Wohltuende Ordnung ist der perfekte Sitekick für Ihre Karriere



Die Definition von Wahnsinn ist laut Albert Einstein, immer das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten. Nun hatte das Genie sicher nicht den klassischen Büromitarbeiter im Sinn, aber es lohnt sich, vom Meister zu lernen. Überlegen Sie einmal, wie oft Sie in Ihrem Chaos nach Unterlagen suchen, vielleicht sogar Termine verpassen, nur weil Sie sich keine Zeit für das Aufräumen nehmen. Stattdessen wundern Sie sich am Ende des Arbeitstages, warum Sie so erschöpft sind und abends vor dem Fernseher einschlafen. Dabei ist es ganz einfach, effizienter zu arbeiten und freier im Kopf zu werden. Diese fünf Tipps sorgen für eine wohltuende Ordnung in Ihrem Büro und bringen ganz nebenbei Ihre Karriere in Schwung.

 

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Ein chaotischer Arbeitsplatz kostet viel Zeit, Energie und noch mehr Nerven.

Was ist das Problem

Laut unserer großen Onlineumfrage stehen rund 60 Prozent der befragten Teilnehmer regelmäßig beruflich unter Druck. Eines der Kernprobleme ist die mangelnde Organisation. Das ist sozusagen die Katze, die sich in den eigenen Schwanz beißt. Zeitdruck sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter nicht die Zeit nehmen, um ihren Arbeitsplatz aufzuräumen und für klare Strukturen zu sorgen. Dieses Durcheinander führt aber dazu, dass viel Zeit mit Suchen verschwendet wird. Wer nicht strukturiert arbeitet, verliert den Überblick. Stoppen Sie gleich heute diesen unproduktiven Kreislauf und sorgen Sie stattdessen mit diesen fünf Tipps für wohltuende Ordnung.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Ihr Freund der Papierkorb

Ein bisschen Messi steckt in uns allen. Wir heben Büromaterialien, Notizen oder Akten auf, statt uns zu fragen, ob wir diese Dinge wirklich noch brauchen. Sie nehmen Platz weg und lenken uns vom Arbeiten ab. Wohltuende Ordnung beginnt mit dem Aussortieren. Stellen Sie sich Behälter bereit, in die Sie Altpapier, Restmüll und eventuell defekte Geräte entsorgen. Beginnen Sie zunächst mit dem Schreibtisch, dann schauen Sie in die Schublade bzw. den Rollcontainer. Haben Sie noch Zeit, sortieren Sie auch vergessene Papierstapel auf den Fensterbänken und dem Fußboden aus. Im letzten Schritt schauen Sie sich auch noch die Regale und Schränke an. Seien Sie dabei konsequent: Entfernen Sie alles, was defekt und unansehnlich ist bzw. alles, was Sie nicht mehr brauchen.

Extra-Tipp:

Es fällt Ihnen schwer, sich von Dingen zu trennen. Dann sind Sie in guter Gesellschaft. Wenn Sie sich nicht wohl bei dem Gedanken fühlen, Unterlagen zu entsorgen, dann praktizieren Sie das Wegwerfen auf Probe. Wenn Sie diese Dinge nicht mehr am Arbeitsplatz benötigen, aber diese auch nicht wegwerfen möchten, legen Sie die Unterlagen in einen Karton. Wichtig ist eine Beschriftung mit Datum, Ansprechpartner sowie ein Datum der Entsorgung. Laden Sie sich eine Vorlage für ein entsprechendes Schild gleich herunter:

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Tipp Nr. 2: Richten Sie sich einen Wohlfühl-Schreibtisch ein

Sie verbringen so viel Zeit im Büro, aber fühlen Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz wirklich wohl? Nachdem dem Aufräumen geht es nun darum, den Schreibtisch effizient einzurichten. Gleichzeitig werden Sie merken, dass klare Ordnungsstrukturen nicht nur Ihre Kollegen im Büro oder Ihre Geschäftskunden beeindrucken. Auch Sie fühlen sich gleich viel wohler, wenn alles sauber aussieht und keine unerledigten Aktenstapel Ihr Gemüt belasten. Stellen Sie nur noch Dinge auf den Schreibtisch, die Sie täglich brauchen: Monitor, Tastatur, Maus und eventuell eine Posteingangsschale. Verzichten Sie auf eine Schreibtischunterlage oder einen Stiftebecher, die das Chaos geradezu anziehen. Alles, was Sie im Lauf der Woche benötigen, verstauen Sie in die Schubladen. Damit dieses Ordnungssystem nicht gleich wieder in einem wilden Durcheinander endet, geben Sie jedem Ding einen festen Platz. So fällt es Ihnen leichter, Ordnung zu halten. Diese 10 Tipps zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie dauerhaft und erfolgreich Ihren Schreibtisch aufräumen.

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Beschriftungen sorgen zusätzlich dafür, dass jedes Ding seinen festen Platz behält und die wohltuende Ordnung erhalten bleibt.

Extra-Tipp:

Moderne Büromöbel sind mit vielen Extras ausgestattet. Aber kaum jemand
denkt im Büro darüber nach, ob die Ergonomie am Schreibtisch stimmt. Viele Büromitarbeiter sitzen in einer verkrampften Haltung, nur weil der Schreibtischstuhl nicht richtig eingestellt wurde. Dabei ist Sitzen laut Medizinern so schädlich wie Rauchen. Denn der menschliche Körper braucht viel Bewegung, um elastisch und belastbar zu bleiben. Nehmen Sie sich deshalb die Zeit, und finden Sie für sich die richtige Sitzhöhe. Mit diesen Tipps zu mehr Ergonomie am Schreibtisch bleiben Sie auch an einen langen Arbeitstag fit und leistungsfähig.

Tipp Nr. 3: Schaffen Sie wohltuende Ordnung mit einer Posteingangsschale

Im Lauf des Arbeitstages ist Ihr aufgeräumter Schreibtisch ständig Attacken der Kollegen ausgeliefert. Ständig landen Briefe sowie Telefonnotizen auf Ihrem Platz und bringen Sie ganz schnell aus Ihrer Konzentration. Stellen Sie für diese Unterlagen eine Posteingangsschale bereit. Es reicht ein Ablagekörbchen, denn so weiß jeder sofort, wo er die Unterlagen ablegen kann. Den Posteingang bearbeiten Sie und Ihre Kollegen am besten in Blöcken. Legen Sie gemeinsam Spielregeln für die Durchlaufzeit fest. So stellen Sie sicher, dass die Unterlagen spätestens in 24 Stunden gesichtet und bearbeitet werden. Zum Thema Posteingangsschale empfehle ich Ihnen diesen ausführlichen Blog-Beitrag: Einfach in Schale werfen – 6 Tipps für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale.

Für alle, die nur eine schnelle Einführung wünschen, empfehle ich meinem knackigen Beitrag auf YouTube. Hier verrate ich Ihnen alles Wissenswerte zum Thema Posteingangsschale.

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Beschriften Sie die Posteingangsschale, um Missverständnisse zu vermeiden.

Tipp Nr. 4: Setzen Sie auf ein mitdenkendes Ordnungssystem

Legen Sie immer nur die Akten auf den Schreibtisch, die Sie momentan bearbeiten. Allerdings gibt es immer wieder Aufgaben, die Sie nicht sofort abschließen können. Für diese offenen Arbeiten gibt es Wiedervorlagemappen. Die Unternehmen Mappei oder Classei bieten unterschiedliche Systeme für jeden Tag oder Monat an. Haben Sie einen Rollcontainer, empfiehlt sich eine praktische eine Hängeregister. Vergessen Sie die Akten aber nicht darin, denn sonst ist die wohltuende Ordnung schnell dahin. Ist ein Projekt oder eine Arbeit abgeschlossen, heften Sie die Unterlagen in die entsprechenden Aktenordner ab.

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Ein Hängeregister ist eine gute Alternative zu Sortiermappen.

Extra-Tipp:

Ein strukturiertes Ablagesystem ist die wichtigste Voraussetzung, damit Sie sich im Büro wohlfühlen. Aber wer hat schon Zeit, sich mit der Ablage zu beschäftigen. Das Resultat sind doppelte Ablagen und manches ist für immer in den Tiefen der Aktenordner verschwunden. Mit meinen Tipps erstellen Sie eine Ablage, ohne viel Zeit zu investieren. Lesen Sie, wie Sie jedes Dokument entspannt innerhalb einer Minute wiederfinden.

Tipp Nr. 5: Entwickeln Sie Feierabendroutinen

Nicht immer ist es möglich, sofort alle Unterlagen in die entsprechende Ablage zu räumen. Beenden Sie Ihren Arbeitstag deshalb immer etwa 15 Minuten früher, um in dieser Zeit wieder wohltuende Ordnung zu schaffen. Räumen Sie alle Büromaterialien an Ihren Platz und heften Sie Unterlagen ab. Gleichzeitig können Sie auch schon die To-Do-Liste für den nächsten Tag schreiben. So ein Feierabendritual ist auch ein guter Abschluss, um gedanklich mit der Arbeit abzuschließen. Eine Checkliste hilft Ihnen, auch an alles zu denken. Die Vorlage für eine Checkliste stelle ich Ihnen gratis zur Verfügung.

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Darauf kommt es an

Die meisten Menschen warten auf den passenden Zeitpunkt, um endlich aufzuräumen. Und so verschieben sie diese wichtige Aufgabe immer wieder. Fangen Sie jetzt sofort an und genießen Sie die wohltuende Ordnung.

Was der Tipp bewirkt

Sie haben einfach mehr Kapazitäten frei, wenn Sie nicht ständig nach Unterlagen oder Notizen suchen müssen. So fließt Ihre geballte Konzentration in Ihre eigentliche Arbeit und verpufft nicht bei sinnlosen Tätigkeiten.

Und Sie?

Was bringt Ihre wohltuende Ordnung am meisten durcheinander? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Erfahrungsberichte. In meinem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“ finden Sie eine ausführliche Beschreibung, wie Sie das Chaos in Ihrem Computer gekonnt meistern. Schauen Sie doch einmal rein!

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