„Fyeo! Und ich brauche das asap!“ – Wie weit sollten Businesssprech, Denglisch, Abkürzungen und Netzjargon im Büroalltag gehen?



Immer häufiger landen Businesssprech, Denglisch, Abkürzungen oder Netzjargon in E-Mails oder Memos. Auch wenn asap & Co. für manche mittlerweile Alltag sind, ist es für die meisten Menschen immer noch entweder angeberisch, gedankenlos unhöflich.

Die Fantastischen Vier, Sie erinnern sich vielleicht, kritisierten die Abkürzeritis schon vor 20 Jahren in ihrem Hitsong „MFG“ als Schall und Rauch und Angeberei.

Und wie ist es heute? Wie weit darf oder sollte man in einem Unternehmen mit solchen Dingen gehen?

Was ist das Problem

Businesssprech, Denglisch, Abkürzungen und Netzjargon sind für viele eine Hürde. Denn wer die Worte und Abkürzungen nicht versteht, muss sich erst umständlich informieren. Doch häufig machen sie das gar nicht, denn sie finden – völlig zu recht, wenn Sie mich fragen, – dass etwas, das sie lesen und verstehen sollen, auch so geschrieben sein muss, dass sie es lesen und verstehen können.

Problematisch wird es, wenn wegen all der Floskeln, Phrasen und Abkürzungen Texte nur oberflächlich oder gar nicht mehr gelesen und wichtige Informationen deshalb falsch oder gar nicht weitergetragen werden. Noch problematischer wird es, wenn Kundinnen mit asap, fyeo und imho nicht nur nichts anfangen können, sondern solche Dinge schlicht für unhöflich halten und sich ihren Service lieber woanders suchen.

So funktioniert es

Wie aber können Sie in Ihrem Unternehmen sichergehen, dass solche Dinge nicht vorkommen? Dass kein asap sich in Mails schleicht, kein Businesssprech, kein Denglisch? Dass Ihre Angestellten alles verstehen und Ihre Kundschaft sich nicht abwendet?

Es ist nicht ganz einfach, doch es lässt sich mit guter Planung und einiger Konsequenz durchziehen.

Entwickeln Sie eine Unternehmenssprache, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Entwickeln Sie eine Unternehmenssprache, die zu Ihrem Unternehmen passt.

1. Tipp:

Entwickeln Sie zunächst eine Unternehmenssprache, die dem Stil Ihres Unternehmens entspricht. Ein flapsiger Ton in den E-Mails passt nicht zu einer hochklassigen Dienstleistung. Eine gestelzte Sprache bei einem Unternehmen, dessen Hauptkundschaft junge Menschen sind, passt genauso wenig.

Es ist in vielen Unternehmen mittlerweile üblich, den Angestellten bestimmte Formulierungen vorzugeben und andere Formulierungen oder auch Abkürzungen wie asap, lol und fyi zu untersagen. Schließlich ist die Kommunikation ein Spiegelbild des Unternehmens auf sprachlicher Ebene und sollte immer dem Bild entsprechen, das das Unternehmen nach außen transportieren möchte.

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Wertschätzung drückt sich nicht nur durch ein Lächeln aus, sondern auch durch eine passende Wortwahl, die das Gegenüber verstehen kann.

2. Tipp:

Viele glauben, in der täglichen Korrespondenz Abkürzungen zu nutzen, sei besonders effizient, denn sie seien schneller geschrieben, sie seien weithin bekannt (glauben sie) und sie würden deshalb auch schnell verstanden. „asap“ schreibt sich ja auch wirklich schneller als „as soon as possible“ oder „so schnell wie möglich, am besten gestern“.

Doch ist es ein Trugschluss zu glauben, dass die Abkürzung genauso effizient ankommt und genauso von den Empfängern verstanden wird wie sie von den Absendern gemeint ist. Wer „asap“ schreibt, meint sehr häufig „am besten gestern“ und gar nicht „so schnell es Ihnen möglich ist“. Doch bei den Empfängern kommt es – wenn sie asap überhaupt verstehen – vielleicht als „kann auch in zwei Wochen sein, wann Sie halt Zeit haben“ an. Die Ungenauigkeit solcher Abkürzungen kann also durchaus zu teuren Missverständnissen führen.

Worüber die Fanta Vier schon vor 20 Jahren gesungen haben, ist noch nicht in Unternehmen angekommen. Aber ist das gut oder schlecht fürs Unternehmen? #BüroKaizen #MFG Klick um zu Tweeten

Und wer sich unter den Kollegen mit Hilfe von Abkürzungen austauscht, glaubt womöglich irgendwann, dass man sich auch mit der Kundschaft und mit Lieferanten so austauschen kann. Ein mfg unter einer E-Mail oder einem Brief geht vielleicht noch unter Kollegen durch, aber nach außen darf so etwas natürlich nie gelangen.

Unhöflicher geht es kaum, denn es zeigt vor allem eins: mangelnde Wertschätzung. Denn es zeigt: „Ich nehme mir keine Zeit für dich, du bist mir dafür nicht wichtig genug, du bist mir es noch nicht einmal wert, das Kürzel in die automatische Korrektur einzugeben, um wenigstens höflich zu wirken, aber gleichzeitig Zeit zu sparen.“

Das kann für das Unternehmen gravierende Folgen haben, wenn die Kundschaft nämlich erkennt, wie wenig sie diesen Angestellten wert ist und sich ein anderes Unternehmen sucht.

Legen Sie deshalb sehr genau fest, welche Abkürzungen wirklich Standard sind und genutzt werden dürfen – „z. B.“ kennen die meisten, „fyeo“ und „imho“ die wenigsten. Gehen Sie auch so genau vor, wenn Sie entscheiden, wie viel Businesssprech, Netzjargon und Denglisch Sie zulassen.

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Im Sichtbuch sind die Shortcuts für die automatische Korrektur- und Ersetzungsfunktion sehr gut aufgehoben.

3. Tipp:

Wenn Sie dies festgelegt haben, dann müssen Sie natürlich dafür sorgen, dass alle Angestellten, die schriftlich im Haus und nach außen kommunizieren, über die neuen Regeln Bescheid wissen.

Geben Sie dafür ein kurzes, verständliches und übersichtliches Handbuch aus, in dem alle erwünschten und unerwünschten Begriffe, Formulierungen und Abkürzungen erwähnt werden.

Schließlich erklären Sie allen, wie die automatische Korrekturfunktion am Rechner funktioniert. Sie sollten dann die Korrekturen für Abkürzungen und Worte, die sie am häufigsten benutzen, einspeisen. So können sie tatsächlich effizient schreiben (also wirklich nur mfg), während in der E-Mail oder auf dem Papier das unhöfliche mfg durch das höfliche „Mit freundlichen Grüßen“ ersetzt wird.

Sollte es viele solcher automatischen Korrekturen geben, dann ist das Sichtbuch ein prima Ort, um jederzeit eine alphabetische Liste der Kürzel greifbar zu haben, falls jemandem das passende einmal nicht einfallen will. Und stellen Sie das Handbuch immer auch in Ihre Wissensdatenbank, damit alle Zugang zu der aktuellsten Version haben.

Darauf kommt es an

Verbannen Sie nach Möglichkeit Businesssprech, Denglisch, asap & Co. aus dem Unternehmensalltag. Angestellte können in ihrer Freizeit natürlich machen, was sie wollen. Doch sollten sie sich sprachlich bei der Arbeit an die Unternehmenssprache halten, vor allem im Kontakt mit der Kundschaft. Die Unternehmenssprache sollte konsequent überprüft und durchgezogen werden, sodass alle, von der Belegschaft bis zur Kundschaft, sie verstehen können, ohne die Worte erst googeln zu müssen.

Was der Tipp bewirkt

Die Unternehmenssprache wirkt, wenn sie auch wirklich von allen benutzt und eingehalten wird, wie ein weiterer Marketingfaktor. Sie ist verlässlich gut. Sie ist effizient für die, die sie nutzen. Und sie ist verständlich für die, die sie empfangen und führt nicht zu unnötigen Verständnisschwierigkeiten oder Verstimmungen.

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https://onedrive.live.com/?authkey=%21AidEXpUCQ3TePoI&cid=E82D420A2812F734&id=E82D420A2812F734%211093&parId=E82D420A2812F734%21213&o=OneUp

Extra-Tipp

Ideal wäre es übrigens, wenn Sie in der ganzen Firma nicht nur dieselbe Unternehmenssprache nutzen, sondern auch dieselben Kürzel in der Autokorrektur an den Computern nutzen würden. So kann eine Krankheits- und Urlaubsvertretung an jedem Rechner der Firma arbeiten und muss sich nicht jedesmal an individuelle Kürzel gewöhnen oder sie alle einzeln aus dem jeweiligen Sichtbuch herausklauben.

Haben Sie alle dieselben Kürzel, ist nicht nur die Effizienz gewahrt, sondern auch die gleichbleibende Höflichkeit im schriftlichen Umgang mit der Kundschaft, mit Lieferanten und allen anderen.

Und Sie?

Wenn Sie Lust auf noch mehr Effizienz im Büro bekommen haben, dann machen Sie doch mal meinen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit. In ihm verrate ich Ihnen zahlreiche weitere Tricks, mit denen Sie die Effizienz erheblich verbessern können.



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