Zeitmanagement: Werden Sie zum effizienten Leertischler



Jahresende ist Deadline-Zeit und die Härtephase für jedes Zeitmanagement. Meist sind es diese Wochen in denen man feststellt, dass es mit dem Zeitmanagement ziemlich hapert. Es ist auch die Phase, in der man im Stresspegel-Hoch die To-do-Listen abarbeitet und sich abends fühlt, als ob man unter den Bus geraten wäre. Interessanterweise haben diese Zeiten immer ein bestimmtes Begleit-Symptom: Der Schreibtisch sieht aus wie ein Bombenkriegsgebiet. Und hier liegt der Schlüssel zur Lösung: Bringen Sie Ihren Schreibtisch in Ordnung und Sie erhalten auch wieder die Kontrolle über Ihre Zeit. Klingt banal? Ist aber wirkungsvoll. Probieren Sie es aus. Das Problem Der Schreibtisch ist ein Stück weit ein Spiegelbild des Geistes. Herrscht Chaos auf Ihrem Tisch, herrscht oft auch Chaos in Ihrem Kopf – oder umgekehrt. Viele packt in solchen Phasen dann nach einigen Tagen ein Aufräum-Bedürfnis. Der Tisch muss wieder leer und geordnet werden. Und wissen Sie was? Danach spürt man eine physische Erleichterung. Es ist, als ob man wieder die Kontrolle über sein Leben zurückerobert hätte. Vor allem aber hat eine solche Aufräumaktion eine verblüffende Wirkung auf Ihr Zeitmanagement.

Zeitmanagement umsetzen durch Sanduhr
Sanduhren helfen bei der Umsetzung von Zeitmanagement

Die Lösung „Leertischler sind effizienter als Volltischler“, das ist eine alte Erkenntnis aus dem Zeitmanagement. Sie haben das vielleicht auch schon gespürt, wenn Sie zum Beispiel beim Kochen, Basteln oder auch im Büro den Tisch zunächst frei hatten und dann eine Aufgabe nach der anderen erledigen können. Oft entsteht dann der Eindruck, dass man in zwei Stunden mehr bewegt als sonst an einem ganzen Tag. Zumindest geht es mir so. Wenn Leertischler effizienter sind als Volltischler, dann muss es das erste Ziel sein, den Schreibtisch nachhaltig frei zu räumen. Wie ist das zu schaffen? Ein (zu) voller Schreibtisch ist ein Hinweis darauf, dass den Dingen und Akten, die darauf liegen, noch kein besserer Platz zugewiesen wurde. Es kommt darauf an, den Dingen eine „Heimat“ zu geben und das Ein- und Anordnen dieser Dinge zur Regel zu machen. Wo dies geschieht, dort enthält der Schreibtisch nur die Papiere, die Sie zur Bearbeitung der aktuellen Aufgaben gerade brauchen. Und Sie können Ihre Aufmerksamkeit und Energie klar fokussieren. Zu einem leeren Tisch kommen Sie in 4 einfachen Schritten. Schritt Nr. 1: Systematisch aussortieren Werfen Sie alles weg, was Sie nicht mehr benötigen. Dinge, die ins Archiv können, bringen Sie dorthin. Was Sie gern behalten möchten, können Sie natürlich aufbewahren. Ziel ist jedoch, dass Sie an Ihrem Arbeitsplatz nur die Dinge haben, die Sie dort auch tatsächlich brauchen. Wenn Ihr Tisch besonders voll ist und Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen: Beginnen Sie links oben und arbeiten Sie sich nach rechts unten durch, Stapel für Stapel. Übrigens: Die Spielregel „Entfernen Sie alles, was nicht gebraucht wird“ gilt nicht nur für Ihre Schreibtischplatte, sondern für Ihren gesamten Arbeitsplatz. Es gibt viele Dinge in Schubladen, Schränken und Regalen, die einem ans Herz gewachsen sind, aber seit Jahren nicht gebraucht werden oder noch nie gebraucht wurden. Schritt Nr. 2: Unterlagen zum Lesen ordnen Jeder bekommt mehr Informationen, als er verarbeiten kann. Deshalb bilden sich Stapel von Unterlagen, die man später noch lesen möchte. Manche richten sich ein „Lesen“-Fach ein, um die Unterlagen zu strukturieren. Die Absicht ist gut – und die Idee auch. Allerdings nur wenn man das Fach nicht überquellen lässt. Definieren Sie im Schrank oder Regal ein Fach, in dem solche Unterlagen gestapelt werden. Die Höhe des Fachs bestimmt die maximale Höhe des Stapels. Für Zugfahrten oder sonstige Wartezeiten können Sie einige Unterlagen mitnehmen. Was verarbeitet ist, wird weggeworfen oder abgelegt. Das Prinzip dahinter nennt sich das System der sich selbst begrenzenden Systeme. Werden Dinge nicht begrenzt, ufern sie aus. Deshalb: Ein Platz und dieser wird nicht überschritten. Ist der Stapel am Limit angekommen, nehmen Sie die Unterlagen, die zuunterst liegen und werfen Sie diese weg. Was Sie bis jetzt nicht gelesen haben, werden Sie auch in der kommenden Zeit nicht lesen. Schritt Nr. 3: Eigene Aufgaben in einer strukturierten Ablage ordnen Ein Teil der Papiere auf Ihrem Schreibtisch gehört zu Vorgängen, die nur Sie bearbeiten oder für die Sie verantwortlich sind. Darunter sind:

  • „„Vorgänge mit kurzer Verweildauer
  • „„Vorgänge, die an Termine gebunden sind
  • „„Vorgänge, die zusammengehören
  • „„Unterlagen, die Sie sammeln, aber noch nicht bearbeiten
  • „„Vorgänge, die Sie länger aufbewahren

Wenn der Schreibtisch als Ablagefläche für alle Vorgänge missbraucht wird, ist ein konzentriertes Arbeiten kaum möglich. Manche halten die Tischplatte deswegen frei und lagern die Papiere in Schalentürmen. Wieder andere legen die Dokumente in den Rollcontainer. Damit haben sie zwar den Ansatz des Leertischlers verwirklicht. Doch die Unordnung haben Sie nur unsichtbar gemacht. Es ist unwahrscheinlich, dass alle benötigten Unterlagen auf diese Weise mit einem Griff zur Hand sind. Es kommt deshalb darauf an, die Papiere vom Tisch zu nehmen, und zwar so, dass nichts vergessen wird, nur weil es woanders abgelegt wurde. Hierfür eignen sich die Ordnungssysteme von MAPPEI oder Pultordner. Detaillierte Tipps für die perfekte Ablage finden Sie in meinem Blog-Beitrag  „Kein Drama mit zig Akten – so schaffen Sie das perfekte Ablagesystem für Ihr Büro“. Schritt Nr. 4: Material das später bearbeitet wird, strukturiert sammeln Ablagen mit Pultordner oder MAPPEI-Systemen sind für aktuelle Vorgänge da, die Sie aktiv bearbeiten. Es gibt daneben auch Vorgänge, bei denen Sie zunächst nur Material sammeln wie Muster, Bilder und sonstige Anregungen. Nur: Wo legen Sie dieses Material ab? Hierfür eignet sich eine Projektbox. Dabei handelt es sich um einen Karton, in den Sie alle Unterlagen (Materialien, Notizen, Ideen) zu einem Projekt hinein legen. Dies kann unstrukturiert geschehen, da Sie zunächst noch nicht darauf zurückgreifen müssen. Wenn Sie dann an dem Projekt arbeiten, werden die Unterlagen gesichtet und geclustert oder weggeworfen. Auch hier gilt, dass man durchaus mal loslassen können muss. Den Karton bewahren Sie im Umfeld Ihres Arbeitsplatzes auf. Er sollte aber nicht in unmittelbarer Nähe stehen, denn Sie brauchen ihn ja im Moment nur selten.  

Zeitmanagement durch Kalender im Blick
Zeitmanagement mit festen Terminen im Blick halten.

Praxis-Beispiel Vielleicht interessiert es Sie, welche Lösung sich für meine Bedürfnisse bewährt hat: Unterlagen zu laufenden Projekten mit nicht allzu großem Umfang werden in Hängeregistern rechts und links im Schreibtisch aufbewahrt. Die einzelnen Projektmappen werden mit Namen gekennzeichnet. So kann man auf einen Blick ablesen, in welcher Mappe sich welche Projektunterlagen befinden. Ist ein Projekt nicht mehr aktuell, wird die zugehörige Hängemappe nur noch selten gebraucht. In diesem Fall wird sie in ein großes, in sich strukturiertes Schubfach umgelagert. Dieses befindet sich einige Meter entfernt an der Wand meines Büros. Neben dem Schubfach klebt eine Beschreibung der Themenaufteilung. So befinden sich die Hängemappen von tempus-Consulting beispielsweise im hinteren Teil der rechten Schubfachseite, die von Büro-Kaizen links hinten und die persönlichen Unterlagen von Jürgen Kurz hängen im vorderen Mittelteil. Kann ein Projekt bei der nächsten Aufräumaktion archiviert werden, werden die zugehörigen Hängemappen und Ordner in einen Karton gelegt und auf dem Archivierungsprotokoll vermerkt. Dieses Protokoll hängt aus. So kann jeder Mitarbeiter jederzeit nachlesen, wann welche Hängemappe archiviert wurde. Die archivierten Hängemappen und Ordner lagern – in beschrifteten Kartons verpackt – auf einer Palette im Lager. Wird eine archivierte Hängemappe benötigt, kann auf dem im Büro aushängenden Archivierungsprotokoll nachgeschaut werden, in welchem Karton sich die Unterlagen befinden. Wenn neue Kartons ins Lager kommen, werden die Archivierungsprotokolle der alten Kartons durchgeschaut. Es wird entschieden, welche alten Kartons weggeworfen werden können. Auch hier gilt das Prinzip der selbstbegrenzenden Systeme: Es gibt keine zweite Palette.

Zeitmanagement nutzen und Leertischler werden
Leertischler werden durch effizientes Zeitmanagement

Extra-Tipp: Aufräumen braucht Zeit – und viele glauben, diese nicht zu haben. Doch rechnen Sie mal dagegen, wieviel Zeit und Energie Sie mit Wühlen im Chaos verschwenden. Einmal aufzuräumen ist eines der besten Investments, das Sie in Ihr Zeitmanagement tätigen können. Für akute Chaos-Situationen können Sie aber ein kurzfristiges Notfall-Programm entwickeln: Bei diesem gehen Sie als erstes das Chaos auf dem Schreibtisch an. Anschließend erstellen Sie eine Liste mit allen Plätzen, an denen ebenfalls ausgemistet werden müsste: Rollcontainer, Aktenschrank, Büroregal etc. Teilen Sie diese Stellen in kleine Parzellen auf, die Sie abschnittsweise abarbeiten können. Zum Beispiel: Schublade oben, Mitte, unten oder Regalfach oben rechts, unten links etc. Wann immer Sie einige Minuten Zeit haben – oder einfach mal den Kopf freikriegen müssen – nehmen Sie sich eine Parzelle vor. Der Vorteil: Die Aufgabe wird auf „verdauliche“ Portionen reduziert, die Sie auch bewältigen können, wenn der Kalender keinen kompletten Aufräumtag zulässt. Service Zeitmanagement hat viele Komponenten und am effektivsten ist es, wenn diese konsequent zusammengeführt werden. In der tempus.Akademie haben wir deshalb speziell dafür ein Seminar zum Thema Zeitmanagement entwickelt. Sie sind neugierig? Alle Informationen zum Zeitmanagement-Seminar finden Sie hier. Weitere Tipps zur Verbesserung des Zeitmanagements erhalten Sie außerdem kostenlos in unserem Download-Center.



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: