Word in PDF umwandeln – mit Word, per Tool oder online

8. Juli 2020

Inhaltsverzeichnis

  1. Word in PDF umwandeln mit Word
  2. Word in PDF umwandeln mit externen Tools
  3. Word in PDF umwandeln mit einem Online-Converter
  4. Word in PDF konvertieren – unser Fazit

 

Das PDF-Format hat sich als Dateiformat durchgesetzt, seitdem es im Jahr 1993 entwickelt und publiziert worden ist.

Ein PDF – das Kürzel steht für Portable Document Format – kann immer und überall in genau jener Form geöffnet werden, in der der Autor es abgespeichert hat. Probleme mit der Konvertierung gibt es dabei nicht, ganz im Gegensatz zu Tool aus der Office-Suite von Microsoft oder zu Programmen der LibreOffice-Umgebung.

Dort nämlich kann es schon vorkommen, dass das Format beim Leser nach dem Öffnen ein gänzlich anderes ist, je nach Einstellung des verwendeten Tools.

Ein weiterer Vorteil: ein PDF kann vom Adressaten nicht verändert werden (abgesehen von Hackern).

Wenn der Autor also nicht möchte, dass Veränderungen am Dokument vorgenommen werden, dann ist es ratsam, das Dokument vorher in ein PDF zu konvertieren.

Doch wie können Sie beispielsweise Word in PDF umwandeln? Da gibt es eine ganze Reihe von Optionen, auf die wir im Folgenden eingehen.

1. Word in PDF umwandeln mit Word

Microsoft war lange Zeit gut darin, offensichtlich gewachsene Bedürfnisse der Nutzer zu befriedigen.

Gerade das PDF-Format ist ein Paradebeispiel dafür. Der Konzern hat lange Zeit ignoriert, dass Office-User ein Office-Dokument, sei es Word oder Excel wie in den meisten Fällen, in ein PDF umwandeln wollen.

Irgendwann gab es dann die Funktion, beim Abspeichern einer Word-Datei via „Speichern unter“ (Taste F12) im Dropdown-Menü hinter dem Dateityp „PDF“ auszuwählen, wie im Bild gezeigt.

speichern-unter-word
Ein geöffnetes Word-Dokument speichern Sie via „Speichern unter“ und der entsprechenden Auswahl im Menü als PDF.

Dabei ist es im Prinzip bis heute geblieben. Der Speicherort und der Dateiname unterliegen dabei keinen Einschränkungen. Allerdings gibt es inzwischen auch eine gehörige Weiterentwicklung: die Konvertierung von Word zu PDF, ohne die Datei zu öffnen.

Das gelingt allerdings nur, wenn Sie in Windows 10 das Gerät „Microsoft Print to PDF“ als Standarddrucker festgelegt haben. Ändern können Sie das über Einstellungen / Geräte / Drucker und Scanner.

Klicken Sie einfach auf dieses Gerät, dann auf den Button „Verwalten“ und abschließend auf „Als Standard“ – fertig.

Nun wechseln Sie in den Ordner, in dem sich die Word-Datei befindet, die Sie in PDF umwandeln möchten, markieren es per Linksklick, klicken dann die rechte Mousetaste und im daraufhin erscheinenden Kontextmenü auf „Drucken“.

speicherdialog-word
Word scheint sich kurz zu öffnen, dann aber erscheint schon der Speicherdialog mit als PDF voreingestelltem Dateityp umzuwandeln.

Kurz sehen Sie nun das Startfenster von Word, allerdings öffnet sich das Tool nicht komplett, sondern nur, um den Speichervorgang ausführen zu können.

Jetzt wählen Sie den Dateinamen und den Speicherort aus und bestätigen mit „Speichern“. Als Dateityp ist „PDF-Dokument (*.pdf)“ voreingestellt.

Alles in allem ist Windows mittlerweile fast schon komfortabel, was die Kompatibilität zwischen Office und PDF betrifft. Besonders die Option, per Standarddrucker ein PDF aus einem Office-Dokument zu erstellen, ohne es öffnen zu müssen, überzeugt inzwischen.

Um das konvertierte PDF anzuzeigen, benötigen Sie übrigens noch nicht mal einen kostenlosen Reader. Microsoft Edge und der Internet Explorer können PDF-Dateien standardmäßig öffnen.

2. Word in PDF umwandeln mit externen Tools

Auf fast jedem Windows-Rechner, der zum Arbeiten genutzt wird, dürfte sich dennoch zumindest ein kostenloses PDF-Tool befinden.

Da gibt es jede Menge Programme zur Auswahl, sehr beliebt ist zum Beispiel der bekannte Acrobat Reader von Adobe.

Doch müssen Sie sich erstens bei Adobe registrieren, um beispielsweise auch das Converter-Feature nutzen zu dürfen, und zweitens nimmt das Tool nach der Installation sage und schreibe 341 MB Speicherplatz auf der Festplatte in Anspruch. Wenn Sie nur über eine kleine SSD verfügen, sind Sie vermutlich froh um jedes eingesparte Byte.

Eine interessante Alternative ist der PDF24 Creator, der mit jeder Menge Funktionen ausgestattet ist und obendrein kostenlos. Die bei der Installation geforderte Registrierung können Sie getrost überspringen.

oberflaeche-pdf-creator
Die Oberfläche des PDF24 Creator nach dem Start.

Zudem benötigt das Programm nach der Installation nur 73 MB Speicherplatz. Auf dem Startscreen können Sie bereits erkennen, dass dieses Tool deutlich mehr Funktionen beherrscht als nur die Konvertierung von Word nach PDF.

Allerdings wollen wir uns genau darauf konzentrieren und klicken also auf die Kachel „PDF Creator“. Dort öffnen Sie die gewünschte Word-Datei oder ziehen sie in das leere schwarze Feld.

konvertierungsvorgang-beginnt
Der Konvertierungsvorgang beginnt sofort. Anschließend müssen Sie das neue PDF-Dokument nur noch dort abspeichern, wo Sie es benötigen.

Die Umwandlung in PDF ist schon nach wenigen Sekunden abgeschlossen.

Nun klicken Sie auf das Diskettensymbol, stellen im Ausgabeprofil die gewünschte Qualität ein (ein weiterer Pluspunkt von PDF24 Creator!) und wählen zum Schluss den gewünschten Speicherort aus.

qualitaetsstufe-bestimmen
Die Qualitätsstufe des erstellen PDF-Dokuments können Sie ebenfalls bestimmen.

Einfacher geht es eigentlich nicht, und viele Tools arbeiten unterm Strich nicht anders.

Doch die Eigenschaften des PDF24 Creator sprechen für sich: keine Registrierung nötig, jede Menge Features an Bord, zügige Konvertierung und wenig beanspruchter Speicherplatz.

3. Word in PDF umwandeln mit einem Online-Converter

Womöglich haben Sie die Kachel im Startfenster des PDF24 Creator gesehen: Das Tool hat sogar einen Online-Converter an Bord. Wenn Sie auf dieses Feld klicken, dann öffnet der Browser ein neues Fenster und Sie können die gewünschte Word-Datei direkt hochladen und nach PDF konvertieren. Schnell und zuverlässig.

Allerdings funktionieren auch viele andere Online-Converter, mit denen Sie Word in PDF umwandeln können, ebenso zuverlässig. Stellvertretend haben wir die Tools von iLovePDF und Smallpdf getestet.

In beiden Fällen ist die Oberfläche sehr übersichtlich gestaltet, dem Besucher der Website wird sofort klar, was zu tun ist, um eine Word-Datei in ein PDF-Dokument umzuwandeln.

Bei beiden Seiten können Sie die Word-Datei, die Sie zu PDF konvertieren möchten, klassisch über die Buttons „Dateien auswählen“ per Explorer hochladen – oder die entsprechende Datei einfach aus dem geöffneten Ordner an jene Stelle ziehen, die auf jeder der beiden Seiten angezeigt wird.

oberflaeche-smallpdf-ilovepdf
Links die Oberfläche von Smallpdf, rechts von iLovePDF.

Nach dem Umwandeln (das geht bei beiden Websites ziemlich schnell) der Word-Datei ins PDF-Format bieten beide Tools die Optionen, das soeben konvertierte Dokument herunterzuladen und lokal auf dem Rechner zu speichern oder in der Cloud abzulegen, nämlich in der Dropbox oder auf Google Drive.

Wenn Sie mit Ihrem Browser etwa bei Google angemeldet sind, dann ist die Speicherung überhaupt kein Problem. Die Pop-up-Fenster erkennen bei beiden Tools Ihren Account und Sie können das PDF zügig dort ablegen.

Hier bietet Smallpdf den Vorteil, dass Sie beim Speichern sogar den Ordner angeben können, in dem der Converter das PDF-Dokument ablegt; bei iLovePDF fehlt dieses Feature.

Dafür legt iLovePDF einen eigenen Ordner in Ihrer Google Drive-Oberfläche an, wo Sie die erzeugte PDF-Datei genauso schnell finden.

Bei Smallpdf gibt es die Einschränkung, dass Sie ohne Registrierung maximal zwei Dateien am Tag konvertieren können, bei iLovePDF gibt es keine Beschränkungen.

4. Word in PDF konvertieren – unser Fazit

Alle in diesem Ratgeber aufgezeigten Wege, wie Sie eine Word-Datei in ein PDF-Dokument umwandeln können, stellen für geübte PC-Nutzer ein Kinderspiel dar.

Aber auch etwas unerfahrenere User sollten mit diesen Schritten keine Probleme bekommen.

Und so stellt sich für Sie wohl nur die Frage, welcher Weg der für Sie eleganteste ist. Wenn Sie ein konvertiertes Dokument direkt in einen Cloudspeicher hochladen möchten, dann ist einer der vorgestellten Online-Converter das richtige Werkzeug – wobei es im Internet jede Menge dieser Tools gibt, die nahezu alle über dieselben Features verfügen.

Wenn Sie hingegen Wert darauflegen, PDF-Dateien mit einem externen Tool zu betrachten, dann können Sie sich genauso gut ein Programm installieren, das gleichzeitig auch die Option bietet, Word-Dokumente und viele andere Dateitypen ins PDF-Format zu konvertieren.

Hier bietet sich die Gratis-Software von PDF24 an – allein die Features und die Speicherersparnis gegenüber dem Platzhirsch Acrobat Reader sind schlagende Argumente.

Oder Sie mögen es rank und schlank und setzen weder auf Online-Converter noch auf externe Tools, sondern arbeiten lieber mit Windows-Bordmitteln?

Dann genügt es vollkommen, eine Word-Datei als PDF abzuspeichern oder die Datei aus dem Explorer heraus in ein PDF-Dokument umzuwandeln.

Dafür müssen Sie lediglich das Gerät „Microsoft Print to PDF“ in den Einstellungen als Standarddrucker festlegen.

 



Abo-Team

Ihre Experten im Büro-Kaizen Blog (von links):

Patrick Kurz

Experte für modernes und agiles Arbeiten

Jürgen Kurz

Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

Marcel Miller

Experte für digitales Arbeiten mit Office 365

Auf der Suche nach mehr Tipps zum Thema Office 365? Auf dieser Übersichtsseite haben wir unsere wichtigsten Blogbeiträge zum Thema Office 365 für Sie zusammengestellt.


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.


Schlagwörter: