Zeit, dass sich was dreht: 5 Tipps gegen Zeitmangel!



Vom Job zum Supermarkt, vom Supermarkt zum Kindergarten, abends dann schnell zum Sport und zwischendurch den Urlaub planen: Alle fühlen sich gehetzt, keiner hat mehr Zeit. Auf die Frage „Wie geht’s?” lautet die Standardantwort „Viel zu tun!”. Kein Wunder, dass viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausbrennen. Wenn dann noch von mehr Effizienz die Rede ist, klingt das oft zynisch. Ich bin der Meinung, es ist Zeit, dass sich was dreht. Lesen Sie folgende 5 Tipps und erfahren Sie, wie Sie Zeit gewinnen und gelassener werden können.

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Was ist das Problem

Allen fehlt Zeit, doch gleichzeitig wird noch immer viel zu viel Zeit verschwendet. Wir sitzen in Sitzungen, die niemanden interessieren. Rennen Dokumenten hinterher, von denen keiner mehr weiß, wo sie abgelegt wurden. Wir kaufen immer neue Terminplanungssysteme, aber das Problem bleibt bestehen: Die Aufgaben sind zu groß und die Ressourcen sind zu klein. Da nutzt es nichts, noch schneller, noch effizienter, noch härter arbeiten zu wollen. Es ist an der Zeit, die Pausetaste zu drücken.

Viel zu viel verschwendete Zeit
Sie sollten nicht so viel Zeit für unnützes verschwenden.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 gegen Zeitmangel: Identifizieren Sie Verschwendungen!

Wenn Sie Zeit gewinnen wollen, geht es nicht zuerst darum, wie wir Dinge schneller machen können. Es geht darum, wie sich Prozesse optimieren und Verschwendungen reduzieren lassen. „Work smarter not harder!”, lautet die Devise. In folgendem kleinen Video erkläre ich, was ich damit meine:

Wenn Sie beginnen, die im Video beschriebenen Löcher - die Verschwendungen zu reduzieren, gewinnen Sie plötzlich Zeit, die Sie sonst durch härteren Einsatz, Überstunden und Krisensitzungen verlieren. In meinem Artikel „Guter Rat ist gar nicht teuer – 7 einfache Ideen für Ihr Büro” ... erhalten Sie konkrete Tipps, wie das aussehen kann!

Tipp Nr. 2 gegen Zeitmangel: Entwickeln Sie eine positive Fehlerkultur!

Wenn Fehler gemacht werden, ist das zunächst ärgerlich. Für die Fehlersuche und die Korrekturen geht viel Zeit verloren. Doch lässt es sich kaum vermeiden, dass Fehler passieren. Ärgerlich werden Fehler erst, wenn sie wieder und wieder auftreten. Denn das lässt sich verhindern! Schaffen Sie eine Kultur, in der aus Fehlern gelernt werden kann. Ein Verbesserungsvorschlagswesen und ein positiver Umgang mit Fehlern hilft dabei dass Fehlern niemals zwei Mal geschehen und dass Fehler im Vorfeld vermieden werden.
In meinem Artikel „Ich sehe was, was Du nicht siehst – Mehr Effizienz durch eine neue Fehlerkultur” erfahren Sie mehr dazu.

Verbesserungsvorschläge sparen Zeit
Durch Verbesserungsvorschläge können sie vermeiden, dass mit der Zeit Fehler zwei Mal auftreten.

Tipp Nr. 3 gegen Zeitmangel: Messen statt schätzen!

Die Einhaltung von Lieferterminen und Zusagen gegenüber Kunden wird immer mehr zur Überlebensfrage für Unternehmen. Um Termine einhalten zu können, müssen Sie zunächst Termine vereinbaren. Dies gilt nicht nur für Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit direktem Endkundenkontakt, sondern für alle die einen nachgelagerten Prozess mit Informationen, Dienstleistungen oder Produkten und Daten beliefern. Viele Unternehmen verlassen sich hier bei der Angebotskalkulation auf Schätzungen. Doch „Schätzen” reicht nicht aus. Verschaffen Sie sich durch das Messen von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten Klarheit über die bei Ihnen herrschenden Verhältnisse.

Messen von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten-thumbnail

Hier können Sie das Dokument herunterladen.

Machen Sie nur Zusagen, die Sie auch tatsächlich einhalten können. So vermeiden Sie, dass zuviel Zeit für Krisenmanagement, Anrufe und Nachfragen des Kunden verloren geht. Weitere Informationen zur Durchlauf- und Bearbeitungszeit erhalten Sie hier.

Tipp Nr. 4 gegen Zeitmangel: Werfen Sie den Besprechungsturbo an!

Viel zu oft sind Sitzungen langweilig, ineffizient und irrelevant. Es sitzen die falschen Leute am Tisch. Es werden Themen diskutiert, die eigentlich schon längst entschieden wurden. Es werden Probleme beschrieben, anstatt Lösungen zu suchen. Das führt dazu, dass Mitarbeiter während der Sitzung, E-Mails bearbeiten oder auf Facebook surfen. Laut einer Umfrage empfinden ein Drittel der Befragten, Besprechungen, an denen sie teilnehmen als Zeitverschwendung. Wie Sie nie wieder Zeit mit sinnlosen Meetings verschwenden, erfahren Sie hier: Bullshit-Bingo oder Sitzungsrevolution? - Neun Tipps, wie sie den Besprechungsturbo anwerfen!

Tipp Nr. 5 gegen Zeitmangel: Verbessern Sie Ihre Terminplanung!

Nur wer die Übersicht über seine Termine und Aufgaben behält, kann fokussiert und diszipliniert arbeiten. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, bevor Sie das Büro verlassen, den nächsten Tag zu planen. Nehmen Sie sich Zeit für eine gewissenhafte Wochenplanung.

Verbesserte Terminplanung gegen Zeitmangel
Gegen Zeitmangel hilft es, wenn Sie am Vortag noch den nächsten Tag durchplanen.

Durch eine gute und realistische Zeitplanung vermeiden Sie, dass Sie sich verzetteln, dass Aufträge zusagen, die Sie gar nicht bearbeiten können und dass Sie Zeit verlieren, weil Sie sich entschuldigen oder Termine absagen müssen.

Für jede und jeden von uns hat der Tag 24 Stunden. Wie Sie diese Zeit füllen, liegt in Ihrer Verantwortung! Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Zeitersparnis fällt nicht vom Himmel. Sie muss sich erarbeitet und erkämpft werden. Doch die gute Nachricht ist: für jede und jeden von uns hat der Tag 24 Stunden und die Woche 7 Tage. Wie Sie diese Zeit füllen, liegt in Ihrer Verantwortung. Sie entscheiden, ob Sie regelmäßig Zeit mit Suchen, Warten und Hinterher-Telefonieren verbringen, oder ob Sie z.B. lieber einmal ordentlich aufräumen, Verschwendungen reduzieren, Fehler abstellen und lernen, Sitzungen optimaler zu nutzen. Werden Sie zum CEO Ihres Lebens und nutzen Sie die Zeit für die Dinge, die wirklich zählen und wichtig sind!

Was der Tipp bewirkt

Sie arbeiten in Zukunft nicht noch schneller und noch härter, sondern cleverer und gelassener. Dadurch, dass Sie Verschwendungen reduzieren, Fehler abstellen, nur Zusagen machen, die Sie auch einhalten können, Sitzungen optimal nutzen und eine sinnvolle Zeitplanung konsequent einsetzen, gewinnen Sie Gelassenheit und Zeit für die Dinge, die Ihnen wirklich wichtig sind.

Und Sie?

Wodurch haben Sie Zeit gewonnen? Welche Tipps empfehlen Sie im Umgang mit Ihrer Zeit? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare!



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2 Kommentare
  • […] Tipp 2 für mehr Effizienz an Ihrem Arbeitsplatz: Fokussieren Sie! Sorgen Sie dafür, dass Ihr Aufmerksamkeitsverlust minimal bleibt. Vergeben Sie Telefontermine und benutzen Sie einen Anrufbeantworter. Setzen Sie sich Ihre ganz persönlichen Zeitfenster für das Abarbeiten Ihrer E-Mails. Bitten Sie Ihre Kollegen, Sie während der Projektarbeit nur in wirklich dringenden Fällen anzusprechen. Seien Sie stets klar und freundlich in Ihrer Haltung. Ihr Effizienzstrom wird es Ihnen danken – und Ihre Kollegen schauen sich Ihr ergebnisorientiertes Verhalten vielleicht sogar ab! Wie Sie in Ihrem Arbeitsalltag noch mehr Zeit einsparen können, erfahren Sie hier. […]


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