Was tun bei zu viel Stress im Büroalltag? 2 Top-Tipps mit Sofort-Wirksam-Garantie



Telefone klingeln, aus den Büros nebenan laute Diskussion aus einem Meeting. Klackernde Absätze auf dem Flur, Frauenlachen und Tastatur-Geklimper. Eine gute Auftragslage kann so schön sein. Aber nicht für alle Mitarbeiter: Einer starrt vielleicht auf seinen Bildschirm und denkt nur noch den einen Satz: „Eigentlich kann ich nicht mehr. Und ich will auch nicht mehr.“ Dieser Stress – ihm ist alles zuviel.

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Wann ist es zu viel? Geben Sie rechtzeitig eine Meldung.

Zu viel Stress macht krank – das pfeifen die Spatzen von den Dächern. Wie schlimm das ist, dafür gibt es mittlerweile sogar eine Skala – die Social Readjustment Rating Scale, kurz: SRRS. Darauf gibt es maximal 100 Punkte. Eine Scheidung kommt dabei auf 73 Punkte. Ein Berufswechsel auf 36. Und Weihnachten auf 13. Der tägliche Stress im Büro dürfte für viele deutsche Arbeitnehmer irgendwo dazwischen liegen – wird aber von den meisten als zu hoch empfunden.

Einige Tipps & Tricks, wie Sie dem täglichen „zu viel Stress“ im Büro beikommen, verrate ich Ihnen gerne.

Die Tabelle des SRRS finden Sie übrigens z. B. hier in wikipedia.

Tipp Nr. 1: Verkürzen Sie Ihre Suchzeiten nach benötigten Dingen

Wenn Sie länger als 1 Minute benötigen, um Dinge zu finden, dann ist das zu lang. Sorgen Sie dafür, dass sich das in Zukunft ändert – es kostet nicht nur Zeit, sondern stresst auch enorm; wer macht schon gerne immer wieder das Gleiche.

  • feste Plätze finden: Locher, Tacker, Schere, Post-its – sie alle bekommen feste Plätze. Stecken Sie diese entweder in Ihren Roll-Container, damit Ihr Schreibtisch freibleibt, oder nutzen Sie eine Schublade. Für die Schublade können Sie auch Trennsysteme benutzen – für mehr Ordnung und noch schnelleren Zugriff.
  • Ihr Archiv sauber halten: Halten Sie Ordnung in Ihren archivierten Unterlagen nach folgendem Schema
  • Aufräumen: Gehen Sie systematisch vor – und sammeln und verpacken Sie alle Unterlagen, die Sie nicht mehr benötigen, in Kartons.
  • Protokollieren: Führen Sie ein Protokoll darüber, um welche Unterlagen es sich handelt. Wenn Sie zu zwei aufräumen, können Sie auch jemandem die Inhalte diktieren.
  • Beschriften: Auf den Karton schreiben Sie das aktuelle Jahr sowie eine fortlaufende Nummer, z. B. 06/2016 für den 6. Karton im Jahr 2016.
  • Bekleben: Kleben Sie ein ausgedrucktes Exemplar Ihres Archivierungsprotokolls auf den Karton und bewahren Sie das zweite an einem gesonderten Ort zum Nachschlagen auf. So wissen Sie immer, wo Sie suchen müssen, sollten Sie etwas aus dem Archiv benötigen.
  • Archivieren: Räumen Sie die fertigen Kartons in Ihr Archiv.

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Alles hat seinen Platz!

EXTRA-Tipp: Verwenden Sie fürs Platzsparen Einstellmappen statt Aktenordner im Archiv – damit gewinnen Sie bis zu 1/3 mehr Platz. Denn Mappen lagern vertikal, z. B. die Mappen-Systeme von Classei. Wenn Sie die Einstellboxen von Classei nutzen, genießen Sie außerdem noch einen weiteren Vorteil: Die Boxen können Sie direkt vom abgeschlossenen Projekt mitsamt Ihrem Inhalts ins Archiv packen.

Zu viel Stress? Dann meistern Sie zuerst die größten Stressfaktoren E-Mail und Suchzeiten Klick um zu Tweeten

Tipp Nr.2: Kriegen Sie die E-Mail-Flut in den Griff – gegen zu viel Stress

E-Mails morgens, mittags, abends – wer hier spart und effiziente Strategien in Anschlag bringt, kann beim Thema Stressabbau nur gewinnen. Halten Sie sich dafür an die folgenden Grundsätze.

  • 1. Feste Lesezeit: 3 x täglich E-Mails lesen reicht aus – alle Pings und Blinkies, die Sie von der Erledigung wichtiger Tätigkeiten abhalten, sollten Sie deshalb unverzüglich ausstellen.
  • 2. E-Mails nicht bloß sichten – sondern direkt bearbeiten: Lesen und Bearbeiten von E-Mails sollten eine Tätigkeit aus einem Guss sein, sonst müssen Sie nämlich alles 2 x lesen. Nehmen Sie sich für die E-Mail-Bearbeitung also bewusst Zeit und handeln Sie nach der bewährten „Anti-zu-viel-Stress“-Methode: Alles, was Sie in unter 5 Minuten regeln können, erledigen Sie sofort. Die anderen Themen delegieren Sie – oder terminieren eine Aufgabe. Lesen Sie hier mehr zur Erstellung von Aufgaben.
  • 3. Löschen auf Probe: Legen Sie einen Ordner an mit dem Titel „Löschen auf Probe“ – und verschieben Sie E-Mails, die Sie wahrscheinlich nicht mehr benötigen dorthin. Legen Sie eine Aufgabe mit Fälligkeitstermin in 6 Monaten an – dann können Sie nämlich alle darin enthaltenen E-Mails löschen, die Sie nicht mehr benötigt haben.
  • 4. gute Ablageordner, statt nur ein Posteingang: Missbrauchen Sie den Posteingang nicht als To-do-Liste. So bläht sich der schön leer geräumte Posteingang einfach nur auf. Wenn Sie nach Müller oder Maier suchen, fängt es nämlich wieder an zu viel zu stressen – denn Sie müssen suchen, welcher Müller oder Maier denn nun gemeint ist. Legen Sie besser eine einfache -Ordnerstruktur an, mit klaren Kategorien. Die Erfahrung zeigt: 7-10 Ordner je Ebene sowie 2-3 Ebenen sind gut pflegbar. Als To-Do-Liste arbeiten Sie lieber mit den Aufgaben, die Sie in MS Outlook ebenfalls bequem vergeben können. Lesen Sie mehr zu den Aufgaben z. B. in diesem Blog-Beitrag.

Natürlich gibt es noch viel mehr, was man tun kann bei zu viel Stress. Verraten Sie Ihre persönlichen Lieblingsstrategien im Unternehmen – für sich und Ihre Mitarbeiter? Gerne lese ich von Ihren Erfahrungen per Kommentar!



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