Überstunden ade – Ein effizienter Zeitplan verleiht Ihnen Flügel



Endlich Feierabend, aber noch immer stehen Aufgaben auf der To-Do-Liste. Und das nächste Projekt klopft auch schon mahnend an der Tür. Bekommen Sie manchmal Schnappatmung, weil Sie einfach nicht wissen, wie Sie Ihre Arbeit termingerecht bewältigen? Dann ist es höchste Zeit, Ihr Zeitmanagement zu überprüfen. Post-its am PC oder verschiedene Terminplaner verbrauchen zu viel Energie, weil Sie ständig Informationen suchen müssen. Mit dem richtigen Zeitplan verlieren Sie dagegen nicht den Überblick und es fällt Ihnen leicht, auf unvorhergesehene Störungen flexibel zu reagieren.

Zeitplan verwenden und Überblick behalten
Mit Post-its als Zeitplan-System verlieren Sie schnell den Überblick.

Was ist das Problem

Viele Menschen habe am Ende des Arbeitstages das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Selbst gut organisierte Mitarbeiter schaffen Ihr Pensum nur mit Überstunden. Schuld daran sind viele unterschiedliche, kleinteilige Arbeiten, die Zeit rauben. Manchmal treten auch Wartezeiten auf, weil die erforderlichen Unterlagen noch bei den Kollegen liegen. Und dann passieren auch immer wieder unerwartete Störungen, weil etwas außer der Reihe ganz schnell erledigt werden muss. Dieses Chaos an verschiedenen Arbeitsfäden bändigen Sie effektiv mit einem Zeitplan. Sie haben den Kopf frei, weil Sie alle Aufgaben im Blick haben, können effizient arbeiten, weil Sie Prioritäten setzen und verlieren gleichzeitig nicht Ihre Ziele aus den Augen.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für Ihren Zeitplan: Organisieren Sie Ihre Aufgaben konventionell oder digital

Erfassen Sie Ihre Termine und Aufgaben mit einem Kalender, To-Do-Listen oder Post-its, brauchen Sie viel Konzentration, um diese unterschiedlichen Systeme im Blick zu behalten. Die Gefahr ist groß, dass Sie etwas Wichtiges übersehen. Entscheiden Sie sich stattdessen für ein Zeitmanagementsystem, das alles übersichtlich festhält. Wer lieber etwas Handfestes mag, greift zu einem Zeitmanagement- Buch. Es ist eine Kombination aus Kalender mit sehr viel Platz für Aufgabenlisten und Notizen. Suchen Sie sich aus dem reichhaltigen Angebot für Bürobedarf das Buch heraus, das Ihren Bedürfnissen entspricht und Ihnen auch optisch zusagt.

Wer ohnehin mit Microsoft Outlook arbeitet, kann seinen Zeitplan auch digital erstellen. Mit dieser Software erstellen Sie Termine und können Ihre Aufgaben planen. Außerdem können Sie gleichzeitig Ihre E-Mails verwalten. Mit der Funktion Quickstep ist es möglich, mehrere Aufgaben mit einem einzigen Schritt bzw. Klick zu erledigen. Wie das geht, zeige ich Ihnen in diesen Beitrag.

Zeitplan in Outlook Kalender einpflegen
Mit Outlook erstellen Sie einen übersichtlichen Zeitplan.

Tipp Nr. 2 für Ihren Zeitplan: Planen Sie entsprechend Ihren Prioritäten

Angesichts des gestiegenen Arbeitsaufwandes ist es nicht möglich, alle Aufgaben oder Anfragen zu beantworten. Bevor Sie Ihren Zeitplan entwerfen, berücksichtigen Sie Ihre Prioritäten. Wenn Ihnen das schwerfällt, empfehle ich Ihnen die 25.000-Dollar-Methode: Listen Sie alle Aufgaben auf und überlegen Sie, welche Sie und Ihr Unternehmen beruflich voranbringt. Diese Tätigkeit erhält die Priorität 1. Nach diesem Muster erstellen Sie eine Rangliste, die Ihnen hilft, Ihren Zeitplan zu erstellen. Wenn Sie das Thema vertiefen möchten, empfehle ich Ihnen diesen Beitrag: Aufgaben priorisieren – Mit diesen drei Regeln steigern Sie Ihre Effizienz.

Tipp Nr. 3 für Ihren Zeitplan: Kleine Schritte führen auch zum Ziel

Große Aufgaben wirken bei vielem Menschen demotivierend. Deshalb setzen wir bei Büro-Kaizen® auf das Prinzip der kleinen Schritte. Überlegen Sie sich, wie Sie große Projekte in kleinere Teilaufgaben aufteilen, die Sie gut bewältigen können. Statt sich zu überfordern, motivieren Sie sich auf diese Weise mit Erfolgserlebnissen.

Extra-Tipp:

Wenn Sie eigenverantwortlich Ihre Ziele bestimmen und umsetzen, sind Sie wesentlich motivierter als wenn Sie fremdbestimmt auf Zuruf reagieren. Achten Sie darauf, im Arbeitsalltag proaktiv zu handeln. So entsteht ein Zeitplan, mit dem Sie sich hundertprozentig identifizieren. Lesen Sie meine besten Tipps, wie Sie proaktiv Ihre Zukunft gestalten.

Zeitplan erstellen und proaktiv handeln
Mit proaktiver Zeitplanung setzen Sie Ihre Aufgaben erfolgreicher um.

Tipp Nr. 4 für Ihren Zeitplan: Zeitpuffer schaffen Raum für unvorhergesehene Ereignisse

Ein Zeitplan gerät leicht durcheinander, wenn Sie den Zeitaufwand nicht realistisch einschätzen. Ich multipliziere deshalb den geschätzten Zeitrahmen mit 1,5 Stunden. So habe ich Pufferzeiten. Wenn Sie trotzdem Ihr gewünschtes Tagespensum nicht schaffen, überprüfen Sie Ihre gewohnten Abläufe. Hier versteckt sich viel Optimierungspotential. Lesen Sie, wie Sie den Zeitdieben auf die Spur kommen und diese wirksam bekämpfen.

Tipp Nr. 5 für Ihren Zeitplan: Finden Sie ökonomisch sinnvolle Lösungen

Gerade wenn Sie viele unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen haben, ist es schwierig, einen exakten Zeitplan zu erstellen. Um sich nicht zu verzetteln, ist es ratsam, ähnliche Aufgaben wie Telefonate oder die Ablage zusammenzufassen. Das ist effizient, denn dann haben Sie schon alle benötigten Materialien vorliegen und brauchen nicht jedes Mal immer wieder die erforderlichen Unterlagen heraussuchen. Spüren Sie ständig Möglichkeiten auf, um Ihre Arbeitsabläufe effektiv zu optimieren. So kann es auch sinnvoll sein, anspruchslose Tätigkeiten wie das Kopieren von Akten an Praktikanten zu delegieren.

Nur kein blinder Aktionismus – mit einem Zeitplan sind Sie erfolgreicher! Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Gewöhnen Sie sich an, entweder vor Arbeitsbeginn oder am Ende des Tages einen Zeitplan für den Tag sowie die Woche bzw. den Monat zu erstellen. Wenn Sie Ihre Arbeitszeit überlegt einteilen, verzetteln Sie sich in Zukunft nicht mehr.

Was der Tipp bewirkt

Mit einem realistischen Zeitplan haben Sie alle Termine und Aufgaben im Griff. Gut organisiert, haben Sie den Kopf frei und können Ihr Privatleben viel entspannter genießen. Denn Ihre Gedanken kreisen nicht mehr um Aufgaben, die Sie nicht vergessen dürfen.
In diesem Video-Podcast verrate ich Ihnen den Schlüssel zum Erfolg.

Und Sie?

Welches Zeitmanagementsystem können Sie empfehlen? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare.



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