„Wo hab ich bloß…?” Revolutionieren Sie Ihre schriftliche Notiz!



„Grübel, grübel, wie war das noch...?“ Tagtäglich sehen wir Menschen förmlich dabei zu, wie sie ihr Gedächtnis nach einer wichtigen Information durchforsten. Und immer wieder auch nichts finden, weil sie die Info schlichtweg vergessen haben. Auch wenn es altmodisch klingt, plädiere ich nach wie vor für die schriftliche Notiz. Die muss in Zeiten zunehmender Digitalisierung gar nicht altmodisch sein. Ich selbst bevorzuge die papierlose Archivierung, die sich hervorragend für die schriftliche Notiz eignet. Wie das schnell und einfach funktioniert, lesen Sie im Folgenden.

So befreien Sie sich von chaotischer Zettelwirtschaft

Ein Anruf und eine kurze Nachfrage vom Kunden, ein kurzer Austausch mit dem Kollegen im Gang oder der spontane Einfall, während man eigentlich schon auf dem Sprung ist: Gedankenblitze oder kurze, aber durchaus wichtige Informationen, begegnen uns ständig und überall. Bislang behelfen sich die meisten dann mit einfachen Post-its, sofern diese überhaupt zur Hand sind. Doch so prak-tisch die kleinen Haftnotizen auch sind, am Ende sorgen sie schnell für ein Zettelchaos. Post-its am Desktop, am Schreibtisch und anderswo lenken ab, stören die Konzentration und sehen schnell unordentlich aus. Schluss damit!

Die schriftliche Notiz braucht eine digitale Revolution! Wer hat schon immer Notizblock und Stift zur Hand? Mobiles Arbeiten ist die Herausforderung und Chance unserer Zeit. Dem kann sich auch die schriftliche Notiz nicht entziehen. Wie Sie die bewährte Gedankenstütze ins moderne Arbeitsleben übertragen, möchte ich Ihnen heute erklären.

Schritt 1 zur modernen schriftlichen Notiz: Altlasten entrümpeln

Bevor Sie Ihre schriftliche Notiz neu organisieren, empfehle ich Ihnen einmal klar Schiff zu machen. Also die Ärmel hochkrempeln und alle wüst verteilten Notizzettelchen vom Arbeitsplatz entfernen. Was wichtig ist, heben Sie kurz auf und übertragen es im zweiten Schritt in Ihre neue Methode, Notizen zu machen. Alles andere kann weg. Sie werden merken, dass dieser erste Schritt bereits sehr befreiend sein kann. Nachweislich ist es so, dass Leertischler effizienter arbeiten als Volltischler, also fangen Sie immer mit dem Entrümpeln an.

Schriftliche Notiz machen häufig Unordnung
Nein, so muss die schriftliche Notiz heute nicht mehr aussehen.

Schritt 2 zur modernen schriftlichen Notiz: OneNote nutzen

Ich gehe davon aus, dass Sie an einem Arbeitsplatz mit Computer sitzen und diesen während Ihrer Arbeitszeit auch nutzen. Was wäre dann leichter, als die schriftliche Notiz direkt im PC anzulegen? Das hält den soeben aufgeräumten Schreibtisch frei, ist trotzdem immer verfügbar und ungemein praktisch. Gute Erfahrungen habe ich mit dem Programm OneNote gemacht. Hier können Sie Ihre Notizen übersichtlich strukturieren und sogar Fotos und Screenshots ablegen. Sicher haben Sie das Programm bereits auf dem PC, es aber vielleicht noch nie ausprobiert? Öffnen Sie es, indem Sie im Startmen ü "OneNote" ins Suchfeld eintippen, und legen Sie gleich Ihre erste Notiz an. Eine Anleitung für die schriftliche Notiz mit OneNote und interessante OneNote-Zusatzfunktionen habe ich Ihnen ebenfalls im Blog veröffentlicht.

Schritt 3 zur schriftlichen Notiz: Outlook entdecken

Auch Outlook ist so ein völlig unterschätztes Programm. Sie können hiermit nicht nur Ihre E-Mails lesen, versenden und verwalten, sondern auch Notizen machen. Dabei bietet das Programm weniger Funktionen als OneNote es tut, eignet sich aber für kurze Notizen, die sonst gerade auf die typischen Post-its gepasst hätten, sehr gut. Und wenn Sie mit wenig Programmen arbeiten möchten, ist diese Variante vielleicht genau die richtige für Sie. Eine Notiz ist hier schnell erstellt. Über den Ordner Notizen–>Neue Notiz legen Sie Ihre schriftliche Notiz an. Diese können Sie schließlich auch mit bestehenden Mails verknüpfen und den Zusammenhang zwischen E-Mail und Notiz so herstellen. Eine ausführliche Anleitung für Outlook-Notizen finden Sie ebenfalls hier im Blog.

Tipp: Wie Sie mit Outlook und OneNote noch mehr als Ihre schriftlichen Notizen revolutionieren, zeige ich Ihnen in diesem Video:

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So einfach machen Sie schriftliche Notizen unterwegs

Wer mobil arbeitet, ist häufig auch unterwegs. So geht es mir auch und deshalb habe ich mir für Auswärtstermine eine weitere Möglichkeit erarbeitet. Ich sende mir unterwegs einfach eine E-Mail. Dazu spreche ich die schriftliche Notiz mittels Sprachsteuerung ein und verschicke sie an mich selbst. Keinerlei Sucherei nach Zettel und Stift oder Hochfahren des Laptops sind mehr nötig: Mit dem Handy erledigen Sie das alles unterwegs in wenigen Augenblicken. Was die Spracherkennung sonst noch kann, habe ich hier aufgeschrieben.

Schriftliche Notiz ideal zum digitalisieren
Auch für mobiles Arbeiten eignet sich die digitale schriftliche Notiz.

Endlich ein einheitliches System für schriftliche Notizen schaffen

Gerade bei der schriftlichen Notiz ist es wichtig, sich für eine Variante zu entscheiden. Organisieren Sie nicht einen Teil auf dem Zettel, einen anderen Part in Outlook und wiederum andere Informationen mit OneNote, eine Notiz im Kalenderbuch und die nächste mittels Haftnotiz am Desktop. Sinnvoll ergänzen dürfen sich die Programme natürlich schon, zum Beispiel Outlook für Kurzinformationen und OneNote für schriftliche Notizen größerer Projekte. Dennoch gilt beim Thema schriftliche Notiz auch im digitalen Zeitalter Klasse statt Masse.

Chaos, Papierflut und ewige Suchzeiten, weil Sie nichts mehr finden, sind nun vorbei. Und das ist unglaublich befreiend. Die moderne schriftliche Notiz kann Ihnen dabei helfen, Ihre Suchzeiten wesentlich zu verringern. Weniger Suchzeiten erlauben mehr Freiräume, mehr Motivation und mehr Effizienz.

Und Sie?

Kleben Sie noch? Tun Sie sich das nicht weiter an und teilen Sie diesen Artikel doch mit Ihren Kollegen. Gemeinsam machen wir die schriftliche Notiz zukunftsfähig. Schreiben Sie mir von Ihren Erfahrungen, ich freue mich darauf!



Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft OneNote? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu OneNote für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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