Zwei Seiten des Erfolgs: Effizient und effektiv – So gehen Sie damit um


Immer wieder bemerke ich, dass die beiden Begriffe „effektiv” und „effizient” irreführend verwendet werden . Dabei ist für unseren Erfolg beides wichtig: Wir wollen effektiv arbeiten, um unser Ziel zu erreichen, und wir wollen es mit möglichst geringem Aufwand, also effizient, erreichen. Es geht dabei nicht um „Wortklauberei” und trockene Bestimmung von Begriffen, sondern um Überlegungen, die wir anstellen, um erfolgreich und entspannt zu arbeiten. Warum der Erfolg diese zwei Seiten hat, das zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

erfolg-ensteht-durch-konzentration
Effizient und effektiv arbeiten: Der Weg zum Erfolg.

Effizient und effektiv: Werden Sie zum Leertischler

Es hat sich bei vielen Büroarbeitern schon herumgesprochen, dass ein voller Schreibtisch nicht von voller Produktivität zeugt – und ein leerer Schreibtisch nicht von „Leerlauf“. Im Gegenteil: Wer die Übersicht behält, erreicht nicht nur sein Ziel genauer, sondern auch mit weniger Aufwand. Probieren Sie es doch einfach einmal aus:

Entsorgen Sie alles, was Sie nicht mehr benötigen: Doppelt vorhandene oder defekte Bürowerkzeuge, abgelaufene Prospekte, veraltete Preislisten, Bedienungsanleitungen für längst entsorgte Geräte.

  • 1. Legen Sie für Adressdaten, Kunden-Nummern und Angebotslisten ein Foliensichtbuch an, das Sie stets griffbereit halten.
  • 2. Danach entsorgen Sie alle Post-its und sonstige Notizzettel, die am Bildschirm oder unter der Schreibtischauflage haften.
  • 3. Geben Sie Unterlagen, Stiften und Bürowerkzeugen einen festen Platz – je öfter benötigt, umso näher an Ihrer Arbeitsfläche.
  • 4. Arbeiten Sie mit Beschriftungen, zum Beispiel bei Schubfächern.
  • 5. Sparen Sie Platz mit Schubladenboxen .

Film-Tipp: In meinem Video zum Thema Leertischler zeige ich Ihnen, warum Sie mit einem aufgeräumten Schreibtisch sowohl effizient als auch effektiv arbeiten:leertischler-sind-effizienter-video

Effizient und effektiv: Planen Sie Besprechungen

Nur 60 % der To-Dos aus Besprechungen werden umgesetzt – das ergab eine Studie, die wir gemeinsam mit der AKAD-Hochschule Leipzig durchführten. Und das, obwohl Büroarbeiter durchschnittlich 19 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Hier ist also eine Stellschraube, an der wir drehen können, um erfolgreicher – effizienter und effektiver – zu arbeiten.

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3 revolutionäre Tipps mit Sofortwirkung für erfolgreiche Besprechungen:

  • 1. Die Themen: Die Einladung zur Besprechung sollte bereits die Tagesordnung enthalten. Themenwünsche von Mitarbeitern werden in die jeweils nächste Tagesordnung aufgenommen.
  • 2. Die Teilnehmer: Eingeladen werden nur die Mitarbeiter, die mit den jeweiligen Themen befasst sind. Beginnen Sie mit dem Thema, das alle Teilnehmer betrifft. Teilnehmer, die nur dieses Thema betrifft, können danach wieder an ihren Arbeitsplatz gehen. Fahren Sie mit der Priorisierung der Themen auf diese Weise fort.
  • 3. Das Protokoll: Führen Sie bei jeder Besprechung ein Protokoll. Das kann mitgeschrieben oder diktiert werden. Wichtig ist, dass der jeweils Verantwortliche für jeden Punkt notiert wird sowie das Datum zur Erledigung. Verwenden Sie dazu am besten ein vorgefertigtes Formular. Im Anschluss erhält jeder Teilnehmer das Protokoll per E-Mail.

Besonders effizient (zeitsparend) und effektiv (erfolgreich) ist das Sofort-Protokoll, das Sie direkt per Beamer für alle sichtbar anfertigen. Hier finden Sie eine Vorlage für Ihr Sofortprotokoll.

effizient-und-effektiv-prozess
Effizient und effektiv: Fertigen Sie das Protokoll während der Besprechung für alle sichtbar an.

Download-Tipp: Mehr Tipps für Besprechungen, die wirklich etwas bringen, finden Sie in meinem E-Book, das kostenfrei für Sie bereit steht:

effektive-bespechungen-sechszehn-empfehlungen

Effizient und effektiv: Meistern Sie die E-Mail-Flut

Das E-Mail-Aufkommen nimmt stetig zu – und der so verursachte Stress leider auch. Das beginnt schon mit dem Postfach, das eifrig jeden Neuzugang meldet und Sie damit aus Ihrer Konzentration reißt. Das geht weiter mit dem Gefühl, die Mails sofort sichten zu müssen und möglichst sofort zu reagieren. Und schon ist die Mittagspause da – und das begonnene Projekt noch keinen Schritt weiterentwickelt. So ein Vorgehen ist weder effizient noch effektiv. Deshalb hier meine Tipps für Ihren Umgang mit E-Mails:

  • 1. Deaktivieren Sie die Signale des Posteingangs.
  • 2. Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie E-Mails-Bearbeiten; zum Beispiel am Morgen, am Mittag, vor dem Feierabend.
  • 3. Erledigen Sie alle Mails sofort, die höchstens fünf Minuten brauchen.
  • 4. Gehen Sie mit den übrigen E-Mails vor, wie es die Abbildung zeigt:
effizient-und-effektiv-e-mails-bearbeiten
E-Mails effizient und effektiv bearbeiten.

Special: Dies ist eine Art „Erste Hilfe für Ihren Posteingang“. Mehr praktische und hochwirksame Tipps finden Sie in meinem beliebten kostenfreien E-Book E-Mail-Stress ade.

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Und Sie?

Sind auch für Sie „effizient” und „effektiv” zwei Seiten Ihrer Erfolgsmedaille? Was ist Ihnen hier besonders wichtig? Berichten Sie mir davon, ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen.

Immer wieder bemerke ich, dass die beiden Begriffe „effektiv” und „effizient” irreführend verwendet werden . Dabei ist für unseren Erfolg beides wichtig: Wir wollen effektiv arbeiten, um unser Ziel zu erreichen, und wir wollen es mit möglichst geringem Aufwand, also effizient, erreichen. Es geht dabei nicht um „Wortklauberei” und trockene Bestimmung von Begriffen, sondern um Überlegungen, die wir anstellen, um erfolgreich und entspannt zu arbeiten. Warum der Erfolg diese zwei Seiten hat, das zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

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Effizient und effektiv arbeiten: Der Weg zum Erfolg.

Effizient und effektiv: Werden Sie zum Leertischler

Es hat sich bei vielen Büroarbeitern schon herumgesprochen, dass ein voller Schreibtisch nicht von voller Produktivität zeugt – und ein leerer Schreibtisch nicht von „Leerlauf“. Im Gegenteil: Wer die Übersicht behält, erreicht nicht nur sein Ziel genauer, sondern auch mit weniger Aufwand. Probieren Sie es doch einfach einmal aus: Entsorgen Sie alles, was Sie nicht mehr benötigen: Doppelt vorhandene oder defekte Bürowerkzeuge, abgelaufene Prospekte, veraltete Preislisten, Bedienungsanleitungen für längst entsorgte Geräte.

  • 1. Legen Sie für Adressdaten, Kunden-Nummern und Angebotslisten ein Foliensichtbuch an, das Sie stets griffbereit halten.
  • 2. Danach entsorgen Sie alle Post-its und sonstige Notizzettel, die am Bildschirm oder unter der Schreibtischauflage haften.
  • 3. Geben Sie Unterlagen, Stiften und Bürowerkzeugen einen festen Platz – je öfter benötigt, umso näher an Ihrer Arbeitsfläche.
  • 4. Arbeiten Sie mit Beschriftungen, zum Beispiel bei Schubfächern.
  • 5. Sparen Sie Platz mit Schubladenboxen .

Film-Tipp: In meinem Video zum Thema Leertischler zeige ich Ihnen, warum Sie mit einem aufgeräumten Schreibtisch sowohl effizient als auch effektiv arbeiten:leertischler-sind-effizienter-video

Effizient und effektiv: Planen Sie Besprechungen

Nur 60 % der To-Dos aus Besprechungen werden umgesetzt – das ergab eine Studie, die wir gemeinsam mit der AKAD-Hochschule Leipzig durchführten. Und das, obwohl Büroarbeiter durchschnittlich 19 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen. Hier ist also eine Stellschraube, an der wir drehen können, um erfolgreicher – effizienter und effektiver – zu arbeiten. arbeitszeit-in-besprechungen-verbringen 3 revolutionäre Tipps mit Sofortwirkung für erfolgreiche Besprechungen:

  • 1. Die Themen: Die Einladung zur Besprechung sollte bereits die Tagesordnung enthalten. Themenwünsche von Mitarbeitern werden in die jeweils nächste Tagesordnung aufgenommen.
  • 2. Die Teilnehmer: Eingeladen werden nur die Mitarbeiter, die mit den jeweiligen Themen befasst sind. Beginnen Sie mit dem Thema, das alle Teilnehmer betrifft. Teilnehmer, die nur dieses Thema betrifft, können danach wieder an ihren Arbeitsplatz gehen. Fahren Sie mit der Priorisierung der Themen auf diese Weise fort.
  • 3. Das Protokoll: Führen Sie bei jeder Besprechung ein Protokoll. Das kann mitgeschrieben oder diktiert werden. Wichtig ist, dass der jeweils Verantwortliche für jeden Punkt notiert wird sowie das Datum zur Erledigung. Verwenden Sie dazu am besten ein vorgefertigtes Formular. Im Anschluss erhält jeder Teilnehmer das Protokoll per E-Mail.

Besonders effizient (zeitsparend) und effektiv (erfolgreich) ist das Sofort-Protokoll, das Sie direkt per Beamer für alle sichtbar anfertigen. Hier finden Sie eine Vorlage für Ihr Sofortprotokoll.

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Effizient und effektiv: Fertigen Sie das Protokoll während der Besprechung für alle sichtbar an.

Download-Tipp: Mehr Tipps für Besprechungen, die wirklich etwas bringen, finden Sie in meinem E-Book, das kostenfrei für Sie bereit steht: effektive-bespechungen-sechszehn-empfehlungen

Effizient und effektiv: Meistern Sie die E-Mail-Flut

Das E-Mail-Aufkommen nimmt stetig zu – und der so verursachte Stress leider auch. Das beginnt schon mit dem Postfach, das eifrig jeden Neuzugang meldet und Sie damit aus Ihrer Konzentration reißt. Das geht weiter mit dem Gefühl, die Mails sofort sichten zu müssen und möglichst sofort zu reagieren. Und schon ist die Mittagspause da – und das begonnene Projekt noch keinen Schritt weiterentwickelt. So ein Vorgehen ist weder effizient noch effektiv. Deshalb hier meine Tipps für Ihren Umgang mit E-Mails:

  • 1. Deaktivieren Sie die Signale des Posteingangs.
  • 2. Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie E-Mails-Bearbeiten; zum Beispiel am Morgen, am Mittag, vor dem Feierabend.
  • 3. Erledigen Sie alle Mails sofort, die höchstens fünf Minuten brauchen.
  • 4. Gehen Sie mit den übrigen E-Mails vor, wie es die Abbildung zeigt:
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E-Mails effizient und effektiv bearbeiten.

Special: Dies ist eine Art „Erste Hilfe für Ihren Posteingang“. Mehr praktische und hochwirksame Tipps finden Sie in meinem beliebten kostenfreien E-Book E-Mail-Stress ade. undenbeschwerden-download-email-stress-ade-ebook

Und Sie?

Sind auch für Sie „effizient” und „effektiv” zwei Seiten Ihrer Erfolgsmedaille? Was ist Ihnen hier besonders wichtig? Berichten Sie mir davon, ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen.

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