Jobben, stoppen, Gas geben – Mit dem Zeitpuffer zu mehr Effizienz



Morgens halb zehn in Deutschland: Längst ist keine Zeit mehr für ein Frühstückchen. Im Jahr 2016 muss jede freie Minute gefüllt werden! Schnell noch telefonieren, mal eben noch online die Nachrichtenlage checken, die Wäsche in die Waschmaschine stopfen und fix ein Brot schmieren. Keine Sekunde darf sinnlos verstreichen. Wir ticken wie ein Hochleistungsuhrwerk und wundern uns dann, wenn uns die Puste ausgeht. Ich bin überzeugt, wir brauchen dringender denn je Zeitpuffer für unseren Arbeitsalltag!

Was ist das Problem

Es klingt wie ein großer Widerspruch: Wer über Zeitmangel klagt, sollte dringend ein Pause machen. Oder wie es mein Geschäftspartner und Freund Lothar Seiwert sagt: Wer schnell sein will, muss langsam gehen. Wir haben doch nur deshalb keine Zeit, weil wir die Zeit, die wir durch immer schnellere Kommunikation, immer bessere technische Geräte, immer genialere Effizienztipps gewonnen haben, sofort wieder mit neuen Tätigkeiten verplanen, anstatt diese einfach als Zeitpuffer stehen zu lassen. Wer dagegen seine einzelnen Tätigkeiten und seine Projekten so plant, dass Zeitpuffer zur Verfügung stehen, kann wieder erholter und konzentrierter in die nächste Aufgabe starten.

Das Gras wächst nicht schneller, wenn man an ihm zieht. Klick um zu Tweeten

Mehr Erholung durch Zeitpuffer
Weniger Ablenkung und mehr Erholung mit Hilfe einem Zeitpuffer.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Nutzen Sie Pausen wirklich als Unterbrechung!

Planen Sie zwischen einzelnen Arbeitsschritten Zeitpuffer ein und nutzen Sie diese, um Abstand zu Ihrer Tätigkeit zu bringen. Machen Sie alle 25 Minuten eine kleine Unterbrechung von fünf Minuten. Nutzen Sie diesen Zeitpuffer, um bewusst ans offene Fenster zu gehen, bewusst zu atmen, bewusst, die Büropflanzen zu gießen. Vermeiden Sie z.B., dass Sie am Rechner sitzen bleiben, um sich auf Facebook oder SpiegelOnline zu erholen. Im Internet zu surfen, ist Ihrer Arbeit zu ähnlich: sie sitzen wieder am Schreibtisch, starren wieder auf einem Bildschirm und belasten wieder die gleichen Sinne und die gleichen Bereiche Ihres Gehirns.

Abstand gewinnen mit Zeitpuffern
Nutzen Sie Zeitpuffer, um wirklich Abstand zu gewinnen.

Tipp Nr. 2: Planen Sie Zeitpuffer für die Bearbeitung Ihrer Aufgaben ein!

Erfahrungsgemäß gibt es in jeder Woche und an jedem Tag unerwartete Unterbrechungen, die dazu führen, dass der Zeitplan aus dem Lot gerät. Verplanen Sie darum nicht die gesamte Zeit, arbeiten Sie stattdessen mit einem Zeitpuffer. In der einschlägigen Literatur wird häufig das Mischungsverhältnis 60 zu 40 genannt. Der Rat lautet: Verplanen Sie 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit. Das sind bei einer Arbeitswoche von 40 Stunden 24 Stunden. Die restlichen 16 Stunden stehen Ihnen für unerwartete Anfragen zur Verfügung. Der Zeitpuffer hilft Ihnen, in diesen Situationen gelassen zu bleiben.

Zeitpuffer richtig planen
Planen Sie Zeitpuffer zwischen den Blöcken.

Sammeln Sie eine zeit lang eigene Erfahrungen mit dem Mischungsverhältnis 60 zu 40. Eventuell ist der Zeitpuffer überdimensioniert, eventuell ist er zu klein. Wenn Sie es getestet haben, werden Sie Ihr eigenes, passendes Mischungsverhältnis finden!

Tipp Nr. 3: Blocken Sie sich Zeiten für die Priorisierung Ihrer Aufgaben!

Planen Sie Anfangs- und Endmarken für Ihre Aufgaben und setzen Sie dazwischen Zeitpuffer. Nutzen Sie diese Freiräume, um Ihre Aufgaben immer wieder zu priorisieren.

Vorschaubild

Setzen Sie sich an jedem Tag eine feste Zeit, an dem Sie Ihren Posteingang mit den neuen Anfragen und Aufgaben sichten. Schaffen Sie sich einen Zeitpuffer am Ende der Woche, an dem Sie die neue Woche planen. Das Ziel ist es, den Überblick darüber zu behalten, an was und an wie viel Dingen Sie derzeit arbeiten. Priorisieren Sie immer wieder Ihre Aufgabenliste, so dass Sie sicherstellen, dass Sie gerade an der wichtigsten Aufgabe arbeiten. Solche Zeitpuffer dienen dazu, Stabilität in einem sehr unruhigen Umfeld zu finden, das keinen Tag und keine Nacht und keinen Sonntag mehr kennt.

Prioritaeten klaeren fuer Zeitpuffer
Setzten Sie Zeitpuffer ein für das Klären Ihrer Prioritäten.

Ich halte mir übrigens stets den Freitagmorgen frei, um die nächste Woche zu planen. Da ich dafür nicht die gesamte Zeit brauche, habe ich einen Zeitpuffer, um Dinge abzuarbeiten, die unter der Woche liegen geblieben sind.

Einige Informationen zur Wochenplanung habe ich Ihnen hier zusammengestellt:
52 starke Wochen – wie Sie mit einer Wochenplan-Vorlage Ihren Alltag in den Griff bekommen

Darauf kommt es an

Letzten Endes verschaffen die geplanten Zeitpuffer Ihnen den Freiraum, der zur Kreativität nötig ist: Sie finden Zeit zum Nachdenken, Nachsinnen, Nachgehen. Solche Zeitpuffer sind notwendig, damit Ideen wachsen können und Kreativität entsteht. Das Gras wächst nicht schneller, wenn man ihm zieht. Genauso wenig lassen sich unter Zeitdruck Kreativität entwickeln und echte Probleme lösen. Weder Ideenreichtum noch Effektivität lassen sich durch Selbstdisziplin erzwingen. Sie entstehen dort, wo wir Zeitpuffer einplanen, auf die Bremse treten und unseren Gedanken Freiraum geben.

Was der Tipp bewirkt

Zeitpuffer bewirken Gelassenheit, davon bin ich überzeugt. Sie verschaffen Ihnen die Freiräume, die notwendig sind, um selbstbestimmt, proaktiv und effektiv zu arbeiten. Zeitpuffer setzen Kreativität frei und schützen vor negativem Stress und Burnout!

Und Sie?

Für was nutzen Sie Ihre Zeitpuffer? Was ist Ihre Lieblingspausenbeschäftigung? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare!

Extra-Tipp

In meinem 30-Minuten-Blog habe ich die Frage in einer ähnlichen Form schon einmal gestellt. Hier können Sie die Antworten lesen.



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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