In fünf Schritten von der Zettelwirtschaft zum perfekt durchorganisierten Büro!



Sie kennen das: Sie sind auf dem Sprung zu einer Besprechung, da klingelt das Telefon. Schnell gehen Sie noch dran und müssen sich einen Termin oder eine kurze Information notieren. Sie greifen nach irgendeinem Zettel, der gerade greifbar ist, schreiben alles auf und sausen los, um nicht zu spät zu kommen.
Als Sie wiederkommen ist der Zettel weg. Begraben unter Katalogen, die jemand auf Ihren Tisch gelegt hat. Oder mitgenommen von jemandem, der ihn aus Versehen mit der Mappe gegriffen und dann irgendwo auf dem Flur verloren hat.
Zettelwirtschaft bringt Chaos, so viel ist klar. Wenn Sie aber endlich Übersicht haben wollen, Klarheit, Ruhe und ein perfekt durchorganisiertes Büro, dann versuchen Sie es mal mit diesen fünf Schritten:

Wenn die Zettelwirtschaft zur Last wird, anstatt zu helfen ...

Aller Anfang ist: ein aufgeräumter Schreibtisch

Beginnen Sie den Kampf gegen die Zettelwirtschaft mit einem aufgeräumten Schreibtisch. Nicht nur, weil Leertischler effizienter sind, sondern weil es Ihnen auch gut tun wird. Wie Sie ihn am besten aufräumen, können Sie hier sehen:

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Die nächsten Schritte führen dann zur perfekten Organisation Ihres Büros:

1. Stellen Sie sich ein Sichtbuch zusammen!

Ein Sichtbuch ist eine Sammlung wichtiger oder ständig genutzter Informationen, z. B. Telefonlisten oder Preistabellen. Platzieren Sie es schnell greifbar in Ihrer Nähe, z. B. auf einem Tisch- oder Wandständer, auf dem Rollcontainer, in der Schreibtischschublade oder im Regal neben dem Schreibtisch. Beschriften Sie es sauber und lesbar von außen. Legen Sie ihm gegebenenfalls auch ein Inhaltsverzeichnis bei, damit Sie immer den Überblick behalten. Mehr zum Sichtbuch finden Sie hier und hier.

2. Nutzen Sie einen Schwenkarm!

Wenn Sie nicht genügend Informationen für ein ganzes Sichtbuch haben, genügt vielleicht ein DIN A-4-Zettel. Befestigen Sie den an einem Schwenkarm, der wiederum am Computer-Bildschirm festgemacht werden kann. Sie können ihn schnell hervorziehen und dann wieder hinter den Monitor schieben, sodass er nicht ständig in Ihrem Blickfeld hängt.
Er ist auch eine prima Hilfe, wenn Sie etwas abtippen müssen: Hängen Sie es vorübergehend dort an, und Sie werden keine Kopf- oder Nackenschmerzen bekommen.

Ohne Schreibtischunterlage lässt es sich viel leichter am Rechner arbeiten!

3. Werden Sie Ihre Schreibtischunterlage los!

Ob es der große Schreibblock ist, auf dem sich schon nach ein paar Tagen zahllose Kritzeleien finden oder die Unterlage mit dem durchsichtigen Plastikcover, unter dem sich die Zettelwirtschaft stapelt: Übersichtlich geht anders. Die Unterlagen lenken Sie bei der Arbeit ab, und es kostet viel Zeit, die richtige Information aus den vielen Kritzeleien und Zetteln herauszufinden. Mehr dazu lesen Sie hier.
Möchten Sie weiterhin eine Schreibtischunterlage haben, wählen Sie eine ohne die Möglichkeit, darauf Notizen festzuhalten, und ohne Plastikcover, unter dem Sie die Zettelwirtschaft wieder starten könnten. Und widerstehen Sie der Versuchung, die Zettel nun unter der Unterlage zu sammeln!

4. Nutzen Sie ein Notizbuch oder Zettelkasten!

Ab sofort sollten Sie nur noch einen einzigen Zettelkasten oder ein Ringbuch für Ihre Notizen nutzen. Sowie Sie einen Zettel beschrieben haben, sollte der sofort bearbeitet werden: Legen Sie ihn in Ihre Wiedervorlagemappe zu dem Datum, an dem Sie ihn bearbeiten wollen, heften Sie ihn ab, wenn Sie ihn aufheben müssen, oder entsorgen Sie ihn, wenn Sie ihn nicht mehr benötigen.

Nutzen Sie nur noch eine Posteingangsschale.

5. Nutzen Sie nur noch eine Posteingangsschale!

Das Durcheinander auf dem Schreibtisch kommt oft auch zustande, weil Ihre Post dort landet. Vielleicht sind Ihre Posteingangsschalen voll oder zu übersichtlich, oder Sie legen unerledigte Post neben die Posteingangsschale, um sie als nächstes zu bearbeiten. Doch diese Unordnung in Ihrem Blickfeld sorgt auch schon für Unruhe im Kopf. Sie können sich nicht mehr gut konzentrieren.
Nutzen Sie deshalb nur noch eine einzige Posteingangsschale. Mehr dazu finden Sie hier.

Natürlich hört das perfekt durchorganisierte Büro bei der Abschaffung der Zettelwirtschaft noch nicht auf. Es gibt viele Punkte im Büro-Alltag, an denen schon kleine Verbesserungen Ihr Leben effizienter, angenehmer und stressfreier machen können. Laden Sie sich in unserem Download-Center doch einmal die Checkliste „Büro-Kaizen® Arbeitsplatz“ herunter (der Download ist gratis!). Gehen Sie mit ihrer Hilfe alle weiteren Stationen für Ihr Büro durch oder machen Sie meinen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit, in dem Sie noch viele weitere Tipps für ein effizientes Büro erfahren.



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