Zeit sparen: 7 Tipps für den Büroalltag, die Sie schneller machen




Stellen Sie sich vor: Sie haben einen Zwilling – und steigen für eine Reise mit Lichtgeschwindigkeit in ein Raumschiff. Sie fliegen zu einem fernen Stern, während Ihr Zwilling auf der Erde zurückbleibt. Wenn Sie wieder zurückkehren – ebenfalls mit Lichtgeschwindigkeit – werden Sie feststellen: Ihr Zwilling ist jetzt älter als Sie. Ein Effekt, der umso größer wird, je weiter Sie im Universum gereist sind. So lässt sich vermutlich auf der Erde eine Menge Zeit sparen.

Zeit sparen im Büroalltag
Mit kleinen Tricks können Sie im Büroalltag Zeit sparen.

So funktioniert es

Leider ist diese Möglichkeit in der Praxis durch vielerlei Einschränkungen gekennzeichnet – und Otto Normalverbraucher muss sich ganz simpel andere Möglichkeiten suchen, Zeit zu sparen. Ich habe Ihnen davon die wertvollsten in diesem Beitrag zusammengestellt.

1. Sie sind oft auf Außenterminen? Kennzeichnen Sie komplette Tage außer Haus oder im Urlaub in Ihrem Mehrjahreskalender mit Symbolen. Z. B. einen Kasten um den Tag, den Sie nicht da sind, einen Kreis für mögliche Besuchstermine – das erleichtert die Terminvereinbarung ungemein.

2. 25.000 Dollar-Methode für Prioritäten: Nutzen Sie die hier beschriebene Methode, Ihre Prioritäten für den folgenden Arbeitstag zu setzen, nach dem Motto: Wenn ich morgen nur eine einzige Aufgabe erledigen könnte, welche wäre das?

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3. Text lesen mit Stift in der Hand: Streichen Sie wichtige Stellen an, schreiben Sie Ihre Schlussfolgerungen an den Rand.

Jeder verfügt über gleich viel Zeit am Tag. Es kommt darauf an, sie an richtiger Stelle einzusparen. Klick um zu Tweeten

4. Mit Tages- und Wochenplanung arbeiten: Ordnen Sie Ihren Terminen im Kalender Prioritäten zu, nutzen Sie längere Zeitblöcke günstig und denken Sie daran, immer Ihre persönlichen Ziele mit einzubeziehen.

Hier lesen Sie noch mehr über eine perfekte Tagesplanung

5. Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Sache: Beginnen Sie etwas Neues erst, wenn Sie die aktuelle Aufgabe komplett erledigt haben – inkl. Aufräumen der Unterlagen. Bilden Sie – bei Störungen durchs Telefon – keinen neuen Stapel mit einer liegengebliebenen Aufgabe, weil Sie plötzlich etwas anderes vorziehen müssen.

6. Posteingang bearbeiten: Arbeiten Sie Ihre eintreffenden Briefe und E-Mails nach der Maßgabe „alles, was nicht länger als 5 Minuten dauert, erledige ich sofort“. Was länger dauert terminieren Sie hingegen sofort.

7. Checklisten nutzen: Das hilft Ihnen, Dinge vollständig zu erledigen. Prüfen Sie anschließend die Güte der Checkliste – fehlt noch etwas? Ergänzen Sie die Checkliste fürs nächste Mal.

Extra-Tipp:

Checklisten für häufige Fälle habe ich hier zum Download für Sie zur Verfügung gestellt.

Was Ihnen diese Tipps zum Zeit sparen bringen

  • Sie sparen regelmäßig Zeit durch wegfallendes Suchen, Wiedereindenken in eine Aufgabe oder nochmaliges Lesen eines Artikels– das summiert sich.
  • Sie arbeiten effizient – und haben das Gefühl, Aufgaben wirklich zu erledigen.
  • Sie bewerten Ihre Aufgaben erfolgreich Tag für Tag nach Ihren mittel- und langfristigen Zielen – und kommen diesen Stück für Stück näher.

Sie kennen weitere Tricks, im Büroalltag Zeit zu sparen? Ich bin gespannt darauf. Schreiben Sie einen Kommentar – oder erzählen Sie mir davon per E-Mail an blog@büro-kaizen.de.



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