Warum Kaizen Ihre Büroorganisation entspannt und dauerhaft verbessert



„Zwanzig Prozent mehr Effizienz im Unternehmen?”, werde ich manchmal mit einer Mischung aus Unglauben aber auch Frustration und Angst gefragt. „Bedeutet das nicht nur, dass ich in noch weniger Zeit noch mehr leisten soll?” Meine schlichte Antwort lautet: „Nein! Das bedeutet es nicht!” Denn im Gegensatz zu anderen Maßnahmen geht es im Kaizen nicht um ein Höher, Größer, Schneller und Weiter, welches sich negativ auf die Motivation oder sogar auf die Gesundheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auswirkt.

Kaizen sucht nach dauerhaften Verbesserungen mit den Menschen und nicht gegen die Menschen in Ihrem Unternehmen. Wie das geht? Lesen Sie, wie Sie mit Kaizen Ihre Arbeit dauerhaft und entspannt verbessern!

Durch Büroorganisation mehr Effizienz
Durch Büroorganisation schaffen Sie schnell mehr effizienz im Büro.

Was ist das Problem?

Mitarbeiter leisten laut einer durch uns gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig durchgeführten Onlinebefragung im Durchschnitt 300 Überstunden pro Jahr. Zwei Drittel der Befragten lesen auch außerhalb ihrer Arbeitszeit E-Mails und 25 Prozent können selbst im Urlaub nicht abschalten. Schnell wird deutlich: Wer noch mehr Einsatz an Zeit fordert, überfordert und demotiviert. Es geht vielerorts nicht „mehr”!

Doch die Studie brachte eine weitere Erkenntnis ans Tageslicht: Sie identifizierte ein deutliches Verbesserungspotenzial bei der Arbeitsorganisation, für den Umgang mit elektronischen Medien und für die Arbeit in ineffektiven Strukturen. Wir mussten feststellen: In der Woche verliert ein Mitarbeiter im Durchschnitt zwei Tage an produktiver Arbeitszeit durch Ablenkungen, Such- und Wartezeiten, unwichtige Anrufe oder Unterbrechungen durch Kollegen, aber auch durch Ineffizienzen wie unklare Absprachen, Datenverlust oder Schnittstellenprobleme.

Durch Büroorganisation weniger Such- und Wartezeiten
Durch Büroorganisation werden Sie feststellen, dass Sie weniger Such- und Wartezeiten haben werden.

So funktioniert es

Die Menschen sind also hochmotiviert und fleißig, aber sie schaffen nicht das, was sie für notwendig halten. Genau an dieser Stelle setzt unser Kaizen-Ansatz an. Die Büro-Kaizen®-Methode schult das Bewusstsein für die wirklich wichtigen Aufgaben, verschlankt Prozesse und vereinfacht den Arbeitsalltag. Ich bin überzeugt: Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung.

Kleine Schritte statt großer Zahlen! Klick um zu Tweeten

 

Darauf kommt es an

„Kaizen” bedeutet übersetzt: „Veränderung zum Besseren”. Darum geht es: um die Veränderung zum Besseren für alle im Unternehmen. Die Philosophie des Büro-Kaizen® lässt sich wie folgt zusammenfassen:

ARVE Error: The video is likely no longer available. (The API endpoint returned a 404 error)

Tipp 1 für gute Büroorganisation: Kleine Schritte statt großer Zahlen

Viele Veränderungsprozesse scheitern, weil sie zu groß sind. Im „Kaizen“ geht es um die Suche nach ständigen Verbesserungen. Doch dabei denke ich nicht in erster Linie an aufwendige, technologische Umgestaltungen, sondern an einzelne Maßnahmen, die vergleichsweise einfach und mit einem überschaubaren Risiko zu realisieren sind. Der Prozess der Veränderung vollzieht sich in vielen kleinen Schritten.

Die Grundfrage lautet: Welche kleinen, kontinuierlichen Veränderungen können im Alltag zu einer spürbaren und nachhaltigen Verbesserung von Prozessen führen? Denn was nervt mehr im Alltag: die großen Rückschläge oder die vielen kleinen Unzulänglichkeiten? Ich mache die Erfahrung, dass der kleine Ärger über unauffindbare Unterlagen, der schmutzige Besprechungsraum, unklare Zuständigkeiten, ständige Unterbrechungen durch E-Mails die eigentliche Ursache für nachhaltige Frustration darstellt.

Für Büroorganisation kleine Schritte wählen
Für gute Büroorganisation sollten Sie mit kleinen Schritten anfangen, anstatt gleich große Zahlen zu erwarten.

Tipp 2 für gute Büroorganisation: Spielregeln statt Sisyphosarbeit

Veränderungsprozesse sind harte Arbeit. Die Aufgabe, Veränderungen zu gestalten, ist vergleichbar mit der Aufgabe, eine schwere Kugel einen Berg hinaufzubewegen. Sie brauchen Ehrgeiz und Ausdauer. Wenn Sie die Bemühungen auf halber Strecke abbrechen, wäre das fatal: Die Kugel würde zurückrollen.

Doch rollt die Kugel vom Berg, rollt sie meistens nicht bloß bis zum Ausgangspunkt zurück, sondern sogar noch ein Stück weiter. Es herrscht die gleiche Unordnung wie vorher und außerdem ist die Moral im Keller, weil die Anstrengung nichts gebracht hat.

Darum ist es wichtig, das Erreichte zu sichern. Die Formulierung verbindlicher Spielregeln hilft dabei, die Kugel auf Position zu halten. Solche Spielregeln sind wie ein Keil, der die Kugel davon abhält, wieder nach unten zu rollen.

Veränderungen der Büroorganisation harte Arbeit
Denken Sie daran, dass Änderungen an der Büroorganisation harte Arbeit bedeutet.

Tipp 3 für gute Büroorganisation: Weiterentwicklung statt Stillstand

Sie könnten sich auf halber Strecke zufriedengeben, schließlich haben Sie einiges geschafft! Doch der Kaizen-Ansatz geht davon aus, dass weitere Verbesserungen möglich sind. Auf der Grundlage der bisherigen Erfahrungen werden weitere Probleme aufgedeckt, Probleme, die Ihnen vorher gar nicht bewusst waren.

Ist der Ehrgeiz erst einmal geweckt, lassen sich neue Herausforderungen und weitere Veränderungspotenziale entdecken. Wenn sich die Zahl der ungelösten Fragen mit der Zeit verringert und die Kugeln, die Sie auf den Berg rollen, entsprechend kleiner werden, gewinnen Sie Kraft für neue Aufgaben. Sie bekommen Freiräume und hecheln nicht mehr Ihren Aufgaben hinterher.

Bei Büroorganisation immer weiterentwickeln
Ab Besten ist es, wenn Sie sich bei Ihrer Büroorganisation ständig weiterentwickeln.

Was der Tipp bewirkt

Ein Mitarbeiter arbeitet regulär ca. 1.800 Stunden pro Jahr. Wenn es gelingt, 10 Prozent der als ineffizient eingeschätzten Arbeitszeiten zu verändern, so kann das heißen: Mehr Zeit für Familie! Mehr Zeit für Weiterbildung! Mehr Zeit für neue Projekte! Überstundenabbau! Mehr Zeit für weitere Optimierungen! 10 Prozent von 1.800 Stunden mehr Effizienz würde bedeuten, Sie haben ca. 1 Monat, den Sie effektiver nutzen könnten!

Und Sie?

Haben Sie bereits selbst Erfahrungen mit Kaizen gemacht? Dann würde ich mich sehr darüber freuen, wenn Sie uns von Ihren Erfahrungen berichten. Oder lesen Sie in unseren Kundenbeispielen, wie dies in von uns beratenen Unternehmen bereits gelungen ist.

Lesen Sie in der kommenden Woche, wie Kaizen vor Betriebsblindheit schützt!



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