Zoom – so nutzen Sie das Programm als Standalone-Tool

16. April 2020

Selbstverständlich können Sie Zoom nicht nur als Plug-in für Outlook, Lync oder Ihren Browser nutzen – auch als Android- oder iOS-App für das Smartphone gibt es die Software. Und natürlich auch als Anwendung für den Desktop-Rechner. Im zweiten Teil dieser Mini-Serie gehen wir darauf ein, wie Sie Zoom als Privatanwender einrichten können, wie Sie einem Meeting auch ohne den installierten Client beitreten können, wie Sie den Bildschirm mit Ihren Chatpartnern teilen und welche Funktionen Ihnen noch zur Verfügung stehen.

Vorab wichtig zu wissen ist auch, dass das Tool für private Anwender, die den Client kostenlos nutzen, auf eine Nutzungsdauer von 40 Minuten begrenzt ist. Wer dieses Limit umgehen möchte, muss gegen Bezahlung ein Abonnement abschließen.

Das lesen Sie hier:

1. Zoom als Desktop-Programm nutzen
2. Ein privates Meeting in Zoom planen
3. So können Sie einem Meeting beitreten
4. Weitere Funktionen in Zoom

Zoom als Desktop-Programm nutzen

Nach dem Download des Standalone-Clients (die Setup-Datei laden Sie hier herunter) öffnen Sie Zoom für die erste Anwendung und sehen – nachdem Sie sich registriert haben, was auch mit einem Konto bei Facebook oder Google geht – folgenden Bildschirm vor sich:

zoom-meeting-startbildschirm
Das ist das Startfenster von Zoom – nun können Sie loslegen.

Wenn die Registrierung erfolgreich war, klicken Sie zunächst einmal auf das kleine Zahnrad rechts oben. Dort können Sie einige individuelle Einstellungen vornehmen und Zoom so konfigurieren, wie es für Ihren privaten Gebrauch perfekt ist. Klicken Sie sich durch die Menüpunkte auf der linken Seite und wählen Sie, welche Optionen für Sie in Frage kommen. Klicken Sie sich anschließend ebenfalls durch die Reiter Chat, Meetings und Kontakte, um diese Bereiche kennenzulernen. Diese sind verständlich und leicht zu bedienen.

zoom-meeting-starten
Um ein Meeting zu starten, gehen Sie in der Maske am besten wieder auf „Standard-E-Mail“.

Wenn Sie ganz unkompliziert ein Meeting starten wollen, dann klicken Sie im Hauptfenster auf den entsprechenden Button. Sobald das Videofenster geöffnet ist, wählen Sie die Option „Per Computer dem Audio beitreten“ und schalten dann unten links gleich mal die Kamera und das Mikrofon frei, damit Sie das später nicht vergessen. Andere Teilnehmer fügen Sie hinzu, indem Sie unten auf „Einladen“ klicken und im nächsten Step auswählen, aus welchem Fundus Sie die anderen Teilnehmer rekrutieren möchten. Am einfachsten ist die Option „Standard-Email“ – dadurch öffnet Outlook eine neue Mail und Sie geben dann einfach die entsprechenden Personen oder Mailadressen ein.

zoom-meeting-einladung-per-email-versenden
Einfach die gewünschten Adressaten eingeben, die Mail senden und warten, bis die Empfänger dem Videocall beitreten.

Wie Sie im Bild sehen, generiert Zoom auch gleich einen Link für Ihr angedachtes Meeting. Wer die Mail erhält, muss diesen nur anklicken und kann der Unterhaltung beitreten.

Wenn Sie den anderen Teilnehmern während der Konferenz Dokumente zeigen möchten, dann wählen Sie in der Leiste, die sich unten im Chatfenster befindet, den Punkt „Bildschirm freigeben“, nachdem Sie rechts neben diesem Button eingestellt haben, für wen Ihr Monitor geteilt werden soll. Anschließend bekommen Sie die Auswahl der aktuell beendeten Dateien angezeigt, von denen Sie die gewünschte auswählen:

zoom-meeting-bildschirm-teilen
Auch das Teilen des Monitors ist bei Zoom ziemlich simpel.

Wenn das gesuchte Dokument nicht geöffnet sein sollte, dann suchen Sie es, indem Sie oben auf den Reiter Dateien klicken. Beenden Sie das Document Sharing, indem Sie den Mauszeiger in Zoom nach oben bewegen und auf den rot eingefärbten Button „Stoppen“ klicken.

Ein privates Meeting in Zoom planen

Die Funktionen, die Ihnen als Zoom-User offen stehen, sind im Prinzip dieselben, die Sie als zahlender Kunde zur Verfügung haben – mit dem Unterschied, dass jede Konferenz nach 40 Minuten automatisch abgebrochen wird. Das bedeutet, dass Sie als Privatanwender auch Meetings planen können.

zoom-meeting-planen
Ein Meeting ist schnell geplant in Zoom.

Drücken Sie im Hauptfenster einfach auf die Schaltfläche „Planen“ und geben Sie im Dialogfenster (s. Bild) alle notwendigen Informationen an: den Betreff, das Datum, die Startzeit, ob Sie ein Kennwort für das Meeting vergeben möchten, ob Sie als Host optisch und akustisch selbst teilnehmen und über welchen Kalender die Einladung versendet werden soll. Im Test wählen wir Outlook.

zoom-meeting-outlook-erstellt-automatisch-einladungsmail
Wenn Outlook als Kalender gewählt ist, erzeugt das Tool eine Einladungsmail.

Sobald Sie alle nötigen Angaben gemacht haben, klicken Sie unten auf den blauen Button und Outlook erzeugt eine E-Mail mit dem Betreff, dass man dem Zoom-Meeting beitreten soll (die Betreffzeile können Sie natürlich beliebig ändern). Die Empfänger wählen Sie nun einfach aus dem Outlook-Adressbuch aus. In der E-Mail selbst ist ein von Zoom erzeugter Link zu sehen, dazu die Meeting-ID sowie das Passwort. Zum Zeitpunkt der Konferenz müssen die Empfänger nun lediglich diesen Link anklicken und das Passwort eingeben, insofern Sie diese Option gewählt haben.

So können Sie einem Meeting beitreten

Sie haben eine solche Einladung per E-Mail erhalten und möchten nun wissen, wie Sie der Videoschalte beitreten können? Nichts einfacher als dass – wenn Sie Zoom als Desktop-Tool installiert haben, dann müssen Sie nur den Link anklicken und das Passwort aus der Nachricht copypasten. Letzteres natürlich nur, wenn der Veranstalter des Meetings ein Passwort verlangt, damit Sie sich einwählen können; sollte sich in der E-Mail kein Hinweis auf ein Passwort befinden, dann hat der Planer das Häkchen bei dieser Option nicht gesetzt. Sobald Sie alles erledigt haben, werden Sie zur laufenden Konferenz hinzugefügt. Nun müssen Sie nur noch kontrollieren, ob Kamera und Mikrofon freigeschaltet sind.

Ihre Festplatte ist fast voll und Sie möchten Zoom nicht fest installieren? Oder Sie arbeiten generell lieber mit dem Browser als mit einem Client? In dem Fall lautet die gute Nachricht, dass Sie Zoom auch nutzen können, ohne das Programm auf dem PC einzurichten. Das gilt allerdings nur dann, wenn Sie eine Zoom-Konferenz nicht selbst organisieren müssen, sondern dem Videochat nur per Link beitreten wollen.

zoom-meeting-beitreten-wartebildschirm
Das ist der Wartebildschirm, bevor das Meeting beginnt. Halten Sie nun die nötigen Informationen bereit, etwa die Meeting-ID und das Passwort, sofern dieses in der Mail zu finden ist.

Zum geplanten Zeitpunkt des Videoanrufs klicken Sie einfach auf den Link und warten, bis Sie aufgefordert werden, die Zoom-Besprechung zu öffnen. Sie werden der laufenden Konferenz dann direkt zugeschaltet.

Übrigens: Die E-Mail, die Sie vom Organisator des Calls erhalten haben, ist gleichzeitig ein Kalendereintrag. Der Link, die ID des Videochats und das Passwort werden auch in Ihrem Outlook-Kalender eingetragen.

Weitere Funktionen in Zoom

Wie eingangs bereits erwähnt besteht die Möglichkeit, dass Sie den Zoom-Client individualisieren. Mit einem virtuellen Hintergrund verschönern Sie den Anblick für Ihre Partner im Videomeeting noch einmal, während Sie unter Audio und Video Einstellungen vornehmen, die für die Qualität der Bild- und Tonübertragung wichtig sind. Wählen Sie auch die Optionen für den Chat und die Aufzeichnung aus, prüfen Sie die Einstellungsmöglichkeiten für Tastaturkürzel, sehen Sie diverse Statistiken ein und steuern Sie Untertitel und die Ein- und Ausblendung der Werkzeugleiste im Chatfenster. Im Profil können Sie erweiterte Funktionen anzeigen lassen, Ihr Profilbild ändern und mehr. Dafür müssen Sie sich allerdings auf der Zoom-Website einloggen.

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(Dauer: 21:34 Minuten)



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