Augen auf: Gehen Sie mit mir auf Zeitfallen-Jagd!



„Wenn wir doch mehr Zeit hätten ...!” Irgendwie mangelt es immer und überall an Zeit, finden Sie nicht auch? Zeit ist Geld und in deutschen Büros nahezu immer Mangelware – das bestätigt mir auch meine langjährige Erfahrung. Was diese mir aber auch zeigt ist, dass im Grunde in jedem Büro massive Zeitfallen lauern, in die jeder Mitarbeiter mehr oder weniger häufig tappt. Schluss damit! Lassen Sie uns jede einzelne Zeitfalle erkennen und beseitigen – dann löst sich auch der ewig belastende Zeitdruck in Luft auf. Haben Sie Lust auf eine Zeitfallenjagd? Dann lassen Sie uns loslegen!

Alltagssituationen mit Zeitfallen
Alltagssituation mit Zeitfallen. Machen Sie jetzt Schluss damit!

Was ist das Problem

Ich skizziere Ihnen im Folgenden einen ganz normalen Alltag im Büro eines Kunden, wie ich ihn erst kürzlich erlebt habe: Der Sachbearbeiter sitzt an seinem Schreibtisch, auf dem sich bereits einige lose Zettel befinden. Manche mit der Aufschrift „Wichtig” oder „Bitte zuerst erledigen! ”, manche offensichtlich Teile aus einer Akte, die aufgeklappt neben der Tastatur liegt. Sein Blick suchend und ratlos. Die Zettel haben die Kollegen hingelegt und das Post-it mit der Notiz „Müller zurückrufen!” hat sein Chef mitten auf den Bildschirm geklebt. Frage ich den Mitarbeiter nun, was ihn gerade beschäftigt, lautet seine Antwort: „Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll! ” Das Projekt für den Hauptkunden musste eigentlich gestern raus, liegt aber heute noch unfertig auf seinem Schreibtisch, die Kollegen haben eigene Aufgaben nicht abschließen können und ihn nun damit beauftragt und was Herr Müller nun konkret möchte, wenn er ihn zurückrufen würde, wird auch nicht klar. Ganz nebenbei piepst der Drucker und verlangt nach neuem Papier und das Telefon klingelt parallel dazu. Eine Zeitfalle nach der anderen. Der ganz normale Wahnsinn, sagen Sie? Da gebe ich Ihnen Recht! Aber abfinden müssen Sie sich damit dennoch nicht!

Zeitfallen rauben Geld und Nerven
Zeitfallen rauben uns Zeit und Nerven.

So funktioniert es

Suchen Sie doch einmal in meinem kleinen Beispiel nach einer Zeitfalle, es befinden sich gleich mehrere darin. Das Post-it am Desktop zum Beispiel: Es schafft Verwirrung, statt klar zu informieren. Eine kurze und strukturierte E-Mail mit den wichtigsten Informationen, was, wann und warum möchte der Kunde vom Mitarbeiter, wäre hier wesentlich effektiver. Die nicht beendeten Aufgaben der Kollegen – eine weitere Zeitfalle. Und zwar gleich eine, die es in sich hat. Hier liegt nicht nur zusätzlicher Arbeitsaufwand vor dem Sachbearbeiter, sondern auch die zusätz-lich benötigte Einarbeitungszeit in ihm fremde Projekte und das Verschieben seiner eigenen Auf-gaben. Der Drucker, für den sich niemand zuständig fühlt, setzt dem Ganzen dann noch die Krone auf. Haben Sie diese Zeitfallen erkannt? Hervorragend! Dann sind Sie bereits bestens gewappnet, die typischen Zeitfallen auch gekonnt aus dem Weg zu räumen. Ich gebe Ihnen nun wichtige Tipps an die Hand, die Ihnen genau dabei helfen werden.

Drucker kann Zeitfalle sein
Der Drucker piepst und keiner reagiert? Eine klare Zeitfalle, die nicht sein muss!

Zeitfalle 1: falsche Prioritäten

Der Mitarbeiter aus dem Beispiel steckt in einem Dilemma. Seine eigene Priorität, das wichtige Projekt des Hauptkunden konkurriert mit denen seiner Kollegen und Vorgesetzten. Mehr Zeit als seine üblichen acht Arbeitsstunden hat er dennoch nicht, wenn er nicht Tag für Tag Überstunden ansammeln möchte. Der Weg aus diesem Dilemma ist dabei ganz einfach: Der Mitarbeiter und auch Sie, sofern Sie diese Situation selbst gut kennen, muss seine Prioritäten richtig legen und an ihnen festhalten. Dann bringen ihn keine Zettelbotschaften aus der Ruhe. Eine wirksame Methode für ein besseres Zeitmanagement kann das Pareto-Prinzip sein. Es besagt, dass 20 % des Inputs 80 % des Outputs ausmachen, birgt also die Chance mit kleinen zeitlichen Mitteln große Effekte zu erzielen. Um das Pareto-Prinzip anzuwenden, müssen Sie zunächst priorisieren, welche Aufgabe für Sie die wichtigste ist. Fragen Sie sich, was Sie erledigen würden, wenn Sie nur eine einzige Aufgabe an diesem Tag schaffen könnten. Hier stecken Sie Ihre Energie rein, alle anderen Dinge sind vor allem zeitfressende Zeitfallen, die Sie zunächst vernachlässigen können. Mehr zu diesem Prinzip verrät Ihnen ergänzend dieser Artikel.

Keine Chance fuer Zeitfallen
Keine Chance für Zeitfallen, wenn Sie die richtigen Prioritäten setzen.

Zeitfalle 2: lange Suchzeiten

Vom Suchen und nicht finden könnten die meisten Büroarbeiter wohl ganze Bücher schreiben. Ver-längerte Suchzeiten gehören zu den typischen Zeitfallen und rauben uns nicht nur diese, sondern oftmals auch den letzten Nerv. Hilfreiche Tipps, um Suchzeiten effizient zu verringern, gibt es viele.

  • Ordentlicher Schreibtisch: Werden Sie zum Leertischler und stapeln Sie nichts auf Ihrem Schreibtisch. Das hält nicht nur die Tischplatte, sondern auch den Kopf frei und hilft dabei, Ihre Konzentration zu verbessern und den Fokus richtig zu legen.
  • Begrenzte Lesestapel: Es gibt so viele tolle Dinge, die wir alle
    irgendwann, wenn denn mal Zeit ist, lesen wollen. Erkennen Sie die Zeitfalle? Diese Zeit kommt fast nie und der Lesestapel wird immer größer und wächst beinahe bis in den Himmel. Begrenzen Sie diesen Stapel und sortieren Sie knallhart aus, was Sie nicht unbedingt brauchen. Denn nur klare Begrenzungen verhindern meterhohe
    Lesestapel.
  • Häufige Nachfragen: Diese Zeitfalle hat es in sich, denn häufige Nachfragen stehlen Zeit, Konzentration und Motivation gleichermaßen. Doch gegen diese Falle gibt es gleich mehrere hilfreiche Tipps: Schaffen Sie mehr Klarheiten mithilfe einer strukturierten Zuständigkeitsverteilung, selbsterklärender One-Minute-Lessons an strategisch sinnvollen Punkten und klaren Checklisten für wiederkehrende Prozesse, die anderen Mitarbeitern zeigen, was zu tun ist, ohne sich an Sie wenden zu müssen. Sie werden sehen, dass sich die störenden Nachfragen erheblich reduzieren werden.

Darauf kommt es an

Nicht jeder tappt in dieselben Zeitfallen, ein wenig Spielraum gibt es da schon. Im Download-Center können Sie kostenlose Checklisten herunterladen, die Ihnen dabei helfen, die größten Baustellen Ihrer Abteilung aufzudecken. Denn nur wenn Sie Ihre eigenen Zeitfallen aufspüren, können Sie
diese auch beseitigen. Wichtig ist auch, dass jeder im Team mitmacht und gemeinsame Regeln etabliert werden.

Gemeinsame gegen Zeitfallen
Gemeinsam gegen die Zeitfallen funktioniert es am besten.

Was der Tipp bewirkt

Diese vermeintlich kleinen Tipps können Großes bewegen! Sie werden die Veränderung unmittelbar spüren und wieder mit mehr Motivation ans Werk gehen können.

Zeitfallen kosten Zeit, Nerven und Motivation. Klick um zu Tweeten

Und Sie?

Hat Sie heute schon eine Zeitfalle erwischt? Oder haben Sie einen meiner Tipps bereits erfolgreich umsetzen können? Schreiben Sie mir doch gerne – ich freue mich auf Ihre Erfahrungen. Und sollten Sie Unterstützung im Kampf gegen die lästigen Zeitfallen brauchen, fordern Sie gerne eine persönliche Beratung vor Ort an oder werfen Sie einen Blick in meine Ratgeber. Auch dort stehen wertvolle Tipps gegen
Zeitfallen und Zeitfresser. Wie Sie auch vorgehen möchten – ich wünsche Ihnen dabei viel Erfolg!

Ratgeber helfen gegen Zeitfallen
Meine Ratgeber helfen Ihnen dabei, Zeitfallen zu erkennen.



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