Der „Copilot Agents-Store“: Kostenlose vorgefertigte KI-Spezialagenten für spezifische Szenarien (mit Beispielen & Anleitung)

Mit dem „Copilot Agents-Store“ können Microsoft 365-Nutzer auf über 70 schlüsselfertig vorgefertigte, spezialisierte und sofort einsatzbereite KI-Agenten zugreifen. Und das meist kostenlos und ohne dass man dafür selbst einen eigenen Copilot-Agenten im (kostenpflichtigen) Microsoft Copilot Studio erstellen muss. Dadurch wird die Nutzung dieser spezialisierten KI-Tools deutlich einfacher und breiter einsetzbar. Wie Sie nun den Agents-Store im Microsoft Copilot konkret nutzen, welche Lizenz man dafür benötigt und was die KI-gesteuerten Bots alles können, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Unterschiede & Gemeinsamkeiten: „Microsoft Copilot“ vs. „Copilot-Agent“

Der „Microsoft Copilot“ ist ein KI-gestütztes Assistenzsystem, das von Microsoft auf Basis des Large Language Models von OpenAI (u.a. „ChatGPT“) entwickelt wurde. Die Copilot-KI nutzt aber nicht nur das jeweils aktuellste LLM von OpenAI (z.B. GPT-4 Turbo), sondern ergänzt dies um weitere eigene Technologien, Schnittstellen, Funktionen, einer eigenen Benutzeroberfläche und vor allem auch eigenen Sicherheitsstandards im Bereich Datenschutz und Nutzersicherheit. Die Business-Versionen „Microsoft 365 Copilot“ und „Microsoft 365 Copilot-Chat“ wurden zudem auch tief in das Microsoft 365-Ökosystem und die wichtigsten Office-Apps wie Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Planner und Teams integriert. Durch diese tiefe Integration kann der Copilot-KI-Assistent sowohl kreative wie auch produktive Aufgaben übernehmen (vom Analysieren großer Datenmengen in Excel über die kreative Ideenfindung beim Brainstorming bis zur Erstellung von Texten, Präsentationen und E-Mails).

Ein „Copilot-Agent“ ist hingegen ein spezialisierter KI-Bot auf Basis der Copilot-KI, der ganz speziell für bestimmte Aufgaben oder Prozesse maßgeschneidert angepasst wurde. Durch die Vorgabe spezifischer Regeln, Ziele und weiterer Bedingungen (wie zum Beispiel zum Antwortverhalten oder der zu verwendenden Datengrundlage) werden die Anfragen und Aufgaben präziser, zuverlässiger und in wiederholbarer Qualität erledigt. Im Unternehmenskontext können solche angepassten KI-Agenten beispielsweise Kundenanfragen zuverlässig allein auf Basis vorgegebener Produktdaten beantworten (ohne zu halluzinieren), allein auf Basis der vorgegebenen Projektdaten das Projektmanagement unterstützen oder die eigenen Mitarbeiter individuell bei deren IT-Problemen und IT-Fragen aller Art anleiten.

2. Wo gibt es die Copilot-Agents überall in Microsoft 365?

Die Copilot-Agents tauchen mittlerweile an mehreren Stellen und in verschiedenen Apps im Microsoft 365-Ökosystem auf. Die Grundlage hierfür ist aber immer entweder das Microsoft Copilot Studio (zum Erstellen eigener KI-Agenten) oder der Copilot Agents-Store (zum Verwenden schlüsselfertig vordefinierter KI-Agenten). Hier ein kurzer Überblick, wo man die Copilot-Agents inzwischen überall findet, welche Lizenzen dafür benötigt werden und was sie kosten.

Wo kann man die Copilot-Agents in Microsoft 365 überall finden und einsetzen?

• Im Agents-Store in Microsoft 365 Copilot und Copilot-Chat: In der Desktop- sowie Web-App des Microsoft 365 Copilot sowie Microsoft 365 Copilot-Chats finden Sie den Agents-Store direkt im Menü am linken Bildschirmrand unter dem Eintrag → Chat → Agents. In diesem Agents-Store kann nach bestimmten Copilot-Agenten für spezifische Aufgaben gesucht und der gewünschte Spezialagent dann hinzugefügt und angepinnt werden (z.B. für die Reiseplanung, Meeting-Organisation etc.).
• Im Microsoft Copilot Studio: Diese Low-Code-Plattform dient der Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung eigener Copilot-Agents (zum Beispiel für Teams, Outlook, Power Apps u.a.m.). Für das Erstellen eigener Copilot-Agents im Studio wird kein Programmierwissen benötigt. Die Verwaltung erfolgt entweder über das Microsoft 365 Admin Center oder über das Power Platform Admin Center (zu unserer → Anleitung für das Copilot-Studio).
• Direkt in Microsoft 365-Apps wie Teams & Outlook (vollintegriert): Über den Copilot Agents-Store können passende KI-Spezialagenten direkt in Office-Apps wie Microsoft Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint und OneDrive installiert werden. Weitere Office-Apps sollen in Kürze folgen. Im Agents-Store gibt es aber nicht nur spezialisierte Copilot-Agenten von Microsoft, sondern auch die im Unternehmen selbst erstellten Copilot-Agents sowie entsprechende KI-Bots von vertrauenswürdigen Drittanbietern.
• In Copilot-Notebooks (nur für Microsoft 365 Copilot-Lizenzen): Die ebenfalls relativ Copilot-Notebooks sind spezielle KI-gestützte Arbeitsbereiche, die wie eine Art virtuelle Sammelmappe für ausgesuchte Inhalte fungieren. Die Copilot-KI arbeitet dann nur allein mit dieser Datenbasis, was zuverlässigere Ergebnisse ohne Halluzinationen ermöglicht. Auch hier kann man, ähnlich wie bei den Copilot-Agents, konkrete Anweisungen und Antwortregeln vorgeben. Trotz dieses Agenten-ähnlichem Verhalten handelt es sich bei den Notebook-Bereichen allerdings technisch gesehen nicht um vollwertige KI-Agenten

Unterschied, Lizenz-Voraussetzungen & Kosten: Copilot Studio vs. Copilot Agents-Store

3. Anleitung: Copilot-Agenten im Agents-Store suchen und aktivieren

Die Verfügbarkeit der Copilot-Agents wird von den Administratoren einer Organisation zentral im Microsoft 365 Admin Center gesteuert. Hier können die Admins festlegen, welche Copilot-Agents für die Beschäftigten des Unternehmens zugänglich sind und welche nicht, sowie auch die Verteilung einzelner KI-Agenten an bestimmte Benutzer oder Gruppen verwalten. Um nun als Endnutzer den Agents-Store nach einem passenden Copilot-Agent zu durchsuchen und diesen zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor.

1.  Öffnen Sie die Web- oder Desktop-App von Microsoft 365 Copilot bzw. Copilot-Chat und melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an, z.B. auf www.microsoft365.com.
2. Wählen Sie dann in der linken Seitenleiste im Bereich „Chat“ die Option → Agents und → Alle Agents anzeigen.
3. Daraufhin öffnet sich in der rechten Bildschirmhälfte der Copilot Agents-Store, den Sie nun nach passenden Copilot-Agents durchstöbern oder mittels der Suchzeile gezielt nach bestimmten KI-Agenten durchsuchen können. Alternativ gibt es auch noch thematische Filteroptionen für die Agents.
4. Wenn Sie einen passenden Copilot-Agent gefunden haben, wählen Sie diesen aus und klicken auf → Hinzufügen bzw. → Agent aktivieren, um ihn zu installieren. Anschließend können Sie diesen KI-Agenten am jeweiligen Einsatzort verwenden, zum Beispiel direkt in der entsprechenden Office-App wie Teams oder Outlook.

Übersicht: Die wichtigsten Kategorien & Funktionen vorgefertigter Copilot-Agents im Agents-Store

Praxisbeispiele: Zwei vorgefertigte Copilot-Agents für Outlook und Teams

1. Der Copilot-Agent „Meeting Assistant“ für Outlook: Für die Automatisierung der Terminplanung und der E-Mail-Kommunikation rund um Meetings. Sobald Sie diesen Copilot-Agenten im Agents-Store aktiviert haben, erscheint er in Ihrem Outlook in der E-Mail- sowie Kalenderansicht als Vorschlag in der rechten Bildschirmseite. Der Meeting-Assistant-Agent in Outlook findet zum Beispiel passende Zeitfenster auf Basis der Kalender aller eingeladenen Teilnehmer (mit alternativen Terminvorschlägen) und kann vollautomatisch die entsprechende Einladungen, Agenda und Teilnehmerliste generieren. Oder auch für das Thema des Meetings relevante Informationen aus E-Mails, Kalendern und Dateien extrahieren. Hinzu kommen Erinnerungs-E-Mails vor dem Meeting, Follow-up-Mails nach der Besprechung sowie automatisch erstellte Zusammenfassungen, Protokolle, Aufgabenlisten etc.
2. Der Copilot-Agent „Customer Insights Assistant“ für Microsoft Teams: Für die Unterstützung bei der Arbeit mit Kunden im Vertrieb, Marketing, Produktmanagement und Support. Sobald Sie den „Customer Insights Assistant“ im Copilot Agents-Store aktiviert haben, steht der Bot in Ihrer Teams-App zur Verfügung. Dieser Copilot-Agent kann interne Daten (z.B. aus SharePoint, CRM, Excel-Tabellen) sowie Daten aus externen Quellen (z.B. Websites, Branchenberichte etc.) aggregieren und daraus beispielsweise Branchentrends, Wettbewerbsaktivitäten und personalisierte Kundenprofile mit den individuellen Kundenbedürfnissen ableiten (Interessen, Kaufverhalten, Historie). Der KI-Agent kann daraus dann Zusammenfassungen und Handlungsempfehlungen erstellen, Marktanalyse durchführen, gezielte Briefings für Kundengespräche vorbereiten (z.B. relevante Informationen zum Kunden, offene Themen und Gesprächsziele), Empfehlungen für Marketingkampagnen und Vertriebsstrategien geben und sogar während Teams-Besprechungen in Echtzeit entsprechende Insights liefern. Ebenfalls hilfreich ist die Sortierung der eigenen Kunden nach ihrem Kaufverhalten in Gruppen, mit Empfehlungen für die gezielte Ansprache dieser Zielgruppen.

4. Extra-Tipps zum Copilot Studio & Copilot-Notebook – mit Video-Tutorial!

Wenn Sie im Copilot Agent-Store keinen passenden vorgefertigten KI-Agenten finden, dann lohnt sich der Blick auf das Microsoft Copilot Studio. Denn im Copilot Studio gibt es ebenfalls viele vorgefertigte Agent-Vorlagen, die sich mit dem Low-Code-Baukasten leicht an die eigenen Anforderungen anpassen lassen – ganz ohne große Programmierkenntnisse. Für einige spezielle Szenarien ist auch das Copilot-Notebook eine praktische Alternative zu den Copilot-Agents. Mehr Details hierzu finden Sie in unseren folgenden Links sowie in unserem nachfolgenden YouTube Video-Tutorial!

→ Anleitung für das „Microsoft Copilot Studio“: Für maßgeschneiderte KI-Assistenten ohne Programmierwissen.
→ Das „Copilot-Notebook“ Feature: Für eine zuverlässigere KI-Unterstützung in Microsoft 365 ohne Halluzinationen.
→ Kostenloses Büro-Kaizen eBook „Copilot-Prompts“: Die besten Prompt-Vorlagen für den Microsoft 365 Copilot!

Copilot-Notebooks in OneNote: Das Ende der klassischen Notizbücher?

(Dauer: 13:56 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2. Die neuen Copilot-Notebooks im Web 00:21 
3. Integration der Copilot-Notebooks jetzt auch in OneNote 01:58 
4. Unterschiede: OneNote-Notizbuch vs. Copilot-Notizbuch 07:57 
5. Sind die Copilot Notebooks das Ende der klassischen OneNote-Notizbücher? 11:26 
6. Fazit und persönliche Einschätzung 12:34