Wer die Ordnung liebt… findet, was wichtig ist



„Wer die Ordnung liebt, ist nur zu faul zum Suchen”, sagt ein geflügeltes Wort. Diese Art Faulheit ist im Büro allerdings angebracht, denn Suchzeit ist unproduktive Zeit. Immerhin 13 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen Büroangestellte mit dem Suchen wichtiger Unterlagen, Büromaterialien und was sie sonst noch benötigen. Dazu kommen etliche Stunden für das wiederholte Aufräumen – immer in der Hoffnung, künftig mit einem Griff zu finden, was wichtig ist. Diese Zeiten lassen sich durch eine praktikable Ordnung wesentlich reduzieren. Ein häufiges Problem: In Schreibtischen, Regalen und Aktenschränken befinden sich jede Menge Unterlagen, deren „Verfallsdatum” längst überschritten ist.

Aufbewahrungsfristen: Das Verfallsdatum für Unterlagen

Gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen sind eine feine Sache: Sie geben Klarheit darüber, wie lange bestimmte Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Je nachdem, ob es sich um Lohnunterlagen, Jahresabschlüsse, Lieferscheine, Rechnungen oder andere Belege handelt, gelten unterschiedliche Fristen. Sind diese abgelaufen, dürfen die Papiere komplett entsorgt werden. Sie müssen die Fristen nicht im Kopf behalten, sondern könne sich an der Liste aus unserem Downloadbereich orientieren.
Manche Schriftstücke möchten Sie trotz Fristablauf noch nicht endgültig entsorgen? Dann hilft der folgende Tipp.

Wegwerfen auf Probe: Ungebrauchtes zwischenlagern

Klingt einfach, fällt jedoch vielen Menschen schwer: Entsorgen, was nicht mehr gebraucht wird. Schwer ist es deshalb, weil manchmal noch unklar ist: Was ist wichtig, was wird wirklich nicht mehr gebraucht? Natürlich wäre es ärgerlich, etwas vorschnell zu entsorgen. Für diese Situationen hat sich das Wegwerfen auf Probe bewährt. Das ist ganz leicht:

Manche Unterlagen und Materialien haben Sie lange nicht benötigt, doch Sie sind unsicher, ob diese später noch einmal wichtig werden? Sammeln Sie diese Dinge in einem Karton und fertigen Sie ein Inhaltsverzeichnis an, das Sie obenauf legen. Dann schließen Sie den Karton und kleben ein Blatt darauf, auf dem Folgendes steht:
Karton Nr. ..... von .................... Wenn dieser Karton bis zum ........... nicht geöffnet wird, kann er ohne Betrachtung des Inhalts entsorgt werden.

Die so beschrifteten Kartons platzieren Sie im Keller, im Archiv oder in einem anderen zum Abstellen geeigneten Raum.

Wegwerfen auf Probe: Was wird wirklich noch benötigt? Ein Schritt auf dem Weg zu mehr Büro-Ordnung. Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp:

Frei gewordene Regale und Rollcontainer sollten aus dem Büro entfernt werden. So vermeiden Sie, dass nach und nach erneut Papiere und Dinge angesammelt werden. Sie möchten die gut erhaltenen Möbel nicht entsorgen? Das müssen Sie auch nicht. Bieten Sie sie Ihren Mitarbeitern für einen kleinen Preis zum Kauf an. So manches Homeoffice wird dadurch vervollständigt.

Ordnung ist wichtig
Wichtig, dass Sie freigewordene Rollcontainer und Regale wegräumen. So vermeiden Sie erneutes sammeln.

Die neue Ordnung – Den Dingen eine Heimat geben

Was nun folgt, ist ganz einfach:

    1. Unterlagen und Büromaterialien, die für Sie täglich wichtig sind, bringen Sie in Ihrem Schreibtisch unter.
    2. Alles, was Sie nicht täglich, aber häufiger benötigen, bewahren Sie im Schrank auf.
    3. Materialien und Geräte, die Sie mit anderen teilen, kommen in den Fundus. Das kann ein Raum sein, der speziell zu diesem Zweck eingerichtet wird. Bei uns gibt es zum Beispiel einen Fundus für alles, was mit Kabeln und Netzteilen zu tun hat.
    4. Ordnen Sie Ihr Archiv: Die rollende Archivierung spart Platz und erhält die Übersicht

Gut beschriftet – gut auffindbar

Geschafft: In Ihrem Büro befindet sich nur noch, was wichtig ist. Schreibtisch, Regal und Schrank bieten ihren übersichtlich angeordneten Inhalt dar. Trotzdem sind Sie noch täglich mit Suchen beschäftigt. Grund: Die Ordner sind nicht nach einem einheitlichen System beschriftet. Zu kleine Buchstaben und unklare Bezeichnungen machen die eigenen Ordner zu Rätseln. Das muss nicht sein, wenn Sie in paar einfache Regeln einhalten.

    1. Schriftsache: Fertigen Sie Etikettenvorlagen an und speichern Sie diese auf dem Computer.
    Vorteil: Sie müssen Typ und Größe der Buchstaben nicht jedes Mal neu festlegen.
    2. Farbenspiel: Verwenden Sie farbige Ordner und ordnen Sie die Farben bestimmten Themenbereichen zu: Zum Beispiel Rot für Buchhaltung, Weiß für Schriftwechsel. Alternativ können Sie auch jedem Jahr eine Farbe geben, das erleichtert das Auffinden älterer Unterlagen.
    Vorteil: Farben erfasst das Auge schneller.

Beschriftung ist wichtig
Wichtig, dass Sie Ordner genau beschriften um schneller Dokumente den Projekten zu zuordnen.

    3. Platzhalter: Beschriften Sie die Böden von Regalen und Schränken. So stellen Sie den Ordner fast automatisch wieder an seinen Platz zurück.
    Vorteil: Die einmal hergestellte Ordnung ist leicht zu erhalten.

Und Sie?

Mit welchem Ordnungssystem finden Sie, was wichtig ist? Schreiben Sie es mir, ich bin schon gespannt darauf!



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