Zeitsouveränität – Schluss mit Stress durch Zeitdruck



Den ganzen Tag haben Sie telefoniert, Mails beantwortet, Rechnungen erstellt und Bestellungen bearbeitet. Doch Ihre Zeit scheint wieder gerannt zu sein und nur die Hälfte Ihrer To-do-Liste ist abgehakt. Wie ein Hamster im Rad fühlen Sie sich: Müde, unzufrieden, erschöpft. Und Sie fragen sich: Was kann ich verändern, wo kann ich Zeit sparen?

Kleine Zeitfresser knabbern an Ihrer Zeitsouveränität? Meine Tipps helfen. Klick um zu Tweeten

Zeitsouveränität bedeutet, dass Sie Herr in Ihrer privaten und beruflichen Zeit sind. Nicht immer lässt sich die Menge Ihrer Aufgaben reduzieren; trotz Konzentration auf das Notwendige bleibt täglich viel für Sie zu tun. Die Lösung heißt, Zeitfresser ausfindig zu machen und durch sinnvolle Maßnahmen zu ersetzen. Gelingt Ihnen das im Beruf, gewinnen Sie Zeit für private Aktivitäten. Eine Auswahl bewährter Hilfsmittel mit messbar zeitsparender Wirkung habe ich Ihnen dafür zusammengestellt.

Zeitsouveränität bei Besprechungen: Die Sanduhr ist immer dabei

Bei Besprechungen lässt sich viel Zeit sparen, das fängt schon mit der Vorbereitung an.

Einladung: Schon jetzt mache ich mir Gedanken über die Teilnehmer. Für wen sind die Themen wichtig? Nur diese Mitarbeiter lade ich ein.
Tipp: Sitzen alle am Tisch, frage ich noch einmal nach, ob wirklich die richtigen Teilnehmer versammelt sind.
Tagesordnung: Sie ist der rote Faden der Besprechung und wird konsequent eingehalten. Ergeben sich neue Tagesordnungspunkte, können diese für die nächste Besprechung vorgemerkt werden.
Tipp: Beginnen Sie mit den Themen, die alle Teilnehmer betreffen, so dass nach jedem Thema einige Teilnehmer den Raum verlassen und wieder an ihre Arbeit gehen können.

Redezeit: Damit die Teilnehmer nicht „vom Hündchen aufs Stöckchen kommen”, lohnt sich der Einsatz einer Sanduhr; sie begrenzt die Redzeit jedes Einzelnen.

Zeitsouveraenitaet bei Besprechungen mit Sanduhr
Zeitsouveränität bei Besprechungen: Die Sanduhr teilt jedem Teilnehmer gleich viel Redezeit zu.

Sofortprotokoll: Notizen während der Sitzung ersparen Irritationen und Irrtümer. Schreiben Sie auf dem Laptop alle Beschlüsse mit und machen Sie sie für alle Teilnehmer sichtbar. Nach der Sitzung erhält jeder ein Exemplar des Protokolls.
Lesen Sie mehr darüber, wie Sie mit dem Sofortprotokoll Zeitsouveränität erreichen.
Fordern Sie unser Praxisbeispiel für effiziente Besprechungen an.

5 Tipps zur Zeitsouveränität bei Besprechungen finden Sie in meinem Beitrag zum Thema.

Zeitsouveränität durch Tages- und Wochenplan: Der Personal-Kanban macht’s möglich

Ein indisches Sprichwort sagt, dass man einen Elefanten verspeist, indem man ihn in kleine Stücke teilt. Dieses Bild für die Aufteilung einer großen Aufgabe in mehrere kleine finde ich sehr treffend. Es hat dazu beigetragen, dass ich den Personal-Kanban entwickelt habe, ein System zur Verwaltung von Aufgaben. Hier eine kurze Anleitung:

Material:

    1. Whiteboard oder eine stabile Pappe, mindestens im Format A4 als Unterlage.
    2. Blätter für Haftnotizen in 4 verschiedenen Farben für 4 verschiedenen Aufgabenbereiche oder Projekte in der kommenden Woche.
    3. Filzstift mit kräftiger Miene für gut lesbare Schrift.

Vorgehen:

    1. Teilen Sie die Unterlagen in 3 Spalten ein:
    Aufgaben (breite Spalte)
    Heute (schmale Spalte)
    Erledigt (breite Spalte)

    2. Bestimmen Sie die Arbeitsbereiche für die kommende Woche. Portionieren Sie die große Aufgabe in mehrere kleine. Platzieren Sie alle Zettel in der Spalte „Aufgaben”.

    3. Morgens legen Sie fest, welche Aufgaben Sie im Laufe des Tages erledigen werden. Hängen Sie die jeweiligen Notizzettel in die Spalte „Heute”.

    4. Die erledigten Aufgaben platzieren Sie in der Spalte „Erledigt”. Dort bleiben Sie bis zum Ende der Woche hängen.

    5. Unerledigte Aufgaben hängen Sie von der Spalte „Heute” zurück in die Spalte „Aufgaben”. Am nächsten Tag entscheiden Sie neu über die Aufgaben, die Sie erledigen werden.

Zeitsouveraenitaet mit personal Kanban
Zeitsouveränität bei Ihrer Wochenplanung: Personal-Kanban zeigt den Fortschritt an

Dieses Vorgehen verschafft Ihnen eine Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben. Sie gewinnen Zeitsouveränität, weil Sie immer wissen, wo Sie stehen.
Tipp: Der Personal-Kanban lässt sich auch gut im privaten Bereich anwenden. Laden Sie sich eine Anleitung für den Personal-Kanban herunter.

Auch bei einer gut durchdachten Aufgabenverwaltung können Ablenkungen und Verzögerungen auftreten. Eine davon entsteht durch den wiederholten Blick ins E-Mail-Postfach. Auch hier habe ich einen zeitsparenden Tipp für Sie.

Zeitsouveränität im Umgang mit E-Mails

E-Mail-Zeit: Der wiederholte Blick ins E-Mail-Postfach kann den Faden Ihrer Gedanken immer wieder unterbrechen. Deshalb bearbeiten Sie den Posteingang nur noch zu festen Zeiten, zum Beispiel morgens, mittags und vor dem Feierabend.

Bearbeitungs-Zeit: Alle Mails, die Sie innerhalb von 5 Minuten erledigen können, bearbeiten Sie sofort. So sind Sie nur 1 Mal mit dem Inhalt befasst. Alle anderen Mails werden entweder gelöscht, weitergeleitet, archiviert oder Ihrer To-do-Liste hinzugefügt. Dabei vergeben Sie direkt einen Termin und formulieren konkret die anstehende Aufgabe.

Zeitsouveraenitaet bei der Bearbeitung Emails
Zeitsouveränität bei der Bearbeitung von E-Mails: Mit 5 Schritten ist alles erledigt.

Fordern Sie unser E-Book „E-Mail-Stress ade” an, hier finden Sie praktische und nützliche Tipps.
Lesen Sie hier noch weitere elf Tipps zum effizienten Umgang mit E-Mails.

Was der Tipp bewirkt

Zeitsouveränität ist keine Hexerei, sondern ein realistisches Ziel. Wenn Sie Besprechungen vorausschauend planen, Ihren Wochenplan mit Personal-Kanban gestalten und Sichtungszeiten beim E-Mail-Posteingang sparen, werden Sie deutlich Zeit gewinnen.

Und Sie?

Womit gewinnen und erhalten Sie Ihre Zeitsouveränität? Welche Zeitfresser haben Sie ausgeschaltet und was hat Ihnen dabei geholfen? Ich freue mich auf Ihren Erfahrungsbericht!



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