Zoom – die Alternative zu Skype, Hangouts und Teams

7. April 2020

In einigen Fällen ist es einzig und allein die individuelle Vorliebe, die ausmacht, welche Software wir benutzen. Ob man zum Beispiel Outlook nutzt, die kostenlose Alternative Thunderbird oder ein ganz anderes Tool, ist oft nur davon abhängig, was man aus Erfahrung gewöhnt ist. Die Umstellung auf eine alternative Anwendung ist dann oft gar nicht so groß, wie man das vorab mutmaßt.

In einer Zeit, in der die Digitalisierung bis in jeden Winkel beruflichen und privaten Handelns hineinreicht, gibt es für jedes Tool auch immer mehrere Alternativen. Für Video-Webinare, Webkonferenzen und Meetings, die online stattfinden, wurden stets Programme wie Microsoft Teams, Skype (ebenfalls Microsoft) oder Google Hangouts als erste Optionen genutzt. Doch es gibt durchaus auch andere Optionen.

Als sich im Frühjahr 2020, als die Corona-Pandemie die Republik im Griff hatte und viele Menschen – Arbeitnehmer wie Arbeitgeber – von zuhause aus arbeiteten, in weiten Teilen des Berufslebens die Erkenntnis durchgesetzt hat, dass Meetings und Konferenzen nicht immer physisch stattfinden müssen, war die Zeit von Video-Calls endgültig gekommen. Und neben der genannten Software haben sich auch andere Tools etabliert, darunter etwa Zoom. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Zoom nutzen können und was es zu beachten gilt. Sie müssen Zoom übrigens nur dann auf dem Rechner installieren, wenn Sie selbst ein Meeting ins Leben rufen möchten; wenn Sie einer Sitzung nur beitreten möchten, die ein anderer Moderator auf die Agenda gesetzt hat, dann reicht es, den Link zu klicken, den Sie in der Einladung sehen, die Sie per Mail erhalten haben. Die Konferenz startet dann in Ihrem Browser.

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Diese Option ist für die einmalige Nutzung interessant; sollten Sie Zoom zukünftig regelmäßig verwenden, dann empfehlen wir die Installation der Software auf Ihrem PC. Im ersten Teil dieses Beitrags geht es um die Installation des Programms sowie des Plug-ins und darum, wie Sie einen Videocall mit Zoom in Outlook planen bzw. wie Sie spontan ein Instant-Meeting einberufen können.

Das lesen Sie hier:

1. Zoom nutzen, um selbst ein Meeting zu initialisieren
2. Zoom nutzen: Einladung an Teilnehmer versenden
3. Instant-Meeting: Wie Sie ad hoc eine Zoom-Videokonferenz beginnen

Zoom nutzen, um selbst ein Meeting zu initialisieren

Sie können Zoom entweder als App nutzen, die Sie auf Ihrem Rechner installiert haben, oder auch über den Browser. Für Tablets und Smartphones gibt es ebenfalls Apps von Zoom. Im ersten Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie den Client installieren können. Laden Sie sich die .exe-Datei als Plug-in oder Add-in auf dieser Seite (nach unten scrollen) herunter. Wir haben uns im Test für das Plug-in für Outlook entschieden. Wenn Sie in einem Team arbeiten, in dem alle Outlook nutzen und am gleichen Server angemeldet sind, hat das nämlich jede Menge Vorteile. So können Sie beispielsweise Zoom-Termine als Kalendereinträge verschicken, Instant-Meetings starten und mehr.

Doch ganz gleich, welche Variante Sie wählen: Sie müssen für einen Desktop-PC zunächst einmal den Zoom-Client installieren, die Setup-Datei können Sie hier herunterladen. Im Anschluss führen Sie die Installation ganz normal aus und registrieren sich, wobei Sie auch ein vorhandenes Konto bei Google oder Facebook nutzen können.

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Wenn die Registrierung erfolgreich war, sollten Sie diese Oberfläche vor sich sehen.

Nun haben Sie den Desktop-Client erfolgreich installiert und können das Tool nutzen. Legen Sie zum Beispiel zunächst die Kontakte an, mit denen Sie zukünftig per Zoom konferieren möchten, bevor Sie die Software weiter erkunden.

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Auf dieser Seite wählen Sie die für Sie passende Variante.

Wenn Sie damit fertig sind, ist Outlook dran. Doppelklicken Sie in Ihrem Download-Ordner wie gewohnt auf den Installer für das Plug-in für Outlook und starten Sie Outlook nach dem Beenden neu. Während des Installationsprozesses sieht Ihr Monitor so aus:

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Nach Abschluss der Installation müssen Sie Outlook neu starten.

Ist das Setup beendet, dann klicken Sie auf den Button „Schließen“; sollte Outlook geöffnet sein, dann starten Sie die Anwendung jetzt neu. Links oben gibt es nun ein neues Feld mit dem Namen „Zoom“ und den beiden Buttons „Meeting planen“ und „Instant-Meeting beginnen“:

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Wenn Sie den Desktop-Client ebenfalls schon installiert haben, dann können Sie Zoom über Outlook direkt nutzen.

Im nächsten Schritt zeigen wir Ihnen, wie Sie Zoom umfänglich in Outlook nutzen können.

Zoom nutzen: Einladung an Teilnehmer versenden

Einen Termin mit Zoom in Outlook erstellen ist kein Hexenwerk. Wenn Sie wissen, wie Sie mit dem Outlook-Kalender Termine erstellen und an mehrere Teilnehmer senden, dann ist das schon mehr als die halbe Miete. Klicken Sie auf den Button „Meeting planen“ und schon öffnet sich ein Terminfenster, wie es in Outlook erscheint. Im Hintergrund startet gleichzeitig das Zoom-Plug-in, mit dem das Meeting geplant wird. Geben Sie die zutreffenden Video- und Audio-Optionen ein und klicken Sie auf „Fortfahren“.

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Im ersten Schritt kümmern Sie sich um die Zoom-Optionen, dann um die Teilnehmer, den Zeitpunkt des Meetings, den Betreff etc.

Im nächsten Fenster wird ein Link erzeugt, den die Teilnehmer später klicken müssen, um an der Videokonferenz teilzunehmen. Dort legen Sie auch den Zeitpunkt fest und – besonders wichtig – können alle Personen, die teilnehmen sollen, einladen. Nutzen Sie hierfür einfach die Zeile „An…“ und geben Sie die Kontakte bzw. die Mailadressen nacheinander ein. Dabei haben Sie selbstverständlich Zugriff auf Ihre Outlook-Kontakte bzw. an Personen, mit denen Sie in Mailverkehr stehen. Die Empfänger können nach Erhalt ihre Teilnahme zusagen, exakt so, wie es auch im Outlook-Kalender funktioniert.

Wenn der Termin gekommen ist, startet der Videocall gewissermaßen automatisch, die eingeladenen Teilnehmen müssen lediglich den Link in der Einladungsmail klicken und können beitreten. Als Organisator müssen Sie selbst gar nicht unbedingt selbst mit dabei sein oder von Anfang an teilnehmen – Sie können auch zu einem späteren Zeitpunkt dem laufenden Meeting beitreten.

Instant-Meeting: Wie Sie ad hoc eine Zoom-Videokonferenz beginnen

Sind insgesamt nur wenige Teilnehmer für das Cloud-Meeting vorgesehen, dann müssen Sie den Weg über die Einladung per Kalender womöglich gar nicht gehen. Natürlich können Sie einen Videoanruf über Zoom auch spontan starten. Dafür klicken Sie auf den Button „Instant-Meeting beginnen“. Zunächst öffnet sich der Zoom-Client und klicken im Dialogfenster auf „Per Computer dem Audio beitreten“.

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So sieht der Startbildschirm für das Instant-Meeting aus.

Nun müssen Sie sich vergewissern, dass Sie nicht stummgeschaltet sind und Zoom zudem Zugriff auf die integrierte Kamera hat. Sollten die entsprechenden Symbole unten links rot durchgestrichen sein (s. im folgenden Bild links), dann klicken Sie einfach darauf, um Zoom den Zugriff auf die Kamera und das Mikrofon zu gestatten.

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Wenn die Statusleiste so aussieht wie im Bild rechts, dann sind Sie startbereit.

Haben Sie diesen Schritt erfolgreich absolviert, dann kann es auch schon fast losgehen. Um das Tool nutzen zu können, sind das Wichtigste die anderen Teilnehmer, und die schalten Sie zu, indem Sie auf den Button „Einladen“ klicken. Es erscheint ein neues Fenster, bei dem Sie voreingestellt auf Ihre Kontakte zugreifen können – da Sie sich aber innerhalb von Outlook bewegen, sollten Sie „E-Mail“ wählen. Im nächsten Fenster entscheiden Sie sich für die Option „Standard-E-Mail“, wodurch eine neue Mail erzeugt wird.

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Per Klick auf Standard-E-Mail erstellen Sie die Einladungsmail.

Diese neue E-Mail lautet in der Betreffzeile „Treten Sie bitte dem laufenden Zoom Meeting bei“, zugleich ist ein Link enthalten, die Meeting-ID und ein Passwort. Tragen Sie in der „An…“-Zeile nun noch die Empfänger ein und versenden Sie die Einladung wie eine ganz normale elektronische Nachricht. Alle Adressaten müssen lediglich die E-Mail öffnen und den Link klicken, um an dem Video-Meeting teilzunehmen.

Übrigens: Wenn Sie lediglich eine Konferenz ohne Bild starten möchten, dann klicken Sie in der Registerkarte zu Beginn auf die Option „Ohne Video starten“:

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Anstelle eines Videocalls können Sie natürlich auch eine Telefonkonferenz etablieren.

Der Versand einer Einladung per E-Mail ist ähnlich wie vorhin, im sich öffnenden Fenster müssen Sie lediglich auf „Andere einladen“ klicken, dann wieder auf Email und den Punkt „Standard-Email“. Der Rest funktioniert genauso wie vorhin dargestellt.

Lesen Sie im zweiten Teil, wie Sie Zoom nicht als Plug-in, sondern als Standalone-Tool nutzen, wie Sie während eines Videotelefonats den Bildschirm teilen können und welche Features und Funktionen die Software noch auf Lager hat.

Video Büro-Kaizen digital

Zoom Tutorial: Online Meetings und Schulungen ganz einfach

(Dauer: 21:34 Minuten)



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