Zeitlich flexibel bleiben: Meine Tipps für Ihren Zeitplan



Sie kennen das bestimmt: Sie haben Ihren Tag sorgfältig geplant – doch wieder sind Aufgaben unerledigt geblieben, weil Sie gestört oder abgelenkt wurden. Auf Post-its notieren Sie Ihre wichtigen To-dos – und verlieren sie trotzdem aus den Augen.
Kein Wunder, wenn Sie schon beim Anblick des Kalenders in Stress geraten – doch das muss nicht sein. Ich zeige Ihnen, wie Sie Ihre Woche und Ihren Tag klug planen und trotzdem zeitlich flexibel bleiben.

Zeitlich flexibel durch gute Planung
Schluss mit Zetteln und Notizen – planen Sie gut und bleiben dadurch auch zeitlich flexibel.

Zeitplanbuch zum Anfassen oder Outlook digital – Sie haben die Wahl

Ein Zeitplanbuch ist mehr als ein Tages- oder Wochenkalender: Es enthält To-do-Listen, farbige Register, Notizpapier und verschiedene Formulare – formschön und praktisch in einem Einband im A5-Format oder WT-Format zusammengefasst.

Outlook ist bei vielen meiner Kunden beliebt. Sie können damit Termine verwalten und Aufgaben planen. Die integrierte Verwaltung von E-Mails ist eine zusätzliche sinnvolle Funktion. Ab Microsoft Outlook 2010 ermöglicht die Funktion QuickSteps das Zusammenführen mehrerer Arbeitsschritte zu einem einzigen. Das spart Zeit bei der Verwaltung von wiederkehrenden Aufgaben. Lesen Sie hier die Anleitung zum Erstellen von QuickSteps mit Outlook.

Praktisch: Outlook lässt sich mit Ihrem Smartphone synchronisieren und ermöglicht es Ihnen auch, von unterwegs auf Ihre Aufgaben und Termine zuzugreifen oder neue zu erstellen. So können Sie zeitlich flexibel auf Veränderungen reagieren.
Außerdem können Sie durch Freigabe bestimmter Optionen Ihren Kalender mit anderen Personen teilen; das verbessert die Abstimmung untereinander.

Ob Sie sich für ein Zeitplanbuch oder für Outlook entscheiden, hängt von Ihren Vorlieben und von Ihrer Arbeitsweise ab. In manchen Fällen hat sich auch die Kombination beider Systeme bewährt. Im nächsten Schritt unterscheiden Sie zwischen Terminen und Aufgaben. Das ist wichtig, damit Sie die Übersicht in Ihrer Zeitplanung behalten.

Termine, Projekte, Aufgaben: Ein kluges System zur Zeitplanung

Sie starten leichter in die neue Woche, wenn Sie die Planung dafür bereits am Freitag der vorherigen Woche aufgestellt haben. Dafür tragen Sie zuerst alle Termine ein, die bereits feststehen.

Mit einem guten Zeitplansystem können Sie Termine und Aufgaben sinnvoll und flexibel verwalten. Klick um zu Tweeten

Entsprechend den Terminen planen Sie die täglichen Aufgaben. Ordnen Sie jeder Aufgabe eine Priorität zu, die wichtigste erhält die Priorität 1. Zusätzlich planen Sie ein Zeitbudget ein. Schätzen Sie, wie lange Sie für die Aufgabe brauchen und multiplizieren Sie diese Zeit mit 1,5. Grund: Wir neigen dazu, Zeitaufwand eher knapp zu kalkulieren. Indem Sie gleich etwas mehr Zeit einplanen, bleiben Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit zeitlich flexibel.

Größere Projekte teilen Sie in Aufgaben ein, die jeweils höchstens zwei Stunden dauern.
Kennzeichnen Sie wiederkehrende Aufgaben mit einem leicht erkennbaren Symbol, zum Beispiel einem Stern. So sehen Sie mit einem Blick, wo Termine bereits belegt sind und wo Sie noch zeitlich flexibel sind.

Extra-Tipp

In Outlook lassen sich die Aufgaben nach Fälligkeit ordnen, das gibt Ihnen einen guten Überblick. 10 Tipps für eine effiziente Aufgabenliste mit Outlook habe ich Ihnen zum Download bereitgestellt.

Zeitlich flexibel trotz Planung
Auch eine fixe Planung z.B. in Outlook macht es möglich zeitlich trotzdem flexibel zu sein.

Der Tagesplan – Zeitlich flexibel trotz Planung

Sie haben Ihren Tag sorgfältig geplant, jeder Aufgabe eine Priorität und ein realistisches Zeitbudget zugeordnet – und schaffen Ihr Pensum nicht, weil Sie immer wieder unterbrochen werden? Ein Grund könnte sein, dass Sie zu eng geplant haben und so kein Raum bleibt, um zeitlich flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren. Deshalb überprüfen Sie noch einmal Ihre Planung:

    Lassen sich Aufgaben zusammenfassen und damit optimieren?
    Planen Sie wirklich nur für eine Woche und einen Tag oder beziehen Sie Aufgaben mit ein, die erst später auszuführen sind?
    Können Sie Aufgaben delegieren oder jemanden um Unterstützung bitten?

Fazit:

Wenn Sie Projekte in Aufgaben teilen, denen Sie eine Priorität und ein Zeitbudget zuordnen, bleiben Sie zeitlich flexibel und schaffen Ihr Pensum auch bei unvorhergesehenen Zwischenfällen.

Und Sie? Wie bleiben Sie zeitlich flexibel?

Nutzen Sie ein Zeitplanbuch oder arbeiten Sie mit Outlook? Welche Methoden helfen Ihnen, zeitlich flexibel zu bleiben und trotzdem alle Termine einzuhalten? Schreiben Sie mir, ich freue mich darauf, von Ihnen zu lesen!



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