Intelligente Besprechungszusammenfassungen in Teams: KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen revolutionieren Protokolle – mit Video-Tutorial

Die neue Funktion „Besprechungszusammenfassung“ in Microsoft Teams erstellt automatisch KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen – und ist nichts Geringeres als eine Revolution im Protokollwesen! Denn die Copilot-KI in Teams kann Protokolle nicht nur extrem schnell automatisch und mit enormer Zeitersparnis erstellen. Das Ergebnis kann zudem auch noch viel mehr als dies ein menschlicher Protokollant in einem formalen Protokoll jemals darstellen könnte. In dieser Büro-Kaizen-Anleitung erfahren Sie alles zu den Vorteilen, Features und Voraussetzungen für die intelligenten Meeting-Zusammenfassungen in Teams, inklusive Praxisbeispiel. Oder überzeugen Sie sich am besten gleich selbst – mit unserem Video-Tutorial zu den intelligenten KI-Besprechungszusammenfassungen in Teams ganz unten, am Ende dieses Beitrags.

1. Sind die KI-erstellten Meeting-Zusammenfassungen in Teams wirklich vollwertige Besprechungsprotokolle?

Die KI-generierten Besprechungszusammenfassungen in Microsoft Teams bieten einen sehr guten, detaillierten und optional auch vollständigen Überblick über die Inhalte einer Online-Besprechung. Es ist ein sehr leistungsstarkes Werkzeug für die Anfertigung formaler Protokolle – und weit darüber hinaus. Dennoch gibt es einige Einschränkungen zu berücksichtigen.

• Mögliche Fehlinterpretationen: Aufgrund der in nahezu allen KI-Chatbots immanenten Unsicherheiten (z. B. die Fehleranfälligkeit beim Kontextverständnis, impliziten Bedeutungen, Ironie etc.) kann es immer wieder zu Fehlinterpretationen kommen. KI-generierte Inhalte müssen daher immer abschließend von einem Menschen kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert werden, bevor sie seriös genutzt werden können.
• Formale Struktur: Die Meeting-Zusammenfassungen in Teams sind multimedial. Sie können also viel mehr leisten als klassische, manuell erstellte Protokolle. Die Zusammenfassung wird in Teams allerdings nicht von vorneherein in einem gängigen Protokollformat abgebildet (z. B. mit einer Gliederung in TOPs, Teilnehmerliste, Beschlüsse etc.). Tipp: Man kann die KI-Besprechungszusammenfassung jedoch in Word kopieren und dort von der Copilot-KI ganz einfach in ein formales Protokollformat und Layout umwandeln lassen (siehe unser Praxisbeispiel unten).
• Datenschutz & Sicherheit: Die Teams-Funktion für intelligente Meeting-Zusammenfassungen erfordert eine Transkription und – um alle Zusammenfassungsfeatures nutzen zu können – zudem auch eine Videoaufzeichnung der Besprechung. Das kann bei sensiblen Themen problematisch sein, beispielsweise wenn die Aufzeichnung anschließend mit externen Teilnehmern geteilt wird. Tipp: Mit einer Teams-Premium-Lizenz lassen sich sensible Details in Besprechungsaufzeichnungen zum Beispiel mittels eines Wasserzeichens zuverlässig schützen und vertraulich halten. Ansonsten verbleiben alle Daten, die die Copilot-KI verarbeitet, innerhalb des Microsoft 365-Tennants des jeweiligen Unternehmens und werden laut Microsoft weder für das Training der KI noch anderweitig genutzt (siehe unten im Absatz „Datenschutz“).

2. Alle Vorteile der KI-Besprechungszusammenfassungen in Teams auf einen Blick

Die meisten Menschen schreiben äußerst ungern Besprechungsprotokolle. Denn das erfordert nicht nur ein konzentriertes Mitschreiben während der Meetings, was häufig zulasten des eigenen Diskussionsbeitrags geht. Sondern bedeutet zudem auch viel Arbeit und Zeitaufwand für die Nachbereitung und anschließende Protokollerstellung.

• Die KI-generierten Meeting-Zusammenfassungen in Teams sind daher nicht nur dann ideal, wenn sich keine freiwilligen (oder geeigneten) Protokollanten für das Besprechungsprotokoll finden.
• Sie sind auch eine herausragende Informationsquelle, falls man selbst ein Meeting verpasst hat, aber dennoch auf dem Laufenden bleiben will.
• Oder wenn man eine wichtige Aussage in einer Besprechung sucht, um diese noch einmal im Originalton zu hören und zu lesen.

3. Lizenz-Voraussetzungen: Wer kann alles die KI-Meeting-Zusammenfassungen nutzen?

Für die KI-Zusammenfassung benötigt man eine Teams Premium Lizenz (ca. 10 € pro Monat). Dabei genügt es allerdings prinzipiell schon, dass allein der Besprechungsorganisator eine Teams Premium Lizenz besitzt. Wer zusätzlich den vollen Copilot-Funktionsumfang nutzen möchte, um zum Beispiel der KI persönliche Fragen zu dem Online-Meeting zu stellen oder einzelne Fakten checken zu lassen, benötigt eine Microsoft 365 Copilot Lizenz (rund 30 € pro Monat). Die kostenlose Copilot Chat-Version reicht für die KI-erstellten Meeting-Zusammenfassungen in Teams leider nicht aus.

4. Datenschutz: Wie sicher sind persönliche Daten & sensible Inhalte bei den KI-Besprechungszusammenfassungen?

Durch die tiefe Integration des Copilot-KI-Chatbots in Microsoft 365 hat Microsoft eine sichere KI-Lösung für seine Geschäftskunden und den Einsatz im Unternehmensumfeld geschaffen. Denn anders als bei vielen frei zugänglichen KI-Modellen werden die Eingaben weder für das weitere Training der KI verwendet noch verlassen die eingegeben oder generierten Daten den Tennant des jeweiligen Microsoft 365-Kunden.

• Im Februar 2025 wurde zudem nach mehrjähriger Entwicklungs- und Aufbauarbeit die dritte und letzte Ausbaustufe von Microsofts „EU Data Boundary“ (EU-Datenschutzgrenze) erfolgreich abgeschlossen.
• Damit können alle europäischen Microsoftkunden aus dem privatwirtschaftlichen und öffentlichen Sektor ihre Kundendaten und pseudonymisierten personenbezogenen Daten für die zentralen Cloud-Dienste von Microsoft (z. B. Microsoft 365, Dynamics 365, Power Platform und die meisten Azure-Dienste) DSGVO-konform und sicher innerhalb der Europäischen Union speichern und verarbeiten. Das betrifft nun auch die Microsoft Professional Service Daten aus technischen Support-Interaktionen.
• Die von der Copilot-KI in Microsoft Teams erstellten Meeting-Zusammenfassungen sind also auf den Schutz geschäftlicher Daten ausgelegt – im Unterschied zu vielen KI-Schattenanwendungen, die viele Beschäftigte mittlerweile auch ohne Erlaubnis ihres Arbeitgebers einsetzen, um ihren persönlichen Arbeitsalltag zu erleichtern.

5. Einstellungen: Wie aktiviert man die KI-Besprechungszusammenfassung in Teams?

Damit Teams automatisch eine Meeting-Zusammenfassung generiert, müssen folgende drei Einstellungen bzw. Maßnahmen berücksichtigt werden.

1. Öffnen Sie im Vorfeld der Videokonferenz die → Besprechungsoptionen zu diesem Termin in Ihrem Teams. Klicken Sie in diesen Besprechungsoptionen links auf → Aufzeichnung und Transkript und aktivieren Sie in der rechten Bildschirmhälfte die Option → Aufzeichnen und Transkribieren (siehe unser Video-Tutorial unten ab Minute 07:20). Nur so erhält die Copilot-KI in Teams überhaupt die Grundlage, um das Meeting zusammenfassen zu können.
2. Stellen Sie anschließend in den Besprechungsoptionen direkt darunter die → Gesprochene Sprache in dieser Besprechung richtig ein. Also falls das Meeting nicht auf Englisch, sondern auf → Deutsch stattfinden wird.
3. Alle Besprechungsteilnehmer müssen zudem ein eigenes Endgerät mit ihrem eigenen Teams-Account verwenden. Nur so kann die Copilot-KI die verschiedenen Redeanteile auch korrekt den jeweiligen Personen zuordnen. Es genügt leider (noch) nicht, bei hybriden Teamsbesprechungen einfach einen Laptop in die Mitte des Tisches zu stellen.

6. Anleitung: Was sehe ich wo in einer KI-Besprechungszusammenfassung in Teams?

Hier sehen Sie eine kurze Übersicht über alle Elemente, die in einer intelligenten KI-Besprechungszusammenfassung in Microsoft Teams angezeigt werden. Die Meeting-Zusammenfassung können Sie wenige Minuten nach der Besprechung in den Besprechungsdetails des Termins mit einem Klick auf die Registerkarte → Zusammenfassung öffnen. Die vollständige Beschreibung aller Elemente einer KI-Besprechungszusammenfassung in Teams sehen Sie auch ausführlich in unserer Video-Anleitung unten ab Minute 0:21.

• Videoplayer (Videoaufzeichnung): Links oben sehen Sie den Videoplayer mit der vollständigen Aufzeichnung des Teams-Meetings. Dies ist die Grundlage und Datenbasis für alle KI-Funktionen, wie zum Beispiel das automatisch erstellte Transkript (Verschriftlichung) des Meetings und die KI-generierte Zusammenfassung.
• Aufzeichnungsoptionen: Unterhalb des Videofensters stehen Ihnen drei Optionen für einen gezielten Zugriff auf die Besprechungsaufzeichnung zur Auswahl:
  • Sprechende: Listet alle Teilnehmer auf, die gesprochen haben. Die Beiträge sind chronologisch und nach Dauer sortiert, sodass man gezielt direkt zu den entsprechenden Stellen im Video springen kann.
  • Themen: Die besprochenen Themen werden von der KI automatisch erkannt, benannt und chronologisch gegliedert. Das ermöglicht ein schnelles Navigieren zu bestimmten, relevanten Diskussionspunkten entlang der Zeitachse der Videoaufzeichnung.
  • Kapitel: Die KI analysiert den Inhalt des Meetings, unterteilt alles für eine bessere Orientierung automatisch in Kapitel und versieht diese jeweils mit einer passenden Überschrift.
• Inhalt: Rechts neben dem Videofenster werden Ihnen bei „Inhalt“ alle während der Teams-Besprechung geteilten Dateien und Präsentationen angezeigt, was einen direkten Zugriff auf die Dokumente ermöglicht.
• Anwesenheit: Zeigt die Teilnehmerliste dieser Videokonferenz an.
• KI-Zusammenfassung: Hier können Sie die automatisch generierte Zusammenfassung des Teams-Meetings einsehen. Unterhalb der in Themenblöcken zusammengefassten Kernaussagen werden auch die automatisch identifizierten Folgeaufgaben und To-Dos (ggfs. inklusive Verantwortlichen) aufgelistet.
• Erwähnungen: Rechts neben der Schaltfläche für die KI-Zusammenfassung können Sie sich alle persönlichen Erwähnungen anzeigen lassen, wo Sie persönlich namentlich während des Meetings erwähnt oder angesprochen wurden – also alle Besprechungsstellen, die für Sie persönlich von besonderem Belang sind.
• Transkript: Über diese Option können Sie sich die vollständige, chronologische Mitschrift des gesprochenen Inhalts dieser Teams-Besprechung anzeigen lassen. Das Transkript können Sie dann zum Beispiel nach bestimmten Stich- und Schlagwörtern durchsuchen lassen.
• Copilot: Ganz rechts oben steht Ihnen noch die Schaltfläche „Copilot“ zur Verfügung. Nutzer mit einer Copilot-Lizenz können hier dem KI-Chatbot individuelle Rückfragen zu einzelnen Themen, Zitaten oder Inhalten des Meetings stellen. Zum Beispiel: „Was hat Frau XY zu dem Thema Budget gesagt?“ Oder: „Was hat Herr YZ auf die Frage zu den Projektverzögerungen geantwortet?“ Der Chatbot generiert die Antworten dabei auf Datenbasis des vollständigen Transkripts.

7. Praxisbeispiel: Eine KI-Besprechungszusammenfassung in ein Protokoll umwandeln lassen

Für das folgende Praxisbeispiel wurde unser Video-Tutorial unten als Inhalt für eine Teams-Besprechung simuliert. Die daraus erstellte Meeting-Zusammenfassung wurde dann einfach in Microsoft Word kopiert und der Microsoft Copilot angewiesen, dies in das Format eines formellen Besprechungsprotokolls umzuwandeln. Hier das überaus schnelle, zutreffende und absolut praxistaugliche Ergebnis (mit lediglich minimaler sprachlicher Überarbeitung). Überzeugen Sie sich selbst und sehen Sie sich unsere Video-Anleitung zu den KI-Meeting-Zusammenfassungen in Teams am besten gleich direkt im Anschluss an.

8. Tipps zu Microsoft Teams und unser Video-Tutorial zu den „KI-Zusammenfassungen in Teams“

Microsoft Teams ist die zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform für die interne Zusammenarbeit im Microsoft 365-Ökosystem. Dementsprechend viele nützliche Funktionen und Features sind auch in der Teams-Anwendung verfügbar. Damit Sie den Überblick behalten und das Tool möglichst gut und bequem einsetzen können, haben wir Ihnen hier unsere wichtigsten Anleitungen und Tipps rund um die Teams-App aufgelistet – verpassen Sie auch nicht unser YouTube Video-Tutorial zu den KI-generierten Meeting-Zusammenfassungen direkt im Anschluss.

• Unsere Themenseite zu Microsoft Teams: Die besten Tipps, Tricks und Anleitungen für einen effizienten Einsatz des Kollaborationstools.
• Kostenloses eBook: „Microsoft Teams – Die Top 10 Funktionen für die Arbeit mit Teams (als gratis Download)!
• Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praxiserprobte Checklisten, Tipps und Vorlagen für mehr Effizienz und Produktivität im Büro.

Büro-Kaizen Tutorial: Dank Copilot nie wieder Besprechungsprotokolle schreiben! (KI-Zusammenfassung)

(Dauer 09:52 Minuten)

Inhalt des Videos zur Teams Meeting-Zusammenfassung:

1. Einleitung 00:00 
2. Elemente der KI-Zusammenfassung 00:21 
3. Welche Lizenz ist Voraussetzung für die Funktion? 06:26 
4. Einstellungen: Auf was muss man achten? 07:20 
5. KI am Arbeitsplatz 08:29