Digitales Durcheinander? 5 Tipps für effizientes Arbeiten am Computer



Ein Desktop voller Dateien, das Wallpaper kaum erkennbar – haben Sie so etwas schon einmal gesehen? Wenn ja, dann hoffe ich für Sie, dass ein derartiges digitales Chaos nicht auf dem Computer Ihres Kollegen oder gar bei Ihnen selbst existiert. Projekte, Auftragsbestätigungen, Rechnungen – all diese Dokumente müssen digital abgespeichert werden, jeden Tag kommt neues Material hinzu. Da kann man schnell die Übersicht verlieren – erst recht, wenn man gleichzeitig mehrere Aufgaben zu erledigen hat, Ihre Agenda proppenvoll ist. Mit Büro-Kaizen® behalten Sie die Übersicht. Wie das geht, erkläre ich Ihnen hier.

Was ist das Problem

Wahllos abgelegte Dateien und kryptisch definierte Dateinamen schaffen Unübersichtlichkeit en masse. Vielleicht drückt ein Besprechungstermin, vielleicht sind Sie von einem Projekt derart gestresst, dass Sie neue Daten einfach nur sekundenschnell loswerden und einigermaßen sicher ablegen wollen? Doch Vorsicht: Wer nicht aufpasst, findet wichtige Datenpakete am Ende erst nach langer Suche wieder. Und was passiert, wenn Sie plötzlich krankheitsbedingt ausfallen und eine Vertretung Ihre Projekte bearbeiten muss? Ein klares System zur Ablage digitaler Daten vermeidet Ärger, schont Zeit- und Energieressourcen.

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Ein klares System zur Ablage digitaler Daten
vermeidet Ärger, schont Zeit- und Energieressourcen.

So funktioniert es

Tipp 1 für den optimalen Umgang mit digitalen Medien: Benennen Sie Ihre Dateien eindeutig!

Sobald Sie eine neue Datei anlegen, sollten Sie Ihr einen glasklaren Namen geben, zum Beispiel „Buchproduktion – Projekt Ablagesysteme – Kapital 2: Produkte – Produktliste“. Versuchen Sie, die Datei so logisch und präzise wie möglich zu benennen, damit ganz genau definiert ist, was diese Datei enthält. Im Speichervorgang legen Sie die Datei in einem Ordner ab, den Sie ausschließlich für die Buchproduktion benutzen. Das sieht dann so aus: In dem Ordner „Buchproduktion“ gibt es Ordner für die einzelnen Projekte. Der Ordner „Projekt Ablagesysteme“ ist der Zielordner unserer Beispieldatei. Sollten Sie oder vielleicht eine Vertretung nun ganz schnell auf eine bestimmte Datei zugreifen müssen, lässt sich der Pfad logisch herleiten und die verschiedenen Dateinnamen führen ohne Umwege zum richtigen Material.

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Benennen Sie Ihre Dateien eindeutig, um in Vertretungssituationen einen schnellen Zugriff auf die digitale Ablage zu gewähren.

Tipp 2 für den optimalen Umgang mit digitalen Medien: Ordnung für Ihre Ordner

Räumen Sie Ihren Desktop auf: Legen Sie verschiedene Sammelordner an. Diese benötigen eindeutige Namen, wie etwa „Aufträge“, „Buchhaltung“ oder „Marketing“. Erstellen Sie innerhalb dieser Ordner Unterordner für alle Teilbereiche, so etwa für den Ordner „Aufträge“ Unterordner für Kunde A, Kunde B, Kunde C etc. Fügen Sie in diese jeweiligen Unterordner wieder neue Ordner für einzelne Projekte ein. Auf diese Weise entstehen eindeutige Dateipfade und Sie minimieren die Ordneranzahl auf Ihrem Desktop – das erleichtert Ihr Auge, reduziert Suchzeiten, schafft Effizienz und Gelassenheit. Wie Sie Ihr digitales Ablagesystem noch weiter optimieren können, erfahren Sie hier.

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Schaffen Sie mit Hilfe von Sammelordnern mehr Ordnung in Ihrer digitalen Ablage.

Tipp 3 für den optimalen Umgang mit digitalen Medien: Schaffen Sie ein einheitliches System!

Damit Ihre Kollegen sich auf Ihrem Computer zurechtfinden, wenn Sie einmal krank oder im Urlaub sein sollten, empfiehlt es sich, die in Tipp 1 und 2 vorgestellte Methode zur Benennung von Ordnern und Dateien als Standardsystem für das gesamte Unternehmen zu nutzen. So ist die jeweilige Arbeitsumgebung niemald ungewohnt und es gibt keine frustrierenden Arbeitsunterbrechungen durch Suchzeiten. Ein einheitliches System schafft die Voraussetzung für einen effizienten Workflow. Mit Hilfe einer Prozesslandkarte können Sie Einheitlichkeit in Ihre Abläufe bringen. Wie das funktioniert, erkläre ich Ihnen hier.

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Schaffen Sie ein einheitliches System in Ihrer digitalen Ablage.

Tipp 4 für den optimalen Umgang mit digitalen Medien:

Erstellen Sie eine Liste mit all Ihren unkritischen Passwörtern und Login-Daten. Diese Liste legen Sie an einen klar definierten und kommunizierten Platz ab, zum Beispiel in die oberste Schublade Ihres Schreibtischs oder in Ihre To-do-Mappe. So gewährleisten Sie den unmittelbaren Zugriff auf diese wichtigen Daten,niemand sucht lang herum. Für sensible Daten empfiehlt sich die Aufbewahrung an einem sicheren Ort, der natürlich auch klar kommuniziert wird und zu dem dem nur die jeweils berechtigen Mitarbeiter Zugang haben.

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Erstellen Sie eine Liste mit unkritischen Passwörtern und Login-Daten für Ihre digitalen Medien.

Darauf kommt es an

Ihr Computer ist wie ein Rollcontainer. Sie können einzelnen Dinge in klar zugeordneten Fächern ablegen, eine zeitsparende und entspannende Arbeitsumgebung schaffen. Kommunizieren Sie Ihre Vorgehensweise – wird sie im ganzen Büro standarisiert, bringt es Ihr Unternehmen nur voran. Sie können Hektik minimieren, für sich, Ihre Kollegen und auch für Ihre Kunden Zufriedenheit schaffen – und das mit einem ganz einfachen und logischen System!

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Was der Tipp bewirkt

Ihr Computer wird übersichtlich, jede Datei hat ihren eindeutig zugeordneten Platz und Ihre Zugriffszeiten sind minimal. Dadurch gewinnen Sie Zeit für andere Dinge und vermeiden nervenaufreibende Situationen für sich, Ihre Kollegen und Ihre Kunden.

Und Sie?

Haben Sie weitere Ideen, wie man digitale Materialien gewinnbringend speichern und bearbeiten kann? Schreiben Sie mir. Ich freue mich über Ihre Anregungen und Erfahrungsberichte.



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