Wohin mit Dokumenten, die demnächst gebraucht werden, aber eben nicht sofort? Sammle ich sie auf dem Schreibtisch, wächst der Stapel in den Himmel. Ordne ich die Dokumente ein, besteht die Gefahr, den Vorgang zu vergessen. Termingebundene Dokumente bereiten vielen Menschen Kopfzerbrechen, weil sie kein richtiges Zuhause haben. Doch es gibt Lösungen, die speziell für solche Terminunterlagen entwickelt wurden. Eines davon ist das Wiedervorlagesystem der Firma Mappei.
Pultordner vs. Mappei
Viele Menschen kennen Pultordnern als Wiedervorlagesystem. Diese haben jedoch den Nachteil, dass einliegende Dokumente nicht mit einem Blick zu finden sind. Nehmen wir an, Sie legen ein Angebot in einem Pultorder auf den 16. des Monats ab, weil Sie dann nachhaken wollen. Ruft Sie der Kunde vorher an, haben Sie ein Problem. Sie müssen dann die Tage durchblättern, bis Sie das Angebot haben. Eine Wiedervorlage sollte aber gerade den Zweck erfüllen, Ihr Gedächtnis zu entlasten.
Vorgänge auf einen Blick erkennbar halten
Das Wiedervorlagesystem von MAPPEI besteht aus transparenten Tages- und Monatsmappen, die in eine Box gestellt werden. Der aktuelle Tag steht immer vorne. Vorgangsmappen werden vor den jeweiligen Tag gestellt und wandern automatisch mit. Rechnungen und ähnliches kommen in die transparenten Tagesmappen.
Hineingestellte Vorgangsmappen sind bei diesem System auf einen Blick erkennbar und mit einem Griff zu entnehmen – egal, bei welchem Tag sie stehen.
Zwei Möglichkeiten in der Vorgehensweise
Unabhängig davon, welches System Sie benutzen, gibt es bei der Wiedervorlage zwei Möglichkeiten:
1. Sie stellen alle nötigen Dokumente in der Mappe in der Wiedervorlage ab.
Vorteil: Sie haben bei Bedarf alles sofort zur Hand.
Nachteil: Bei vielen Vorgängen wächst Ihre Wiedervorlage stark an.
2. Sie legen nur einen Zettel in die betreffende transparente Tagesmappe ein. Auf diesem notieren Sie, was geschehen soll (”Bei Schön & Co. nachhaken„) und wo Sie die zugehörigen Unterlagen finden (Schrank 1, ”Offene Angebote„).
Vorteil: Ihre Wiedervorlage bleibt schlank. Die Unterlagen befinden sich
dort, wo sie inhaltlich hingehören und sind auch für Kollegen zugänglich.
Nachteil: Sie müssen die Unterlagen vor dem Bearbeiten erst raussuchen.
Das Leitkartensystem
Daneben gibt es bei MAPPEI ein weiteres Wiedervorlagesystem. Für jeden Tag gibt es eine Leitkarte. Dahinter werden die Mappen abgestellt, die am jeweiligen Tag bearbeitet werden sollen oder bei denen Sie nachfassen wollen (etwa bei Angeboten). Die Leitkarte des aktuellen Tages steht immer vorne. Die zugehörigen Mappen wandern im Lauf der Zeit automatisch mit nach vorn.
Vorteil: Sie haben zum Termin alles sofort zur Hand. Zudem bekommen Sie auf
einen Blick eine Ahnung davon, wie voll die kommenden Tage schon sind.
Nachteil: Bei vielen Vorgängen wächst Ihre Wiedervorlage auch hier stark an.
Darauf kommt es an
- Arbeiten Sie die Dokumente des aktuellen Tages auch wirklich ab. Wenn ein Wiedervorlagesystem immer dicker wird, weil Sie es zum Aufschieben benutzen, missbrauchen Sie es.
- Achten Sie außerdem darauf, möglichst genaue Termine festzulegen. ”So schnell wie möglich„ funktioniert in der Regel nicht.
Was der Tipp bewirkt
Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden, mit folgenden Wirkungen können Sie rechnen:
- Sie vergessen keine Terminsachen mehr.
- Es geraten nur diejenigen Dokumente und Aufgaben in Ihr Blickfeld, die Sie heute brauchen.
- Ihre Vertretung findet sich schnell zurecht.
Weitere Tipps
Zusätzliche Tipps zum Umgang mit der Wiedervorlage finden Sie auch in meinem Blog-Beitrag Laufende Projekte organisieren mit einer zuverlässigen Wiedervorlage. Wie sieht Ihr Wiedervorlagesystem aus? Wenn Sie Hilfe brauchen, schreiben Sie mir gerne.
