Wie Ihre Azubis die Weihnachtsfeier organisieren können



In riesengroßen Schritten naht die Weihnachtszeit und mit ihr die Weihnachtsfeiern. Warum Sie hier bedenkenlos Verantwortung abgeben dürfen und wie Ihre Azubis die Weihnachtsfeier richtig organisieren können, erkläre ich Ihnen.

Was ist das Problem

Weihnachten kommt jedes Jahr zu schnell und die Vorbereitungen fressen unsere Zeit auf. Das kann das Tagesgeschäft ganz schön ins Schleudern bringen wie auf einer vorweihnachtlichen Skipiste. Zu viele Dinge sind zu erledigen, Mitarbeiter einzuladen, die Bewirtung zu organisieren und, und, und. Da brummt einem schon der Kopf, bevor die ersten Glocken überhaupt zu klingen beginnen.

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Weihnachtsfeier organisieren bedeutet nur zusätzlichen Stress? Nicht, wenn Sie richtig planen!

So funktioniert es

Es hat gleich mehrere Vorteile, wenn Sie Ihre Azubis die Weihnachtsfeier organisieren lassen. Sie geben Verantwortung ab und sparen selbst Zeit und Ihre Auszubildenden freuen sich über neue Aufgaben und lernen viel darüber, wie Veranstaltungen richtig organisiert werden können.

Und wenn Sie ihnen dann noch unsere nachfolgende Checkliste an die Hand geben, kann bei der Vorbereitung schon nichts mehr schiefgehen.

Wer eine Weihnachtsfeier organisieren soll, lernt gute Planung und Organisation. Klick um zu Tweeten

Schritt 1: Rahmen für die Weihnachtsfeier festlegen

Wir arbeiten uns vom Groben ins Feine vor und das sollten auch Ihre Azubis tun, wenn sie die nächste Weihnachtsfeier organisieren möchten. Das ganz Grobe ist zunächst der Rahmen der Feier. Hier sollte festgelegt werden, wo die Feier stattfinden kann, wie groß die Räumlichkeiten sein müssen und wer eine Einladung erhält. Auch die Frage, ob in einem Restaurant oder mit Catering gefeiert werden soll, ist hier wichtig. Um den Rahmen festzulegen, gilt es erst, relevante Informationen zu sammeln. Lassen Sie die Auszubildenden das Internet nach geeigneten Möglichkeiten durchforsten. Um Lokale, Caterer und Co., die für die anstehende Feier in Frage kommen, nicht aus den Augen zu verlieren, sollten die Suchtreffer gut dokumentiert werden. Das funktioniert zum Beispiel mit OneNote sehr gut. Erst kürzlich habe ich in einem Artikel zur Internetrecherche mit OneNote erklärt, wie einfach das ist. Sie können den Artikel hier nachlesen.

Und dieses Video zeigt darüber hinaus, warum OneNote im Business unverzichtbar für mich ist, auch nach der Weihnachtsfeier.

Schritt 2: Ablaufplan aufschreiben

Raum und Essen sind wichtig, aber alleine nicht genug. Wenn Ihre Azubis die Weihnachtsfeier organisieren, sollten Sie auch das Abendprogramm nicht vergessen. Welche Reden sind geplant, welche Spiele können gespielt werden, gibt es jemanden, der einen Jahresrückblick vorträgt etc. Wichtiger Tipp: Wer die Weihnachtsfeier organisiert, sollte immer verlässliche Absprachen durchführen. Es kann sonst schnell passieren, dass eine Rede, die mit zehn Minuten eingeplant war, am Ende deutlich länger dauert und den ganzen Plan in Gefahr bringt. Je besser Ihre Azubis die Weihnachtsfeier vorbereiten können, umso gelungener wird am Ende der Abend. Sinnvoll ist es, mit allen Beteiligten zumindest ein Vorbereitungs-Meeting abzuhalten. Um schnell einen Termin zu finden, an dem alle Zeit finden, die Weihnachtsfeier vorbereiten und abstimmen zu können, empfehle ich gerne das praktische Tool Doodle. Das ist fix und unkompliziert für jegliche Art der Terminfindung. Im Download-Center finden Sie eine kostenlose Kurzanleitung für Doodle. Laden Sie sich diese gerne hier runter.

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Weihnachtsfeier organisieren: In einem schönen Ambiente lässt s sich besser feiern.

Schritt 3: Material packen

Wenn alle Spiele, Reden und lustigen Einlagen stehen, geht an die ganz konkrete und greifbare Vorbereitung der Weihnachtsfeier. Packen Sie bzw. Ihre Azubis bitte unbedingt rechtzeitig alles an Material ein, was an diesem Tag benötigt wird. Damit sich niemand 20 verschiedene Utensilien merken muss, lohnt sich eine Checkliste mit Kästchen zum Abhaken. Wie diese ganz schnell erstellt werden kann und wie hilfreich Checklisten für die Organisation sind, können Sie ergänzend in diesem Beitrag nachlesen.Übrigens sollte hier nicht nur das Material selbst notiert werden, sondern auch die Personen, die beim Auf- und Abbau helfen können. Je konkreter die einzelnen Schritte und Materialien notiert werden, umso gelingsicherer. Eine Notiz wie „Aufbau: 14:00 Uhr, Helfer: Peter Weiner, Juliana Milk, Hannes Achtermann“ ist aussagekräftig und vermeidet Missverständnisse.

Darauf kommt es an

Das A und O bei einer Planung, sei es die Weihnachtsfeier organisieren oder das Dienstjubiläum eines Kollegen planen, ist der Faktor Kommunikation. Beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung und sprechen Sie klar ab, wer welche Aufgaben übernimmt und wer nicht. Wenn Sie möchten, können Sie auch eine eigene Zuständigkeitsliste für die Weihnachtsfeier anlegen und sich dabei an unserem regulären Muster im Download-Center orientieren.

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Die Zuständigkeitsliste können Sie als Muster nehmen, wenn Sie eine Weihnachtsfeier organisieren möchten.

Was der Tipp bewirkt

Eine Weihnachtsfeier organisieren zu dürfen ist eine tolle Aufgabe. Diesen Job an die Azubis abzugeben zeugt von Vertrauen und Wertschätzung den jüngsten im Team gegenüber. Und eine gute Planung sorgt nicht nur für eine schöne Feier fürs ganze Team, sondern sorgt auch für eine gute Portion Stolz auf die eigenen Leistungen bei den Organisatoren.

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Azubis brauchen immer wieder auch verantwortungsvolle Aufgaben. Die Weihnachtsfeier organisieren ist eine solche.

Und Sie?

Wie sehen Ihre Planungen für die Weihnachtsfeier aus? Hatten Sie bisher noch keine Zeit, diese anzugehen? Dann geben Sie diese Aufgabe ruhigen Gewissens ab und teilen Sie diesen Artikel mit Ihren Azubis. Vielleicht ist die gelungene Organisation am Ende dann auch einige Pluspunkte in Ihrer Leistungsbeurteilung der Auszubildenden wert. Gerade in puncto Einsatzbereitschaft und Zusammenarbeit ist das Vorbereiten der Weihnachtsfeier eine gute Schule. Sie kennen unser Muster dieser Beurteilung noch nicht? Dann laden Sie es sich hier kostenlos runter.





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