Abbildungsverzeichnis in Word erstellen – und Urheberrechtsverletzungen vermeiden!



In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen den schnellsten Weg zum Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses in Word. So vermeiden Sie teure Abmahnungen aufgrund von Urheberrechtsverletzungen an dem verwendeten Bildmaterial und sparen sich viel Zeit. Denn nur wenn Sie die integrierte Wordfunktion für ein automatisches Abbildungsverzeichniserstellen verwenden, können Sie dieses jederzeit nachträglich per Mausklick aktualisieren lassen, zum Beispiel falls sich nach dem Lektorat die Seitenzahlen verschoben haben. Analog zum Abbildungsverzeichnis lässt sich auf dem hier beschriebenen Weg auch ein Tabellenverzeichnis in Word erstellen.

Was ist das Problem? Wieso braucht man ein Abbildungsverzeichnis in Word?

In den letzten Jahren kam es zu einer regelrechten Abmahnwelle aufgrund von Urheberrechtsverletzungen im Internet. Das betrifft nicht nur das Filesharing von Filmen, sondern häufig auch die Verwendung von Grafiken, Bildern und Fotos. Denn „Lichtbildwerke“ sind im Unterschied zu Geschäftsideen (Patent) automatisch urheberrechtlich geschützt. Daher gehört ein Abbildungsverzeichnis mit den entsprechenden Lizenz- und Urheberbezeichnungen in jedes zur Veröffentlichung bestimmte Word-Dokument – das gilt nicht nur für wissenschaftliche Arbeiten (Bachelorarbeiten, Masterarbeiten, Abschlussarbeiten und Fachartikel) sondern auch für kommerzielle Veröffentlichungen aller Art. Nur so können Sie teure Abmahnungen mit oft mehreren hundert Euro pro Bild vermeiden. Tipp:

  • Prüfen Sie daher vor der Verwendung von Bildmaterial immer, ob und zu welchen Konditionen die Lizenzbestimmungen des Urhebers eine Verwendung durch Dritte erlauben.
  • Dieses kostenlose Word-AddIn sucht aus dem Textverarbeitungsprogramm heraus eine Auswahl lizenzfreier Bilder passend zu Ihrem Thema – die gewünschte Abbildung kann dann per Mausklick direkt in den Text integriert werden!

 

So einfach funktioniert es:

Sie müssen die verwendeten Abbildungen in Word lediglich als solche kennzeichnen, damit das Textverarbeitungsprogramm diese entsprechend erkennen und daraus dann ein Verzeichnis erstellen kann. Die Kennzeichnung erfolgt über den Formatierungsbefehl → Beschriftung.

 

Schritt 1: Bilder, Fotos, Grafiken und Tabellen in Word „beschriften“

  • Klicken Sie die zu beschriftende Abbildung (Bild, Foto, Grafik, Formel oder Tabelle) in Ihrem Word-Dokument mit der rechten Maustaste an und wählen Sie in dem Dropdownmenü die Befehlsfunktion → Beschriftung einfügen.
  • In dem nächsten Dialogfenster „Beschriftung“ geben Sie in der ersten Zeile Titel, Namen und Quelle ein, bzw. (z.B. bei freien Inhalten nach den Creative Commons Lizenzen) die Lizenzbestimmung (z.B. Max Mustermann, CC-BY-SA 2.0). Wenn Sie einen Haken in das Kontrollkästchen weiter unten → Bezeichnung nicht in der Beschriftung verwenden setzen, dann wird der automatische Eintrag „Abbildung“ aus der ersten Zeile (und damit auch dem späteren Verzeichnis) gelöscht.
  • In der zweiten Zeile „Bezeichnung“ können Sie zwischen → Abbildung, → Formel und → Tabelle auswählen. Über die Schaltfläche → Neue Bezeichnung links unten können Sie davon abweichende Bezeichnungen manuell eingeben (z.B. Fotografie).
  • In der dritten Zeile „Position“ können Sie wählen, ob Word die Beschriftung oberhalb oder unterhalb der Abbildung einfügen soll.
  • Mit einem Klick auf die Schaltfläche → Nummerierung rechts unten können Sie festlegen, wie Word die Abbildungen im Dokument durchnummerieren soll. Sie können zwischen arabischen Ziffern, römischen Ziffern und Buchstaben wählen. Mit einem Haken in das Kontrollkästchen wird auch die jeweilige Kapitelnummer in die Nummerierung der Abbildungen integriert. Diese Kombination aus Abbildungsnummer und Kapitelnummer wird dann so auch von Word für das spätere Abbildungsverzeichnis übernommen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit einem Klick auf → OK.
  • Tipp: Die soeben erstellte Abbildungsbeschriftung, üblicherweise in Form einer Bildunterschrift, kann dann im Text wie gewohnt über die Menüleiste der Registerkarte → Start formatiert werden (Schriftart, Zeichengröße, Zeichenfarbe, kursiv, Fettdruck, Absatz etc.).

 

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Abbildung 2: Beschriftung
in Word hinzufügen

 

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Abbildung II: Beschriftung in Word formatieren

 

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Abbildung III: Abbildungen in Word nummerieren

 

Schritt 2: Wie man aus den Beschriftungen ein Abbildungsverzeichnis in Word erstellt

Klicken Sie mit dem Cursor an die Stelle in Ihrem Textdokument, an der Word das Abbildungsverzeichnis einfügen soll. Dies ist üblicherweise direkt hinter dem Inhaltsverzeichnis am Anfang oder hinter dem Literaturverzeichnis am Dokumentenende.

  • Gehen Sie dann in Word 2016 auf die Registerkarte → Referenzen (frühere Programmversionen → Verweise) und klicken Sie in dem Menübereich „Beschriftungen“ auf den Befehl → Abbildungsverzeichnis einfügen.
  • In dem sich nun öffnenden Dialogfenster können Sie die Layouteinstellungen für das Verzeichnis vornehmen: Ob mit oder ohne Seitenzahlen, mit oder ohne Punkten als Füllzeichen, mit Links anstelle von Seitenzahlen in der Webansicht sowie ob die Bezeichnungen und Abbildungsnummern miteinfließen sollen (für die Kombination aus Abbildungsnummer und Kapitelnummer siehe Schritt 1).
  • Die Formatierung des Abbildungsverzeichnisses (Sprache, Zeichengröße, Schriftart, Zeilenabstand etc.) erreichen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche → Ändern, in dem nächsten Dialogfenster ebenfalls auf → Ändern gehen und dann ganz links unten auf → Format

 

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Abbildung IV: Abbildungsverzeichnis in Word formatieren

 

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Abbildung V: Abbildungsverzeichnis in Word formatieren

 

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Abbildung VI: Weitere Formatierungsoptionen für das Abbildungsverzeichnis in Word

 

Schritt 3: Abbildungsverzeichnis in Word nachträglich aktualisieren

Bei nachträglichen Änderungen an einem Textdokument, beispielsweise nach einem Lektorat, können sich einzelne Abbildungen auf eine andere Seite verschieben, oder es gab Korrekturbedarf an den Bildunterschriften. So oder so, wenn Sie alle Einträge wie oben beschrieben vorgenommen haben, kann Word das Abbildungsverzeichnis auf einen Klick hin aktualisieren und alle nachträglich vorgenommenen Änderungen automatisch übernehmen. Klicken Sie dafür einfach das Verzeichnis mit der Maus an und gehen Sie dann in der Registerkarte → Referenzen in dem Menübereich „Beschriftungen“ auf den Befehl → Abbildungsverzeichnis aktualisieren.

Extra-Tipp: Automatisch zum Inhaltsverzeichnis und Literaturverzeichnis in Word

Analog zum Abbildungsverzeichnis kann Ihnen Word auch ein Inhaltsverzeichnis und ein Literaturverzeichnis erstellen. Wie das genau funktioniert, zeigen wir Ihnen in folgenden beiden Schritt-für-Schritt-Anleitungen:

  • „Office, übernehmen Sie!“ Wie man ein automatisches Inhaltsverzeichnis in Word erstellt
  • Mit einem Klick alles drin! Quellenverzeichnis und Literaturverzeichnis in Word erstellen

 

Und Sie?

Die Office-Programme von Microsoft (Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word) bieten zahlreiche praktische Funktionen, die im Büroalltag viel Zeit und Arbeit ersparen. Vorausgesetzt, man hat die Funktionen bereits entdeckt! Einige besonders nützliche Beispiele für Word haben wir Ihnen hier zusammengestellt:

 

video-link
Link zum Video-Tutorial

 



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