Von allem zuviel – 5 Tipps wie das Aussortieren im Büro gelingt!



Herr Kurz, wie schaffe ich es dauerhaft aufzuräumen? Würde ich jedes Mal einen Euro erhalten, wenn ich diesen Satz höre, ich könnte mich zur Ruhe setzen. Dabei ist Ordnung halten keine Geheimwissenschaft sondern steht und fällt mit dem Aussortieren. Aktenordner, Papierstapel und Klebezettel schaffen ein destruktives Chaos, dass Ihre Energie raubt und Ihre Kreativität lähmt. Verschwenden Sie nicht länger Ihre Zeit mit Suchen, sondern entscheiden Sie sich für eine übersichtliche Wohlfühl-Atmosphäre an Ihrem Schreibtisch.

Aussortieren bevor die Überforderung kommt
Starten Sie das Aussortieren mit kleinen Schritten, sonst wächst Ihnen die Unordnung über den Kopf.

Nie wieder Zeit mit Suchen verbringen

Die Arbeitsabläufe sind viel komplexer als in früheren Zeiten. Viele Angestellte jonglieren mit mehreren Projekten gleichzeitig. Als Folge sammeln sich unterschiedliche Aktenberge und Papierstapel am Arbeitsplatz an. Außerdem sind Unmengen von Post-its und Notizzettel im Einsatz, um alle Termin im Blick zu behalten. Doch je mehr Materialien sich ansammeln, desto zügiger nimmt das Chaos seinen Lauf und die Unordnung breitet sich unaufhaltsam auf. Wer nicht regelmäßig aufräumt, findet nach kürzester Zeit nichts mehr wieder. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit, Energie und Konzentration mit dem Suchen und Sichten Ihrer Unterlagen. Durch regelmäßiges Aussortieren schaffen Sie sich ein entspanntes und kreatives Arbeitsumfeld. Gleichzeitig verbessern Sie die Abläufe und vermeiden Frust unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Endlich frei von Überflüssigem - mit diesen 5 Tipps

Tipp Nr. 1 für das Aussortieren: Am Schreibtisch beginnen

Beginnen Sie mit dem Aussortieren an Ihrem Schreibtisch. Lagern Sie an Ihrem Arbeitsplatz nur die Dinge, die Sie täglich benutzen wie Monitor, Tastatur und Maus. Alles, was Sie regelmäßig aber nicht täglich verwenden, räumen Sie in die Schublagen und Regale Ihres Büros, die sich mit wenigen Schritten erreichen lassen. Alle Dinge, auf die Sie nur unregelmäßig zugreifen, archivieren Sie im Keller oder in einem gemeinschaftlich genutzten Raum.

Der Aufgabenblock zeigt klar, was unerledigt bleibt. Verteilen Sie um, oder schreiben Sie eine Stelle aus.
Das Bild verdeutlicht Ihnen, wie ein aufgeräumter Schreibtisch das entspannte Arbeiten begünstigt.

Extra-Tipp:
Wenn Ihr Schreibtisch voller Unterlagen ist und Sie nicht genau wissen, wo Sie anfangen sollen, beginnen Sie rechts oben und arbeiten Sie sich langsam nach links unten durch. Es ist besser, mit einem kleinen Schritt zu starten, als angesichts der Größe der Aufgabe gleich zu Beginn zu scheitern. Wie Sie in sieben Schritten Ihren Schreibtisch aufräumen, erkläre ich Ihnen anschaulich in meinen Podcast auf YouTube. Schauen Sie sich das Video gleich an.

Tipp Nr. 2 für das Aussortieren: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!

Ein Grundprinzip des Büro-Kaizen® lautet: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz! Folgen Sie diesem Grundprinzip, wenn Sie mit dem Ausmisten beginnen. Geben Sie den Dingen eine Heimat. Sie vermeiden doppelte Ablagen, wenn Sie bewusst Orte definieren, an denen Sie die Büromaterialien und Akten ablegen. Und Sie suchen nie wieder nach dem Tacker, weil dieser immer an der gleichen Stelle steht.

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Beschriftungen sorgen für eine klare Ordnung.

Tipp Nr. 3 für das Aussortieren: Mit Verfallsdaten arbeiten"

Bei vielen betrieblichen Unterlagen sowie einigen Dokumenten im privaten Bereich gilt es Aufbewahrungsfristen durch das Finanzamt zu beachten. Es hat sich in der Praxis bewährt, ein Verfallsdatum anzubringen, bevor Sie diese im Archiv ablegen. Notieren Sie auf Unterlagen der aussortierten Ablage: Abgeheftet am - verfällt zum... So behalten Sie den Überblick und wissen immer sofort, welche Unterlagen Sie entsorgen können. Ihr Archiv bleibt schön schlank.
Damit Sie nicht aus Versehen wichtige Dokumente wegwerfen, habe ich Ihnen eine Liste mit den gängigen Aufbewahrungsfristen zusammengestellt. Klicken Sie auf die Grafik und laden Sie sich die Liste kostenfrei herunter.

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Tipp Nr. 4 für das Aussortieren: Entdecken Sie das Aussortieren auf Probe!

Wahrscheinlich sind Sie sich bei einigen Dokumenten und Unterlagen trotz der Aufbewahrungsfristen nicht sicher, ob Sie diese Dinge doch noch einmal brauchen. Hier hat sich das Aussortieren oder Wegwerfen auf Probe bewährt. Legen Sie die Unterlagen, bei denen Sie sich unsicher sind, in Kartons, die Sie genau beschriften und die Sie ebenfalls mit einem "Verfallsdatum" versehen. So haben Sie das angenehme Gefühl, noch eine Zeitlang auf die Unterlagen zugreifen zu können. Ist das Datum überschritten, entsorgen Sie den Karton, ohne die Dinge noch einmal zu sichten. Weitere Informationen zum Wegwerfen auf Probe habe ich für Sie in dem Blogbeitrag "Die Ablage P – wie Sie Dinge entsorgen und dennoch behalten können" zusammengefasst.

Laden Sie sich die Vorlage für die Beschriftung Ihrer Kisten gleich herunter.

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Tipp Nr. 5 für das Aussortieren: Räumen Sie regelmäßig auf!

Häufig entsteht "Stau", weil Unterlagen nicht "abfließen" können. Das Archiv ist überfüllt, deswegen landen Kartons im Flur. Der Schreibtisch quillt über, weil in der Hängeregister Akten gelagert werden, die längst nicht mehr aktuell sind. Gewöhnen Sie sich an, regelmäßig auszumisten. Überprüfen Sie immer wieder Ihre Ordnung: Befinden sich in Schreibtischnähe wirklich nur Dinge, die Sie täglich verwenden? Stehen in Ihrem Büro Ordner, die Sie regelmäßig benötigten? Gibt es Unterlagen in Ihrem Archiv, die längst entsorgt werden können? Blockieren Sie für den Büro-Frühjahrsputz einen Tag im Kalender und räumen Sie mit Ihrem Team auf. Schließen Sie diesen "Activity Day" mit einem gemeinsamen Essen ab.

Fangen Sie klein an, fangen Sie heute an!

Warten Sie nicht auf den einen, großen Tag, an dem Sie endlich Zeit haben, Ordnung zu schaffen. Fangen Sie mit einem ersten kleinen Schritt an. Heute beginnen Sie mit dem Schreibtisch, morgen widmen Sie sich dem Rollcontainer, übermorgen sortieren Sie den Ordnerschrank. Es ist besser, jeden Tag ein wenig Zeit für das Aussortieren einzuplanen als alles bis zum Tag X liegen zu lassen.

Warum sich das Aussortieren lohnt

Aussortieren schafft Platz für neue Ideen. Ein aufgeräumtes Büro ist der Ort, an dem Sie Freiräume für neue Projekte haben. Genießen Sie die Ordnung und erleben Sie, wie Sie endlich Zeit sparen und mehr Spaß bei der Arbeit haben!

Und Sie?

Oft hilft es, anderen von dem Vorhaben zu berichten und so die Gefahr zu reduzieren, dass das Projekt plötzlich wieder einschläft! Also los: Machen Sie das Projekt Aussortieren zu Ihrer persönlichen Herausforderung und schreiben Sie ins Kommentarfeld: "Ich bin dabei!" Unter den Teilnehmern verlose ich eines meiner Bücher "Für immer aufgeräumt!"



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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