Zeilenumbruch: Excel mit erzwungenem oder automatischem Umbruch einrichten

4. Juli 2020

Inhaltsverzeichnis

  1. Zeilenumbruch: Excel für den automatischen Umbruch einrichten
  2. Zeilenumbruch in Excel manuell einrichten
  3. Kein Zeilenumbruch möglich? So lösen Sie die Probleme

 

Wenn Sie Excel gern und oft nutzen, dann kennen Sie sicher eine Menge Tricks und Tipps, wie man mit diesem Microsoft-Tool optimal umgehen kann.

Manchmal aber ist man dann doch davon überrascht, wie einfach es sein kann, das Programm an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Vermutlich kennen Sie das Problem: Sie haben eine Tabelle angelegt in Excel und müssen nun die Zellen mit Inhalt füllen.

So weit, so gut – doch für manche Zellen ist der entsprechende Umfang des Texts einfach zu viel. Man kann sich dabei jedoch behelfen, und zwar auf verschiedene Arten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie das funktioniert.

1. Zeilenumbruch: Excel für den automatischen Umbruch einrichten

Ein Excel-Sheet sieht für viele Nutzer nur dann ästhetisch aus, wenn alle Zellen die gleiche Breite aufweisen.

Das Problem ist in dem Fall nur, dass nicht alle Zellen den kompletten Inhalt anzeigen. Der anzuzeigende Text bricht dann einfach ab, so wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

excel-zeile-extra-breit
Auch, wenn Sie eine Zelle extra breiter gemacht haben, wird der Inhalt oftmals nicht annähernd komplett dargestellt.

Für viele Benutzer des Office-Produkts ist das kein Problem, sie klicken dann einfach auf die Zelle und lesen den kompletten Inhalt dann oben im Funktionsfeld. Oder sie doppelklicken mit der Mouse auf die Zelle, dann sieht das Ganze so aus:

doppelklick-zelle-vollstaendig
Mit einem Doppelklick in die entsprechende Zelle stellt Excel ebenfalls den Inhalt vollständig dar.

Das sind natürlich gängige Methoden, die vermutlich jedem Nutzer bekannt sein dürften. Nur sind sie weder besonders elegant noch besonders praktisch.

Viel besser ist es da doch, Excel – oder zumindest einige einzelne Zellen – so zu konfigurieren, dass der Inhalt mehrzeilig, aber dafür vollständig angezeigt wird. Der Zeilenumbruch – Excel beherrscht ihn.

In unserem Beispiel sehen Sie den klassischen Lückenfüller-Text, der vollständig so geht: „Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren, no sea takimata sanctus est Lorem ipsum dolor sit amet. Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren, no sea takimata sanctus est Lorem ipsum dolor sit amet.“ 100 Worte, 591 Zeichen inklusive Leerzeichen und Interpunktion.

Viel zu viel, um das alles in einer einzigen unformatierten Excel-Zelle anzuzeigen. Und selbst, wenn man nur die Kurzversion dieses Texts nimmt, also den ersten Satz, sind es immer noch 155 Zeichen in 24 Wörtern.

In der Realität aber, etwa im Büroalltag, kann es schon vorkommen, dass 155 Zeichen in einer einzigen Zelle in Excel eingebettet und vollständig angezeigt werden müssen. Das macht bei einer nicht konfigurierten Zelle jedoch erst einmal keinen Unterschied:

zeilenumbruch-excel
Auch die auf den ersten Satz gekürzte Version von „Lorem ipsum“ kann ohne einen Zeilenumbruch in Excel nicht komplett dargestellt werden.

Doch zum Glück hält Excel den automatischen Zeilenumbruch bereit. Dabei wird der komplette Inhalt – in unserem Fall also der Satz „Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua.“ auf mehrere Zeilen verteilt.

Dadurch ist der komplette Inhalt auch permanent zu sehen. Und es sind tatsächlich nur wenige Schritte, um die Excel-Arbeitsmappe so einzurichten.

Markieren Sie zunächst einfach die entsprechende Zelle per einfachem Linksklick.

Natürlich können es auch mehrere Zellen gleichzeitig sein. Im nächsten Schritt wechseln Sie in den Reiter „Start“ (wenn Sie sich nicht sowieso in diesem Reiter befinden), gehen per Mouseover auf das Kästchen „Textumbruch“ und warten, bis das Feld mit der Erklärung erscheint – oder Sie klicken einfach direkt auf den Button.

excel-zelle-formatierung
So sieht die Zelle vor der Formatierung per Textumbruch aus.

In dem Moment, in dem Sie mit der Mouse den Button anklicken, erscheint auch schon der gesamte anzuzeigende Text in der markierten Zelle:

textumbruch-aktiviert-excel
Und so zeigt sich die Excel-Zelle, nachdem der Textumbruch aktiviert ist. Zu erkennen ist das auch daran, dass der Textumbruch-Button nun dunkler erscheint.

Jetzt können Sie den kompletten Text des ersten Satzes von „Lorem ipsum“ auf vier Zeilen verteilt lesen.

Wenn Sie die Trennlinie zwischen den Spalten B und C nach links rücken, wird die Zelle B3, in der der Text steht, allerdings schmaler, wodurch wiederum der Text nicht mehr komplett angezeigt wird. Nun müssen Sie die Zellenhöhe von Hand verändern.

Übrigens können Sie das gleiche Ergebnis erzielen, wenn Sie die Zelle mit der rechten Taste der Mouse anklicken, hier die Option „Zellen formatieren…“ wählen, dann auf den Reiter „Ausrichtung“ gehen und unter „Textsteuerung“ das Häkchen bei „Zeilenumbruch“ setzen.

zeilenumbruch-excel-befehl
Auch der Befehl „Zeilenumbruch“ führt zum gewünschten Resultat.

2. Zeilenumbruch in Excel manuell einrichten

Nicht immer kann es nur das Ziel sein, dass der Inhalt einer Zelle komplett dargestellt wird.

Gerade bei einem längeren Text ist es sinnvoll, dass der Text auch innerhalb der Zelle umgebrochen wird. Das ist zum Beispiel dann hilfreich, wenn Sie einen Absatz oder eine Aufzählung einfügen wollen. Und auch diese Formatierung erlaubt Excel.

Um den manuellen Umbruch einzurichten, müssen Sie die Zelle zunächst einmal in den Bearbeitungsmodus versetzen.

Das machen Sie, indem Sie mit der linken Taste der Mouse auf die Zelle doppelklicken oder die Zelle mit einem Linksklick markieren und anschließend die Taste F2 auf Ihrer Tastatur drücken.

Dass sich die Zelle im Bearbeitungs- bzw. Schreibmodus befindet, erkennen Sie daran, dass der Cursor im entsprechenden Feld blinkt.

excel-zelle-schreibmodus
Der Strich nach dem letzten Punkt ist der Cursor. Die Zelle befindet sich also im Schreibmodus.

Als nächstes gehen Sie mit dem Cursor – also per Mouse oder mit den Pfeiltasten Ihrer Tastatur – zu der Stelle, an der der Umbruch im Text erfolgen soll. In Word würde es genügen, jetzt die Return-Taste zu drücken, das funktioniert in Excel leider nicht.

Also muss ein Trick her. Und der ist gar nicht kompliziert – halten Sie ganz einfach die Alt-Taste gedrückt, während Sie Return drücken.

zeilenumbruch-einfuegen
Durch das parallele Drücken von Alt und Return können Sie ganz leicht einen Zeilenumbruch oder gar richtige Absätze einfügen.

Einmalig erzeugt diese Tastenkombination einen Zeilenumbruch, wenn Sie die Aktion wiederholen, entsteht im Text sogar ein richtiger Absatz mit einer Leerzeile.

3. Kein Zeilenumbruch möglich? So lösen Sie die Probleme

Diese Lösungswege haben Ihnen gezeigt, dass es im Prinzip kein Problem ist, in Excel einen Zeilenumbruch – oder mehrere – einzufügen.

Manchmal aber stellen uns die Tools von Microsoft Office vor Probleme, die auf den ersten Blick kaum lösbar scheinen. Und auch Excel bildet da keine Ausnahme. Doch natürlich gibt es kein Problem ohne Lösung.

Die Schwierigkeiten sind oft gar nicht hausgemacht, soll heißen: In den meisten Fällen können Sie für eine falsche Formatierung überhaupt nichts.

Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie ein Excel-Dokument bearbeiten, das Ihnen jemand per Mail zugesandt hat und in dem bereits einige Felder formatiert sind. Das macht es in vielen Fällen schwierig, dass die Inhalte optimal dargestellt werden.

Oft wurde die maximale Zeilenhöhe vom vorherigen Nutzer der Datei fixiert, manchmal ist auch die Funktion „Zellen verbinden“ aktiviert. Beide Faktoren verhindern, dass Sie einen Zeilenumbruch im Excel-Dokument einrichten können. Schauen wir uns nun an, wie Sie diese Schwierigkeiten überwinden können.

Excel ist so programmiert, dass ein Zeilenumbruch in verbundenen Zellen schlicht nicht möglich ist. Wenn Sie also einen Text umbrechen wollen, dann müssen Sie vorher den Zellenverbund auflösen.

Markieren Sie den Verbund, klicken Sie in der Registerkarte „Ausrichtung“ im Reiter „Start“ auf den kleinen Pfeil neben dem Button „Verbinden und zentrieren“. Im Dropdown-Menü wählen Sie anschließend die Option „Zellverbund aufheben“.

verbundene-zellen-aufheben
Verbundene Zellen lassen sich in Excel ziemlich einfach wieder aufheben.

Alternativ dazu wählen Sie die verbundenen Zellen per Mouse aus, klicken dann die rechte Taste der Mouse und dann auf „Zellen formatieren“. Im Reiter „Ausrichtung“ des Dialogfensters entfernen Sie dann nur noch den Haken vor „Zellen verbinden“.

Sobald Sie Zellen getrennt haben, die zuvor miteinander verbunden waren, können Sie den Zeilenumbruch wie oben erwähnt vornehmen – sowohl den manuellen als auch den automatischen.

Sollten Sie dagegen feststellen, dass die optimale Darstellung von Inhalten in einer Zelle daran scheitert, dass der Ersteller der Excel-Tabelle die Zeilenhöhe fix vorgegeben hat, dann lösen Sie das Problem ganz ähnlich. Bleiben Sie im Reiter „Start“ und markieren Sie die gewünschte Zelle per Linksklick.

Jetzt schauen Sie in der Menüleiste nach rechts, bis Sie im Block „Zellen“ den Button für das Format finden. Klicken Sie dort auf den kleinen Pfeil und wählen Sie im Ausklappmenü die Option „Zeilenhöhe automatisch anpassen“.

zeilenhoehe-automatisch-anpassen
Mit einem Klick auf „Zeilenhöhe automatisch anpassen“ stellt Excel die exakt passende Höhe für die gewählte(n) Zelle(n) ein, wie Sie im folgenden Bild sehen können.

Das genügt bereits – nach dem Klick auf den Button stellt Excel die Höhe der Zeile exakt so ein, dass der komplette Inhalt zu sehen ist:

optimale-zeilenhoehe-excel
So sieht das Feld aus, wenn die Zeilenhöhe automatisch angepasst worden ist. Angezeigt wird nun der komplette Text in einer optimalen Zeilenhöhe.

Wenn Sie nun beispielsweise den Schriftgrad verändern wollen, dann können Sie das tun – die Zelle passt die Höhe immer automatisch an, ganz egal, ob Sie die Schriftgröße vergrößern oder verkleinern oder eine neue Schriftart verwenden.

 



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