Tick-tack, tick-tack – 7 erfolgreiche Schritte für kluge Zeitmanager



Wer hastig läuft der fällt, drum eile stets mit Weile. Das Zitat von William Shakespeare aus Romeo und Julia bringt es auf den Punkt. Wer kopflos an eine Aufgabe herangeht, ist überhastet und macht Fehler. Mit Ruhe und Übersicht gelingt es viel leichter, das tägliche Arbeitspensum im Büro zu bewältigen. Die folgenden 7 Schritte zeigen Ihnen, wie Sie Hektik im Keim ersticken und sich zu einem entspannten Zeitmanager weiterentwickeln.

Hektik als schlechter Zeitmanager
Als schlechter Zeitmanager gerät man oft in Hektik.

Was ist das Problem

Der Leistungsdruck von außen nimmt immer mehr zu und die eigenen Ansprüche führen ebenfalls dazu, dass viele Menschen nur noch durch den Berufsalltag hetzen. Je mehr Zeit wir uns für den Arbeitsaufwand im Büro wünschen, desto schneller rinnt sie uns wie Sand durch die Finger. In der Hektik ist es schwer, den Überblick zu behalten und es schleichen sich Flüchtigkeitsfehler ein. Ein guter Zeitmanager versucht unüberlegtes Handeln zu vermeiden, weil es das berufliche Ansehen schadet und außerdem dem Unternehmen wirtschaftlichen Schaden zufügen kann.

So funktioniert es

Mit planlosen Arbeitsabläufen sparen Sie keine Zeit. Wenn Sie ohne Stress und Hektik Ihr Arbeitsaufkommen bewältigen wollen, gehen Sie den umgekehrten Weg und entschleunigen Sie Ihren Arbeitsalltag. Mit diesen 7 Schritten entwickeln Sie sich zu einem perfekten Zeitmanager.

1. Schritt zum perfekten Zeitmanager: Schaffen Sie Ordnung

Auf dem Schreibtisch stapeln sich Akten, auf der Fensterbank stehen Aktenordner und am Monitor kleben Post-ist. Wer mit diesem Ballast in den Arbeitsalltag startet, fühlt sich automatisch unter Druck. Wenn der Stresspegel steigt, fällt es Ihnen noch schwerer, strukturiert zu denken und zu arbeiten. In einem chaotischen Büro erbringen Sie keine Höchstleistungen sondern sind nur noch am Suchen. Starten Sie mit dieser Methode: Räumen Sie Ihren Schreibtisch komplett leer und wischen Sie die Oberfläche sauber. Ihr Kopf ist gleich viel freier. Jetzt stellen Sie nur noch Dinge auf, die Sie täglich brauchen, damit Sie Ihre Aufmerksamkeit und Energie klar fokussieren können. Diese 10 Spielregeln für Sieger können Sie als nächstes in Angriff nehmen.

Ordentlicher Arbeitsplatz mit Zeitmanager
Ein guter Zeitmanager hat stets einen aufgeräumten Arbeitsplatz.

2. Schritt zum perfekten Zeitmanager: Optimieren Sie die Wiedervorlage und das Ablagesystem

Gerade bei einem sehr hohen Arbeitspensum ist es wichtig, klare Strukturen einzuführen. Wenn Sie ein Schriftstück oder einen Aktenordner in die Hand nehmen, sollten Sie automatisch wissen, wohin damit. Klare Regeln für die Wiedervorlage und ein nachvollziehbares Ablagesystem sorgt dafür, dass Sie Ihre wertvolle Zeit nicht mit Suchen vergeuden. Indem Sie dauerhaft für Ordnung sorgen, steigern Sie Ihre Effizienz um 20 Prozent.

Extra-Tipp:

Finden Sie ein Ablagesystem das zu Ihnen passt und mit dem Sie gerne Arbeiten. Bewährt haben sich Hängeordner und Aktenordner. Achten Sie aber darauf, dass Qualität und Maße stimmen. In diesem Beitrag finden Sie die wichtigsten Auswahlkriterien für Ihr Ablagesystem.

3. Schritt zum perfekten Zeitmanager: Beenden Sie die Zettelwirtschaft

Im Lauf des Tages brauchen Sie regelmäßig wichtige Informationen wie Telefonnummern oder Adressen. Diese sind entweder in Aktenordnern versteckt oder kleben als Post-its an der Wand. Unter Stress passiert es immer wieder, dass Sie die gewünschten Daten nicht auf Anhieb finden. Eine elegante und viel effektivere Methode ist ein Foliensichtbuch mit fest eingeschweißten Hüllen. Legen Sie auf der ersten Seite ein Inhaltsverzeichnis an, dann sind die gesammelten Informationen auf einen Blick abrufbar. Ich habe Ihnen meine besten Tipps zusammengestellt, wie Sie mit dem Sichtbuch Ihr Chaos bändigen.

Foliensichtbuch hilft Zeitmanager
Ein Foliensichtbuch ist für jeden Zeitmanager eine große Hilfe.

4. Schritt zum perfekten Zeitmanager: Führen Sie Meetings effektiv durch

Viele Mitarbeiter empfinden Besprechungen als Zeitverschwendung, die sie obendrein aus ihrem Arbeitsfluss reißen. Ineffiziente Meetings kosten nicht nur Nerven sondern auch viel Geld. Laut den Ergebnissen einer Studie der AKAD-Hochschule in Zusammenarbeit mit Tempus verbringen Mitarbeiter 19 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Besprechungen. Mit meinen Tipps für eine professionelle Tagesordnung und klare Spielregeln verkürzen Sie effektiv Ihre Sitzungen. Wenn Sie die Besprechung im Stehen abhalten, lässt sich die Sitzungszeit sogar um 50 Prozent reduzieren.

Zeitmanager in Meetings
Auch in Meetings achtet jeder gute Zeitmanager auf die effektivität.

5. Schritt zum perfekten Zeitmanager: Vergessen Sie Multitasking und setzen Sie Prioritäten

Wenn die Zeit rast, ist die Versuchung groß, beim langweiligen Telefonat mit dem Geschäftspartner gleichzeitig einen Bericht vom Kollegen zu lesen. Was wie eine Zeitersparnis wirkt, hat seine Tücken. Denn Sie pendeln mit Ihrer Aufmerksamkeit immer nur hin und her. Letztendlich haben Sie Inhalte vom Gespräch vergessen und Fehler im Memo übersehen. Konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Aufgabe, die Sie wenn möglich auch ohne Unterbrechung beenden. Das gelingt am besten, wenn Sie sich für jeden Arbeitstag gezielt eine Aufgabe vornehmen. Mit dieser Eine-Priorität-Methode erkennen Sie Ihre wichtigsten Projekte und erledigen diese zeitnah. Lesen Sie meine Tipps, wie Sie Prioritäten wie ein Profi setzen.

6. Schritt zum perfekten Zeitmanager: Nehmen Sie nicht jede Arbeit an, wenn Sie keine Kapazitäten frei haben

Es schmeichelt dem eigenen Ego, wenn der Chef Sie mit einer Extraarbeit betraut oder die Kollegen um Hilfe bitten. Aber jede Unterbrechung kostet Zeit und reißt Sie aus Ihrer Konzentration. Wenn Sie keine Zeit haben, ist es völlig in Ordnung, bei Anfragen „Nein“ zu sagen. Wahrscheinlich wissen die anderen gar nicht, dass Sie keine Kapazitäten mehr frei haben. Denken Sie immer daran: Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung!

7. Schritt zum perfekten Zeitmanager: Machen Sie regelmäßig Pausen

Wenn sich die Aufträge anhäufen, nutzen viele Menschen die Pausen als zusätzliche Arbeitszeit. Aber der Nutzen ist nur vorübergehend und schlägt schnell ins Gegenteil um. Wenn Sie sich nicht zwischendurch entspannen, kommt unweigerlich der Leistungsknick. Planen Sie in Ihr Zeitmanagement kleine Micropausen ein. Das kostenlose Softwaretool Workrave erinnert Sie an Pausen und schlägt Ihnen außerdem entspannende und lockernde Übungen vor. Danach arbeiten Sie viel konzentrierter und sind kreativer.

Extra-Tipp:

Wenn pausen ungern eingehalten werden, liegt das oft an einem ungemütlichen oder schmuddeligen Aufenthaltsraum. Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen, den Pausenraum freundlich einzurichten. Diese fünf klaren Regelungen sorgen außerdem dauerhaft für Ordnung und für gute Stimmung.

Pausen auch für Zeitmanager
Auch ein guter Zeitmanager braucht genügend Pausen.

Darauf kommt es an

Ständiger Leistungsdruck im Büro belastet Körper und Seele. Oft ist es aber gar nicht möglich, alle Aufgaben zu bewältigen. Ein verantwortungsvoller Zeitmanager plant aktiv und bewusst seinen Arbeitsalltag und konzentriert sich nur noch auf die wirklich wichtigen Projekte.

Was der Tipp bewirkt

Indem Sie aktiv Ihren Arbeitsalltag gestalten, vermeiden Sie Stress und Frustration. Im Gegenteil, wer sich seinem Arbeitspensum gewachsen fühlt, hat Spaß an seinem Job. Ein kluger Zeitmanager hält sich an die 7 Schritte und bleibt entspannt und locker. So hat Burnout keine Chance!

Kluge Zeitmanager wissen: Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung! Klick um zu Tweeten

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