Kennen Sie die grauen Herren aus Michael Endes Buch „Momo”? Sie sind die Verursacher der Zeitnot. Sie sind die Zeitdiebe, die den Menschen ihre Lebenszeit stehlen. Dort, wo die grauen Herren auftauchen, verändern sich die Menschen. Sie haben Stress, werden nervös und haben keine Zeit mehr, mit ihren Kindern zu spielen oder etwas Schönes zu erleben. Die Botschaft des Filmes ist: Zeit ist die kostbarste Ressource, die wir haben, lassen Sie sich diesen Schatz nicht durch irgendwelche Zeitdiebe rauben. In diesem Beitrag nenne ich Ihnen acht Zeitdiebe und wie sie ihnen begegnen können.
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Was ist das Problem
Viele Menschen leiden unter den enormen Belastungen ihres Arbeitsalltages. Schuld daran, dass wir zu wenig Zeit haben, sind aber häufig nicht „die Anderen”. Schuld ist die Tatsache, dass es Zeitdiebe gibt, die uns die Zeit rauben. Doch viele Zeitdiebe lassen sich abstellen. Der folgende Text soll Sie inspirieren, Zeitdiebe zu entdecken und ihnen wirksam entgegenzutreten.
So funktioniert es
Die Nr. 1 der Zeitdiebe: Unnötige Bewegungen
Der Locher steht gerade am Nachbarschreibtisch. Die Briefumschläge liegen im Nebenraum und für die Briefmarken müssen Sie erst zur Infotheke laufen. Das sind alles Zeitdiebe. Darum: überdenken Sie die Anordnung der Dinge an Ihrem Arbeitsplatz. Je häufiger sie gebraucht werden, desto näher sollten sie sich an Ihrem Arbeitsplatz befinden.
Ein Kunde lagerte beispielsweise Weihnachtspapier im Schreibtisch, während er Büromaterial einen Klebestift aus einem Schrank im Flur holen musste. Andernorts wurde Osterschmuck im engen Großraumbüro aufbewahrt, obwohl der Platz für häufig benötigte Akten fehlte.
Die Nr. 2 der Zeitdiebe: Wartezeiten
Auch Wartezeiten sind Zeitdiebe. Je komplexer die Prozesse werden, desto häufiger treten Wartezeiten auf. Die Buchhaltung wartet auf die Freizeichnung. Der Chef wartet auf die Information. Der Mitarbeiter wartet auf den Auftrag. Ursache für diese Wartezeiten und Zeitdiebe ist eine Arbeitsorganisation, bei der Prozesse viele Abteilungen durchlaufen und viele Schnittstellen zu überwinden haben. Hier hilft es, Tätigkeiten zusammenzufassen und dadurch Schnittstellen zu vermeiden. Um das zu erreichen, sollten Sie wiederkehrende Prozesse visualisieren und auf die Schnittstellen hin untersuchen.
Bei einem Projekt entdeckten wir Zeitdiebe und Wartezeiten und stellten die Auftragsbearbeitung im Kunststoffbereich so um, dass die Kunden einzelnen Mitarbeitern zugewiesen waren. Diese haben die Kundenaufträge sehr weitgehend bearbeitet und etwa die Bestellung der Teile beim Lieferanten selbst vorgenommen. Somit konnte der Mitarbeiter stets Auskunft geben, wenn Kunden Fragen zu Terminen hatten oder die Bestellmenge verändern wollten.
Weitere Informationen zum Thema Prozesse erhalten Sie in folgenden Blogbeiträgen:
Die Prozesslandkarte Teil 1: Die volle Peilung für Ihr Unternehmen!
Die Prozesslandkarte Teil 2: Die volle Peilung für Ihr Unternehmen Schritt für Schritt!
Die Prozesslandkarte Teil 3: Die volle Peilung für Ihr Unternehmen
Die Nr. 3 der Zeitdiebe: Fehler
Bei einem meiner Kunden betrug die Fehlerquote bei einem wichtigen Prozess unglaubliche 40 Prozent. Diese Fehler waren beachtliche Zeitdiebe und führten zu enormen Frust. Es ging um die Eingabe von Daten für etwa 33.000 Verträge pro Jahr. Ein Azubi war dafür zuständig, die notwendigen Daten einzutippen. Die Analyse ergab, dass der Azubi sehr häufig abgelenkt wurde. Es war z.B. seine Aufgabe, „nebenbei” das Telefon zu betreuen. Durch die Ablenkung entstanden die Fehler. Außerdem gab es eine weitere Mitarbeiterin, die nachdem der Azubi alle Daten eingegeben hatte, die Daten noch einmal korrigierte. Irgendwie hatte das den Effekt, dass der Azubi etwas fahrlässig war, denn er wusste ja, dass seine Eingaben kontrolliert werden und Fehler nicht so schlimm sind.
Fehler sind nicht schlimm! Doch wenn Fehler immer wieder geschehen, werden sie Zeitdiebe und zu einem Problem. Sie sollten im Team bemüht sein, Fehlerquellen zu reduzieren.
Die Nr. 4 der Zeitdiebe: Doppelte Arbeit
Das eben genannte Beispiel von dem Azubi enttarnt noch einen weiteren Punkt in der Liste der Zeitdiebe: die doppelte Kontrolle bzw. Doppelarbeit. In vielen Abläufen ist es normal, dass jeder Beteiligte aufs Neue die Unterlagen prüft. Das klingt zwar zunächst schön, weil so Fehler (hoffentlich) vermieden werden. Doch der Kunde bezahlt diesen Aufwand nicht. Hilfreich könnte hier ein Auftragsbegleitzettel sein, auf dem die geprüften Kriterien abgezeichnet werden. Jeder weiß somit, was von wem geprüft wurde und was noch zu kontrollieren ist.
Die Nr. 5 der Zeitdiebe: Überinformation
Ein großes Problem sind im Mailverkehr die E-Mails, die man per cc bekommt. Seitdem es modern ist, geradezu reflexartig immer und überall Transparenz zu fordern, gibt es eine große Verunsicherung bei vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Also handeln sie lieber nach dem Motto: „Ich sage jedem alles, damit hinterher niemand schimpfen kann.” Doch Vorsicht auch hier lauern unnötige Zeitdiebe, die zu Überinformation und enormen Stress führen.
Ich bin der Meinung in die Adresszeile von E-Mails gehören all diejenigen, von denen eine konkrete Antwort oder Aktion erwartet wird. Im cc. Müssen die Personen stehen, die die Information brauchen, damit nicht Mehraufwand durch Nachfragen und Doppelarbeit entsteht.
Die Nr. 6 der Zeitdiebe: Fehlende Standards
Ein gutes Beispiel dafür, wie hilfreich Standards sind, finden Sie in Ihrer Küche. Wie sieht die Schublade aus, in der Sie Messer, Gabel und Löffel verstauen? Ich wette, sie ist bei Ihnen aufgeräumt. Der Grund ist, dass es standardisierte Einsätze gibt, so dass jedem in der Familie klar ist, wohin die Teelöffel, Gabeln und Messer gehören. Doch wie sieht dagegen die Schublade aus, in der Sie Schneebesen, Suppenkelle, Kartoffelstampfer & Co. aufbewahren? Leider haben sich für diese Utensilien bisher keine standardisierten Schubladeneinsätze etabliert, also fliegen die Dinge meistens durcheinander. Fehlende Standards sind Zeitdiebe, die Sie wirksam bekämpfen sollten.
Denken Sie darüber nach, für welche Abläufe sich die Einführung von Checklisten eignet oder wo klare Absprachen zum Ablagesystem oder der Dateiverwaltung möglich sind!
Der Sinn von Standards besteht darin, Ihnen die Dinge zu erleichtern und nicht, Sie einzuengen. Spielregeln bekämpfen Zeitdiebe und verschaffen Ihnen die Freiräume, die Sie brauchen, um entspannt zu arbeiten und sich aufs Wesentliche zu konzentrieren.
Sie finden eine Vielzahl von Checklisten, mit denen sich Zeitdiebe identifizieren und bekmäpfen lassen, in unserem Downloadbereich. Schauen Sie einmal vorbei!
Die Nr. 7 der Zeitdiebe: Suchzeiten
Auch unnötiges Suchen gehört auf die Liste der Zeitdiebe. „Arbeitest Du schon oder suchst Du noch?”, so könnte man in vielen Büros fragen. Wie wäre es stattdessen, wenn Sie jede benötigte Information, egal ob digital oder analog, innerhalb einer Minute finden würden? Reduzieren Sie Ihre Suchzeiten, in dem Sie Ihren Gegenständen und Informationen ein Zuhause geben! „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!”, heißt das Büro-Kaizen® Prinzip.
Die Nr. 8 der Zeitdiebe: Ablenkungen
Auch Internet, E-Mail oder Anrufe sind häufig Zeitdiebe, da wir uns durch sie ablenken lassen. Nach jeder Unterbrechung, in der Sie Ihr Gehirn mit Ablenkungen belastet haben, braucht es wieder Zeit, um sich konzentriert der Aufgabe zuwenden zu können.
Bekämpfen Sie diese Art der Zeitdiebe und schalten Sie Ablenkungen ab, in dem Sie z.B. offline gehen, an die Bürotür ein „Bitte nicht stören”-Schild hängen oder Ihr Telefon umleiten.
Darauf kommt es an
Füllen Sie die gewonnene Zeit nicht mit Facebook oder sinnlosem Gedaddel im Internet! Schreiben Sie eine Karte an den Menschen, den Sie lieben! Verbringen Sie Zeit mit Ihren Kindern! Nutzen Sie die Zeit, um in Ihrem Beruf etwas zu bewirken, was das Leben von Menschen vereinfacht. Setzen Sie Prioritäten und bekämpfen sie die grauen Zeitdiebe in Ihrem Leben, in dem Sie im Hier und Jetzt leben!
Was der Tipp bewirkt
Einige der genannten Zeitdiebe erscheinen Ihnen vielleicht klein und unbedeutend. Doch am Ende summieren sich die Dinge. Ich bin ein großer Freund der Veränderung von kleinen Dingen, da ich erlebt habe, welche Wirksamkeit kleine Veränderungen erzielen. Außerdem stellen sich schneller Erfolgserlebnisse ein und man ist motiviert, auch die größeren Themen anzugehen und zu verändern. Es entsteht eine Kultur der ständigen Verbesserung, es entsteht eine kreative Büro-Kaizen® Kultur.
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