Klein aber gemein: Wenn aus harmlosen E-Mails fiese Zeitkiller werden


E-Mails sind ja ein Segen der modernen Kommunikation. Sie sind schnell, kosten nichts und man kann alle Arten von Infos unkompliziert verschicken. Was man oft nicht bedenkt: E-Mails haben eine finstere Seite. Sie sind fiese Zeitkiller. Und zwar meist nicht die großen, umfangreichen E-Mails, in denen viele oder wichtige Informationen stecken. Sondern die kleinen, kurzen, in denen „nur schnell noch“ eine Info mitgeschickt wird.

E-Mail-Posteingang Entwicklung
Zeitkiller E-Mail: Die Belastung ist deutlich gewachsen.

Gerade diese kleinen, kurzen Mails verleiten dazu, dass man sie nach dem Lesen einfach im Postfach liegen lässt. Und das bekommt irgendwann Verstopfung. Nämlich dann, wenn hunderte dieser Nachrichten sich darin angesammelt haben und Sie schon längst keine Ahnung mehr haben, worum es darin überhaupt ging. Mit den folgenden 5 Schritten entlasten Sie Ihr Postfach dauerhaft:

E-Mails verarbeiten statt sichten – mit diesen 5 einfachen Tipps

„Ich könnte den ganzen Tag nur mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen“, hören wir bei unseren Beratungen oft. Dabei ist die Zahl der E-Mails grundsätzlich nicht mal das Problem. In den meisten Fällen liegt das Problem darin, dass ein wirksamer und effizienter Weg für den Umgang mit E-Mails fehlt. Aus einem handlichen Kommunikationsmittel wird so ein fieser Zeitkiller.

Die Lösung

Diese ist simpel: „Verarbeiten“ statt „sichten“ heißt der Kniff, damit das Postfach dauerhaft leer gehalten werden kann. Dazu gehört als erstes: Die E-Mail wird nicht nur überflogen, sondern ordentlich durchgelesen – irgendwann müssen Sie es ohnehin tun. Dann am besten gleich. Anschließend entscheiden Sie sich für einen der folgenden Schritte.

Tipp: Sie mögen lieber einen Film? Dann schauen Sie sich dieses Video an, in dem ich die fünf Schritte erläutere.

Video Thumbnail

Schritt Nr. 1 gegen Zeitkiller: Löschen

Die simpelste Übung, die allen am schwersten fällt – dabei tut es gar nicht weh: Alles was für Sie nicht relevant ist oder werden wird, löschen Sie sofort.

Schritt Nr. 2 gegen Zeitkiller: Weiterleiten

Ist die E-Mail von jemand anderem zu bearbeiten, leiten Sie diese umgehend weiter. Aber: Seien Sie fair zu Ihren Kollegen. Leiten Sie E-Mails nur dann weiter, wenn Sie sich über die Zuständigkeit des Adressaten sicher sind – und nicht nur, damit Sie die E-Mail wieder los sind.

Schritt Nr. 3 gegen Zeitkiller: Archivieren

Sie müssen eine E-Mail nur zur Kenntnis nehmen? Dann richten Sie einen „Erledigt“-Ordner ein und legen Sie die E-Mail darin ab. Damit der Ordner nicht seinerseits zur gigantischen Datenmüllhalde wird, setzen Sie sich in der Aufgabenliste einen Reminder, den „Erledigt“-Ordner einmal im Monat auszumisten.

Schritt Nr. 4 gegen Zeitkiller: Bearbeiten mit der Fünf-Minuten-Regel

Die Fünf-Minuten-Regel besagt: Birgt die E-Mail eine Aufgabe, die Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, dann erledigen Sie diese sofort. Damit schonen Sie Ihre To-do-Liste und vergeuden keine Zeit. Hintergrund der Regel: Das Anlegen von und Eindenken in eine neue Aufgabe über die To-do-Liste dauert mindestens genauso lang – es spart Ihnen also keine Minute wenn Sie die Aufgabe auf später verschieben.

Schritt Nr. 5 gegen Zeitkiller: Terminieren

Manches lässt sich nicht sofort erledigen – oder es dauert länger als fünf Minuten. Dann gibt es zwei Möglichkeiten:

   a) Termin eintragen

Ein Termin ist ein fester Zeitpunkt, etwa: 30. April, 9 Uhr. Einen solchen tragen Sie in Ihren Kalender ein. Idealerweise verknüpfen Sie ihn mit der E-Mail, sodass beim Klick in den Kalender auch die dazugehörige E-Mail aufgeht.

   b) To-do eintragen

Eine Aufgabe ohne festes Datum gehört in die To-do-Liste. Hat die Aufgabe ein Fälligkeitsdatum, können Sie dieses vermerken. Doch wann Sie davor die Aufgabe umsetzen, steht Ihnen frei.

Tipp:
In diesem eBook finden Sie noch mehr Tipps zum Umgang mit E-Mails.

E-mail Stress und Zeitkiller ade
Freiräume schaffen durch das Entfernen von Zeitkillern.

Ihr Nutzen: Das Postfach atmet endlich auf

Die Wirkung dieser fünf simplen Schritte ist enorm: Ihr Postfach bleibt leer – und das kann eine sehr befreiende Wirkung auch auf Ihre Psyche haben. Durchschnittlich haben Sie bei dieser Vorgehensweise außerdem nur eine Minute per Mail aufgewendet. Das heißt: In lediglich einer halben Stunde können Sie eine Vielzahl an Nachrichten abarbeiten. Nutzen Sie die Vorteile dieser Methode:

  • Sie bearbeiten Ihre E-Mails effizient und eliminieren deren Eigenschaft als fiese Zeitkiller
  • Sie verringern die Sorge, etwas Wichtiges zu vergessen, denn alles ist ja im Terminkalender oder der To-do-Liste abgespeichert.
  • Sie können Ihre Aufgaben konzentriert abarbeiten.
  • Ihr Posteingang bleibt dauerhaft leer und Sie müssen sich nicht mit nervenzehrenden Altlasten herumschlagen.
Zeitkiller eliminieren motiviert sie
Geschafft: Der Zeitkiller E-Mail ist gebannt.

3 hilfreiche Gedanken für die Umsetzung

Im Umgang mit E-Mails haben sich einige Vorgehensweisen bewährt, welche einen entscheidenden Unterschied in Ihrem Workflow machen können:

In Blöcken planen

Es hat sich bewährt, E-Mails in festen Zeitblöcken à 30 Minuten zu bearbeiten. Legen Sie diese vor die Mittagspause und vor Feierabend. Das genügt völlig. Dazwischen schalten Sie die Eingangs-Benachrichtigung Ihres Postfaches aus und widmen sich konzentriert Ihren anderen Aufgaben.

Keine Angst vor ungeöffneten Mails

Es macht nichts, wenn Sie in einem Block nicht alle E-Mails bearbeiten können. Erledigen Sie das, was möglich ist. Wichtig ist nur, eine einmal geöffnete E-Mail auch vollständig zu versorgen.

Haben Sie Geduld

Übung macht den Meister. Haben Sie Geduld mit sich selbst, wenn die neue Routine nicht auf Anhieb funktioniert. Probieren Sie es immer wieder neu. Mit dem Verarbeiten der E-Mails ist es wie mit dem Autofahren: Irgendwann klappt es wie von selbst.

Tipp:
In diesem Video erhalten Sie noch mehr Tipps, mit denen E-Mails garantiert nicht zu Zeitkillern werden:

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Service

Eine visuelle Übersicht der fünf Schritte können Sie hier gratis herunterladen: www.buero-kaizen.de/buch. Wenn Sie praktische Hilfe suchen, zum Beispiel um die Eingangsbenachrichtigung auszuschalten, finden Sie in unserem Download-Center verschiedene Anleitungen, die Sie ebenfalls kostenlos herunterladen können.

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1 Kommentar
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