Mein Name ist Management. Zeitmanagement.


Kennen Sie das? Die Ideenliste ist voll, die Projektliste ebenfalls. Man hat den Eindruck, von Arbeit und Aufgabenlisten aufgefressen zu werden. Das Gefühl, nicht mehr Herr der eigenen Zeit zu sein, wächst immer mehr. Ein Trend unserer hochverdichteten digitalen Welt, sagen viele. Nein, sage ich. Wir sind nicht hilflose Opfer der Entwicklungen. Wir sind Herr über unsere Zeit und das, was wir damit anstellen. Nur: Wenn wir unser Zeitmanagement nicht selbst in die Hand nehmen, tut es jemand anderes. Im Zweifelsfall der Chef mit seiner langen Aufgabenliste. Die Lösung Beim Zeitmanagement geht es darum, die anstehenden Pflichten und Aufgaben in den Griff zu bekommen. Und zwar so, dass am Ende nicht nur die dringenden Aufgaben erledigt sind, zum Beispiel die Fertigstellung der Projektpräsentation, sondern auch die wichtigen, zum Beispiel Ihre persönliche Zielplanung. Damit dies gelingt, nutzen wir das System des Büro-Kaizen®. Büro-Kaizen® und Zeitmanagement sind wie zwei Seiten einer Medaille:

  • Büro-Kaizen® beantwortet die Frage, wo Sie Informationen ablegen, damit Sie und gegebenenfalls auch Ihre Vertretung die Unterlagen schnell finden.
  • Zeitmanagement beschäftigt sich mit der Frage, in welcher Reihenfolge und mit welchen Prioritäten die Aufgaben abgearbeitet werden.

Deshalb ist es sehr wichtig, Büro-Kaizen mit dem Zeitmanagement zu verknüpfen. Das kann sowohl digital, als auch auf Papier passieren. Falls Sie beides verwenden ist es wichtig, dass beide Systeme miteinander verknüpft werden und Sie den Überblick behalten.

Zeitmanagement als Strategie zur Effizienz
Zeitmanagement bei Besprechungen

Schritt Nr. 1: Überblick verschaffen Was machen Menschen, die sehr viel zu tun haben und in der Gefahr stehen, den Überblick zu verlieren? Sie nehmen sich einen Block und listen alle ihre Aufgaben auf, um nichts zu vergessen. Durch das Schreiben gewinnen sie eine Übersicht für alles, was ansteht, und fühlen sich besser. Manche gehen so weit, dass sie Dinge auf die Liste schreiben, die schon erledigt sind und die sie dann sofort wieder durchstreichen können. Das gibt ihnen gleich ein noch besseres Gefühl. Anschließend bringen sie die verbleibenden Aufgaben in die richtige Reihenfolge und entscheiden, was wann abgearbeitet wird. Tragen Sie neue Punkte gleich in den Kalender bzw. Aufgaben ohne Termin in Ihre To-do-Liste ein, dann entsteht diese Übersicht automatisch. Schritt Nr. 2: Entwickeln Sie ein System das Termine und Unterlagen verknüpft Um die Eintragungen in meinem Kalender zu vereinfachen, habe ich mir bestimmte Abkürzungen angewöhnt:

Zeitmanagement durch System umsetzen
Zeitmanagement mit festem System angehen

Mithilfe dieser Symbolik trage ich alle meine Aufgaben und Projekte in meinen Zeitplaner ein:

  • Wenn es sich um terminierte Aufgaben handelt, kommen sie in den Kalender.
  • Wenn es To-do-Punkte ohne Termin sind, kommen sie auf die To-do-Liste.

Hinter die jeweilige Aufgabe schreibe ich dann das Symbol. Wenn ich beispielsweise für einen bestimmten Tag die Einladung zu einer Veranstaltung bekommen habe, dann lege ich diese in eine freie Mappe meiner Ablage für eigene Aufgaben. Im Kalender trage ich dann ein Rechteck mit der entsprechenden Nummer dieser Mappe ein, und zwar beim Tag des Termins hinter dem Namen der Veranstaltung. Somit weiß ich, wann der Termin ist und wo sich die entsprechenden Unterlagen befinden. Zeitmanagement durch Mappensystem sicher umsetzen Ein weiteres Beispiel: Auf der To-do-Liste ist hinter „Anruf Hr. Raab“ ein Kästchen zu sehen, in dem die Zahl 28 steht. In der Mappe Nr. 28 befinden sich die Unterlagen, die für dieses Telefonat benötigt werden.

Zeitmanagement mit festen To-Do's
Zeitmanagement mit festen To-dos

Schritt Nr. 3: Jeden Tag sauber planen Ob Sie für Ihre Zeitplanung ein analoges Zeitplanbuch verwenden oder einen elektronischen Kalender ist egal. Hauptsache, Sie planen.   Tipp Nr. 1: Schriftlichkeit ist oberstes Planungsprinzip Alle Aktivitäten, Aufgaben und Termine notieren Sie sofort im Zeitplaner. Nur so behalten Sie bei jeder Gelegenheit den Überblick und können sich auf das Wesentliche konzentrieren. Tipp Nr. 2: Planen Sie am Vorabend den neuen Arbeitstag Gehen Sie mit klaren Vorstellungen, inklusive Tagespriorität, in den neuen Tag. So können Sie außerdem Ihr Unterbewusstsein für sich arbeiten und seine schöpferischen Kräfte über Nacht wirken lassen. Tipp Nr. 3: Schätzen Sie den Zeitbedarf und setzen Sie Zeitlimits Jedes Geldbudget muss kalkuliert sein. Zeit ist noch wertvoller als Geld! Eine ungenaue Schätzung ist besser als gar keine. Weil Sie den Aufwand meist unterschätzen werden, multiplizieren Sie Ihre Schätzung mit 1,5. Tipp Nr. 4: Verplanen Sie nicht den ganzen Tag (50:50-Regel) Ein realistischer Tagesplan sollte nur das enthalten, was Sie an diesem Tag erledigen wollen – und auch können. Weniger ist mehr! Lassen Sie einen Puffer von etwa 40 bis 50 Prozent übrig. Die Erfahrung wird Ihnen zeigen, was in Ihrem Arbeitsalltag machbar und planbar ist und was nicht.

Zeitmanagement mit festen Terminen steuern
Zeitmanagement mit Kalenderfuktion effizient umsetzen.

Tipp Nr. 5: Geben Sie Ihrem Tag eine grobe Struktur Fassen Sie gleichartige Aktivitäten zu Arbeits- und Zeitblöcken zusammen. So lassen sich Aufgaben effizienter bearbeiten. Bleiben Sie aber flexibel und fragen Sie sich zwischendurch: Habe ich noch die Motivation und Konzentration, an diesem Thema weiterzumachen? Oder bin ich gerade blockiert und es wäre besser, an einem anderen Projekt weiterzuarbeiten? Tipp Nr. 6: Fokussieren Sie Ihre Kraft konsequent auf Ihre Prioritäten Beginnen Sie mit der Tagespriorität. Eine Hilfe dabei ist die Frage: „Wenn ich heute nur eine einzige Aufgabe bewältigen würde, welche wäre das?“ Befassen Sie sich nicht mit anderen Dingen, bis die Tagespriorität erledigt ist. Danach können Sie aufatmen. Fragen Sie sich mit Blick auf die weiteren Aufgaben:

  • Was bringt mich meinen Zielen näher?
  • Was würde passieren, wenn ich loslasse und dieses To do einfach streiche?

Tipp Nr. 7: Beginnen, bewältigen und beenden Sie den Tag positiv Ihre innere Einstellung bestimmt Ihr Verhalten und das Ihrer Umwelt. Denken, handeln und leben Sie lebensbejahend. Bilanzieren Sie am Ende des Tages alle Dinge, die gut liefen und für die Sie dankbar sind. Haben Sie Spaß an Ihrem Erfolg und gehen Sie mit guter Stimmung nach Hause.

Zeitmanagement umsetzen mit Sanduhren
Sanduhren zur Einhaltung des eigenen Zeitmanagement.

Was der Tipp bewirkt Mit einer sauberen Zeitplanung verschaffen Sie sich Erfolgserlebnisse und neue Freiräume. Sie hecheln nicht fremdgesteuert den Aufgaben hinterher, sondern Sie handeln selbstbestimmt und so, dass es Ihren Zielen entspricht. Die Folge: Sie sind motivierter, effektiver und ausgeglichener. Alles drei wesentliche Faktoren, um Ihren persönlichen Erfolgszielen näher zu kommen. Extra-Tipp Effektive Arbeitstechniken lassen sich nur dann wirkungsvoll in den Arbeitsalltag integrieren, wenn sie konsequent umgesetzt werden. Oft scheitert man dabei gleich zu Beginn – weil man nicht weiß, wie man richtig ansetzt. Wertvolle Tipps bekommen Sie in diesem Download: 9 Tipps zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements.

Zeitmanagement bei tempus ein Erfolg
Zeitmanagement ist ein wichtiger Baustein des Erfolges von tempus.

Und Sie? Welche Tipps und Tricks nutzen Sie, um ein gutes Zeitmanagement zu betreiben?

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