Überlastung – der Premium-Effizienzkiller! Wie Sie mit Büro-Kaizen® Ihre Überlastung reduzieren können



Die Belastung in der heutigen Arbeitswelt ist groß. Sehr viel Druck lastet auf den Angestellten und wirkt sich nicht nur auf ihre Zufriedenheit und Gesundheit aus, sondern auch auf ihre Effizienz. Überlastung ist ein Premium-Effizienzkiller.

Was ist das Problem

Wer überlastet ist, verliert schneller den Überblick, vergisst eher etwas und übersieht bei der Bearbeitung von Vorgängen etwas, das sonst sofort ins Auge springen würde. Man ist müde, schläft schlecht, womöglich ist man auch noch schlecht gelaunt. Und man macht Fehler.

Die Effizienz leidet massiv darunter. Die Überlastung wirkt sich damit auch aufs Team und auf das Unternehmen aus, denn entweder muss jemand doppelt arbeiten, um diese Fehler auszumerzen, oder die Arbeit wird gar nicht getan und Kunden oder Lieferanten stehen im Regen.

Überlastung verschwindet aber nicht einfach von selbst. Auch dann, wenn der auslösende Faktor der Überlastung – vielleicht ein eiliger, aber sehr großer und komplizierter Auftrag – längst behoben ist.

Denn in der Zeit der Überlastung ist vieles liegengeblieben, der Schreibtisch ist ein einziges Durcheinander, und immer wieder kommen Kollegen und mahnen irgendeinen Vorgang an. Das Chaos wächst, die Erschöpfung auch. Was können Sie dagegen tun?

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Bei Überlastung macht man häufiger Fehler, vergisst etwas und verliert schneller den Überblick.

So funktioniert es

Überlastung lässt das Chaos immer größer werden, selbst dann, wenn der Grund für die Überlastung schon abgearbeitet ist. Wenn Sie aber mit Hilfe von Büro-Kaizen® für eine strukturierte Basis sorgen, dann wird es beim nächsten eiligen, sehr großen und komplizierten Auftrag längst nicht so schnell zu einer Überlastung kommen. Lassen Sie mich Ihnen das an ein paar Beispielen erklären.

1. Tipp:

Wer überlastet ist oder auch nur wahnsinnig viel zu tun hat, neigt dazu, Dinge nicht dort abzulegen, wo sie hingehören, sondern sucht sich den vermeintlich leichtesten Ort dafür. Das ist meist der eigene Schreibtisch.

Und dort wächst und wächst und wächst das Chaos, bis die Suche nach einer Gesprächsnotiz eine Stunde in Anspruch nimmt, weil sie in oder unter einem der vielen Stapel liegt – wenn es überhaupt noch erkennbare Stapel gibt.

Das Schreibtischchaos sollten Sie spätestens nach erledigtem Auftrag sofort in Angriff nehmen. Denn liegt der nächste Auftrag schon obenauf, wächst das Chaos nur noch weiter.

Beginnen Sie damit, ein Foto von dem Chaos zu machen. Sie werden gleich sehen, wozu das gut ist.

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Der Vorher-Nachher-Effekt hier mal nebeneinander dargestellt: welcher der beiden Schreibtische zeugt wohl von Überlastung?

Räumen Sie nun die Schreibtischoberfläche einmal komplett leer. Wischen Sie die Oberfläche mit einem feuchten Lappen ab, damit auch der ganze Staub, der sich angesammelt hat, wegkommt. Lassen Sie nur noch Bildschirm, Telefon und Lampe darauf stehen.

Nun setzen Sie sich an den leergeräumten Schreibtisch. Nehmen Sie sich jetzt ein, zwei Minuten Zeit, dieses Gefühl kennenzulernen – oder es zu genießen. Eine leere Arbeitsfläche ist der beste Startpunkt, um einer Überforderung entgegenzuwirken!

Ordnen Sie nun alles, was Sie zuvor von der Fläche heruntergeräumt haben, in Ordner, in Schubladen und dorthin, wo es hingehört. Auf den Schreibtisch legen Sie nichts Neues! Auch nicht etwas aus der Kategorie „Vielleicht brauche ich das ja nochmal“. Finden Sie für alles einen festen Platz, an den Sie es ab sofort immer wieder zurückräumen.

Machen Sie nun auch von dem neuen Zustand ein Foto und heben Sie sich beide gut auf. Die neugewonnene Klarheit wird Ihnen gerade bei Überlastung helfen, den Kopf frei zu haben für Ihre eigentliche Aufgabe. Und die beiden Fotos werden Sie, wenn das Chaos nochmal überhandnimmt, daran erinnern, wie Sie das Chaos bändigen können.

Schauen Sie doch mal, wie ich das mache – ich habe Ihnen ein Video dazu erstellt: „Leertischler sind effizienter“.

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2. Tipp:

Ein oft unterschätzter Faktor bei Überlastung sind unklare Prozesse. Wer ist zuständig? Wie sollte man etwas handhaben? In welchem Zeitraum muss etwas geschehen? Was hat dabei Priorität? Oftmals sind Wege nicht geklärt, Informationen sind nicht auffindbar oder abrufbar, Reihenfolgen werden nicht eingehalten und Arbeitsabläufe dadurch massiv gestört.

Legen Sie deshalb die nötigen Einzelheiten fest: Wer ist für welchen Schritt im Prozess zuständig? Wie lange sollte jeder dieser Schritte im Idealfall dauern? Wie sollten die einzelnen Schritte durchgeführt werden? Wer hat die Gesamtverantwortung? Wer macht für wen die Urlaubsvertretung und kümmert sich dann um die betreffenden Details?

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Prozesse müssen allen klar sein, denn aus unklaren Prozessen kann schnell Überlastung entstehen.

Wenn Sie Ihre Prozesse auf diese Weise standardisieren, helfen Sie Ihrem Team in ruhigen wie in turbulenten Zeiten, den Überblick zu behalten und ihre Arbeit gut zu machen, ohne sich zu überlasten. Denn wer nicht mehr viermal nachfragen muss, ob die Info jetzt da ist, ob Sowieso sich zurückgemeldet hat, wann die Vorlage endlich kommt, kann entspannter bleiben und sich besser auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.

Einige Hilfen zur Klärung Ihrer Prozesse habe ich Ihnen hier bereitgestellt: wie Sie z. B. mit OneNote zusammenarbeiten können, woran Sie einen perfektionierten Prozess erkennen, oder auch wie Sie sich mit Visualisierung einen besseren Überblick über Ihre Prozesse schaffen können.

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Nutzen Sie Microsoft OneNote (seit 2010 kostenlos in allen Microsoft-Office-Paketen für Windows enthalten) für Ihre tägliche Arbeit.

3. Tipp:

Bei Überlastung ist oft nicht nur die Person betroffen, bei der ein Prozess hängenbleibt. Am Ende leiden auch die Kollegen, die den Prozess weiterführen müssen. Und es leiden Ihre Kundinnen und Kunden darunter.

Aber die Verlässlichkeit eines Unternehmens ist ein besonders wichtiges Aushängeschild. Wenn Ihr Unternehmen nicht verlässlich ist, wird Ihnen die Kundschaft davonlaufen.

Tut sie das, steigt der Druck auf die überlasteten Personen im Betrieb noch mehr, und spätestens dann beginnt eine Abwärtsspirale.

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Läuft die Kundschaft davon, steigt der Druck auf die ohnehin schon überlasteten Personen noch mehr.

Beugen Sie dem vor, indem Sie zusammen mit Ihrem Team sämtliche Prozesse identifizieren, an denen Überlastung zu Unzuverlässigkeit führen kann.

Erforschen Sie die Gründe für die Verzögerungen, und erarbeiten Sie schließlich gemeinsam neue Prozessregeln für das Team. Das fängt bei Standards für die Anrufweiterleitung an, geht über einen verlässlichen Zeitrahmen für Prozesse weiter und hört bei Kommunikationsregeln nicht auf, die Ihre Kundschaft davon überzeugen sollen, dass Sie sich kümmern, auch wenn es etwas länger dauert als erhofft.

Darauf kommt es an

Die Überlastung einer Person liegt nie alleine an deren Fehlern oder vermeintlichen Unfähigkeit. Sie wird immer durch mehrere Faktoren innerhalb des Unternehmens begünstigt oder ausgelöst.

Damit die Umsetzung Ihrer neuen Strategien aber dauerhaft funktionieren kann, ist es ganz wichtig, dass Sie keine Schuldzuweisungen aussprechen. Denn die führen zu noch stärkerem Druck und zu mehr Chaos. Suchen Sie vorurteilsfrei nach den Ursachen und erarbeiten Sie dann gemeinsam neue Wege. Weitere Tipps dazu finden Sie auch in meinem Artikel „Besser geht's immer!“.

Was der Tipp bewirkt

Druck kann negativ, aber auch positiv sein. Negativ wird er, wenn sich durch den Druck eine Person überlastet fühlt, erschöpft und unfähig. Führen Sie ganz klare Regeln und Strategien ein, beseitigen Sie nicht nur das äußerlich sichtbare Chaos auf dem Schreibtisch, sondern auch das innere. Ihre Angestellten können dann mit klarem Kopf und wesentlich entspannter arbeiten – und das wiederum wirkt sich auf die Effizienz und die Verlässlichkeit Ihres Unternehmens aus.

Extra-Tipp

Seien Sie für Ihre Angestellten da. Haben Sie ein offenes Ohr für ihre Probleme. Liegt es Ihnen nicht so sehr, sich mit den Problemen Ihrer Angestellten auseinanderzusetzen, dann finden Sie jemanden, die oder der für die Kollegen ansprechbar ist. Geben Sie dieser Person einen Handlungsspielraum, der kein Papiertiger ist, sondern der bewirkt, dass die Angestellten sich auch bei Überlastung ernst genommen und gehört fühlen.

Insbesondere in Zeiten großer Belastungen ist es wichtig, dass jemand an entscheidender Position im Unternehmen eine offene Tür und ein offenes Ohr für das Team hat.

Und Sie?

Wenn Sie sich häufig überlastet fühlen und Ihnen diese Tipps geholfen haben, dann machen Sie doch auch einmal meinen kostenlosen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit. In ihm finden Sie noch viele weitere Tipps, die Sie bei drohender Überlastung dabei unterstützen, neue Wege zu gehen, um eine erneute Überlastung zu vermeiden.



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