Carpe diem oder Was bedeutet Zeitmanagement? 3 praktische Tipps



Was hat „Carpe diem“ – Genieße den Tag – mit Zeitmanagement zu tun? Der römische Dichter Horaz mahnte die Menschen schon 23 v. Chr. dazu, ihre Lebenszeit heute zu nutzen und den Genuss nicht auf später zu verschieben. In diesem Sinne könnte er als Begründer des Zeitmanagements gelten.
Doch was hat Genuss mit Zeit zu tun? Ganz einfach – je besser wir unsere Arbeitszeit planen, umso mehr Zeit bleibt für den Lebensgenuss, für Freizeitaktivitäten und Erholung. Das betrifft Familien genauso wie Studenten, Angestellte und Freiberufler. Die Antwort auf die Frage: „Was bedeutet Zeitmanagement?“, kann also lauten: Lebensqualität. Deshalb stelle ich Ihnen heute drei Techniken des Zeitmanagements vor, die Ihnen mehr Lebensqualität ermöglichen.

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Die Tomate macht’s

Was bedeutet Zeitmanagement, seit der Italiener Francesco Cirillo in den 1980-er Jahren seinen Arbeitsalltag revolutionierte? Dafür nutzte er lediglich einen Küchenwecker in Tomatenform – und hatte die Pomodoro-Technik erfunden. Sie hat sich rasch verbreitet, weil sie einfach und effektiv ist – ganz im Sinne von Kaizen. Ihr liegt die Erfahrung zugrunde, dass häufige Pausen unseren Geist frisch halten. Und so geht’s:

  • Legen Sie eine Aufgabenliste an. Dafür können Sie Ihren Kalender oder einen Notizblock nutzen oder elektronische Medien wie Outlook oder OneNote.
  • Weisen Sie jeder Aufgabe die geschätzte Zeit und den Termin der Erledigung zu.
  • Beginnen Sie mit der wichtigsten Aufgabe.
  • Stellen Sie eine Stoppuhr oder den Timer Ihres Handys auf 25 Minuten. Konzentrieren Sie sich in dieser Zeit nur auf eine einzige Aufgabe.
  • Mit dem Signal des Timers haben Sie sich eine Pause von 5 Minuten verdient. Jetzt bitte keine geistige Arbeit wie Facebook oder E-Mails. Stehen Sie stattdessen kurz auf, recken und strecken sich. Auch gut: Ein Glas Wasser trinken.
  • Nach vier Aufgabeneinheiten bietet sich eine längere Pause an. Auch jetzt schieben Sie bitte nicht einfach eine andere Erledigung ein, sondern nutzen die Zeit zur Entspannung, zum Beispiel zu einem Gang in die Teeküche.

Sie finden die Methode spannend, doch Sie wissen nicht, welche Aufgabe die wichtigste ist? Dann habe ich hier einen

Kurz-Film-Tipp für Sie: Hier erfahren Sie, wie Sie mit Outlook Ihre Aufgabenliste perfekt priorisieren.

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Was bedeutet Zeitmanagement? Das Wichtige vom weniger Wichtigen zu unterscheiden.

Zeitkiller ade

Blinken, klingeln, summen… Ein echtes E-Mail-Postfach versteht es, auf sich aufmerksam zu machen. Und jedes Mal werden Sie damit aus Ihrem Gedankengang gerissen, verlieren den roten Faden und brauchen Zeit, um ihn wieder aufzunehmen. Und überhaupt – die E-Mails. Zehn Stunden pro Woche verschlingt die Verwaltung und Bearbeitung der elektronischen Nachrichten. Nachzulesen ist das in der Arbeitseffizienz-Studie, die wir gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig durchführten.

Auf die Frage „Was bedeutet Zeitmanagement“, können wir also gut und gerne antworten: Mit E-Mails endlich effizient umzugehen. Dafür gebe ich Ihnen hier die wichtigsten Tipps:
1. Schalten Sie alle Signale des elektronischen Postfachs aus. Dafür können Sie diese Anleitung nutzen.
2. Legen Sie Zeiten fest, die für die Bearbeitung der E-Mails reserviert sind, zum Beispiel: Morgens, vor der Mittagspause, vor dem Feierabend.
3. Bearbeiten Sie die Nachrichten nach dem folgenden Schema:

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Was bedeutet Zeitmanagement? E-Mails effizient zu bearbeiten.

Der Zeitspar-Effekt dieser Methode ist ganz erstaunlich. Doch in der Bearbeitung der E-Mails liegt noch mehr Einspar-Potential. Dafür empfehle ich Ihnen meinen

Download-Tipp: In meinem E-Book E-Mail-Stress ade finden Sie mehr Tipps, wie Sie Ihren digitalen Posteingang gekonnt in den Griff bekommen. Das E-Book im Wert von 19,95 Euro steht kostenlos im Downloadcenter für Sie bereit.

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Was bedeutet Zeitmanagement? Schluss mit dem E-Mail-Stress.

Zettel-Motivation

Sind Sie ein visueller Typ und lieben Sie Post-its? Dann wird Ihnen Personal-Kanban gefallen. Es ist ein einfaches, aber wirksames Tool zur täglichen Aufgabenplanung. Sie benötigen dafür nur

  • Post-its in verschiedenen Farben
  • Eine große Pappe oder ein Whiteboard
  • Einen kräftigen Stift und ein langes Lineal

Das bereiten Sie vor:
Auf der Unterlage richten Sie drei Spalten ein:

  • Eine breite Spalte für alle Aufgaben der Woche: To do.
  • Eine schmale Spalte für die Aufgaben des Tages: Today
  • Eine schmale Spalte für die erledigten Aufgaben: Done

Und so geht’s:

  • Die Post-its beschriften Sie mit den anstehenden Aufgaben; jedes Projekt bekommt eine eigene Farbe.
  • Die Aufgaben für den aktuellen Tag platzieren Sie aus der breiten Spalte in die erste schmale Spalte.
  • Jede erledigte Aufgabe wandert in die dritte Spalte.
  • Was Sie am Ende des Tages nicht geschafft haben, geht wieder in die erste Spalte.

Achtung: Stellen Sie fest, dass Sie regelmäßig Aufgaben nicht schaffen, überprüfen Sie die Formulierung der Aufgaben, sie könnten zu „groß“ sein.
Sie möchten mehr über Personal-Kanban wissen? Dann folgen Sie doch meinem
Download-Tipp: Hier finden Sie eine ausführliche Anleitung zum Personal-Kanban und Tipps zu Ihrem Aufgaben-Pensum.

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Was bedeutet Zeitmanagement? Die Aufgabenplanung im Blick zu haben.

Und Sie?

Was bedeutet Zeitmanagement für Sie? Ist es der richtige Kalender, sind es klare Absprachen? Oder planen Sie noch immer „aus dem Bauch heraus”? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Was bedeutet Zeitmanagement? Es bedeutet, mit unserer Lebenszeit sorgsam umzugehen und unsere Aufgaben so zu organisieren, dass der Lebensgenuss einen möglichst großen Raum einnimmt. Dafür habe ich noch weitere Anregungen für Sie:
Die Terminplanung kann eine Herausforderung sein, wenn es darum geht, den Kalender mit der Ablage zu verknüpfen. In meinem Artikel Mein Name ist Management. Zeitmanagement zeige ich Ihnen, wie das mit wenigen Arbeitsschritten gelingt.
Outlook ist ein Tool, das viel mehr Möglichkeiten zum Zeitmanagement bietet, als nur die Terminplanung. Schauen Sie sich doch meine Video dazu an und lassen Sie sich dazu inspirieren, Ihr Zeitmanagement auf die nächste Stufe zu heben:
Kurz-Film-Tipp: So behalten Sie mit Outlook den Überblick über Ihre Aufgabenliste.

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Was bedeutet Zeitmanagement? Die Aufgabenliste in Outlook optimal zu nutzen.

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