Wer Microsoft Copilot kostenlos nutzen will, findet schnell ähnlich klingende Angebote, die sich jedoch im Detail erheblich unterscheiden. Denn es gibt die frei verfügbare Web-App Microsoft Copilot (free), weitere Copilot-Funktionen in den Microsoft-365-Privatabos, eine noch besser geschützte Arbeitsversion Microsoft 365 Copilot Chat für Business und Schule, die kostenpflichtige Vollversion Microsoft 365 Copilot sowie auch eine kostenlos herunterladbare Microsoft 365 Copilot-App. In diesem Büro-Kaizen® Vergleich erfahren Sie, welche Copilot-Versionen wirklich kostenlos verfügbar sind, welche Versionen was (nicht) können, was extra kostet und welche Datenschutzstandards und Integrationen in der jeweiligen Variante verfügbar sind.

Inhaltsverzeichnis

1. Zusammenfassung: Kann man die Microsoft Copilot-KI wirklich kostenlos nutzen?

Ja, Microsoft Copilot lässt sich kostenlos nutzen – aber nicht jede Copilot-Version ist kostenlos und nicht jede Gratis-Variante bietet denselben Funktionsumfang. Es gibt eine kostenlose Consumer-Version für Privatnutzer, Copilot-Funktionen ohne separate Zusatzkosten in bestimmten Microsoft-365-Privatabos, den in vielen Business- und Enterprise-Abos kostenlos enthaltenen Microsoft 365 Copilot Chat sowie die kostenpflichtige Add-on-Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot für die Vollversion. Hinzu kommt noch die kostenlose Microsoft 365 Copilot-App für Web, Desktop und Mobilgeräte, deren Funktionsumfang sich jedoch je nach dem Microsoft 365-Konto und der Copilot-Lizenz der angemeldeten Person unterscheidet. Hier die Übersicht über die wichtigsten Unterschiede, den Datenschutz und was die kostenlosen Copilot-Versionen (nicht) können – zunächst in einer Kurzfassung.

Kurzfassung: Wann reicht ein kostenloser Microsoft Copilot, wann benötigt man den kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot?

Wenn man nur einen allgemeinen KI-Chatbot für die Beantwortung konkreter Fragen, Textideen, Brainstormings, Zusammenfassungen oder die Bildgenerierung benötigt, reicht die kostenlose Consumer-Version „Microsoft Copilot (free)“ häufig völlig aus.
Bei privaten Microsoft 365-Abonnements (Single, Family und Premium) sind zudem grundlegende Copilot-Funktionen kostenlos direkt in den wichtigsten Office-Apps enthalten (z. B. Word, Excel, PowerPoint) – ohne weitere Zusatzkosten, allerdings mit Einschränkungen bei Personal- und Family-Abos, ohne Nutzungslimit im M365 Premium-Abo.
Allen Nutzern eines Microsoft 365 Business- und Enterprise-Abonnements wird kostenlos, die Arbeitsversion „Microsoft 365 Copilot Chat“ zur Verfügung gestellt. Der Copilot Chat bietet einen sicheren Datenschutz auf Unternehmensniveau (EDP) für alle Prompts und Antworten. Der Copilot Chat ist damit ein sicherer KI-Einstieg für Unternehmen ohne weitere Zusatzkosten – allerdings auch ohne Verbindung zu den vollständigen Arbeitsdaten und den Arbeitskontext des jeweiligen Nutzers in dessen Microsoft 365-Umgebung.
Die kostenpflichtige Add-on-Lizenz „Microsoft 365 Copilot“ ist die Vollversion des KI-Assistenten. Die Zusatzlizenz wird für die tiefe Integration in die Office-Apps sowie den vollen Zugriff auf den jeweiligen M365-Arbeitskontext benötigt.
Darüber hinaus gibt es noch einige leistungsstarke Spezial-Copiloten-Anwendungen, die ebenfalls kostenpflichtig sind, wie zum Beispiel Copilot Studio (KI-Agenten), Security Copilot (IT-Sicherheit) und GitHub Copilot (Entwickler, Coding).

2. Hintergrund: Wie funktioniert die Microsoft Copilot-KI?

Microsoft Copilot ist ein dialogorientierter KI‑Assistent, der auf großen Sprachmodellen (LLMs) und weiteren KI-Diensten basiert, allen voran auf ChatGPT und DALL-E (OpenAI), Microsofts eigenen Modellen und inzwischen auch Modellen von Anthropic. Nutzer geben dabei eine Frage oder eine Aufgabe in Form eines Prompts in natürlicher Sprache ein. Die Copilot-KI analysiert diese Eingabe und erstellt daraufhin passende Antworten, wie zum Beispiel Textvorschläge, Zusammenfassungen, Analysen oder Bilder. Dies wird durch die Kombination aus Sprachverständnis, Training und einem entsprechenden Datenzugriff ermöglicht.

Während die kostenlose Copilot-Version fast ausschließlich mit Web-Inhalten arbeitet, kann die kostenpflichtige Vollversion Microsoft 365 Copilot zusätzlich auch noch auf die Inhalte aus der Microsoft 365-Umgebung des Nutzers, innerhalb dessen Berechtigungen, zugreifen (z. B. E-Mails, Dateien, Kanal-Chats, Besprechungen etc.), um kontextbezogen zu dessen Arbeitsdaten zu antworten.
Erst dadurch wird Microsoft Copilot von einem allgemeinen KI-Chatbot zu einem spezialisierten „KI-Arbeitsassistenten für Microsoft 365“, der nicht nur die Office-Tools perfekt bedienen kann, sondern auch die geschützten Microsoft 365-Daten des jeweiligen Nutzers sicher mit einbeziehen kann.
Mehr technische Hintergrundinformationen hierzu erfahren Sie auf Microsofts eigener Erklärseite → „Was ist ein Copilot?“ sowie in unserem Beitrag → „Was die Microsoft Copilot-KI in Microsoft 365 alles kann“.

3. Übersicht über die Copilot-Produktfamilie: Kosten, Datenschutz & enthaltene Funktionen

3.1 Microsoft Copilot (free): Kostenlose & eingeschränkte Basisversion für Privatnutzer

Der kostenlose Microsoft Copilot (free) ist die eingeschränkte Basisversion für Privatnutzer (Consumer-Edition, Heimanwenderversion). In dieser kostenlosen Consumer-Variante ist die Copilot-KI vor allem ein web‑basierter KI‑Chat, der allgemeine Fragen beantwortet, Texte entwirft oder Bilder generiert.

Eingeschränkter Dateizugriff: Die Gratis-Version für Privatnutzer nutzt nur das Web-Wissen sowie den aktuellen Chat‑Kontext. Optional können auch Dokumente und Dateien berücksichtigt werden, die aktiv in den Chat hochgeladen werden. Die Free-Version hat jedoch keinen Zugriff auf die weiteren Microsoft‑365‑Daten und Inhalte der nutzenden Person (z. B. E‑Mails, Dateien, Meetings).
Punktuelle Anwendungsbereiche: Der kostenlose Copilot (free) eignet sich vor allem für einzelne punktuelle Aufgaben, wie zum Beispiel für die Beantwortung allgemeiner Fragen, Recherchen, Zusammenfassungen, Brainstormings, die Prompt-gestützte Texterstellung oder eine einfache Bildgenerierung.
Einfacher Datenschutz: Als offener Web Chat hat die kostenlose Consumer-Version jedoch nicht das Datenschutzniveau der „Microsoft 365 Copilot“-Varianten, die in die Compliance- und Sicherheitskontrollen des jeweiligen M365‑Abos eingebettet sind. Daher ist der kostenlose Microsoft Copilot (free) auch nicht für sensible und vertrauliche Arbeitsinformationen geeignet.
Breite Verfügbarkeit: Der Microsoft Copilot (free) kann kostenlos als Web-App im Browser genutzt werden, entweder direkt im Edge-Browser integriert oder via der Website → copilot.microsoft.com. Zudem gibt es auch eine kostenlose Copilot-App für Windows, Android und iOS.
Ohne Anmeldung möglich: Eine Anmeldung ist bei der Consumer-Variante nicht erforderlich. Bei der Anmeldung mit einem persönlichen, kostenlosen Microsoft-Konto erhält man jedoch einige zusätzliche Funktionen, wie zum Beispiel Chatverlauf, längere Unterhaltungen, Bildgenerierung, Datei-Upload, eine geräteübergreifende Nutzung sowie Sprachein- und -ausgaben (Voice-Interaktionen).

3.2 „Kostenlose“ Copilot-Versionen in privaten Microsoft 365-Abos (ohne Zusatzkosten)

Die Copilot-KI ist kostenlos in den privaten Abonnements Microsoft 365 Single, Family und Premium enthalten – ohne separate Zusatzkosten, allerdings mit Einschränkungen, Nutzungslimits und in unterschiedlichen Ausprägungen.

Microsoft 365 Single: Zusätzlich zu den Funktionen des kostenlosen Microsoft Copilot (free) ist der KI-Assistent hier auch gratis direkt in den wichtigsten Office-Desktops-Apps enthalten, zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote. Für bestimmte KI-Funktionen gelten allerdings monatliche Nutzungslimits, die nur eine begrenzte Anzahl an Nutzungen pro Monat erlauben und sich mit jedem neuen Monat automatisch wieder auffüllen (sogenannte KI-Credits). Ist dieses kostenlose Nutzungslimit während eines Monats aufgebraucht, kann man kostenpflichtig weitere KI-Credits für den Copilot kaufen.
Microsoft 365 Family: Das M365 Family-Abo enthält grundsätzlich dieselben kostenlosen Microsoft-Copilot-Features wie in M365 Single. Mit dem großen Unterschied allerdings, dass die Gratis-Integration des Copilot-KI-Assistenten in die Office-Apps (Word, Excel & Co) auf den Abonnementinhaber beschränkt ist. Die anderen Familienmitglieder können lediglich den Copilot-Chat via microsoft365.com nutzen.
Microsoft 365 Premium: Dies ist die derzeit umfangreichste Privatkunden-Variante, mit erweiterten Copilot-Funktionen inklusive der Nutzung von KI-Agenten und Special-Agents für komplexere Aufgaben. Der in Microsoft 365 Premium kostenlos enthaltene Copilot kann außerdem nicht nur punktuelle, sondern auch mehrstufige Aufgaben und Workflows ausführen (z. B. Datenrecherche + Analyse + Berichterstellung + Visualisierung der Ergebnisse). Ein weiterer entscheidender Unterschied ist zudem, dass es für den kostenlosen Premium-Copilot grundsätzlich keine Nutzungsgrenzen in Form von KI-Credits gibt.
Datenschutz & Sicherheit: Im Unterschied zur kostenlosen Consumer-Variante Microsoft Copilot (free) mit einem nur rudimentären Datenschutz, ist der in Microsoft 365-Abonnements enthaltene Copilot in die geschützten Konten und Sicherheitsmodelle der jeweiligen Microsoft 365-Umgebungen eingebettet. Daher ist der kostenlos in den Privatkunden-Abos von Microsoft 365 enthaltene „Microsoft 365 Copilot Chat“ auch sicherer als „Microsoft Copilot free“. Den privaten Microsoft 365-Abos Personal, Family und Premium fehlen jedoch die weitreichenden Sicherheitsfunktionen auf Unternehmensniveau, die nur in den Microsoft 365 Business- und Enterprise-Lizenzen enthalten sind (Compliance, Governance, Security). Vertrauliche Unternehmensdaten sollten daher dementsprechend nur mit der Copilot-KI in den M365 Business- und Enterprise‑Versionen geteilt werden.

3.3 Der kostenlos in Microsoft‑365‑Business-Abos enthaltene Microsoft 365 Copilot Chat

Die in den meisten Business-, Enterprise- und Education-Abos von Microsoft 365 kostenlos enthaltene Copilot-Version heißt „Microsoft 365 Copilot Chat“. Der Copilot Chat bietet Unternehmensdatenschutz (Enterprise Data Protection, EDP) für alle Eingaben, hochgeladenen Dokumente und Antworten in dem KI-Chat. Das heißt, alle Prompts und Ausgaben werden innerhalb der Microsoft 365-Dienstgrenze des jeweiligen Nutzers verarbeitet und unterliegen den entsprechenden Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Kontrollen. Sämtliche Ein- und Ausgaben werden auch nicht für das Training der zugrunde liegenden KI-Modelle verwendet. Damit ist der Microsoft 365 Copilot Chat der kostenlose und zugleich sichere Einstieg für Unternehmen in die Welt der KI-Assistenz.

Der Copilot Chat ist kostenloser Bestandteil der Microsoft 365-Lizenzen Business Basic, Standard und Premium, Enterprise E3, E5 und E7, Bildung A1, A3 und A5 sowie die Frontline-Lizenzen F1 und F3.
Der Microsoft 365 Copilot Chat erlaubt auch die begrenzte Nutzung von einfachen KI-Agenten, die zum Beispiel auf festen Anweisungen oder Webdaten basieren – allerdings nicht immer kostenlos, sondern oft im Rahmen eines nutzungsbasierten Pay-as-you-go-Modells.
Im Unterschied zur kostenpflichtigen Zusatzlizenz hat der kostenlose Microsoft 365 Copilot Chat jedoch keinen Zugriff auf den Microsoft Graph und damit auf die Arbeitsdaten des Nutzers in dessen Microsoft 365-Umgebung (z. B. E-Mails, Chats, Dateien, Besprechungszusammenfassungen etc.). Der kostenlose Copilot Chat kann nur mit den Webdaten, dem aktuellen Kontext der geöffneten Anwendung sowie den Informationen interagieren, die man ihm gibt, also zum Beispiel hochgeladene Dokumente oder eingegebene Daten. Lediglich in einzelnen Apps, zum Beispiel in Outlook, können zusätzliche Kontextinformationen verfügbar sein.
Im Unterschied zur kostenpflichtigen Zusatzlizenz ist der kostenlose Microsoft 365 Copilot Chat auch nur eingeschränkt in die wichtigsten Office-Apps integriert, wie zum Beispiel in Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und Teams. In der Regel gibt es in diesen Office-Apps nur eine Chat-Seitenleiste, über die man dem KI-Assistenten Prompts eingeben und die Antworten in das Dokument kopieren kann. Die direkte Bearbeitung in einem Dokument oder einer Präsentation mit vollem Arbeitskontext und umfangreichen App-Funktionen ist der kostenpflichtigen Vollversion Microsoft 365 Copilot vorbehalten (siehe unseren Beitrag → „Microsoft 365 Copilot Chat: Der kostenlose & sichere KI-Chatbot mit Unternehmensdatenschutz“).

3.4. Die kostenpflichtige Zusatzlizenz und Vollversion „Microsoft 365 Copilot“ (Add-on)

Die kostenpflichtige Vollversion heißt „Microsoft 365 Copilot“. Dies ist eine Add-on-Lizenz, die zusätzlich zu einem geeigneten Microsoft-365-Business-, Enterprise- oder Education-Plan für jede nutzende Person einzeln hinzugebucht werden kann. Gegenüber dem kostenlosen Microsoft 365 Copilot Chat bietet die Vollversion vor allem einen tieferen Zugriff auf den Arbeitskontext des Nutzers, eine stärkere direkte Integration in die Microsoft-365-Apps sowie leistungsfähigere KI-Assistenzfunktionen. Die Vorteile im Überblick:

tiefere App-Integration (KI-Assistenz direkt im Dokument, nicht nur in der Chat-Seitenleiste)
priorisierter Zugriff auf die Copilot-Ressourcen (Rechenleistungen, neue Features)
mehr und leistungsstärkere Funktionen (z. B. Suche, Analyse, Verwaltung, Notebooks etc.)
Zugriff auf alle fortschrittlichen Typen von KI-Agenten für die Automatisierung komplexer Workflows, inklusive des Arbeitskontextes und einer tiefen Integration in die Unternehmensprozesse
voller Zugriff auf die Arbeitsdaten und den Arbeitskontext des jeweiligen Nutzers innerhalb dessen Berechtigungen – also mit denselben Zugriffsrechten wie die nutzende Person. Zum Beispiel für das Zusammenführen von Informationen aus E-Mails, OneDrive- und SharePoint-Dateien, Teams-Chats, Kalender und Besprechungszusammenfassungen)
Hinweis: Die Produktnamen, Preise und Funktionsumfänge können sich regelmäßig ändern. Derzeit unterscheidet Microsoft in seinem Lizenzmodell zwischen dem „Microsoft 365 Copilot Business“ für alle kleinen und mittleren Unternehmen bis 300 Beschäftigte sowie dem „Microsoft 365 Copilot (Enterprise)“ für alle Großunternehmen. Die aktuellen Konditionen finden Sie hier auf → Microsofts offizieller Copilot-Produktwebseite).

3.5 Weitere Versionen von Microsofts Copilot-KI: Copilot Studio, GitHub Copilot und Copilot für Security (alle kostenpflichtig)

Derzeit gibt es noch drei weitere, spezialisierte Copilot-Varianten für bestimmte Einsatzbereiche – allesamt kostenpflichtig:

das Copilot Studio, eine Plattform zum Bauen und Verwalten eigener KI-Agenten
den Security Copilot zur Unterstützung der IT-Security und Cybersicherheitsteams
den GitHub Copilot für das Coding und Code Reviews in der Softwareentwicklung

Die kostenlose Microsoft 365 Copilot-App: Zentrale Plattform für die KI-Arbeit

Microsoft stellt auch eine kostenlose Microsoft 365 Copilot-App zur Verfügung (Web, Desktop, Mobile), die gratis aus dem Microsoft Store und den mobilen App-Stores heruntergeladen werden kann. Diese M365 Copilot-App ist aber nicht nur ein isolierter KI-Chat für einzelne Aufgaben, sondern eine deutlich leistungsstärkere zentrale Oberfläche, die verschiedene KI-Funktionen bündelt: Den Copilot Chat, erweiterte KI-Funktionen, Suche, KI-Agenten und weitere spezielle Arbeitsbereiche wie Pages und Notebooks. Der Download beziehungsweise der Zugriff auf die App selbst ist kostenlos – welche Copilot-Funktionen darin dann aber tatsächlich verfügbar sind, hängt von der jeweiligen Copilot- sowie Microsoft-365-Lizenz der nutzenden Person ab. Zusammengenommen bietet die Microsoft 365 Copilot-App im Wesentlichen folgende Mehrwerte und Einschränkungen:

Zentrale KI-Arbeitsplattform: Die App bündelt Copilot Chat, Suche, Dateien und den Zugriff auf KI-Agenten sowie andere Microsoft-365-Apps zentral an einem Ort und in einer gemeinsamen Oberfläche. So lassen sich Ideen, Inhalte und der Arbeitskontext leichter weiterverarbeiten, Aufgaben automatisieren und die Copilot-KI an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Zusätzliche KI-Arbeitsbereiche: Die Copilot Pages/Seiten ermöglichen die kollaborative Zusammenarbeit an einem KI-Projekt. In die Copilot Notebooks lassen sich die verschiedensten Inhalte sammeln; die Copilot-KI arbeitet dann nur auf Grundlage dieser Inhalte und liefert somit bessere und zuverlässigere Antworten auf Basis dieses Kontexts.
KI-Agenten und Automatisierung: Über die Microsoft 365 Copilot-App können – je nach Lizenz und Administratoreinstellungen – vorgefertigte KI-Agenten genutzt oder eigene Agenten erstellt und in Workflows eingebunden werden, was unter Umständen nutzungsbasierte Zusatzkosten verursacht.
Nutzungsvoraussetzungen: Die Microsoft 365 Copilot-App selbst ist kostenlos verfügbar. Ihr Funktionsumfang hängt allerdings von dem Microsoft-Konto der angemeldeten Person ab.
o Mit einem kostenlosen Microsoft‑Konto (kein M365) sind in der Copilot-App nur die grundlegenden Funktionen verfügbar, also vor allem der KI-Chat mit Web-basierten Antworten, Texthilfe, Bilderstellung und Sprachfunktionen.
o Mit einem Microsoft-365-Abo für Privatpersonen sind einige zusätzliche Copilot-Funktionen in bestimmten Office-Apps verfügbar.
o Business und Enterprise-Nutzer mit einem kostenlosen Microsoft 365 Copilot Chat erhalten zudem einen Unternehmensdatenschutz für ihre Eingaben und Antworten in der App (Enterprise Data Protection) sowie grundlegende M365‑Kontextfunktionen (eingeschränkter Zugriff auf die Arbeitsdaten).
o Nur mit der kostenpflichtigen Microsoft 365 Copilot Add-on-Lizenz erhält man den vollen Funktionsumfang in der Copilot-App, inklusive tiefer Integration in die Microsoft-365-Apps sowie vollen Zugriff auf die jeweiligen Arbeitsdaten des Nutzers (innerhalb dessen Berechtigungsgrenzen).

3.6 Fazit: Microsoft Copilot kann kostenlos genutzt werden, aber nur eingeschränkt

Die Microsoft Copilot-KI kann also wirklich kostenlos genutzt werden – für private Einzelaufgaben völlig kostenlos und ohne Anmeldung, in Unternehmen und Bildungseinrichtungen im Rahmen eines qualifizierenden Microsoft 365-Abonnements. Für Unternehmen ist der darin enthaltene „Microsoft 365 Copilot Chat“ ein sicherer Einstieg in die KI-Nutzung. Sobald der KI-Assistent jedoch die Arbeitsdaten der nutzenden Person aus deren Microsoft 365-Umgebung umfassend verstehen, bearbeiten, verknüpfen und weiternutzen soll, Inhalte in Office-Apps direkt bearbeitet oder komplexe Prozesse ausgeführt oder mittels KI-Agenten automatisiert werden sollen, wird die leistungsstärkere und kostenpflichtige Add-on-Lizenz „Microsoft 365 Copilot“ benötigt.

4. How-to: Anleitungen, Video-Tutorials & kostenloses eBook zu Microsoft Copilot – von Büro-Kaizen®

Büro-Kaizen® ist Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz und die digitale Zusammenarbeit. Wir bieten strategische Beratung und Consulting rund um Prozessoptimierung, Digitalisierung und Microsoft 365 an, sowie maßgeschneiderte Mitarbeiterschulungen, die exakt auf die Bedürfnisse und die Anwendungen in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sind. Auf www.buero-kaizen.de finden Sie zudem viele kostenlose Anleitungen, Tipps und Leitfäden rund um Büroorganisation, Teammanagement, Microsoft 365 und die Copilot-KI. In unserem kostenlosen YouTube-Kanal haben wir außerdem viele dazugehörige Video-Tutorials zum einfachen Nachklicken für Sie zusammengestellt. Hier finden Sie unsere entsprechenden Angebote und Informationen.

Unsere Copilot-Anleitungen: Auf dieser Themenseite sind alle unsere kostenlosen Anleitungen zur Copilot-KI aufgelistet, z. B. in Outlook, OneNote, Word, Excel, PowerPoint, Teams, zum Copilot Studio, Vision, den Notebooks und KI-Agenten.
Unsere YouTube Video-Tutorials: In unserem YouTube-Kanal finden Sie unsere Erklärvideos zu den unterschiedlichsten Büro- und Effizienzthemen sowie den vielen Funktionen in Microsoft 365 und den wichtigsten Office-Apps.
Kostenloses Büro-Kaizen® eBook: „Die besten Prompt-Vorlagen für den Copilot in Microsoft 365 – mit KI zu mehr Effizienz“ (als Gratis-Download, kostenlose Anmeldung erforderlich).
Beratung & Consulting: Die Chancen der Digitalisierung nutzen, Prozesse dauerhaft optimieren und das eigene Unternehmen zukunftsorientiert aufstellen.
Schulungen & Fortbildungen: Zu unserem Schulungs- und Fortbildungsangebot rund um Microsoft 365, die wichtigsten Office-Tools und/oder die Nutzung des Copilot-KI-Assistenten (Inhouse-Schulungen und Web-Seminare).