Jetzt aber zackzack! Du bist schon wieder zu spät! – So können Sie Ihre Termine einhalten und neue Termine entspannt vorplanen



Unser Alltag ist oft randvoll mit Terminen: der Wochenplaner sieht Besprechungen, Abgabetermine und Fortbildungen vor. Und dann sind da ja noch die Steuererklärung und der Zahnarzt. Die Bürde der letzten beiden kann ich Ihnen nicht nehmen, aber ich kann Ihnen dabei helfen, Ihre beruflichen Termine ohne Stress in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren und zu bewältigen.

Was ist das Problem

Wir hetzen von Termin zu Termin, ohne dass wir zwischendurch Zeit zum Verschnaufen haben. Egal, wie gut wir die Termine im Wochenplaner im Griff zu haben glauben – es kommt doch immer wieder anders. Dann stellen wir Termine um, sagen ab, sagen zu, sagen wieder ab – und unsere Schreibtischarbeit leidet, und andere wichtige Dinge bleiben liegen, bleiben weiter liegen und bleiben noch länger liegen …

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Eben dachten Sie noch, Sie haben so viel Zeit – und dann sind Sie doch wieder so spät dran.

Das Problem ist, dass wir oft zu unstrukturiert an unsere Wochenplanung oder auch die Jahresplanung herangehen. Wir wollen uns nicht zu sehr festlegen, um genügend Freiraum für weitere Termine und Aufgaben zu haben, die unweigerlich kommen werden.

Doch erwischen wir uns oft dabei, uns zu fragen: Was mache ich nur gerade bei diesem Termin? Es wäre doch so viel wichtiger, jetzt gerade das und das zu machen! Und dies und jenes habe ich diese Woche auch schon wieder nicht geschafft!

Haben Sie genug davon? Dann werden Ihnen meine Tipps helfen, wieder entspannt und konzentriert arbeiten und Ihre Termine einhalten zu können.

So funktioniert es

Wenn Sie einerseits wieder termingerecht arbeiten möchten und andererseits bei Besprechungen und ähnliche Termine effizient und ungehetzt dabeisein möchten, dann müssen Sie dafür ein wenig Vorarbeit leisten. Ich verspreche Ihnen aber: Es lohnt sich!

1. Tipp:

Notieren Sie sich zunächst alle anstehenden Termine in einem Jahresplaner. Das sollten die immer wiederkehrenden sein (Jour-fixe mit der Chefin, Teambesprechungen, Außentermine usw.), aber auch jene, die einmal stattfinden und jetzt schon feststehen (Fortbildungen u. Ä.).

Tragen Sie als nächstes Ihre persönliche Jahresplanung ein, nämlich Urlaube und Brückentage. Vergessen Sie auch nicht die Geburtstage und Jubiläen in der Familie, für die Sie genügend Zeit für Vorbereitung oder sogar Urlaub benötigen.

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Ob auf Papier oder am Tablet: mit einem Jahresplaner haben Sie einen guten Überblick über das bevorstehende Jahr.

Nutzen Sie dafür am besten ein Zeitplanbuch oder ein digitales Planungssystem, z. B. die von Tempus: ein Zeitplanbuch als Ringbuch oder ein digitales fürs iPad.

Auf diese Weise haben Sie schon einmal eine grobe Übersicht über das bevorstehende Jahr und können sich als nächstes dem Wochenplaner widmen.

Frühzeitige Planung der anstehenden Aufgaben und Termine lässt Ihre Konzentration und Effizienz steigen. Jürgen Kurz Klick um zu Tweeten

2. Tipp:

Ein Wochenplaner ist dafür da, nicht immer nur das im Auge zu behalten, was in den nächsten Stunden auf Sie zukommt, sondern die Termine, die für Sie auch in den nächsten Tagen wichtig sein können. Manche benötigen Vorbereitung, die Sie zeitlich frühzeitig mit einkalkulieren müssen, um die Termine einhalten zu können.

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Tragen Sie im Wochenplaner alles detailliert ein, das wichtig werden wird.

Tragen Sie sich in den Wochenplaner alles ein, das wichtig für Sie werden wird – also auch im Hinblick auf die Folgewochen, wenn eine Vorbereitung auf einen späteren Termin ansteht. Gerade diese Detailplanung nehmen viele nicht vor und stehen dann wie vom Blitz getroffen am Morgen des Termins im Büro und wissen: diese Vorbereitung werden sie in der halben Stunde bis zum Termin nicht mehr schaffen.

Je früher Sie sich auch gedanklich darauf einstellen können, dass ein Termin oder seine Vorbereitung ansteht, desto entspannter können Sie die dafür nötigen Arbeiten verrichten. Nehmen Sie sich Ihren Wochenplaner daher auch spätestens am Freitag noch einmal vor und planen Sie die in der kommenden Woche anstehenden Termine und Aufgaben ein.

3. Tipp:

Nehmen Sie sich vor Feierabend jeden Tag den Tagesplaner für den nächsten Tag vor. Nun wird es kleinteiliger. Was steht am nächsten Tag an? Welche Arbeiten müssen Sie fertigmachen, welche beginnen? Wer braucht noch eine Antwort, eine Analyse, eine Einschätzung? Mit wem müssen Sie telefonieren?

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Tragen Sie sich auch anstehende Telefonate vorab in den Tagesplaner ein – so haben Sie dann wirklich genügend Zeit und Ruhe für das Gespräch.

Tragen Sie sich diese Punkte alle in den Tagesplaner ein und gestehen Sie jedem der Punkte eine angemessene Zeit zu. Da wir meist unterschätzen, wie viel Zeit wir tatsächlich benötigen, halten Sie sich grundsätzlich erst einmal das Anderthalbfache des geplanten Zeitraums frei. Zumindest so lange, bis Sie ein feines Gespür für die reale Länge bekommen haben.

Diese detaillierte Tagesplanung ist dann besonders wichtig, wenn Sie öfter von Kollegen gebeten werden, doch mal eben schnell etwas für sie zu erledigen. Vielleicht haben Sie der Bitte bisher entsprochen, sind dann aber mit anderen Terminen ins Schleudern gekommen oder haben Überstunden angehäuft. Womöglich, während eben diese Kollegen schon alle schön zu Hause auf der Couch entspannen konnten.

Wenn Sie nun am Vorabend eine sehr detaillierte Tagesplanung vornehmen, können Sie den betreffenden Kollegen am nächsten Tag guten Gewissens sagen: „Tut mir leid, ich habe absolut keine Zeit, mein Tag ist vollgepackt bis obenhin.“

Vergessen Sie nicht, immer auch einen Puffer für tatsächlich dringende Termine oder Aufgaben freizulassen. Und setzen Sie sich für die letzten Minuten vor Feierabend auch diesen Termin in den Tagesplan: „Nächsten Tag vorplanen!“

Weitere Tipps für Ihre Tagesplanung finden Sie auch hier.

Darauf kommt es an

Das Zauberwort für eine entspannte Terminplanung, ob im Wochenplaner oder im Tagesplaner, ist „Priorisieren“. Geben Sie den anstehenden Aufgaben und Terminen einen Wert: Was ist das Dringendste und Wichtigste an einem bestimmten Tag? Was kann gegebenenfalls auch auf einen anderen Tag verschoben werden, wenn etwas Wichtiges dazwischen kommt? Und anhand dieser Prioritätswerte arbeiten Sie Ihre Termine und Aufgaben dann auch ab.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, was im Wochenplaner oder Tagesplaner steht, welche Aufgaben und Termine auf Sie warten, und wenn Sie immer genügend Zeit eingeplant haben, hat das einen ganz erstaunlichen Effekt. Selbst dann, wenn Ihr Tag proppenvoll und verplant ist: Sie haben den Kopf plötzlich frei. Sie gehen entspannter durch Ihren Arbeitstag, und Sie können abends zu Hause entspannen.

Denn Sie wissen: Sie haben alles so gut wie möglich geplant, es ist genügend Puffer vorhanden, Sie haben keine Sorge, Termine und Aufgaben zu verpassen oder zu vergessen.

Und dann noch das: Sie können am Abend sehen, was Sie alles am Tag geschafft haben. Wer im Büro arbeitet, kann, anders als beispielsweise eine Tischlerin oder ein Maurer, kaum nachvollziehen, wohin die ganze Zeit gegangen ist. Wenn Sie Ihre kleinteiligen Aufgaben abhaken können, haben Sie abends immer das gute Gefühl: Geschafft!

Extra-Tipp

Was bei solchen Planungen oft vergessen wird, sind die persönlichen Ziele, die man sich im Job setzt. Das sind Fragen wie: Wo will ich in einem Jahr sein? Wo in zehn Jahren? Wie will ich mich im Unternehmen weiterentwickeln? Welche Möglichkeiten gibt es? Wie kann ich sie nutzen? Was benötige ich dafür? Wie kann ich mich besser für mein Unternehmen einbringen? Was muss ich noch lernen? Wo kann ich das lernen?

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Vergessen Sie in Ihrer Planung nicht, Zeit und Gesprächstermine auch für Ihre persönliche Weiterentwicklung im Unternehmen einzuplanen.

Zu schnell verlieren wir all diese Fragen im stressigen und hektischen Arbeitsalltag aus den Augen. Eine kluge Jahresplanung und die dazugehörigen Einträge im Wochenplaner bewahren Sie davor, kurz vor der Rente aufzuwachen und festzustellen, dass Sie ja nie das verwirklicht haben, was Sie eigentlich vorhatten. Es war ja immer keine Zeit dafür.

Wenn Sie mehr über den Wochenplaner wissen möchten, dann habe ich hier noch ein paar Tipps für Sie. Und zur Persönlichkeitsentwicklung habe ich hier ein paar gute Ratschläge.

Und Sie?

Wenn Ihnen diese Art der Strukturierung Ihres Jahres-, Wochen- und Tagesablaufs zusagt, dann werden Sie ganz bestimmt auch an weiteren Tipps zu Büro-Kaizen® und Selbstmanagement Interesse haben. Machen Sie doch mal meinen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit. Er ist kostenlos, verpflichtet Sie zu nichts, kann Sie aber noch mehr entspannen und auf noch bessere Ideen für Ihren Job und Ihre persönlichen Ziele bringen.



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