Wie finanziere ich mein Büro?

15. Februar 2020

Endlich Kunden empfangen, Arbeit und Wohnen trennen und die vielen Ordner aus dem eigenen Wohnzimmer schaffen – das erste eigene Büro ist ein Meilenstein für viele Selbstständige und Freiberufler. Allerdings gibt es bei der Bürosuche und -finanzierung einiges zu beachten. Denn je nach Ort, Verwendungszweck und Bedürfnissen schwanken die Kosten für den eigenen Arbeitsort und seine Ausstattung stark. Mit der richtigen Planung und Vorgehensweise bei der Finanzierung lassen sich finanzielle Engpässe vermeiden.

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Die Einrichtung eines eigenen Büros hängt von vielen Faktoren ab, die wiederum die Kosten in hohem Maße beeinflussen. (Bildquelle: © naataali / Adobe Stock – 291862171)

Die richtige Bürogröße

Eine der ersten Fragen, die in Zusammenhang mit der Miete eines eigenen Büros auftauchen, lautet: Wie groß soll mein Büro sein?

Um eine Antwort auf diese Frage zu finden, stellen sich Selbstständige am besten ein paar weitere Fragen:

  • 1. Kundenkontakt: ja oder nein?
    Ist das Büro „nur“ zum Arbeiten da oder dient es auch zum Kundenkontakt? Gerade wer regelmäßig Kunden empfängt, braucht zumindest Platz für einen Tisch mit Stühlen oder eine Sitzecke. Manchmal lohnt sich auch ein eigener Raum, in den man sich zurückziehen kann.
  • 2. Sind bereits Mitarbeiter geplant?
    Besteht die Möglichkeit, dass bald Mitarbeiter hinzukommen? Im Homeoffice sind Selbstständige allein tätig. Mit einem Büro denken manche daran, sich zu „vergrößern“. In diesem Fall ist ein Arbeitsplatz zu wenig. Vielleicht macht dann ein Besprechungsraum Sinn. Der lässt sich, siehe oben, auch für den Kundenkontakt nutzen
  • 3. Wie viel Platz wird für die Ausstattung benötigt?
    Wieviel Platz braucht die eigene Ausstattung? Wenn der Drucker auf dem Schreibtisch steht, ist dies meist hinderlich und unbequem. Je nach Tätigkeit ist außerdem Platz für Unterlagen und anderes Arbeitsmaterial notwendig.
  • 4. Wie sieht es mit Verpflegungsmöglichkeiten aus?
    Ist eine Küche notwendig? Bei einem 8- bis 10-Stunden-Tag ist Essen zwischendurch Pflicht, damit die Gehirnzellen leistungsfähig bleiben. Da ist es ideal, wenn zumindest Geschirr, etwas zum Aufwärmen von Speisen und ein Kühlschrank vorhanden sind – nicht zu vergessen die Kaffeemaschine.
  • 5. Allein oder mit anderen?
    Tut es auch ein Shared Office oder ein Coworking Space? Sich Büroräume zu teilen, ist bei Selbstständigen weit verbreitet und kann die Kosten drücken. Voraussetzung ist, dass man menschlich zusammenpasst. Außerdem kann es schnell zu Konflikten kommen, wenn eine Person den ganzen Tag lang telefoniert, während die andere sich konzentrieren will.

Tipp: Oft vergessen Selbstständige eine zentrale Frage in Verbindung mit der idealen Bürogröße: Wie viel Platz brauche ich persönlich, um mich wohlzufühlen? Beengte Platzverhältnisse führen schnell dazu, dass man sich unwohl fühlt. Darunter leidet auch die Arbeit. Mehr ist deshalb im Zweifelsfall besser. Allerdings ist in dieser Beziehung die eigene Persönlichkeit mit ausschlaggebend.

Bürogröße entscheidet mit über die Kosten

Der Haken an der Sache: Größere Büros sind teurer. Wie teuer hängt von der Stadt ab, in der sie sich befinden. Der Gewerbepreisspiegel des Immobilienverbandes IVD zeigt rückblickend auf das Jahr 2018 folgende Entwicklungen:

  • Vor allem in Großstädten steigen die Mieten für Büros. Angebot und Nachfrage klaffen hier immer weiter auseinander.
  • In Kleinstädten dagegen geht der Trend in die andere Richtung. Hier stagnieren oder sinken die Mieten sogar.
  • Spitzenreiter, was hohe Mietpreise betrifft, sind Frankfurt am Main und – wenig überraschend – München. Als teuerster Standort überhaupt gilt Sylt. Wer auf die Insel will, muss sich also auf hohe Ausgaben gefasst machen.

Was das im Einzelnen heißt? Daten der Immowelt AG zu den durchschnittlichen Büromieten in ausgesuchten Großstädten verdeutlichen es:

Durchschnittliche Büromieten
In solchen modernen Bürogebäuden, wie sie in vielen großen Städten stehen, muss man hohe Mietkosten erwarten. (Bildquelle: © Mike Mareen / Adobe Stock – 116862478)

Wichtig ist: Ähnlich wie die Preisunterschiede zwischen Metropolen fallen auch die Differenzen zwischen einzelnen Lagen in den Städten und vor allem zwischen Stadt und Umland sehr hoch aus. Wer Geld sparen will, sollte sich also besser ein Büro in einem weniger begehrten Stadtviertel suchen. Dann sind auch in München oder Frankfurt bezahlbare Angebote realisierbar. Wer bezüglich der Anschrift Sorgen um das eigene Image hat, kann eventuell per Postfach zu einer Postadresse im Zentrum greifen.

Büroeinrichtung: Gute Arbeitsatmosphäre und Repräsentation

Ein Büro allein macht keinen guten Arbeitsplatz. Zusätzlich notwendig ist die richtige Einrichtung. Diese dient vor allem zwei Zwecken:

  • Produktive Arbeitsatmosphäre
  • Repräsentation (zumindest bei Kundenverkehr)
  • Unterstützung beim Ordnung halten

Mit der richtigen Büroeinrichtung geht beides Hand in Hand. Dies legt wiederum den Grundstein für ein erfolgreiches Unternehmen.

 

So steigert die richtige Büroeinrichtung die Produktivität

Angenehmes Arbeiten steigert die Effektivität. (Bildquelle: © sepy / Adobe Stock – 142929314)

Dass ein guter Bürostuhl die eigene Leistung beeinflusst, ist den meisten Selbstständigen klar. Wer die ganze Zeit über eine falsche Rückenhaltung pflegt, klagt schnell über Verspannungen. Diese sorgen wiederum dafür, dass die eigene Leistungsfähigkeit erheblich eingeschränkt ist.

Allerdings gibt es eine ganze Reihe Faktoren, die in Hinsicht Büroeinrichtung und Produktivität maßgeblich sind. Manche davon werden schnell übersehen:

  • Lichtverhältnisse: Eine gute Beleuchtung sorgt dafür, dass Personen länger wach und konzentriert bleiben. Deshalb sollten Lampen im Büro ein anderes Licht liefern als solche in den eigenen vier Räumen, wo es vor allem auf Gemütlichkeit ankommt. Im Büro sind Neutralweiß oder Tageslichtweiß empfehlenswerte Farbtemperaturen. Am besten ist übrigens natürliches Licht. Fenster sind deshalb auch in Büros essenziell.
  • Ergonomie: Jetzt zum Bürostuhl: ein ergonomischer Stuhl, der sich gut auf die eigenen Körpermaße und die eigenen Bedürfnisse einstellen lässt, beugt Rückenschmerzen vor und bewahrt die Leistungsfähigkeit. Allerdings gilt das nicht nur für den Stuhl, sondern auch für den Schreibtisch. Idealerweise ist dieser verstellbar. Zusätzlich lohnt sich ein Blick auf Zubehör wie Handgelenkauflagen zum Tippen. Damit lassen sich Verspannungen, RSI-Syndrom („Mausarm“) und Co. verhindern.
  • Effiziente Arbeitsmittel: Der Drucker funktioniert nur jedes zweite Mal und der Bildschirm ist zu klein? Solche vermeintlichen Kleinigkeiten können auf Dauer die Lust am Arbeiten verderben – und damit beeinflussen, was dabei herauskommt.
  • Wandfarben: Wandfarben haben einen Effekt auf unser Wohlbefinden. Für eine optimale Arbeitsumgebung gibt es dabei einiges zu beachten. In Büros sind helle und aktivierende Farben meist die beste Wahl. Welche Töne genau gewählt werden, sollte dabei vom eigenen Geschmack abhängen. Wo wir uns gerne aufhalten, arbeiten wir nämlich auch besser.

Schließlich spielt eine individuelle Einrichtung eine wichtige Rolle, gerade in Büros für Selbstständige. Zwar gibt es auch Menschen, die es am liebsten nüchtern mögen. Studien kommen aber zu dem Schluss, dass schon kleine persönliche Dinge wie Urlaubsfotos oder ein Lieblingsbild an der Wand die eigene Leistung steigern können. Dasselbe gilt für Pflanzen oder im Shared Office Pausengeräte wie etwa einen Kicker.

Wie persönlich es werden darf, hängt einmal mehr davon ab, wie oft Kunden das Büro besuchen. Im Zweifelsfall ist eine gute Balance zwischen individuell und repräsentativ gefragt.

 

Repräsentative Büroausstattung – Tipps

Der erste Eindruck zählt. Deshalb ist es so wichtig, dass dieser positiv ausfällt – auch und gerade bei einem Büro. Was dazu beiträgt, sind zum Beispiel:

  • Repräsentative und stilvolle Büromöbel.
  • Ein eigener Bereich für den Kundenempfang. Dabei kann es sich auch um die bereits erwähnte Sitzecke handeln.
  • Dekorationsgegenstände – von Bildern bis zu hübschen Vasen.

Auch Ordnung hinterlässt einen positiven Eindruck. Sie hängt ebenfalls mit der richtigen Büroeinrichtung zusammen. Denn eine gute Auswahl an Akten- Wand- und Rollschränken trägt dazu bei, dass alles seinen Platz hat und nicht mehr in Stapeln auf dem Schreibtisch herumliegt. Selbstverständlich ist dann auch ein schlüssiges Ablagesystem gefragt, damit man sofort findet, was man sucht.

 

Die Kosten für die Büroeinrichtung – Überblick

Was eine Büroeinrichtung kostet, hängt stark davon ab, was der Einzelne benötigt. Auf ein paar grundsätzliche Elemente wie Schreibtisch, Bürostuhl, PC und Drucker können die wenigsten verzichten. Allerdings fangen die Unterschiede schon beim PC an. Grafikdesigner können an dieser Stelle weniger sparen als reine Texter oder freiberufliche Vertriebler.

Beispielhaft können sich Selbstständige an den folgenden Richtwerten für ein One-Man-Büro orientieren:

Richtwerte für ein One-Man-Büro

Natürlich können diese Preise noch deutlich höher ausfallen. So kosten manche ergonomische Wunderstühle über 1.000 Euro, genauso wie verstellbare Schreibtische oder solche aus schickem Massivholz. Hinzu kommen außerdem noch die vermeintlichen Kleinigkeiten, von Teppichen über Büropflanzen bis hin zu Lampen und Fußabstreifern oder die essenzielle Kaffeemaschine.

Tipp: Sparen lässt sich bei der Büroeinrichtung durch einen Gebrauchtkauf, vor allem bei Möbeln und Co. Allerdings sollte man hier ebenfalls auf Ergonomie und einen guten Gesamtzustand achten, damit das vermeintliche Schnäppchen auch wirklich eines ist und nicht nach zwei Monaten wieder auf den Flohmarkt wandert.

 

Komplettlösung als günstige Alternative?

Außerdem gibt es eine Reihe von Händlern, die Komplettlösungen für Büros anbieten, welche aus verschiedenen Einrichtungsgegenständen bestehen. Ein Vorteil davon ist, dass hier alle Bestandteile optisch zusammenpassen. Auch Preisvorteile lassen sich auf diese Art erzielen.

Technische Ausstattung: Den Bedarf ermitteln

Laptop und Bürobedarf bilden das absolute Minimum. (Bildquelle: © golubovy / Adobe Stock – 117348615)

Eine wesentliche Rolle in jeder Büroeinrichtung spielt heute die technische Ausstattung. Dazu gehören in den allermeisten Fällen mindestens:

  • Computer (PC und/oder Laptop)
  • Drucker (evtl. als Multifunktionsgerät mit integriertem Kopierer und Scanner)
  • Router für Internet
  • Telefonanlage

Wichtig in diesem Zusammenhang ist, für die Zukunft vorzuplanen. Das beinhaltet, sich folgende Fragen zu stellen:

  • Wie lange komme ich mit meiner aktuellen Ausstattung aus und welche Kapazitäten brauche ich, um für zukünftige Herausforderungen gerüstet zu sein?
  • Macht es Sinn, bei der Anschaffung elektrischer Geräte auf „Luft nach oben“ zu achten, also zum Beispiel auf zusätzlichen Arbeitsspeicher beim PC?
  • Wie wichtig ist Skalierbarkeit bei meiner Arbeit?
  • Würde unter Umständen langfristig ein eigener Server Sinn machen?
  • Plane ich, Mitarbeiter einzustellen und welche technische Ausstattung benötigen diese dann?
  • Was benötige ich jetzt und in Zukunft bei welchem Wachstum?

Selbstständige, die im IT-Business oder als Bildbearbeiter tätig sind, haben in der Regel höhere Anforderungen an die technische Ausstattung als Personen in anderen Berufen. Doch unabhängig vom eigenen Tätigkeitsbereich ist gerade in Hinsicht auf Hardware langfristiges Denken empfehlenswert. Dass es ohne regelmäßige Kosten für Software nicht geht, ist dabei nicht zu vergessen.

Finanzierungslösungen: So lässt sich das nötige Geld generieren

Ist geklärt, was für das eigene Büro notwendig ist, geht es an die Finanzierung. Dafür gibt es im Wesentlichen zwei verschiedene Möglichkeiten:

  • Finanzierung aus eigener Tasche: Kleine Büros für eine Person lassen sich häufig mit Angespartem finanzieren. Das gilt gerade dann, wenn die Anforderungen an Einrichtung und technische Ausstattung nicht zu hoch sind.
  • Kredite: Wer mehr Geld braucht, als er hat, kann auf Kredite zurückgreifen. Das kann auch dann Sinn machen, wenn man das Büro eigentlich mit Eigenkapital zahlen könnte, aber noch etwas Geld in der Hinterhand behalten will.

Gerade wenn’s ums Geld geht, ist genaues Hinsehen natürlich wichtig. Deshalb hier detaillierte Infos und Tipps zu verschiedenen Finanzierungsformen:

 

Ratenkredit: Hausbank oder Internet?

Oft führt der Weg zunächst zur eigenen Hausbank. Diese vergibt in aller Regel klassische Ratenkredite. Das Prinzip dabei ist simpel:

Kreditnehmer erhalten einen Geldbetrag und zahlen diesen plus vorher festgelegten Zinsen und Gebühren über einen bestimmten Zeitraum zurück.

Ein Vorteil dabei ist die gute Planbarkeit. Schließlich ist genau festgelegt, was in jedem Monat zurückgezahlt werden muss.

Trotzdem setzen heute immer mehr Kreditnehmer auf Online-darlehen. Diese weisen vor allem den Vorteil auf, dass sie sich deutlich einfacher vergleichen lassen. Denn in Bezug auf Leistung und Kosten sind auch hier viele verschiedene Aspekte zu beachten

  • Neben den effektiven Jahreszinsen auch immer die Zinssätze der repräsentativen Beispiele vergleichen.
  • Zinssätze auf Bonitätsabhängigkeit prüfen.
  • Leistungsmerkmale wie kostenfreie Sondertilgungen und Ratenpausen beachten.

Am Ende lässt sich ein Online-Ratenkredit leistungstechnisch so gestalten, dass er den eigenen Bedürfnissen entspricht. Dies macht die Rückzahlung deutlich einfacher.

Vorteile:

  • Gute Planbarkeit
  • Unkompliziert zu erhalten.
  • Oft ohne festen Verwendungszweck.
  • Gute Vergleichbarkeit.

Nachteile:

  • Gefahr, Rückzahlungen zu unterschätzen und sich zu verschulden.
Gerade bei viel Kundenkontakt sollte es ein einladendes Büro sein. (Bildquelle: © Yoska / Adobe Stock – 131090652)

Ganz ähnlich verhält es sich übrigens mit Finanzierungen, wie sie Händler anbieten. Diese sind mittlerweile gang und gäbe, bei elektronischen Geräten genauso wie bei Möbeln und Co. Auch hier ist es empfehlenswert, sich und die eigene Liquidität nicht zu überschätzen und sich nicht, geblendet durch günstige Kreditbedingungen, für den teuersten Designer-Schreibtisch zu entscheiden.

 

KfW-Förderung per Gründerkredit: Günstige Kredite ohne Eigenkapital

Der KfW-Gründerkredit stellt eine besondere Finanzierungsform für frischgebackene Selbstständige dar. Es gibt ihn in verschiedenen Varianten. Für kleinere Selbstständige, die sich ihr erstes Büro finanzieren wollen, dürfte vor allem das sogenannte Startgeld in Frage kommen. Dies bedeutet:

  • Bis zu 100.000 Euro Kredit, die für Investitionen, Betriebsmittel oder den Kauf eines Unternehmens bzw. Unternehmensanteils verwendet werden dürfen.
  • Die KfW übernimmt 80 % des Ausfallrisikos.
  • Laufzeiten von bis zu zehn Jahren und tilgungsfreie Startjahre möglich.

Einer der großen Vorteile dieser Finanzierung liegt in den tilgungsfreien Startjahren. In dieser „Schonzeit“ zahlen Kreditnehmer nur Zinsen. Da die KfW einen großen Teil des Ausfallrisikos übernimmt, erhöhen sich die Chancen, den Kredit bei der Hausbank zu erhalten, auch wenn es sich um mehr Geld handelt.

Allerdings bietet sich der Gründerkredit vor allem dann an, wenn Selbstständige mehr Geld benötigen und Büroräume für mehrere Personen anmieten wollen. Handelt es sich nur um ein paar Möbel oder einen neuen PC, ist es die bessere Wahl, einen einfachen Ratenkredit abzuschließen.

Vorteile:

  • KfW übernimmt 80 % des Ausfallrisikos.
  • Bis zu 100.000 Euro und bei anderen Varianten sogar mehr möglich.
  • Tilgungsfreie Startjahre vereinbar.

Nachteile:

  • Auch hier Gefahr, das Risiko zu unterschätzen.
  • Für die Finanzierung von kleinen Büros unter Umständen überdimensioniert.

 

Leasing: Geringere Einstiegskosten

Büroeinrichtung leasen? Auch das geht mittlerweile bei vielen Anbietern. Das Prinzip ist weitgehend dasselbe wie bei Dienstwagen und Co. Ein großer Vorteil davon: So können sich gerade Selbstständige eine teure und repräsentative Büroeinrichtung leisten, die ihre eigenen finanziellen Mittel übersteigen würde. Zudem haben sie eine breite Auswahl an Komplettpaketen bis hin zu den Büropflanzen.

Allerdings lassen sich Leasingverträge nicht so ohne Weiteres aufkündigen. Zudem müssen sich Leasingnehmer um Pflege und Reparaturen kümmern. Wenn versehentlich der Designerstuhl umfällt, kann das teuer werden.

Vorteile:

  • Große Auswahl, von Teil- bis Kompletteinrichtungen.
  • Für „kleines Geld“ teure Einrichtung realisierbar.

Nachteile:

  • Laufende Kosten.
  • Haftung für Schäden.
  • Schwierige Kündigung.

 

Eigenfinanzierung: Die sparsame Lösung

Schließlich, wie bereits angesprochen, besteht natürlich die Möglichkeit, das Büro komplett aus eigener Tasche zu finanzieren. Dann ist die Auswahl von Büroräumen und Einrichtung häufig beschränkter als bei zusätzlichem finanziellem Spielraum durch einen Kredit. Dafür fallen keine regelmäßigen Zinsen an und es besteht nicht die Gefahr, sich zu überschulden. Zusätzlich sparen lässt sich durch einen Gebrauchtkauf oder, ganz klassisch, auf dem Flohmarkt.

Vorteile:

  • Keine laufenden Zahlungen notwendig.
  • Sparen durch Gebrauchtkauf möglich.
  • Kein Risiko, sich zu verschulden.

Nachteile:

  • Finanzieller Spielraum beschränkt.
Wer sein eigenes Büro einrichten möchte, sollte sich im Vorfeld Gedanken um die Finanzierung machen. Heute gibt es viele Möglichkeiten. (Bildquelle: © Yoska / Adobe Stock – 130700352)

Existenzgründer haben viele Möglichkeiten

Sicher, wer in München ein Büro in bester Lage mit edler Ausstattung will, der braucht entweder viel Startkapital oder muss sich andere Wege der Finanzierung suchen. Davon abgesehen haben Selbstständige eine ganze Reihe von Möglichkeiten, den Traum vom eigenen Büro zu realisieren, auch mit kleinem finanziellem Aufwand.

In aller Regel lohnt sich das Ganze. Denn selbst wenn Arbeiten im Home-Office eine Zeitlang machbar ist, wirkt es sich meist positiv auf Arbeitsleistung und Wohlbefinden aus, wenn Selbstständige Arbeitsplatz und Wohnung trennen. Zudem wirkt ein eigenes Büro einfach professioneller, was bei regelmäßigem Kundenkontakt ein wichtiger Faktor ist.



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