich des Microsoft Copilot Studios.

• Passgenauer Copilot-Assistent für den HR-Support: Ein typisches Anwendungsbeispiel ist ein „HR-Support-Copilot“. Also ein maßgeschneiderter KI-Assistent, der die Personalabteilung entlastet und dafür zum Beispiel in Microsoft Teams integriert wird. Dieser Copilot-Agent beantwortet dann auf Basis explizit vorgegebener Inhalte zuverlässig die häufigsten HR-Anfragen. Zum Beispiel Auskünfte zur arbeitsfreien Zeit, Feiertagen, Weiterbildungen etc. Bei komplexen Fragen, die der angepasste Copilot-HR-Agent nicht sicher beantworten kann, übergibt er selbstständig an das menschliche HR-Team. Auf diese Weise können die Mitarbeitenden des Unternehmens eigenständig, schnell und effizient auf die gewünschten HR-Informationen zuzugreifen („Self-Servie-Plattform“), ohne selbst das Intranet durchsuchen zu müssen oder die HR-Mitarbeitenden immer wieder mit denselben Fragen zu beschäftigen.
• Firmeneigener KI-Chatbot für den Kundenservice: Ein weiteres Anwendungsbeispiel für das Microsoft Copilot Studio ist der Einsatz eines speziell für Ihr Unternehmen und Ihre Produkte maßgeschneiderten Copilot-Chatbot-Agenten im Kundenservice, der häufig gestellte Kundenfragen sowohl per E-Mail als auch im Live-Chat zuverlässig allein auf Basis der vorgegebenen Informationen beantworten kann. Zum Beispiel zu allgemeinen Produktinformationen oder für einfache Problemlösungen. Bei komplexeren Angelegenheiten kann der KI-Chatbot dann die Anfragen automatisch an menschliche Mitarbeiter weiterleiten und übergeben.
• Spezialisierter KI-Assistent für das Projektmanagement: Ein weiterer nützlicher Einsatzbereich für das Microsoft Copilot Studio ist ein intelligenter Projektmanagement-Assistent. Dieser angepasste Copilot-Agent mit sicherem Zugriff auf die spezifischen Datenquellen kann Projektmanager dabei unterstützen, Projektpläne zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und die Projektfortschritte zu überwachen. Er kann beispielsweise auch Risikobewertungen erstellen oder Empfehlungen zur Optimierung der Abläufe geben.
• Mit den eigenen Marketingmaterialien trainierter PR-Bot: Ein im Copilot-Studio maßgeschneiderter KI-Chatbot, als dessen Wissensgrundlage der Marketingordner in der Dateiablage des eigenen Unternehmens fungiert, kann Marketingteams beim Entwerfen von Kampagnen unterstützen und Vorlagen für die benötigten Inhalte erstellen. Oder auch die relevanten Marketingkennzahlen und aktuellen Trends analysieren.
• Zuverlässiger KI-Chatbot für den IT-Support der eigenen Mitarbeiter: Auch für den IT-Support der eigenen IT-Abteilung ist ein spezialisierter Copilot-Chatbot extrem praktisch, der die Mitarbeitenden des eigenen Unternehmens individuell bei deren technischen Problemen unterstützt und persönlich anleitet. Erst wenn die Konservation bei zu komplexen Fragen zu scheitern droht, übergibt der KI-Chatbot automatisch an einen menschlichen IT-Mitarbeitenden. Dadurch werden die chronisch überlasteten IT-Abteilungen spürbar entlastet – und die hilfesuchenden Mitarbeiter erhalten schneller die benötigte Unterstützung.

4. Wie bekomme ich das Microsoft Copilot Studio? Download & Login

Navigieren Sie zu der offiziellen Microsoft-Webseite https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot/microsoft-copilot-studio, klicken Sie auf → Kaufen und laden Sie sich die Software herunter. Nach der Installation und dem Öffnen der Software können Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden. Nach dem Login haben Sie dann Zugriff auf alle Funktionen des Microsoft Copilot Studios und können sofort mit der Erstellung und Anpassung Ihrer eigenen KI-Chatbot-Agenten beginnen.

5. Anleitung für das Microsoft Copilot Studio: Einen neuen Copilot-Agenten erstellen & anpassen

• Öffnen Sie das Microsoft Copilot Studio und klicken Sie auf → Erstellen und auf → Neuer Agent. Wenn Sie das Copilot Studio alternativ aus der Teams-App heraus öffnen wollen, dann suchen Sie im App-Store von Teams nach → Power Virtual Agents (geplante Umbenennung in → Copilot Studio) und fügen Sie die Anwendung hinzu. Wenn Sie diese Power-Anwendung öffnen, gelangen Sie ebenfalls automatisch zur Startseite des neuen Microsoft Copilot Studios.
• Geben Sie dann dem neuen Copilot-Agenten einen aussagekräftigen Namen und beschreiben Sie in der Zeile darunter den Zweck und die Aufgaben dieses angepassten Copilot-Bots.
• Legen Sie anschließend (optional) fest, wie dieser KI-Assistent auf bestimmte Anfragen reagieren soll. Zum Beispiel, indem Sie die passenden Antworten zu bestimmten Fragen vorgeben. Oder indem Sie Befehle für bestimmte Aktionen festlegen, die dieser Copilot-Bot in bestimmten Fällen ausführen soll. Zum Beispiel den Vorgang zu eskalieren und an einen menschlichen Mitarbeiter zu übergeben, wenn bestimmte Themen angesprochen werden.
• Wählen Sie dann unter → Wissen hinzufügen die Datenquellen aus, auf die dieser Copilot-Agent zugreifen soll, um auf Basis dieser vorgegebenen Informationen zuverlässige Antworten zu generieren.
• Anschließend können Sie Ihren neuen Copilot-Agenten in einer Testumgebung auf Herz und Nieren testen und überprüfen, indem Sie ihm die verschiedensten Fragen stellen. Nehmen Sie dann, falls erforderlich, weitere Anpassungen und Verfeinerungen in Ihren Anweisungen oder der zur Verfügung gestellten Datengrundlage vor.
• Wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, können Sie den neuen, maßgeschneiderten Copilot-Agenten → veröffentlichen und beispielsweise in bestimmten Office-Anwendungen integrieren (z.B. in Teams oder Outlook).
• Weitere Details hierzu finden Sie in der → Anleitung für das Copilot Studio im Microsoft Support. Oder noch viel einfacher: Sie nutzen einfach unseren folgenden genialen Tipp zur Selbsthilfe!

Mehr Informationen, wo Sie die Copilot-Agenten in Microsoft 365 überall finden und wie Sie schlüsselfertig vorgefertigte Copilot-Agenten über den neuen Agents-Store auch ohne das Microsoft Copilot Studio nutzen können, finden Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag zu dem → Copilot Agents-Store!

6. Extra-Tipps: Das kann Copilot für Microsoft 365 alles – Anleitungen mit Video-Tutorials!

Der KI-Assistent Microsoft 365 Copilot wurde bereits in die verschiedensten Office-Apps integriert, wie zum Beispiel Outlook, OneNote, Teams, PowerPoint, Word und Excel. Abhängig von dem jeweiligen Office-Tool bietet der Copilot-Assistent dabei die unterschiedlichsten Unterstützungsfunktionen. Welche das sind – und wie praktisch das ist – zeigen Ihnen unsere folgenden Büro-Kaizen-Anleitungen.

→ Der Copilot für Microsoft 365: Alle Funktionen des KI-Assistent einfach erklärt – inklusive Praxisbeispielen und Video.
→ Die Copilot-KI in Word: Zeitsparende KI-Unterstützung für das Schreiben, Lesen, Bearbeiten & Verstehen von Texten.
→ Die Copilot-KI in Excel: Tabellen einfach per Sprachbefehl erstellen, bearbeiten, analysieren & visualisieren lassen.
→ Die Copilot-KI in Outlook: Konversationen zusammenfassen, E-Mails automatisch beantworten und den Posteingang verwalten lassen.
→ Die Copilot-KI in OneNote: Intelligente KI-Unterstützung bei der Notizbucharbeit und der Dokumentation von Abläufen aller Art.
→ Die Copilot-KI in Teams: Dateien, Chats und Besprechungen zusammenfassen sowie Vorschläge, Vorlagen und Protokolle erstellen lassen.
→ Die Copilot-KI in PowerPoint: Visualisiert Ihre Ideen oder Dokumente und wandelt sie in professionelle, hochwertige Präsentationen um.
→ Kostenloses Büro-Kaizen Download-Center: Hier können Sie sich viele weitere praxisnahe Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz und Produktivität bei der Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen → kostenlos herunterladen!

Büro-Kaizen Video-Anleitung: Wie man Microsoft Copilot als Unternehmen optimal nutzt

(Dauer: 10:32 Minuten)

Inhalt zum Tutorial Microsoft Copilot als Unternehmen nutzen

1. Einleitung 00:00
2. Drei Versionen des Microsoft Copilot 00:21
3. Copilot mit Datenschutz für Unternehmen 05:49