New Work für KMU – Stolperfallen bei der Digitalisierung und dem Arbeiten 4.0 vermeiden


Der Dreiklang aus den Megatrends Digitalisierung, Globalisierung und dem Wandel zu einer Wissensgesellschaft führt zu einer grundlegenden Transformation der Arbeitswelt, die auch vor den klassischen Büros und Arbeitsplätzen in KMU nicht Halt macht. Stichwort „New Work“, „digitale Wissensarbeit“ und „Arbeiten 4.0“. Das Wissen darum ist in aller Munde, dennoch hapert es oft an der Umsetzung. Denn wo Licht, da auch Schatten. Daher zeigen wir Ihnen hier nun die größten Hürden bei der Umstellung auf New Work und ein digitale(re)s Arbeiten 4.0 in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) – und wie Sie diese Stolperfallen idealerweise vermeiden können!

Was ist das Problem?

Im Spannungsfeld des digital getriebenen „neuen Arbeitens“ (New Work) ergeben sich bei der Umsetzung in KMU viele Stolperfallen und Probleme.

  • Denn was ist zum Beispiel der Benefit eines Home-Office für die Mitarbeiter, wenn es nach wie vor eine klassische Präsenzkultur mit unflexiblen Arbeitszeiten im Unternehmen gibt? Der Vorteil verpufft damit einfach wirkungslos und erzeugt höchstens noch mehr Unzufriedenheit.
  • Auf der anderen Seite gehen die zahlreichen Vorteile des mobilen Arbeitens mit der Gefahr eines Always On und eines Verwischens der Grenze von Arbeit und Privatem einher. Und diese ständige Erreichbarkeit ist immer öfters der Auslöser für depressive Phasen und Burnouts – zum großen Nachteil der betroffenen Individuen und des Unternehmens.
  • So ergeben sich aus den vielen neuen Chancen im Zuge der (alternativlosen) Digitalisierung der Arbeitsprozesse auch viele neue Herausforderungen, die es mit Augenmaß und Weitsicht zu meistern gilt. Nur so können die nachteiligen Folgen von New Work und einem digitale(re)n Arbeiten 4.0 in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) vermieden werden.

Was bedeutet New Work und Arbeiten 4.0 überhaupt?

  • Der Begriff „New Work“ wurde bereits in den 1970ern von dem Philosoph Frithjof Bergmann geprägt und hat seitdem eine fortwährende Ausgestaltung innerhalb der Organisationspsychologie erhalten (= Teildisziplin über die psychologischen Dimensionen, Determinanten und Zusammenhänge in Organisationen, wie z.B. Unternehmen).
  • Anfangs standen vor allem werthaltige Unternehmenskulturen im Fokus, zum Beispiel demokratischere und transparentere Prozesse, flachere Hierarchien, ein respektvollerer und wertschätzender Umgang auch mit Untergebenen sowie eine Sinnorientierung der eigenen Arbeit.
  • Mittlerweile wurde die New Work-Diskussion jedoch durch die fortschreitende Digitalisierung und Globalisierung neu belebt und um aktuell drängende Facetten des 21. Jahrhunderts bereichert. Nun stehen vor allem die Digitalisierung der Arbeitsprozesse und der Wissensarbeit, das mobile Arbeiten von überall aus und neue Formen der digitalen Zusammenarbeit in Unternehmen (digitale Kollaborationstools) auf der Agenda. In Anspielung an die „Industrie 4.0“, der digital vernetzten Fabrik der Zukunft, wurde so auch der Begriff „Arbeiten 4.0“ für die Zukunft der Arbeit geprägt.

 

Warum ist die New Work des digitalen Arbeitens 4.0 für KMU überhaupt so (überlebens-)wichtig?

Es gibt drei wesentliche Gründe, warum kein KMU heutzutage mehr an einer gründlichen digitalen Transformation der eigenen Unternehmens- und Arbeitsprozesse herumkommt.

  1. Effizienzsteigerung: Bleiben Sie auf der Strecke oder die Konkurrenz? Die Digitalisierung der Unternehmensprozesse bietet kürzere Wege, Automatisierungslösungen und praktische Tools für eine reibungslosere Zusammenarbeit. Die höhere Arbeitseffizienz und Agilität setzen bis dato gebundene Arbeitszeit frei und steigern die Effizienz in der Einzel-, Projekt- und Teamarbeit. Und wenn das nicht bei Ihnen geschieht, dann mit Sicherheit bei der Konkurrenz – die dann aber nur noch schneller enteilt.
  2. Die eigene Arbeitgebermarke für den Recruiting-Kampf um Nachwuchskräfte stärken! Aufgrund des Fachkräftemangels gibt es in Deutschland einen starken Arbeitnehmermarkt. Das heißt, dass sich die gut und hochqualifizierten Arbeitskräfte aussuchen können, wo und für wen sie arbeiten wollen. Dementsprechend attraktiv müssen Unternehmen sein, wenn sie sich im Recruiting-Wettbewerb um geeignete Nachwuchskräfte durchsetzen wollen. Fehlen da moderne Mittel, Methoden und Philosophien der Mitarbeiterbindung, bleibt der Nachwuchs ganz einfach aus – das gilt besonders für die Sinn-orientierteren und selbstbewussteren Nachwuchsgenerationen Y und Z.
  3. Kundenseitig werden digitale Mindeststandards gefordert: Auch die meisten Kunden haben sich an die Zeitersparnis durch digitale Information, Kommunikation und Online-Services gewöhnt. Hinken KMU mit ihren Angeboten hier allzu sehr hinterher, wandern viele Kunden einfach zur agileren Konkurrenz – und das eigene Unternehmen über kurz oder lang auf den Elefantenfriedhof.

Die häufigsten Stolperfallen bei der „New-Work-Digitalisierung“ in KMU: Pros und Contras

Pro: Contra: Herausforderung:
Die Beschleunigung der Informations- und Kommunikationsmittel durch die digitalen Medien führt zu einer Informationsverdichtung. Mehr Wissensarbeit in kürzerer Zeit birgt ein erhebliches Effizienzpotenzial. Wird die Inforationsflut allerdings nicht richtig gemanagt, ist eine Überlastung der Beschäftigten die Folge. Und Stress ist nicht nur eine höchst ineffiziente Arbeitsmethode, sondern auch die größte Ursache psychisch bedingter Krankheiten – die mittlerweile 14,7% aller Fehltage mit entsprechend hohen Kosten ausmachen. Informationsverdichtung und Informationsflut führen (ungeregelt) zu mehr Stress für den Einzelnen.
Mit Hilfe der modernen, digitalen Kollaborationstools können dezentral verteilte Teams räumlich und zeitlich leichter, flexibler und agiler zusammenarbeiten. Allerdings erhöht sich dadurch gleichzeitig auch der Koordinationsaufwand für die Mitarbeiter. Fehlen hier effiziente Workflows und Strategien, drohen Ineffizienz, Stillstand sowie individuelle Überlastung. Die verstärkte Zusammenarbeit erfordert mehr Rücksprachen und einen erhöhten Koordinationsaufwand.
Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse führt zu einem deutlich höheren Anteil an Bildschirmarbeit – was ein hohes Effizienzpotenzial in KMUs beinhaltet. Wird hier allerdings nicht mit ergonomischen Arbeitsplätzen und mehr Bewegungsmöglichkeiten während der Arbeitszeit gegengesteuert, nehmen Rückenschmerzen, Verdauungs- und Herz-Kreislauferkrankungen stark zu. Dabei verursacht allein die Volkskrankheit Rückenschmerzen 70 Mio. Arbeitsunfähigkeitstage mit einem Schaden von 49 Mrd. Euro pro Jahr in Deutschland. Gesundheitliche Risiken durch zu langes Sitzen in Folge zunehmender Bildschirmarbeitsplätze.
Digitale Unternehmensprozesse sind die Voraussetzung für mobiles Arbeiten und damit eine höhere Flexibilität in KMUs. Das ist gut für den Außendienst, Heimarbeiter und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Eine ständige Erreichbarkeit beeinträchtigt allerdings auch das Privatleben. Und das kann im Dauerzustand bis zur psychischen Erschöpfung, depressiven Phasen und sogar zum Burnout führen. Risikofaktor Burnout: Leitlinien müssen die Verwischung zwischen Arbeit und Privatleben verhindern.
Flache Hierarchien, transparentere Prozesse und demokratische Entscheidungen sind eine wesentliche Säule von New Work und bilden die Basis für Wertschätzung, Teilhabe und Zufriedenheit der Mitarbeiter. So kann sich dann auch das gesamte kreative Potenzial optimal entfalten. Flache Hierarchien kosten zwar zunächst kein Geld, aber dafür unternehmerische Freiheit. Denn wenn den Mitarbeitern mehr Teilhabe eingeräumt wird, dann müssen auch unbequeme Entscheidungen mitgetragen werden. Ansonsten führt eine „Demokratie nur auf dem Papier“ unweigerlich nur zu Missmut und Unzufriedenheit. Und das kostet dann bares Geld! Allein die Fehltage aufgrund von mangelnder Motivation kosten deutsche Unternehmen rund 18 Mrd. Euro pro Jahr. Rechnet man noch die geringere Arbeitsleistung durch innere Kündigung und Entfremdung hinzu, summiert sich der Schaden laut Gallup auf bis zu 138 Mrd. Euro pro Jahr! Die Führungs- und Unternehmenskultur müssen raus aus den Stahlhütten des 19. Jahrhunderts und rein in die Kreativ- und Wissenszentralen des 21. Jahrhunderts – die Führungskraft wird immer mehr zum Mitarbeitercoach.

 

New Work und digitales Arbeiten 4.0 in KMU richtig managen!

Angesichts der Häufigkeit und Kostenintensität der Stolperfallen beim digitalen Arbeiten 4.0 genügt es also nicht einfach nur, die entsprechende digitale Infrastruktur bereit zu stellen und dann die Hände in den Schoss zu legen. Der digitale Transformationsprozess der Arbeitsgestaltung muss auch richtig gemanagt werden!

  • Das heißt, jede einzelne Person im Unternehmen muss dazu befähigt werden, New Work (Digitalisierung, Individualisierung, mehr Autarkie) zu leben – sowie auch zuzulassen.
  • Neben Mitarbeiterweiterbildungen und Kurzschulungen, um alle Beschäftigten auf die Veränderungen, neuen Tools und Workflows vorzubereiten, bedeutet das auch neue Führungskonzepte sowie häufig auch ein Wandel in der Unternehmenskultur.
  • Die New Work erfordert somit neben (1.) neuer Infrastruktur und (2.) neuem Anwendungswissen auch (3.) neue Leitplanken durch ein New Leadership.

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